ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Μια βάση δεδομένων, με απλά λόγια, είναι ένα σύνολο από πληροφορίες που έχουν οργανωθεί ώστε η χρήση αυτών των πληροφοριών να είναι γρήγορη και αποτελεσματική. Οι βάσεις δεδομένων βρίσκονται παντού: στην εργασία, στο σπίτι, στα σχολεία ακόμα και σε τόπους διασκέδασης.

ΟΡΙΣΜΟΣ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Μία Βάση Δεδομένων είναι μία οργανωμένη συλλογή από συσχετιζόμενα δεδομένα που χρησιμοποιούνται από όλες τις εφαρμογές του Οργανισμού ή της Επιχείρησης.

ΧΡΗΣΗ ΤΗΣ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Η χρησιμοποίηση Βάσεων Δεδομένων(Databases) εξασφαλίζει ένα γενικό τρόπο αποθήκευσης των δεδομένων. Τα δεδομένα είναι ολοκληρωμένα (integrated) και καταμερισμένα (shared) έτσι ώστε, αφενός μεν τα πλεονάζοντα (redundant) δεδομένα να αποθηκεύονται όσο το δυνατόν λιγότερες φορές, αφετέρου δε να είναι προσπελάσιμα, από διάφορους χρήστες, για ποικίλες εφαρμογές. Βασικά πλεονεκτήματα από την οργάνωση των δεδομένων της Βάσης με τον τρόπο αυτό είναι ότι μειώνεται ο χώρος αποθήκευσης στο δίσκο καθώς ο χρόνος για ενημέρωση των δεδομένων.

ΠΡΟΤΥΠΑ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Η Βάση Δεδομένων οργανώνει τα δεδομένα σύμφωνα με κάποιο πρότυπο που χαρακτηρίζει τη δομή της. Οι περισσότερο γνωστές δομές των Βάσεων Δεδομένων είναι: Η ιεραρχική (Hierarchical) Η δικτυωτή (Network) Η σχεσιακή (Relational)

Κάθε δομή έχει διαφορετικό τρόπο οργάνωσης και χρήσης των δεδομένων Κάθε δομή έχει διαφορετικό τρόπο οργάνωσης και χρήσης των δεδομένων. Οι ιεραρχικές και δικτυωτές δομές χρησιμοποιούνται κυρίως σε μεγάλους και σε μεσαίου μεγέθους υπολογιστές. Η σχεσιακή δομή, που είναι και η νεότερη, είναι δυνατόν να χρησιμοποιηθεί σε κάθε τύπο υπολογιστή.

Η σχεσιακή δομή έχει πολλά πλεονεκτήματα σε σχέση με την ιεραρχική και τη δικτυωτή, όπως: - Παρέχει διαφάνεια και σαφήνεια. Διευκολύνει το χρήστη στην κατανόηση και στην υλοποίηση. - Είναι εύκολη η μετατροπή κάθε άλλης δομής σε σχεσιακή. - Είναι εύκολη η αναπαραγωγή και υλοποίηση νέων σχέσεων για ειδικές εφαρμογές. - Η αναζήτηση δεδομένων είναι πολύ ταχύτερη από κάποια άλλη δομή που απαιτεί μία σειρά από δείκτες. - Η σχεσιακή δομή μπορεί να τροποποιηθεί πολύ ευκολότερα από την ιεραρχική ή τη δικτυωτή και αυτό προσδίνει ευελιξία στο σύστημα.

Βασικές Έννοιες στις Βάσεις Δεδομένων Δύο θεμελιώδεις έννοιες των Βάσεων Δεδομένων αναφέρονται στα πρότυπα δεδομένων και στην ανεξαρτησία δεδομένων: . Πρότυπα Δεδομένων . Ανεξαρτησία Δεδομένων

Πρότυπα Δεδομένων Με το πρότυπο δεδομένων κάθε μεμονωμένος χρήστης έχει τη δυνατότητα να λαμβάνει τα δεδομένα εκείνα που χρειάζεται σε κάθε περίπτωση. Κάθε χρήστης έχει το δικό του πρότυπο δεδομένων το οποίο μπορεί να παίρνει δεδομένα από πολλά φυσικά αρχεία.

