Νέα Ηλεκτρονικά Μέσα ως Εργαλεία Υποστήριξης των διαδικασιών διασφάλισης Ποιότητας στο ΕΚΠΑ Μονάδα Διασφάλισης Ποιότητας ΕΚΠΑ Κέντρο Λειτουργίας και Διαχείρισης Δικτύου ΕΚΠΑ Σπύρος Μπόλης Οκτώβριος 2015

Πληροφοριακό Σύστημα ΜΟΔΙΠ Υποσύστημα Αναφορών (http://reports.modip.uoa.gr/) Υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικών Ερωτηματολογίων Αξιολόγησης (http://survey.uoa.gr/)

Υποσύστημα Αναφορών Σκοπός Συμπλήρωση των πινάκων της ΑΔΙΠ Υιοθέτηση κοινής εννοιολογικής βάσης και ερμηνείας των κριτηρίων και δεικτών Καλύτερος συντονισμός ΜΟΔΙΠ-Τμημάτων, επανασχεδιασμός της διαδικασίας

Υποσύστημα Αναφορών Ιδανικά ένα Business Intelligence ΠΣ Σύστημα «Ομπρέλα» πάνω από άλλα συστήματα Αντλεί, Μετασχηματίζει και συνδυάζει στοιχεία από άλλα ΠΣ Παράγει αναφορές, υποστηρίζει τον στρατηγικό σχεδιασμό και τη λήψη αποφάσεων

Υποσύστημα Αναφορών Στην πράξη υβριδικό σύστημα Διεπαφές σύνδεσης με υφιστάμενα ΠΣ Φοιτητολόγιο Ηλεκτρονικά ερωτηματολόγια Βιβλιοθήκες Φόρμες εισαγωγής στοιχείων Στοιχεία Προσωπικού Ερευνητικό Έργο Λοιπές υποδομές ιδρύματος

Υποσύστημα Αναφορών Επίβλεψη τιμών από διασυνδεόμενα ΠΣ Τα μέλη ΟΜΕΑ θέλουν τον έλεγχο επί των τιμών που προέρχονται από τα περιφερικά συστήματα Οι τιμές από τις διασυνδέσεις παρέχονται με τον χαρακτηρισμό “advisory”, μέχρι την υποβολή τους από την ΟΜΕΑ

Υποσύστημα Αναφορών Λειτουργικά Χαρακτηριστικά (1 από 3) Καταγράφει συγκεντρωτικά στοιχεία, δεν υλοποιεί κάποιο DataWarehouse Φόρμες εισαγωγής περιλαμβάνουν τα ελάχιστα πρωτογενή στοιχεία για την συμπλήρωση των αναφορών Έλεγχος συνάφειας των τιμών εισόδου. Κανόνες ελέγχου για κάθε πεδίο

Υποσύστημα Αναφορών Λειτουργικά Χαρακτηριστικά (2 από 3) Υποσύστημα ερμηνευτικών οδηγιών για κάθε πεδίο εισαγωγής ελεγχόμενο από την ΜΟΔΙΠ Διασύνδεση με λίστα email για την επικοινωνία μελών ΟΜΕΑ και τον εμπλουτισμό βάσης FAQ Υποστήριξη διακριτών ρόλων χρηστών με ελεγχόμενη πρόσβαση σε δεδομένα (ΜΟΔΙΠ, ΟΜΕΑ τμήματος, Μόνο ανάγνωση κ.λπ.)

Υποσύστημα Αναφορών Λειτουργικά Χαρακτηριστικά (3 από 3) Διαδικασία οριστικής υποβολής της ετήσιας αναφοράς, χωρίς δικαίωμα μεταβολής πέραν αυτής Δημόσια ανάρτηση των ετήσιων αναφορών που έχουν περάσει το στάδιο της οριστικής υποβολής

Υποσύστημα Αναφορών Προβλήματα – Διαπιστώσεις Ελλιπή εννοιολογική τεκμηρίωση των δεικτών από την ΑΔΙΠ, για την αποτελεσματική σύγκριση τιμών Το επίπεδο λεπτομέρειας των προς καταγραφή στοιχείων βάζει μη ρεαλιστικές απαιτήσεις Χρειάζεται επικαιροποίηση των ζητούμενων στοιχείων (πχ αριθμός μαθημάτων για πτυχίο)

