ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΠΡΟΓΡΑMMΑ MΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ MΑΘΗMΑ 1ο Εισαγωγή στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης & την Τεχνολογία Πληροφοριών Σινάτκας Ιωάννης Αν.Καθηγητής Τ.Ε.Ι. Δ. Μακεδονίας

Ανταγωνιστικό Επιχειρηματικό Περιβάλλον. Η πληροφορία σήμερα αποτελεί επιχειρηματικό πόρο ισάξιο με το κεφάλαιο και τους το προσωπικό της επιχείρησης. Το επιχειρηματικό περιβάλλον έχει διαφοροποιηθεί λόγω : Παγκοσμιοποίησης Μετατροπής των βιομηχανικών οικονομιών Μετασχηματισμού των επιχειρήσεων. Η παγκοσμιοποίηση αυξάνει σε μεγάλο βαθμό την αξία των πληροφοριών. Αυξάνεται ο ανταγωνισμός και οι επιχειρήσεις δραστηριοποιούνται σε ανοιχτές και απροστάτευτες αγορές. Σήμερα οι πληροφορίες και η γνώση αποτελούν την βάση τουλάχιστον του 60% της οικονομίας. Η παραδοσιακή ιεραρχική οργάνωση των επιχειρήσεων αντικαθίσταται από στελέχη και ευέλικτες ομάδες με προσανατολισμό τον πελάτη και επίτευξη καθορισμένων στόχων. Για να ανταποκριθούν οι επιχειρήσεις στις ανάγκες αυτές χρειάζονται κατάλληλα Πληροφοριακά Συστήματα. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Ρόλος της Πληροφορίας Πληροφορία είναι το αποτέλεσμα της επεξεργασίας δεδομένων και η διάθεσή του σε κατανοητό και αξιοποιήσιμο τρόπο. Για την επιχείρηση οι πληροφορίες μειώνουν την αβεβαιότητα και αυξάνουν τις ευκαιρίες. Η αξία τους καθορίζεται από το όφελος που αποκομίζει η επιχείρηση από την αξιοποίησή τους. Η ποιότητα της πληροφορίας εξαρτάται από : Ακρίβεια Συνάφεια Έγκαιρη διάθεση Περιεκτικότητα Πληρότητα Συνεχή ενημέρωση Άρτια παρουσίαση Οι πληροφορίες στους οργανισμούς και τις επιχειρήσεις προκύπτουν από τα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (Π.Σ.Δ.) Το Π.Σ. αποτελείται από αλληλοσχετιζόμενα μέρη τα οποία συλλέγουν, επεξεργάζονται, αποθηκεύουν και διανέμουν πληροφορίες που αξιοποιούνται στην λήψη αποφάσεων, το συντονισμό, τον έλεγχο, την ανάλυση και την απεικόνιση του οργανισμού. Θα μας απασχολήσουν τα τυπικά, δομημένα συστήματα πληροφοριών με υπολογιστές. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Παράδειγμα αξιοποίησης της τεχνολογίας για απόφαση Ναυπηγοεπισκευαστική εταιρεία κατασκευάζει 2 τύπους σκαφών. Ιστιοπλοϊκά σκάφη και μηχανοκίνητα. Το κέρδος της στα ιστιοφόρα είναι 1200 € και από κάθε μηχανοκίνητο είναι 800 €. Τα προβλήματα που μπορεί να της προκύψουν, οφείλονται στις περιορισμένες ποσότητες των πρώτων υλών που διατίθενται. Αυτές είναι ύφασμα πανιών, Fiber glass και μηχανές. Τα δεδομένα που έχει είναι : Ιστιοφόρο Μηχανοκίνητο Διαθεσιμότητα Πανί 4 m2 280 m2 Fiber glass 10 Kg 5 Kg 600 Kg Μηχανή 1 60 Να διερευνηθούν οι εναλλακτικές λύσεις παραγωγής και το κέρδος σε κάθε περίπτωση. Προβλήματα αυτού του είδους μπορούν να αντιμετωπισθούν με τη βοήθεια Πληροφοριακών Συστημάτων. Ωστόσο μπορεί κανείς να χρησιμοποιεί διάφορα λογισμικά εφαρμογών για κάθε περίπτωση. Θα το αντιμετωπίσουμε με την χρήση του Excel μόνο και μόνο ως εκπαιδευτικό παράδειγμα. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Ανάγκες Υποστήριξης από τα ΠΣΔ Δραστηριότητες βιομηχανικής μονάδας : Προσωπικό, Οικονομικές υπηρεσίες, Παραγωγή, Μάρκετινγκ, Προμήθειες Δραστηριότητες επιχείρησης παροχής υπηρεσιών :Προσωπικό Οικονομικές υπηρεσίες Παροχή υπηρεσιών Μάρκετινγκ Προμήθειες Δραστηριότητες εμπορικής επιχείρησης : Προσωπικό Οικονομικές υπηρεσίες, Μάρκετινγκ Προμήθειες Στόχος: Παροχή αναγκαίων πληροφοριών σε όλα τα επίπεδα διοίκησης Στρατηγικός σχεδιασμός Ανώτερα διοικητικά στελέχη Τακτικός σχεδιασμός Μεσαία στελέχη ειδικοί επιστήμονες ΑΝΑΓΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ Κάθετη & οριζόντια ροή πληροφόρησης Καθημερινή επίβλεψη Κατώτερα διοικητικά στελέχη Εισαγωγή δεδομένων Υπαλληλικό και Διοικητικό Προσωπικό Μάρκετινγκ Οικ. Υπηρεσίες Παραγωγή ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Λειτουργίες διοίκησης & ΠΣΔ Καθορισμός συγκεκριμένων στόχων για συγκεκριμένες δραστηριότητες καθώς επίσης και ο προσδιορισμός των αναγκαίων πόρων και δράσεων που απαιτούνται για την υλοποίησή τους Διαδικασία χωρισμού της εργασίας σε συγκεκριμένες δραστηριότητες και συντονισμό των δραστηριοτήτων έτσι ώστε να πετύχουμε τους στόχους που έχουμε θέσει Παρακολούθηση πορείας δραστηριοτήτων, εντοπισμός αποκλίσεων, ανάλυση των λόγων στους οποίους οφείλονται οι αποκλίσεις. Πρόβλημα Ταμειακής Ροής: Καθυστέρηση εισπράξεων των οφειλών πελατών ενώ οι τρέχουσες υποχρεώσεις δεν μπορούν να καθυστερήσουν. Η χρήση ενός ΠΣΔ μπορεί να βελτιώσει την κατάσταση. Ο έλεγχος είναι η λειτουργία με την σημαντικότερη συμμετοχή των ΠΣΔ. αβεβαιότητα π.χ. Πρόβλημα ταμειακής ροής ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Σχέση ΠΣΔ και οργανωτικών δομών – υποσυστήματα ΠΣΔ Τα ΠΣΔ επιδρούν στην οργανωτική δομή των επιχειρήσεων : Μείωση μεσαίων στελεχών Νέες οργανωτικές δομές Αλλαγές στη στελέχωση Αλλαγές στην παραγωγή Κλειστά Συστήματα: Πρόκειται για συστήματα τα οποία έχουν μικρό βαθμό αλληλεπίδρασης με το περιβάλλον τους. Ανοιχτά Συστήματα: Πρόκειται για συστήματα τα οποία πρέπει να προσαρμόζονται στις μεταβαλλόμενες συνθήκες του περιβάλλοντος καθώς εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από αυτό. Ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα  Υψηλός βαθμός αλληλοσύνδεσης μεταξύ των υποσυστημάτων του. Νέα Οικονομία (Information Economy): Πρόκειται για το οικονομικό περιβάλλον των αρχών του 21ου αιώνα στο οποίο παίζουν σημαντικό ρόλο το διαδίκτυο και η ταχεία μετακίνηση πληροφοριών. Δομές μοριακού τύπου: Η οργάνωση της επιχείρησης σε ομάδες εργασίας ατόμων από διαφορετικά τμήματα επιτρέπει σε κάθε ομάδα να αντιμετωπίζει την επίλυση ενός προβλήματος στο σύνολό του και όχι αποσπασματικά. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Προστιθέμενη αξία από την χρήση ΠΣΔ Αύξηση παραγωγικότητας Αύξηση ανταγωνιστικότητας Λήψη επιχειρηματικών αποφάσεων Νέες επιχειρηματικές ευκαιρίες Τα οφέλη δικαιολογούν το κόστος ανάπτυξης εγκατάστασης και λειτουργίας. Βραχυπρόθεσμα οφέλη (μείωση κόστους, αύξηση παραγωγικότητας) Μακροπρόθεσμα οφέλη (βιωσιμότητα, επέκταση δραστηριοτήτων, αποτελεσματικότερη χρήση διαθέσιμων πόρων). ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Αύξηση της παραγωγικότητας 1) Μείωση άμεσου κόστους λειτουργιών Αντικατάσταση καθημερινών χρονοβόρων χειρωνακτικών διαδικασιών (π.χ. τιμολόγηση, αποθήκη,…). Αποτελεσματικότερη διαχείριση των πληροφοριών (διάθεση των κατάλληλων πληροφοριών στον κατάλληλο χρόνο). Υποστήριξη περιοδικών διαδικασιών για επεξεργασία μεγάλου όγκου δεδομένων σε τακτά χρονικά διαστήματα 3) Μείωση κόστους παραγωγής Παροχή πληροφοριών για βελτιστοποίηση διαχείρισης των συντελεστών παραγωγής. Διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας (supply chain management)  μείωση κόστους αποθεμάτων πρώτων υλών. Παράδειγμα Super market. 2) Μείωση κόστους συναλλαγών με τους πελάτες Παραδείγματα (ΑΤΜ τραπεζών, Barcode λογαριασμών ΔΕΗ, ΟΤΕ, WEB banking, Ηλεκτρονική δήλωση ΦΠΑ,…) Παράδειγμα κόστους συναλλαγών $1,07  στο ταμείο της τράπεζας $0,27  στο ΑΤΜ $0,01  μέσω διαδικτύου 4) Μείωση χρηματοοικονομικού κόστους Κόστος χρήματος (αποτελεσματική διαχείριση κεφαλαίων επιχείρησης) Έλλειψη κεφαλαίων  βραχυπρόθεσμος δανεισμός με υψηλό επιτόκιο. Πλεόνασμα κεφαλαίων  δεν ισοσταθμίζει έλλειψη κεφαλαίων σε πρότερη φάση. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Αύξηση της ανταγωνιστικότητας Βελτίωση ποιότητας Ποιότητα: σημαίνει πιστή εφαρμογή των προδιαγραφών (διαδικασία ποιοτικού ελέγχου). Διοίκηση Ολικής Ποιότητας (Total Quality Management – zero defects) Έλεγχος σε σχέση με δεδομένα μέτρα σύγκρισης Εφαρμογή προτύπων ποιότητας (ISO) Διαχείριση παραπόνων πελατών 2) Βελτίωση σχέσεων με τους πελάτες Παραδόσεις προϊόντων – υπηρεσιών (έγκαιρη παράδοση). Εξατομικευμένες υπηρεσίες. Πρόβλεψη αναγκών του πελάτη (μείωση χρόνου κύκλου ζωής ενός προϊόντος). 3) Προστιθέμενη αξία στα προϊόντα Προϊόν = Φυσικό προϊόν + Πληροφοριακό προϊόν Πληροφοριακό προϊόν = οδηγίες χρήσης – εγκατάστασης HelpDesk ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Λήψη επιχειρηματικών αποφάσεων Οι σωστές επιχειρηματικές αποφάσεις στηρίζονται σε λογικό συστηματικό και επιστημονικό τρόπο συλλογισμού και όχι σε «προαισθήματα» και ατεκμηρίωτη γνώση. Στάδια διαδικασίας λήψης αποφάσεων Προσδιορισμός και περιγραφή προβλήματος Αναζήτηση εναλλακτικών λύσεων Επιλογή της βέλτιστης λύσης Υλοποίηση της επιλεγμένης λύσης Τα ΠΣΔ βοηθούν: Ανάπτυξη περισσότερων εναλλακτικών λύσεων Βελτίωση ταχύτητας σύγκρισης – αξιολόγησης Οι επιχειρηματικές ευκαιρίες αφορούν το στρατηγικό management. Οι δυνατότητες των ΠΣ αναδεικνύουν νέες επιχειρηματικές ευκαιρίες. Παραδείγματα Τράπεζες (προϊόντα προσωπικών υπηρεσιών προς τους πελάτες, επέκταση στον γενικότερο χρηματοοικονομικό τομέα, παρακολούθηση τακτικών κινήσεων όπως καταθέσεις ενοικίων και έγκαιρη ειδοποίηση ενδιαφερόμενου για οποιαδήποτε «ανωμαλία») E-Commerce ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Λειτουργική κατάταξη ΠΣΔ Κατάταξη με βάση το είδος της επιχειρηματικής δραστηριότητας που υποστηρίζεται από το ΠΣΔ Πληροφοριακά Συστήματα Υποσυστήματα Οικονομικής Διαχείρισης Γενικής λογιστικής, Αναλυτικής λογιστικής, Προϋπολογιστικού – Απολογιστικού Ελέγχου Ταμειακού Προϋπολογισμού, Πελατών Πωλήσεων – Μάρκετινγκ Υποστήριξης πωλήσεων, Ανάλυσης πωλήσεων, Προβλέψεων πωλήσεων. Παραγωγής Προγραμματισμού παραγωγής, Παρακολούθησης και ελέγχου παραγωγής Παρακολούθησης & ελέγχου αποθεμάτων Παρακολούθησης και ελέγχου πρώτων υλών Διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων ERP systems Σε αρκετές περιπτώσεις προκύπτει η ανάγκη για εξειδικευμένο λογισμικό με σκοπό την κάλυψη ειδικών αναγκών μιας επιχείρησης. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Συστήματα Οικονομικής Διαχείρισης Το 40% περίπου των στοιχείων που επεξεργάζονται τα ΠΣΔ είναι στοιχεία που αφορούν οικονομικές δραστηριότητες και παρέχουν πληροφορίες είτε σε άλλους οργανισμούς είτε στην διοίκηση της επιχείρησης. Υποσύστημα Γενικής Λογιστικής Αφορά την κατηγοριοποίηση όλων των οικονομικών συναλλαγών μιας επιχείρησης με βάση το λογιστικό της σύστημα.Ασχολείται με κάθε είδους λογαριασμούς και την παραγωγή καταστάσεων σε τακτική βάση Υποσύστημα Πελατών ασχολείται με την οικονομική παρακολούθηση των πελατών της επιχείρησης. Παρέχει πληροφορίες για καθυστερήσεις πληρωμών, για πελάτες με πίστωση και για στατιστικές αναλύσεις πελατών με κριτήρια Υποσύστημα Προϋπολογιστικού – Απολογιστικού Ελέγχου αποτελεί το εργαλείο άσκησης ελέγχου από την διοίκηση σε όλα τα επίπεδα καθώς συγκεντρώνει τα έσοδα και τις δαπάνες σύμφωνα με την ιεραρχία του οργανισμού. Υποσύστημα Αναλυτικής Λογιστικής – Κοστολόγησης φορά την ανάλυση των οικονομικών στοιχείων ανά κέντρο κόστους σύμφωνα με τις επιλογές της επιχείρησης. Υποσύστημα Ταμειακού Προϋπολογισμού το οποίο προσδιορίζει αναλυτικά τις μελλοντικές ταμειακές εισροές και εκροές της επιχείρησης για ορισμένο χρονικό διάστημα ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Υποσυστήματα Πωλήσεων & Μάρκετινγκ Λιγότερο τυποποιημένα σε σχέση με τα αντίστοιχα οικονομικής διαχείρισης. Παρατηρείται συνήθως υστέρηση στην υιοθέτησή τους τις επιχειρήσεις. Υποσύστημα υποστήριξης πωλήσεων παρέχει πληροφορίες στο προσωπικό των πωλήσεων όπως: Τεχνικά και άλλα στοιχεία. Στοιχεία από προηγούμενες συναλλαγές του πελάτη Στοκ αποθήκης Υποσύστημα ανάλυσης πωλήσεων παρέχει πληροφορίες στην διοίκηση και στο μάρκετινγκ ώστε να διευκολυνθούν στις αναλύσεις για: Τάσεις αγοράς Απόδοση πωλητών, προϊόντων Υποσύστημα προβλέψεων πωλήσεων Παρέχει πληροφορίες στην διοίκηση ώστε να καθορίσει τους επιχειρηματικούς: Βραχυπρόθεσμες προβλέψεις (1 έως 3 μήνες) Μεσοπρόθεσμες (3 μήνες έως 2 χρόνια) Μακροπρόθεσμες (2 έως 10 χρόνια) ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Συστήματα παρακολούθησης και ελέγχου παραγωγής Οι μέθοδοι παραγωγής είναι σε στοκ ή κατόπιν παραγγελίας. Τα συστήματα παρακολούθησης και ελέγχου παραγωγής χρησιμοποιούνται για την παραγωγή της ποσότητας που εκτιμάται ότι θα απορροφήσει η αγορά και έχουν ως στόχους τη μείωση του νεκρού χρόνου του εξοπλισμού και την αποφυγή μεγάλων αυξομειώσεων σε ανθρώπινο δυναμικό Υποσύστημα προγραμματισμού παραγωγής Με βάση το προβλεπόμενο ύψος πωλήσεων κάθε προϊόντος και τις δυνατότητες της επιχείρησης παρέχει πληροφορίες στην διοίκηση για την κατάρτιση του αναλυτικού προγράμματος παραγωγής. Υποσύστημα παρακολούθησης και ελέγχου παραγωγής Παρέχει πληροφορίες σχετικά με