Ανεξαρτησία Δεδομένων Είναι απαραίτητο τα προγράμματα εφαρμογών να είναι ανεξάρτητα από τη φυσική οργάνωση των δεδομένων, διότι: -Σπάνια τα δεδομένα αυτά παραμένουν αμετάβλητα. -Τα δεδομένα μεταβάλλονται και επομένως ενημερώνονται συνεχώς. -Ακόμη νέα δεδομένα προστίθενται και έτσι ο συνολικός όγκος τους συνεχώς αυξάνεται. -Τέλος προκύπτουν νέες απαιτήσεις δομής αποθήκευσης και μεθόδων προσπέλασης δεδομένων. Το αντίθετο θα απαιτούσε διορθώσεις σ' όλα τα προγράμματα εφαρμογών, με αποτέλεσμα να έχουμε καθυστερήσεις λάθη και να αυξάνεται το κόστος επεξεργασίας.

Πλεονεκτήματα των Βάσεων Δεδομένων - Επεξεργασία των δεδομένων κατά ένα ολοκληρωμένο και ενιαίο τρόπο. - Προσπέλαση στα δεδομένα από διάφορους χρήστες και εφαρμογές. - Εύκολη ενημέρωση και αποφυγή επανάληψης των δεδομένων. - Ευελιξία στην αξιοποίηση της πληροφορίας αφού τα δεδομένα είναι συγκεντρωμένα και προσπελάσιμα από τους χρήστες.

Μειονεκτήματα των Βάσεων Δεδομένων - Δαπανηρή προμήθεια, οργάνωση και η συντήρηση. - Απαιτήσεις σε υλικό, όπως πρόσθετη μνήμη, πρόσθετες περιφερειακές μονάδες και, πολλές φορές, ανάγκη προμήθειας νέου ισχυρότερου υπολογιστή. Επίσης απαιτεί στελέχωση με εξειδικευμένο προσωπικό. - Κίνδυνος πρόσβασης από μη εξουσιοδοτημένα άτομα. - Υπερβολική ή μη ελεγχόμενη πληροφόρηση.

MICROSOFT ACCESS Οθόνη της Access

Γραμμή των μενού: Είναι η βασική γραμμή εντολών Γραμμή των μενού: Είναι η βασική γραμμή εντολών. Μας επιτρέπει να δίνουμε εντολές στο πρόγραμμα. Περιοχή εργασίας: Ο χώρος στον οποίο γίνονται οι εργασίες μας. Γραμμή των εργαλείων: Τα κουμπιά εργαλείων, συχνά αντιπροσωπεύουν γρηγορότερους τρόπους για την εκτέλεση των ίδιων λειτουργιών που εκτελούν και οι εντολές των μενού. Η γραμμή εργαλείων αλλάζει, ανάλογα με την εργασία που εκτελούμε στη βάση δεδομένων.

Τερματισμός της λειτουργίας της Access. Με Κλικ στο κουμπί κλεισίματος του παραθύρου της .

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Μπορούμε να δημιουργήσουμε μια βάση δεδομένων είτε «εκ του μηδενός», ορίζοντας εμείς τα πάντα, ή Χρησιμοποιώντας τον «Οδηγό Βάσης Δεδομένων».

Δημιουργία Κενής Βάσης Δεδομένων Επιλέγουμε «Αρχείο»- «Δημιουργία Κενής βάσης δεδομένων», στην οποία στη συνέχεια δίνουμε ένα όνομα.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου «Δημιουργία Πίνακα». ΠΙΝΑΚΑΣ Επιλέγουμε «Εισαγωγή»- «Πίνακας» από τη γραμμή μενού, ή, από το παράθυρο Βάσης Δεδομένων κάνουμε κλικ στο κουμπί «Δημιουργία». Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου «Δημιουργία Πίνακα».