Υποσύστημα Αναφορών

Υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικών Ερωτηματολογίων Αξιολόγησης Προβλήματα Διαδικασίας Αξιολόγησης Μαθημάτων Χρονοβόρα και περίπλοκη Απαιτούμενο προσωπικό υποστήριξης Θέματα αξιοπιστίας & εμπιστοσύνης Θέματα ασφαλείας Έλλειψη ενιαίας ιδρυματικής διαδικασίας Περιορισμένες δυνατότητες ανάλυσης αποτελεσμάτων Πριν υλοποιηθεί το Π.Σ της ΜΟΔΙΠ, η πλειοψηφία των τμημάτων του Ιδρύματος αυτόνομα, είχε υιοθετήσει την μέθοδο διανομής εντύπων ερωτηματολογίων στα αμφιθέατρα. Ελάχιστα τολμηρά τμήματα είχαν προχωρήσει και στην επεξεργασία αυτών με οπτικά scanners. Η διαδικασία αυτή διαπιστώσαμε ότι: ..... Εγείρει θέματα αξιοπιστίας και εμπιστοσύνης Τίθενται θέματα ασφαλείας καθώς στην διαδικασία υπεισέρχεται σημαντικά ο ανθρώπινος παράγοντας Έχει τοπική εμβέλεια μόνο μέσα στο τμήμα, έξω από το πλαίσιο μίας ενιαίας ιδρυματικής λύσης και πολιτικής. Τέλος η διαδικασία αυτή παρέχει περιορισμένες

Εναλλακτικές που εξετάστηκαν Διανομή εντύπων ερωτηματολογίων στο αμφιθέατρο και επεξεργασία τους με υποστήριξη scanner Προσέλευση φοιτητών σε κατάλληλα εξοπλισμένα αμφιθέατρα και συμμετοχή με clickers Ολοκλήρωση ηλεκτρονικών ερωτηματολογίων (eSurveys) με Φοιτητολόγιο Στο πλαίσιο του σχεδιασμού για μία οριζόντια ιδρυματική λύση εξετάστηκαν οι ακόλουθες εναλλακτικές. Η εξέλιξη της υφιστάμενης κατάστασης εμμένοντας στην διανομή εντύπων ερωτηματολογίων στο αμφιθέατρο παρέχοντας στα τμήματα τις απαραίτητες υποδομές σε scanners και κατάλληλο λογισμικό Η λύση των clickers κατά την οποία οι φοιτητές προσέρχονται σε επιλεγμένα αμφιθέατρα με κατάλληλο εξοπλισμό ώστε να συμμετάσχουν στην αξιολόγηση. Στην περίπτωση αυτή θα απαιτούνταν video προβολείς συνδεδεμένοι με κάποιο pc που θα είχε τον ρόλο του receiver και ικανός αριθμός τηλεκοντρόλ για τους φοιτητές που συμμετέχουν. Η αξιοποίηση υποδομών ηλεκτρονικών ερωτηματολογίων που θα ολοκληρώνονται με τις υπηρεσίες του ιδρύματος. Στην περίπτωση αυτή οι φοιτητές συμμετέχουν στην αξιολόγηση μέσω ενός web browser. Το ισχυρό πλεονέκτημα της πρώτης λύσης είναι πως στην αξιολόγηση συμμετέχουν όσοι ενεργά παρακολουθούν στο αμφιθέατρο. Εγγενώς όμως αυτή η διαδικασία μπορεί να ακολουθηθεί μία φορά για το κάθε μάθημα προς αποφυγήν πολλαπλών συμμετοχών. Έτσι περιορίζεται στον αριθμό φοιτητών που εκείνη την στιγμή βρίσκονται στο αμφιθέατρο. Μικρότερη σημασία ίσως έχει πως στην αξιολόγηση μπορούν να συμμετέχουν ακόμα και φοιτητές που δεν έχουν δηλώσει το μάθημα, αλλά απλώς παρευρίσκονται εκεί. Επιπλέον η λύση αυτή δεν αντιμετωπίζει επαρκώς κάποια απο΄τα προβλήματα που αναφέρθηκαν προηγούμενα. Οι clickers αποτελούν την σύγχρονη εκδοχή της πρώτης λύσης αυτοματοποιώντας πλήρως την διαδικασία, εισάγουν όμως παράλληλα ένα ανελαστικό κόστος εξοπλισμού, που ειδικά για τα μεγέθη του ΕΚΠΑ λόγω αριθμού αμφιθεάτρων γίνεται απαγορευτικό. Έτσι είναι αδύνατο να υπάρχει η κατάλληλη υποδομή σε όλους τις αίθουσες διδασκαλίας, γι’ αυτό τον λόγο θα απαιτούνταν η μετακίνηση φοιτητών για την συμμετοχή τους στην αξιολόγηση. Στο ΕΚΠΑ θεωρήθηκε ως βέλτιστη τεχνικο-οικονομική λύση η χρήση των ηλεκτρονικών ερωτηματολογίων με διασύνδεση σε πραγματικό χρόνο με την υπηρεσία του Φοιτητολογίου και τις υπηρεσίες πιστοποίησης χρηστών.

