Ανασχεδιασμός των διαδικασιών αγορανομικών και τελωνειακών ελέγχων εργασία στο πλαίσιο του μαθήματος «Πληροφοριακά Συστήματα και Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση» ΔΠΜΣ Δημόσια Διοίκηση & Πολιτική Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Γενικές πληροφορίες για το ΓΧΚ Υφιστάμενη διαδικασία Περιγραφή Υφιστάμενης Διαδικασίας Ανάλυση Υφιστάμενης Διαδικασίας Αποτύπωση Υφιστάμενης Διαδικασίας με το Πρότυπο BPMN Εκτίμηση Κόστους Υφιστάμενης Διαδικασίας σε Ετήσια Βάση (μέθοδος ABC) Προβλήματα Υφιστάμενης Διαδικασίας Προτεινόμενη Διαδικασία Περιγραφή Προτεινόμενης Διαδικασίας Αποτύπωση Προτεινόμενης Διαδικασίας με το Πρότυπο BPMN Εκτίμηση Κόστους Προτεινόμενης Διαδικασίας σε Ετήσια Βάση (μέθοδος ABC) Οφέλη Προτεινόμενης Διαδικασίας Προϋποθέσεις – Θεσμικές παρεμβάσεις Ενδιάμεσο Σενάριο Συμπεράσματα Βιβλιογραφία

η διασφάλιση των εσόδων του Κράτους ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ το Γ.Χ.Κ. ιδρύεται το 1929 με το Ν.4328, με τον οποίο συνενώνονται όλα τα εργαστήρια που λειτουργούσαν στο δημόσιο τομέα εκείνη την εποχή στα 82 χρόνια λειτουργίας του, το Γ.Χ.Κ. αναπτύσσεται κι επεκτείνεται σχεδόν σε όλη την επικράτεια Αποστολή η επιστημονική υποστήριξη των τελωνειακών και φορολογικών υπηρεσιών, του ΣΔΟΕ και των άλλων υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών η διασφάλιση των εσόδων του Κράτους η προστασία της δημόσιας υγείας και του περιβάλλοντος η προστασία της υγείας και των συμφερόντων των καταναλωτών η επιστημονική υποστήριξη δικαστικών, αστυνομικών και λοιπών κρατικών αρχών η στήριξη της υγιούς λειτουργίας της αγοράς

ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΓΕΝΙΚΟ ΧΗΜΕΙΟ ΤΟΥ ΚΡΑΤΟΥΣ ΣΥΝΔΙΑΛΛΑΓΗ ΦΟΡΕΑΣ ΔΕΙΓΜΑΤΟΛΗΨΙΑΣ ΠΑΡΑΓΟΜΕΝΑ ΕΝΤΥΠΑ ΠΑΡΑΓΟΜΕΝΑ ΕΝΤΥΠΑ Ενιαίος Φορέας Ελέγχου Τροφίμων ΟΤΑ Β΄ βαθμού Κτηνιατρικές Υπηρεσίες Γενική Γραμματεία Καταναλωτή Ειδική Επιθεώρηση Περιβάλλοντος Τελωνεία Σώμα Δίωξης Οικον. Εγκλήματος Κ.Ε.Δ.Α.Κ. Ιδιώτες Επιχειρήσεις ΓΧΚ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΓΧΚ ΠΑΡΑΓΟΜΕΝΑ ΕΝΤΥΠΑ

Παραγόμενα έντυπα Φορέας Λειτουργία Παραγόμενο έντυπο Φορέας Δειγματοληψίας δειγματοληψία πρωτόκολλο δειγματοληψίας αποστολή δείγματος διαβιβαστικό δείγματος ΓΧΚ καταχώριση εγγράφου & δείγματος έντυπο αναλύσεων ανάλυση δείγματος έκθεση εξέτασης αρχειοθέτηση δείγματος έντυπο αρχειοθέτησης διαβίβαση αποτελεσμάτων διαβιβαστικό έκθεσης αρχειοθέτηση υπόθεσης ενημέρωση αρμόδιας αρχής διαβιβαστικό έγγραφο Παραγόμενα έντυπα κατά την αποστολή σε άλλη υπηρεσία του ΓΧΚ Φορέας Λειτουργία Παραγόμενο έντυπο ΓΧΚ (αρχική) αίτηση για εργαστηριακή υποστήριξη διαβιβαστικό δείγματος ΓΧΚ καταχώριση εγγράφου & δείγματος έντυπο αναλύσεων ανάλυση δείγματος έκθεση εξέτασης αρχειοθέτηση δείγματος έντυπο αρχειοθέτησης καταχώρηση αποτελεσμάτων έκθεση έκθεσης