Οδηγός Πινάκων Κλικ στο «Οδηγός Πινάκων» και κλικ στο Ο. Κ Οδηγός Πινάκων Κλικ στο «Οδηγός Πινάκων» και κλικ στο Ο.Κ. Εμφανίζεται το παράθυρο του οδηγού Πινάκων.

Κλικ σε έναν πίνακα στη λίστα «Δείγματα Πινάκων» Κλικ σε έναν πίνακα στη λίστα «Δείγματα Πινάκων». Τα πεδία του εμφανίζονται στη λίστα «Δειγμάτων Πεδίων». Αν θέλουμε να συμπεριλάβουμε ένα πεδίο στον πίνακα, το επιλέγουμε από τη λίστα «Δείγματα Πεδίων» και κάνουμε κλικ στο κουμπί (>) για να μεταφερθεί στη λίστα «Πεδία» του νέου πίνακα.

Ονομάζουμε τον πίνακα Μας ρωτά για τον αυτόματο ορισμό πρωτεύοντος κλειδιού. Μπορούμε να επιλέξουμε «Ναι, να ορίσει ο οδηγός πρωτεύον κλειδί» ή «Όχι, θα ορίσω εγώ το πρωτεύον κλειδί». Αν επιλέξουμε το δεύτερο, τότε στο επόμενο παράθυρο θα πρέπει να ορίσουμε το πεδίο του πρωτεύοντος κλειδιού. Κλικ στο Επόμενο.

Στο τελευταίο παράθυρο διαλόγου, επιλέγουμε ένα από τα παρακάτω: -Να μετατρέψω τη σχεδίαση του πίνακα: Μας μεταφέρει στην «Προβολή Σχεδίασης». -Να ορίσω απευθείας δεδομένα για τον πίνακα: Μας μεταφέρει σε «Προβολή Φύλλου Δεδομένων», όπου μπορούμε να εισάγουμε εγγραφές. -Να ορίσω δεδομένα για τον πίνακα, μέσω φόρμας που δημιουργείται από τον οδηγό: Μας μεταφέρει στον «Οδηγό Φορμών».

Δημιουργούμε έναν πίνακα στην «Προβολή Σχεδίασης». 1. Επιλέγουμε «Εισαγωγή»- «Πίνακας» ή κλικ στην καρτέλα «Πίνακες» και κλικ στο κουμπί «Δημιουργία». 2. Κλικ στο «Προβολή Σχεδίασης» και κλικ στο «Ο.Κ.» 3. Στις στήλες «Όνομα Πεδίου» πληκτρολογούμε το όνομα.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Τα ονόματα πεδίων, όπως και όλα τα άλλα αντικείμενα της Access, μπορούν να περιέχουν μέχρι 64 χαρακτήρες, συμπεριλαμβανομένων και των κενών διαστημάτων. Δε μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την τελεία (.), το θαυμαστικό (!), την αριστερή απόστροφο( ’) και τις αγκύλες ([ ]).

4.Στη στήλη «Τύπος Δεδομένων», βλέπουμε ένα κουμπί με κάτω βέλος στο δεξιό της άκρο. Κάνουμε κλικ και επιλέγουμε ένα τύπο δεδομένων για το πεδίο από την αναδιπλούμενη λίστα που εμφανίζεται.

5. Η στήλη «Περιγραφή» είναι προαιρετική. 6 5. Η στήλη «Περιγραφή» είναι προαιρετική. 6. Στις «Ιδιότητες Πεδίου» , στο κάτω μισό του παράθυρου, εμφανίζονται οι ιδιότητες για τον τύπο του πεδίου που έχουμε επιλέξει. Εκεί μπορούμε να παρέμβουμε να τροποποιήσουμε τις ιδιότητες του κάθε πεδίου. Αποθηκεύουμε τη δουλειά μας και κλείνουμε το παράθυρο σχεδίασης πίνακα.