Τι δεν μπορεί να κάνει το πληροφοριακό σύστημα Τι δεν μπορεί να κάνει το πληροφοριακό σύστημα Να καλύψει τις ασάφειες του πλαισίου λειτουργίας των ερωτηματολογίων Να εμφυσήσει την κουλτούρα αξιολόγησης Π.χ η αξιολόγηση αποτελεί αξιολόγηση διδασκαλίας ή διδάσκοντα ή και τα δύο, η αξιολόγηση είναι υποχρεωτική ή προαιρετική. Υπάρχουν κενά λειτουργίας τα οποία αν δεν καθοριστούν δεν μπορούν όλες οι απαιτήσεις να αποτυπωθούν και στην συνέχεια να εφαρμοστούν σε οποιαδήποτε υπηρεσία. Είναι αναγκαία η συμμετοχή όλων των μελών των τμημάτων και όσο πιο ενεργός είναι ο ρόλος των ΔΕΠ και ΟΜΕΑ τόσο πιο μεγάλα ποσοστά συμμετοχής θα έχει η αξιολόγηση  Με στόχο η αξιολόγηση να γίνει ένας θεμελιώδης μηχανισμός

Αρχιτεκτονική Πληροφοριακού Συστήματος Η συγκεκριμένη αρχιτεκτονική παρέχει ευελιξία και μπορεί να βρει εφαρμογή σε κάθε ακαδημαϊκό ίδρυμα με μοναδικά προαπαιτούμενα εγκατάστασης την διασύνδεση με το φοιτητολόγιο και το σύστημα πιστοποίησης χρηστών.

Διασύνδεση με Πληροφοριακά Συστήματα (Web Services) Προγράμματα σπουδών τμημάτων (Φοιτητολόγιο) Αναθέσεις μαθημάτων (Φοιτητολόγιο) Δηλώσεις μαθημάτων φοιτητών (Φοιτητολόγιο) Κατάθεση βαθμολογιών (Φοιτητολόγιο) Πιστοποίηση Χρηστών (SSO, LDAP) Real-time σύνδεση με το φοιτητολόγιο

Χαρακτηριστικά συστήματος (1/2) Δημιουργία, ενεργοποίηση και διαχείριση ερωτηματολογίων από διδάσκοντες, μέλη Δ.Ε.Π και μέλη ΟΜ.Ε.Α Υποστήριξη διαφορετικών προτύπων ανά τμήμα Προεπισκόπηση προτύπου ερωτηματολογίου και της λίστας φοιτητών που έχουν δηλώσει το μάθημα και αποτελούν τους συμμετέχοντες Η υπηρεσία υποστηρίζει την διαχείριση των ερωτηματολογίων είτε από μέλη ΔΕΠ είτε από ΟΜΕΑ είτε και από τους δύο παράλληλα. Εξαρτάται από το τμήμα τί πολιτική θα ακολουθήσει. Ανάλογα με τις ανάγκες του κάθε τμήματος, τα μέλη της κάθε ΟΜ.Ε.Α καταλήγουν σε ένα ερωτηματολόγιο το οποίο ψηφιοποιείται και ενσωματώνεται στα προτεινόμενα διαθέσιμα πρότυπα. Αυτόματη παραγωγή στατιστικών, μετά την λήξη του ερωτηματολογίου και κατόπιν κατάθεσης βαθμολογίας του μαθήματος στην γραμματεία Αυτόματη παραγωγή στατιστικών, μετά την λήξη του ερωτηματολογίου και κατόπιν κατάθεσης βαθμολογίας του μαθήματος στη γραμματεία

Χαρακτηριστικά συστήματος (2/2) Υποστήριξη τριών μεθόδων συμμετοχής Κουπόνι - εκτύπωση, διανομή στο αμφιθέατρο Κουπόνι - email, όσοι έχουν δηλώσει το μάθημα Ηλ. λογαριασμός, όσοι έχουν δηλώσει το μάθημα Με κουπόνι (εκτύπωση ή email) ευκολότερα αποδεκτή από όσους έχουν επιφυλάξεις σχετικά με την ανωνυμία Με το κουπόνι δίνεις πρόσβαση σε ένα μάθημα ενώ με τον ηλεκτρονικό λογαριασμό μπαίνουν σε όλα τα ερωτηματολόγια. Με τον ηλ. λογαριασμό ή κουπόνι - email δεν περιορίζεται στη φυσική παρουσία πλήρως αυτοματοποιημένη διαδικασία

Υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικών Ερωτηματολογίων Αξιολόγησης