Παραγόμενα έντυπα στην περίπτωση δειγμάτων που δεν συμμορφώνονται με τη νομοθεσία Φορέας Λειτουργία Παραγόμενο έντυπο Φορέας Δειγματοληψίας δειγματοληψία πρωτόκολλο δειγματοληψίας αποστολή δείγματος διαβιβαστικό δείγματος ΓΧΚ καταχώριση εγγράφου & δείγματος έντυπο αναλύσεων ανάλυση δείγματος έκθεση εξέτασης αρχειοθέτηση δείγματος έντυπο αρχειοθέτησης διαβίβαση αποτελεσμάτων διαβιβαστικό έκθεσης ειδοποίηση κατόχου ΜΚ δείγματος έντυπο ειδοποίησης γνωστοποίηση για έφεση καταχώριση έφεσης διαβίβαση τελικών αποτελεσμάτων γνωστοποίηση τελικών αποτελεσμάτων ειδοποίηση αρμόδιας αρχής Αρμόδια Αρχή επιβολή προστίμου πρωτόκολλο παράβασης εκκίνηση ποινικής διαδικασίας διαβιβ. στις δικαστικές αρχές

Ανάλυση Υφιστάμενης Διαδικασίας Στάδιο 1 : Δειγματοληψία Στάδιο 2 : Αποστολή δείγματος Στάδιο 3 : Παραλαβή δείγματος Στάδιο 4 : Ανάλυση δείγματος – Έκθεση Εξέτασης Στάδιο 5 : Αποστολή Έκθεσης Εξέτασης (Στάδιο 6 – Δείγματα που δεν συμμορφώνονται με τη νομοθεσία : Έφεση ) Στάδιο 7 : Ενέργεια Φορέα Δειγματοληψίας

Αποτύπωση υφιστάμενης διαδικασίας με πρότυπο BPMN (Business Process Model and Notation) ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΧΗΜΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΓΧΚ ΓΕΝΙΚΟ ΧΗΜΕΙΟ του ΚΡΑΤΟΥΣ ΦΟΡΕΑΣ ΔΕΙΓΜΑΤΟΛΗΨΙΑΣ

Αποτύπωση υφιστάμενης διαδικασίας με πρότυπο BPMN

Αποτύπωση υφιστάμενης διαδικασίας με πρότυπο BPMN

Κοστολόγηση υφιστάμενης κατάστασης με τη μεθοδολογία ABC (Activity Based Costing)

Εκτίμηση Κόστους Υφιστάμενης Διαδικασίας σε Ετήσια Βάση Κόστη που χρησιμοποιήθηκαν στην μεθοδολογία κοστολόγησης ABC Μέσος όρος δειγμάτων που διαχειρίζονται οι χημικές υπηρεσίες του ΓΧΚ σε ετήσια βάση (πηγή: Πεπραγμένα 2010 ΓΧΚ) Προέλευση Δείγματος Πλήθος Δείγματα από Δημόσιους Φορείς 108.000 Δείγματα από ιδιώτες/επιχειρήσεις 3.500 Σύνολο δειγμάτων 111.500 Σύνολο δειγμάτων στάδιο 3 5.000 Σύνολο αναλύσεων 116.500 Σύνολο δειγμάτων στάδιο 4 200 Δείγματα μη σύμφωνα 14.040 Δείγματα μη ασφαλή 281 Εργατοώρα Κόστος (Ευρώ) ΓΧΚ 13,25 ΓΧΚ - Διοικητικό Προσωπικό 9,00 Δημόσιοι Φορείς 11,00 Δ.Φ. - Διοικητικό Προσωπικό Ιδιώτες/Επιχειρήσεις 10,00 Λειτουργικά Κόστος σελίδας 0,01 Κόστος αποστολήςανά έγγραφο 0,5