ΠΡΩΤΕΥΟΝ ΚΛΕΙΔΙ Κάθε πίνακας πρέπει να έχει τουλάχιστον ένα πεδίο με μοναδική τιμή για κάθε εγγραφή, πρωτεύον κλειδί. Ορίζουμε εμείς ποιο πεδίο θα λειτουργεί ως πρωτεύον κλειδί, ώστε να μπορεί η Access να αποτρέπει την κατά λάθος εισαγωγή ίδιων τιμών σ’ αυτό το πεδίο για περισσότερες από μία εγγραφές.

Πώς ορίζουμε το πρωτεύον κλειδί: 1 Σε «Προβολή Σχεδίασης Πίνακα», επιλέγουμε το κατάλληλο πεδίο. 2 Επιλέγουμε «Επεξεργασία»- «Πρωτεύον κλειδί». Αριστερά από το όνομα του πεδίου θα εμφανιστεί ένα εικονίδιο κλειδιού.

Πίνακας σε προβολή φύλλου Δεδομένων 1) Εισαγωγή -Πίνακας 2) Κλικ στην καταχώριση «Προβολή Φύλλου Δεδομένων» και κλικ στο «Ο.Κ.». Ο πίνακας που θα εμφανιστεί θα έχει γενικευμένα ονόματα στα πεδία , όπως «Πεδίο1», «Πεδίο2» κλπ.

3) Για να αλλάξουμε το όνομα ενός πεδίου, επιλέγουμε τη στήλη του 3) Για να αλλάξουμε το όνομα ενός πεδίου, επιλέγουμε τη στήλη του. Κατόπιν επιλέγουμε «Μορφή», «Μετονομασία Στήλης», πληκτρολογούμε το νέο όνομα και πατάμε «Enter».

Εισαγωγή δεδομένων σε πίνακα Εισάγουμε τιμές στα κελιά του κάθε πεδίου και μεταβαίνουμε στο επόμενο πατώντας το πλήκτρο «Tab». Εισαγωγή Νέων Εγγραφών σ’ έναν Πίνακα Γίνεται αυτόματα. ‘Όταν αρχίζει η πληκτρολόγηση δεδομένων σε μια εγγραφή, εμφανίζεται αυτόματα μια κενή γραμμή κάτω από την εικόνα. Δεν μπορούμε να εισάγετε εγγραφές ανάμεσα στις υπάρχουσες. Οι νέες εγγραφές εισάγονται πάντα στο τέλος του πίνακα. Μπορούμε όμως ανά πάσα στιγμή να αλλάξουμε τη σειρά των εγγραφών μας. Ταξινόμηση δεδομένων Πάμε «Πίνακας»- «Ταξινόμηση» και επιλέγουμε τον τύπο ταξινόμησης που θέλουμε. Για να αναιρέσουμε την επιλογή ταξινόμησης επιλέγουμε «Εγγραφές», «Κατάργηση Φίλτρου/ Ταξινόμησης» για να επαναφέρουμε τις εγγραφές του πίνακα στην προηγούμενη κατάστασή του.

ΦΟΡΜΕΣ Δημιουργώντας φόρμες εξασφαλίζουμε ένα πιο ευχάριστο και εύχρηστο περιβάλλον εργασίας από τους πίνακες. Επίσης μέσω μιας φόρμας μπορούμε να εισάγουμε δεδομένα σε περισσότερους από έναν πίνακες ταυτόχρονα. Ακόμα επειδή μια φόρμα αναφέρεται σε μια εγγραφή κάθε φορά , είμαστε βέβαιοι ότι δουλεύουμε με τα πεδία της ίδιας εγγραφής του πίνακα.

