Ίδρυμα Διαχείρισης Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων Διά Βίου Μάθησης ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΔΙΑ ΒΙΟΥ ΜΑΘΗΣΗΣ Leonardo da Vinci Transfer of Innovation 2013 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ (για συντονιστές)

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ • ΣΥΜΦΩΝΙΑ ΜΕ ΤΟ ΙΔΕΠ και ΣΥΜΦΩΝΙΕΣ ΜΕ ΕΤΑΙΡΟΥΣ • ΑΡΧΕΙΟ • ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΕΞΟΔΩΝ • ΑΝΑΠΡΟΣΑΡΜΟΓΗ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

ΣΥΜΦΩΝΙΑ 1/2 • Μετά την υπογραφή της συμφωνίας από το ΙΔΕΠ εντός 30 ημερών θα σας καταβληθεί η πρώτη δόση της χορηγίας. Οι επόμενες δόσεις θα καταβληθούν με βάση τις πρόνοιες της συμφωνίας • Με τη συμφωνία θα σας δοθούν και τα παραρτήματα: – Αίτηση όπως έχει υποβληθεί (Annex I) – Εγκεκριμένος Προϋπολογισμός του έργου (Annex II) – Εγχειρίδιο για την οικονομική διαχείριση (poject handbook-Annex III) – Κατάλογος με τους εγκεκριμένους εταίρους (Annex IV) – Συνοπτικός οδηγός από το ΙΔΕΠ για τη διοικητική και οικονομική διαχείριση του έργου

ΣΥΜΦΩΝΙΑ 2/2 • Ο συντονιστής θα υπογράψει συμφωνίες με όλους τους εταίρους και πρέπει αυτές: – να αναφέρουν ξεκάθαρα τις υποχρεώσεις του κάθε εταίρου και την τήρηση των χρονοδιαγραμμάτων – να δηλώνουν την συνεισφορά του στο έργο – να δηλώνουν τον προϋπολογισμό του εταίρου – να αναφέρουν το ποσό της κάθε δόσης – να αναφέρουν τα στοιχεία της τράπεζας του

ΑΡΧΕΙΟ • Πρέπει να υπάρχει επαρκές αρχείο όπου να φυλάσσονται όλα τα πρότυπα αποδεικτικά στοιχεία για το έργο για τον κάθε εταίρο • Πρέπει να υπάρχει συμφιλίωση μεταξύ των οικονομικών εκθέσεων, του Αρχείου και του Λογιστικού Συστήματος του οργανισμού • Πρέπει να υπάρχει επαρκής διαδρομή ελέγχου (audit trail) κατά την διάρκεια υλοποίηση του έργου που να τεκμηριώνει όλες τις ενέργειες και το ποσό της χρηματοδότησης • Το αρχείο φυλάγεται για 5 χρόνια από την ημερομηνία της τελικής πληρωμής από το ΙΔΕΠ

ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΕΞΟΔΩΝ 1/3 • Έξοδα προσωπικού – Ο υπολογισμός των ημερήσιων επιδομάτων γίνεται βάση τους πραγματικούς ημερήσιους μισθούς – Τα μέγιστα ποσά που μπορούν να δηλωθούν στις οικονομικές καταστάσεις ανά κατηγορία προσωπικού είναι αναρτημένα στην Ιστοσελίδα μας – Για κάθε εργαζόμενο που εργοδοτείται από οργανισμό που ανήκει στη σύμπραξη πρέπει να τηρούνται επαρκή Δελτία Αναφοράς του Χρόνου (worksheets) – Πρέπει να φυλάσσονται για την περίπτωση ελέγχου 1.Συμφωνίες Εργοδότησης 2.Δελτία Αναφοράς Χρόνου(time sheets) 3.Κατάσταση μισθοδοσίας (Pay slips)

ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΕΞΟΔΩΝ 2/3 • Ταξιδιωτικά & Έξοδα Διαβίωσης – Τα Έξοδα Ταξιδίου υπολογίζονται με βάση τα πραγματικά έξοδα από τη χώρα αναχώρησης στη χώρα του προορισμού – Τα αποδεικτικά που πρέπει να φυλάσσονται είναι οι κάρτες επιβίβασης, τα τιμολόγια, αποδείξεις πληρωμής, εισιτήρια, αποδείξεις διαμονής – Τα έξοδα διαβίωσης υπολογίζονται με βάση τα ημερήσια επιδόματα που αναρτούνται στην Ιστοσελίδα μας και είναι κατ’ αποκοπή ποσά (Lump sums) και υπολογίζονται στη βάση διανυκτερεύσεων • Έξοδα Εξοπλισμού – Καλύπτεται η χρήση και ο βαθμός χρησιμοποίησης του εξοπλισμού – Το μέγιστο ποσό χρηματοδότησης ανέρχεται σε 10% των συνολικών επιλέξιμων δαπανών

ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΕΞΟΔΩΝ 3/3 • Έξοδα για Υπεργολαβίες – Υπεργολαβία για τη διαχείριση του σχεδίου δεν είναι επιλέξιμη – Δαπάνες που αφορούν υλοποίηση συγκεκριμένου έργου από τρίτους (όχι από κάποιο εταίρο) – Όλα τα έξοδα υπεργολαβίας πρέπει να είναι πλήρως αποδειγμένα (συμφωνίες, τιμολόγια, αποδείξεις πληρωμής, αποδεικτικά υποβολής προσφορών ) – Το μέγιστο ποσό χρηματοδότησης ανέρχεται σε 30% των συνολικών επιλέξιμων δαπανών • Άλλα Έξοδα – Δαπάνες που δεν εμπίπτουν σε κάποια προηγουμένη κατηγορία και έχουν άμεση σχέση με την υλοποίηση του σχεδίου – Δεν πρέπει να αφορούν έμμεσα έξοδα (ρεύμα, ενοίκιο, τηλέφωνα, γραφική ύλη) • Το ΦΠΑ (VAT) είναι μη επιλέξιμο εκτός εάν ο δικαιούχος δεν μπορεί να το διεκδικήσει. για τους οργανισμούς δημοσίου δικαίου το ΦΠΑ είναι μη επιλέξιμο

ΑΝΑΠΡΟΣΑΡΜΟΓΗ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ • Για αναπροσαρμογή του προϋπολογισμού δεν χρειάζεται υπογραφή τροποποιημένης συμφωνίας όταν η μεταφορά μεταξύ των επικεφαλίδων χρηματοδότησης δεν ξεπερνά το 10% του ποσού της κατηγορίας που θα μεταφερθεί • Για όποιες αλλαγές χρειάζονται κατά την διάρκεια του έργου πρέπει να πληροφορείτε το ΙΔΕΠ εκ των προτέρων ή και να λαμβάνετε η έγκρισή του