Εφαρμογή ABC – Ενδεικτική απεικόνιση   Εργατοώρες Κόστος/ εργατοώρα Ποσότητα Κόστος Κόστος αποστολής Στάδιο 3 Φορέας Διαδικασία ΓΧΚ-ΔΠ απόδοση στο δείγμα Αριθμό Δείγματος 0,2 9,00 111.500 200.700 παραλαβή συνοδευτικών εγγράφων/ Απόδοση Α.Π. ΓΧΚ σύνταξη εντύπου αναλύσεως 13,25 295.475 περίπτωση αποστολής σε άλλη υπηρεσία του ΓΧΚ σύνταξη διαβιβαστικού εντύπου/Απόδοση Α.Π. 5.000 9.000 ΓΧΚ/Ταχυδρομείο αποστολή δείγματος και συνοδευτικών εγγράφων 24-72 13.250 Στάδιο 4 ανάλυση δείγματος 1-48 116.500 σύνταξη εκθέσεως 1,0 1.543.625 σύνταξη εντύπου αρχειοθέτησης 308.725 περίπτωση αποστολής και σε άλλη υπηρεσία του ΓΧΚ 200 360 530 2.650 Στάδιο 5 παραλαβή έκθεση εξέτασης από χημικές υπηρεσίες/ Απόδοση Α.Π./αρχειοθέτηση 5.200 9.360 σύνταξη ολοκληρωμένης έκθεσης εξέτασης/δελτίο χημικής ανάλυσης 13.780 σύνταξη διαβιβαστικού εντύπου για έκθεση εξέτασης 209.700 αποστολή έκθεσης εξέτασης 58.250

Εκτίμηση κόστους της υφιστάμενης διαδικασίας με τη μεθοδολογία ABC Στάδια Κόστος (€) Στάδιο 1 685.800 Στάδιο 2 41.300 Στάδιο 3 730.023 Στάδιο 4 1.862.041 Στάδιο 5 294.741 Στάδιο 6 381.064 Στάδιο 7 587.430 Σύνολο 4.582.398

Προβλήματα Υφιστάμενης Διαδικασίας Οικονομικό κόστος Καθυστερήσεις στη διεκπεραίωση των δειγμάτων Περιβαλλοντικό κόστος Απουσία ενημέρωσης σχετικά με την έκβαση των υποθέσεων των δειγμάτων

Προτεινόμενη Διαδικασία

ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Περιγραφή Χρήση φορητών συσκευών κατά τη δειγματοληψία και απόδοση αριθμού/barcode στα δείγματα το ήδη υπάρχον barcode μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την περιγραφή του δείγματος Μεταφορά στοιχείων on-line σε μια «σελίδα» του δείγματος/barcode Συμπλήρωση των στοιχείων από ιδιώτες/επιχειρήσεις απευθείας στη «σελίδα» του δείγματος/barcode στην κεντρική πλατφόρμα μέσω διαδικτύου Ενημέρωση της «σελίδας» του δείγματος για το σημείο και το status με σκανάρισμα του barcode Κατάργηση της πρωτοκόλλησης ανάμεσα στις υπηρεσίες και η χρήση του αριθμού barcode του δείγματος ως μέσο ταυτοποίησης Έκδοση ηλεκτρονικών εκθέσεων

Αποτύπωση προτεινόμενης διαδικασίας με πρότυπο BPMN Ιστοσελίδα Δείγματος

Αποτύπωση προτεινόμενης διαδικασίας με πρότυπο BPMN Επισήμανση δείγματος με Barcode

Αποτύπωση προτεινόμενης διαδικασίας με πρότυπο BPMN Παρακολούθηση Διαδικασίας μέσω Ιστοσελίδας Ιχνηλασιμότητα Δείγματος

Κοστολόγηση προτεινόμενης κατάστασης με τη μεθοδολογία ABC

Εκτίμηση κόστους της προτεινόμενης διαδικασίας με τη μεθοδολογία ABC Στάδια Κόστος (€) Στάδιο 1 475.200 Στάδιο 2 7.000 Στάδιο 3 109.350 Στάδιο 4 309.435 Στάδιο 5 6.890 Στάδιο 6 127.806 Στάδιο 7 143.589 Σύνολο 1.179.275

Ποσοστιαία μείωση κόστους ανά στάδιο με την προτεινόμενη διαδικασία Στάδιο 1 : Δειγματοληψία Στάδιο 2 : Αποστολή δείγματος Στάδιο 3 : Παραλαβή δείγματος Στάδιο 4 : Ανάλυση δείγματος – Έκθεση Εξέτασης Στάδιο 5 : Αποστολή Έκθεσης Εξέτασης (Στάδιο 6 – Δείγματα που δεν συμμορφώνονται με τη νομοθεσία : Έφεση ) Στάδιο 7 : Ενέργεια Φορέα Δειγματοληψίας