Πώς δημιουργούμε φόρμες Αυτόματη Φόρμα Πώς δημιουργούμε φόρμες Αυτόματη Φόρμα Α) Κλικ στην καρτέλα φόρμες του παραθύρου Βάσης Δεδομένων. Β) Κλικ στο «Δημιουργία». Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου «Δημιουργία Φόρμας». Γ) Επιλέγουμε: -«Αυτόματη Φόρμα :Στήλη» για τη δημιουργία φόρμας με στήλες - «Αυτόματη Φόρμα:Πίνακας» για τη δημιουργία μιας φόρμας σε μορφή πίνακα - «Αυτόματη Φόρμα : Φύλλο Δεδομένων» για δημιουργία φόρμας σε μορφή φύλλου δεδομένων.

Από την αναδιπλούμενη λίστα στο παράθυρο διαλόγου, επιλέγουμε τον πίνακα με τον οποίο θα συσχετίζεται η φόρμα. Κλικ στο Ο.Κ. και η φόρμα είναι έτοιμη για καταχώριση δεδομένων.

Οδηγός Φορμών Κλικ στο «Επόμενο». Επιλέγουμε διάταξη, (στήλης, Πίνακα, κλπ.) και κλικ στο «Επόμενο». Επιλέγουμε «Στυλ» από τη λίστα στη δεξιά περιοχή του παραθύρου και βλέπουμε ένα δείγμα αριστερά. Κλικ στο «Επόμενο». Εισάγουμε τίτλο για τη φόρμα στο πλαίσιο κειμένου του τελικού παραθύρου διαλόγου. Κλικ στο κουμπί «Τέλος». Η φόρμα εμφανίζεται στην οθόνη, έτοιμη για την εισαγωγή δεδομένων. Η πρώτη εγγραφή του πίνακα εμφανίζεται στη φόρμα.

ΕΡΩΤΗΜΑΤΑ Ένα ερώτημα μας επιτρέπει να καθορίσουμε: -Ποια πεδία θέλουμε να βλέπουμε. -Τη σειρά με την οποία θα εμφανίζονται τα πεδία. -Κριτήρια φιλτραρίσματος για κάθε πεδίο. -Τη σειρά με την οποία θα ταξινομείται κάθε πεδίο.

Ερώτημα σε Προβολή Σχεδίασης: Δημιουργία ερωτήματος χωρίς τη χρήση οδηγού Οδηγός Απλών Ερωτημάτων: Ο οδηγός αυτός δημιουργεί ερώτημα επιλογής με βάση τα πεδία που επιλέγουμε. Οδηγός ερωτημάτων διασταύρωσης: Αυτός ο οδηγός δημιουργεί ένα ερώτημα διασταύρωσης που παρουσιάζει δεδομένα σε συμπαγή μορφή φύλλου δεδομένων. Οδηγός Εύρεσης Διπλοτύπων: Ο οδηγός αυτός δημιουργεί ερώτημα που βρίσκει εγγραφές με διπλότυπες τιμές σε πίνακα ή ερώτημα. Οδηγός Εύρεσης Αταίριαστων: Ο οδηγός αυτός δημιουργεί ερώτημα που βρίσκει εγγραφές σε πίνακα που να μην έχουν σχετιζόμενες εγγραφές σε άλλο πίνακα.

Δημιουργούμε μια έκθεση αποκλειστικά με σκοπό την εκτύπωση. ΕΚΘΕΣΕΙΣ Δημιουργούμε μια έκθεση αποκλειστικά με σκοπό την εκτύπωση.

Λειτουργία αυτόματης έκθεσης Έχουμε δυο επιλογές για τη μορφή μιας αυτόματης έκθεσης: τις μορφές Πίνακα και Στήλης. Η μορφή «Πίνακα» μοιάζει με ένα φύλλο δεδομένων, ενώ η μορφή «Στήλης» μοιάζει με μία φόρμα.

Δημιουργία μιας έκθεσης

Η έκθεση, αφού δημιουργηθεί, εμφανίζεται σε προβολή «Προεπισκόπησης Εκτύπωσης». Για εκτύπωση πάμε «Αρχείο», «Εκτύπωση».

ΤΕΛΟΣ