ΤΡΟΠΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΤΩΝ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ Εκπαιδευτικό Κεφάλαιο 10.2 Εργαλεία προγραμματισμού των δραστηριοτήτων

Τρόπος προγραμματισμού των δραστηριοτήτων Εργαλεία προγραμματισμού των δραστηριοτήτων Διάγραμμα Gantt: Πρόκειται για ένα δημιούργημα του Henry Laurence Gantt το οποίο χρησιμοποιείται εδώ και έναν αιώνα περίπου για τον σχεδιασμό και τη διαχείριση των προγραμμάτων μέσω μιας γραφικής παράστασης των προγραμματισμένων δραστηριοτήτων. Είναι ένα ιστόγραμμα με οριζόντιες στήλες, οι οποίες αποκαλούνται επίσης γραμμές προγραμματισμένων ενεργειών, το οποίο είναι ικανό να παρουσιάζει ολόκληρες φάσεις ενός προγράμματος ξεκινώντας από μια ημερομηνία έναρξης και φτάνοντας έως μια ημερομηνία λήξης / καταληκτική ημερομηνία.

Τρόπος προγραμματισμού των δραστηριοτήτων Σύμφωνα με τη βιβλιογραφία, προσδιορίζονται τέσσερις κύριες φάσεις για τον ορισμό ενός διαγράμματος Gantt: Προσδιορισμός όλων των δραστηριοτήτων που θα πραγματοποιηθούν για την επίτευξη των στόχων του προγράμματος Καθορισμός της όλης διάρκειας του προγράμματος Καθορισμός της διάρκειας κάθε δραστηριότητας και της αντίστοιχης γραφικής παράστασής της Έλεγχος (πραγματοποιείται κατά τη διάρκεια του εκτελεστικού σχεδιασμού) του πραγματικού χρόνου που θα πρέπει να δαπανηθεί για κάθε δραστηριότητα.

Τρόπος προγραμματισμού των δραστηριοτήτων Το διάγραμμα παρέχει: γνώσεις σχετικά με τον χρόνο που απαιτείται για τον σχεδιασμό κάθε ενέργειας, αποτελώντας το θεμέλιο ολόκληρων φάσεων παρέχοντας μια εικόνα των δραστηριοτήτων εν παραλλήλω προσδιορίζει τα ορόσημα (σημαντικά γεγονότα και ημερομηνίες) και προβάλλει την επίτευξή τους Η Αχίλλειος πτέρνα αυτού του εργαλείου είναι η αδυναμία του να απεικονίσει την αλληλεξάρτηση των δραστηριοτήτων και των σχέσεων μεταξύ τους. Στις περιπτώσεις όπου απαιτούνται αυτές οι πληροφορίες, πολύ χρήσιμα είναι τα διαγράμματα PERT.

Τρόπος προγραμματισμού των δραστηριοτήτων Διάγραμμα PERT (Τεχνική Αξιολόγησης και Επισκόπησης Προγραμμάτων ) Σχετίζεται με μια τεχνική χρονοπρογραμματισμού η οποία αναπτύχθηκε το 1958 από το Σώμα Πεζοναυτών των ΗΠΑ με σκοπό τη μείωση του χρόνου και του κόστους σχεδιασμού και κατασκευής των πυρηνικών υποβρυχίων, σε μια εποχή όπου ήταν απαραίτητος ο συντονισμός ενός μεγάλου πλήθους προμηθευτών και υπεργολάβων. Αφορά τον διοικητικό τομέα που είναι γνωστός στη βιβλιογραφία ως δικτυωμένος χρονοπρογραμματισμός και έχει σαν στόχο να ορίζονται πρώτα οι προτεραιότητες του κάθε προγράμματος ώστε να διευκολύνονται οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων στην επιλογή τους μεταξύ των υποψήφιων προτάσεων.

Τρόπος προγραμματισμού των δραστηριοτήτων Διάγραμμα PERT Απεικονίζει τις σχέσεις αιτίου-αποτελέσματος, τη λογική προτεραιότητα και την χρονική διαδοχή των διάφορων δραστηριοτήτων ενός προγράμματος. Οι ενέργειες και οι δραστηριότητες του προγράμματος θεωρούνται ως ένα σύνολο γεγονότων συνδεδεμένων μεταξύ τους όπως ένα δίκτυο.

Τρόπος προγραμματισμού των δραστηριοτήτων Η συσχέτιση (ή η σχέση αλληλεξάρτησης) των διάφορων δραστηριοτήτων αποκαλύπτεται χάρη στην εκτέλεση ενός συνόλου ενεργειών οι οποίες συνοψίζονται ως εξής: Ανάλυση του προγράμματος Προσδιορισμός της όλης διάρκειας του προγράμματος Προσδιορισμός δραστηριοτήτων που θα μπορούσαν να καθυστερήσουν καθυστερώντας παράλληλα ολόκληρο το πρόγραμμα (η διαδικασία αυτή ορίζεται επιπλέον ως κρίσιμη διαδρομή) Επεξεργασία των διάφορων πλαισίων/περιβαλλόντων που επηρεάζουν τη συνολική διάρκεια του προγράμματος – η διευθέτηση αυτών γίνεται σε σχέση με τη διάρκεια των δραστηριοτήτων

Τρόπος προγραμματισμού των δραστηριοτήτων Σύμφωνα με το μοτίβο του διαγράμματος PERT οι διοικητικές διαδικασίες είναι οι εξής: Λεπτομερής σχεδιασμός και επεξεργασία του δικτύου Χρονοπρογραμματισμός και ανάλυση των διαδρομών Λειτουργικός χρονοπρογραμματισμός Διαρκής μετέπειτα έλεγχος Συγκρίνοντας μεταξύ τους τα διαγράμματα Gantt και PERT, τα πρώτα χρησιμοποιούνται σίγουρα περισσότερο, καθώς η επεξεργασία τους είναι πιο εύκολη. Τα διαγράμματα Gantt προσαρμόζονται στη δομή των Εντύπων Αίτησης και κατά συνέπεια είναι ευκολότερο να χρησιμοποιεί κανείς ένα εργαλείο που επιτρέπει την απεικόνιση της ακολουθίας και του χρονοπρογραμματισμού των δραστηριοτήτων.

Τρόπος προγραμματισμού των δραστηριοτήτων Περιεχόμενα: Γενικές πληροφορίες σχετικά με τα διαγράμματα Gantt και PERT. Διάγραμμα Gantt: δομή, περιεχόμενα, στόχοι και όρια. Διάγραμμα PERT: δομή, περιεχόμενα, στόχοι και όρια. Τμήματα του δικτυωμένου προγραμματισμού.