Συγκριτική απεικόνιση του χρόνου διεκπεραίωσης εγγράφων Υφιστάμενη Διαδικασία Προτεινόμενη Διαδικασία Συνολικός χρόνος ανά δείγμα 3,5 0,8 Συνολικός χρόνος ανά μη σύμφωνο δείγμα 5,7 1,6 Εργατοώρες σε ετήσια βάση

Οφέλη εφαρμογής προτεινόμενης διαδικασίας Άμεσα Οφέλη Έμμεσα Οφέλη Δημοσίου χρόνος καταγραφής χρόνος πρωτοκόλλησης χρόνος αρχειοθέτησης χρόνος καταστροφής αρχείων κόστος ταχυδρόμησης εγγράφων κόστος χαρτιού, μελανιού, εκτυπωτών, ντοσιέ, βιβλιοθηκών αποδοτικότερη εργασία αναλυτική κοστολόγηση αποτελεσματικότερη εκμετάλλευση διαθέσιμων πόρων συμβολή στην προστασία του περιβάλλοντος λόγω μείωσης χρήσης πρώτων υλών, αντιδραστηρίων, μεταφορών αμεσότητα πληροφόρησης και αναζήτησης ολοκληρωμένη ενημέρωση διαπίστωση τάσεων στην αγορά Ιδιώτη/Επιχείρηση εξυπηρέτηση μέσω διαδικτύου γρηγορότερη πληροφόρηση κόστος λόγω ελέγχου βελτίωση ανταγωνιστικότητας

Προϋποθέσεις – Θεσμικές παρεμβάσεις Hardware – Software Κοινό δίκτυο (ΣΥΖΕΥΞΙΣ ? ) Security system (user name, password) Κόστος εξοπλισμού (έκδοση barcode, σκανάρισμα barcode) Προσαρμογή νομοθετικών διατάξεων για τη διασφάλιση της θεσμικής λειτουργικότητας (ΚΕΔΥ, Ν2343/1995, Ν2672/1998 και Ν2690/1999)

Απόδοση barcode και δημιουργία «σελίδας» του δείγματος στο ΓΧΚ Ενδιάμεσο Σενάριο Απόδοση barcode και δημιουργία «σελίδας» του δείγματος στο ΓΧΚ Επικοινωνία με συναλλασσόμενους φορείς μέσω εγγράφων Μείωση κόστους 47% Συγκριτική εκτίμηση κόστους Υφιστάμενη διαδικασία Προτεινόμενη διαδικασία Ενδιάμεσο Σενάριο Στάδιο 1 685.800 475.200 Στάδιο 2 41.300 7.000 Στάδιο 3 730.023 109.350 410.400 Στάδιο 4 1.862.041 309.435 Στάδιο 5 294.741 6.890 220.085 Στάδιο 6 381.064 127.806 179.403 Στάδιο 7 587.430 143.594 Σύνολο 4.582.398 1.179.275 2.433.853

Συγκριτική απεικόνιση του κόστους

Συγκριτική απεικόνιση του χρόνου

Συμπεράσματα μείωση του κόστους κατά 75% ή σε απόλυτους αριθμούς 3,4 εκ. Ευρώ/έτος σημαντική επιτάχυνση των διαδικασιών έκδοσης και κοινοποίησης των αποτελεσμάτων δυνατότητα άμεσου ελέγχου της πορείας της εκτέλεσης των προγραμμάτων ελέγχου εξοικονόμηση των πόρων που απαιτούνται για την αρχειοθέτηση των αποτελεσμάτων (βιβλιοθήκες, ντοσιέ, διαφάνειες κλπ) ανατροφοδότηση που θα αποτελέσει τη βάση για τον εντοπισμό τυχόν προβληματικών περιοχών ελέγχου ανασχεδιασμός για την αναβάθμιση της αποτελεσματικότητας του σχετικού προγράμματος

Βιβλιογραφία ΓΧΚ: Δ/νση Προσωπικού & Τ.Υ. Πεπραγμένα ΓΧΚ 2010 Συμβόλαια Συνεργασίας με Φορείς Ελέγχου www.bpmn.org White, S.A.: Introduction to BPMN Λεκάκος, Γ. (2011) :Ηλεκτρονικό Παράβολο - Ηλεκτρονική Τιμολόγηση, σημειώσεις στο μάθημα «Πληροφοριακά Συστήματα και Ηλεκτρονική Διακυβέρνησης» Χανιωτάκη, Ε. (2011): Ανασχεδιασμός Διοικητικών Διαδικασιών, σημειώσεις στο μάθημα «Πληροφοριακά Συστήματα και Ηλεκτρονική Διακυβέρνησης»

Ευχαριστούμε