την ικανοποίηση των στόχων που έχει θέσει η διοίκηση όσον αφορά την παραγωγή. Ειδικότερα η σύγκριση προϋπολογιστικών και απολογιστικών στοιχεία μπορούν να βοηθήσουν στην εξαγωγή χρήσιμων συμπερασμάτων. Χρόνοι απασχόλησης προσωπικού – μηχανών Ποσότητες παραγωγής Ποσότητες πρώτων υλών ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Συστήματα παρακολούθησης και ελέγχου αποθεμάτων Για τις επιχειρήσεις υπάρχει το εξής δίλλημα διατήρηση αποθεμάτων ή όχι. Το πρώτο συνεπάγεται κόστος για την επιχείρηση ενώ το δεύτερο μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα στην παραγωγή. Τα συστήματα παρακολούθησης και ελέγχου αποθεμάτων αποσκοπούν στην έγκαιρη πληροφόρηση για τις αυξομειώσεις των αποθεμάτων που πιθανώς να οδηγήσουν σε δυσάρεστες καταστάσεις. Γραμμωτός κώδικας (bar code) αυτόματη ανάγνωση δεδομένων σχετικά με τα προϊόντα έτσι ώστε το σύστημα αποθήκης να είναι συνεχώς ενημερωμένο Πλεονεκτήματα από τη λειτουργία συστημάτων παρακολούθησης & ελέγχου αποθεμάτων Διατήρηση αποθεμάτων σε χαμηλότερα επίπεδα Ελαχιστοποίηση περιπτώσεων διακοπής παραγωγής που οφείλονται σε ελλείψεις αποθεμάτων Ταχύτερη εξυπηρέτηση πελατών ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Ολοκληρωμένα συστήματα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων Τα ERP συστήματα ενοποιούν όλα τα προηγούμενα διατηρώντας την αυτοτέλεια καθενός ξεχωριστά. Το ERP σύστημα ολοκληρώνει όλα τα τμήματα της επιχείρησης και τις λειτουργίες σε ένα και μόνο υπολογιστικό σύστημα που έχει τη δυνατότητα να εξυπηρετεί τις ανάγκες κάθε μεμονωμένου τμήματος. Τα ERP αναβαθμίζουν τους υπαλλήλους από απλούς καταχωριστές στοιχείων σε εν δυνάμει στελέχη. Τα πλεονεκτήματα τους: Επικοινωνία μεταξύ των επιμέρους εφαρμογών. Ενιαίος τρόπος χρήσης. Ενίσχυση της ακεραιότητας των δεδομένων. Δυνατότητα πρόσβασης σε όλες τις πληροφορίες της επιχείρησης. Οι περισσότεροι κατασκευαστές συστημάτων ERP παρέχουν τη δυνατότητα αναβάθμισης με την εγκατάσταση πρόσθετων συστημάτων (modules). Στόχος των ERP είναι η βελτίωση των διαδικασιών που ακολουθεί η επιχείρηση. από την στιγμή που λαμβάνει μια παραγγελία ενός πελάτη καθώς την μετατρέπει σε τιμολόγιο και στην συνέχεια σε έσοδο. Όταν ο υπάλληλος δεχθεί παραγγελία το σύστημα του παρέχει τις πληροφορίες ώστε να την διεκπεραίωση μόνος του. Π.χ. πιστωτική ικανότητα πελάτη, το ύψος των αποθεμάτων στην αποθήκη, το πρόγραμμα παραδόσεων προϊόντων. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012

Κόστος ERP και η επιτυχία του Α) Ζητείται αλλαγή-προσαρμογή του πακέτου  αύξηση του κόστους. Β) Η επιχείρηση αποδέχεται τον νέο τρόπο διεκπεραίωσης που προτείνει το ERP. Κρυφά κόστη ERP Εκπαίδευση* (πληροφορικοί σε συνδυασμό με άτομα της διοίκησης) Ολοκλήρωση των υποσυστημάτων και έλεγχος Προσαρμογή (customization) Μετατροπή δεδομένων έτσι ώστε να εισαχθούν στο νέο σύστημα. Λόγοι αποτυχίας σε ERP projects Οι εργαζόμενοι δεν ακολουθούν το νέο τρόπο εργασίας αλλά θεωρούν ότι ο προηγούμενος τρόπος ήταν καλύτερος. Οι εργαζόμενοι πιέζουν τους κατασκευαστές να μετατρέψουν τις διαδικασίες σύμφωνα με τις δικές τους επιθυμίες. ΧΕΙΜΩΝΑΣ 2012