Στελέχωση και Καθοδήγηση μιας Αναπτυσσόμενης Επιχείρησης

Ηγεσία Διαδικασία που επηρεάζει και εμπνέει τους άλλους να εργαστούν για την επίτευξη ενός κοινού στόχου και, στη συνέχεια τους δίνει τη δύναμη και την ελευθερία να το επιτύχουν Οι επιχειρηματίες πρέπει να αναλάβουν πολλούς ρόλους στις επιχειρήσεις τους, αλλά κανένας δεν είναι πιο σημαντικός από εκείνον του ηγέτη Σε τι διαφέρουν «ηγεσία» και «μάνατζμεντ»;

Αποτελεσματικοί Ηγέτες Δημιουργούν ένα σύνολο αξιών και πεποιθήσεων για τους εργαζόμενους Σέβονται και στηρίζουν τους εργαζόμενους Δίνουν το παράδειγμα για τους εργαζόμενους Εστιάζουν στις προσπάθειες των εργαζομένων για την επίτευξη στόχων, καθοδηγώντας τους προς αυτήν την κατεύθυνση

Αποτελεσματικοί Ηγέτες Παρέχουν τους απαραίτητους πόρους στους εργαζόμενους Επικοινωνούν με τους εργαζόμενους Δίνουν αξία στη διαφορετικότητα των εργαζόμενων Γιορτάζουν με τις επιτυχίες των εργαζόμενων Ρισκάρουν

Αποτελεσματικοί Ηγέτες Κατανοούν ότι η ηγεσία έχει πολλές διαστάσεις Αξιολογούν νέες ιδέες των εργαζόμενων Κατανοούν ότι η επιτυχία είναι αποτέλεσμα ομαδικής προσπάθειας Ενθαρρύνουν τη δημιουργικότητα

Αποτελεσματικοί Ηγέτες Διατηρούν την αίσθηση του χιούμορ Συμπεριφέρονται με ακεραιότητα ανά πάσα στιγμή Κρατούν τα μάτια τους στον ορίζοντα

4 βασικά καθήκοντα του Ηγέτη Πρόσληψη των σωστών εργαζομένων και συνεχής βελτίωση των δεξιοτήτων τους Χτίσιμο μιας οργανωσιακής κουλτούρας και δομής που θα οδηγήσει την επιχείρηση στην επίτευξη των στόχων της Μετάδοση του οράματος και των αξιών και δημιουργία κλίματος εμπιστοσύνης Παρακίνηση εργαζομένων για υψηλότερη απόδοση

Πρόσληψη των κατάλληλων εργαζομένων Πραγματοποίηση ανάλυσης εργασίας και δημιουργία περιγραφής της θέσης εργασίας

Ανάλυση της θέσης εργασίας Περιγραφής της θέσης εργασίας– μια γραπτή δήλωση των καθηκόντων, ευθυνών, εργασιακών συνθηκών, υλικών και εξοπλισμού που χρησιμοποιούνται στη συγκεκριμένη εργασία Προδιαγραφές θέσης εργασίας- μια γραπτή δήλωση των προσόντων και των χαρακτηριστικών που απαιτούνται για τη συγκεκριμένη εργασία, σε όρους εκπαίδευσης, δεξιοτήτων και εμπειρίας Δείτε υποδείγματα περιγραφών θέσης από το Dictionary of Occupational Titles for a worm picker

Worm Picker Συγκεντρώνει σκουλήκια για να χρησιμοποιηθούν ως δόλωμα για τα ψάρια: περπατάει σε χλοώδεις περιοχές, όπως κήποι, πάρκα και γήπεδα γκολφ και μαζεύει γαιοσκώληκες (κοινώς dew worms and nightcrawlers ). Ψεκάζει χλωριωμένο νερό στο γκαζόν για να προκαλέσει τα σκουλήκια να έρθουν στην επιφάνεια, και τοποθετεί τα σκουλήκια με τη χρήση φαναριού ή φακού. Μετρά τα σκουλήκια, τα ταξινομεί και τα πακετάρει για τη μεταφορά (# 413.687 - 014 in D.O.T)

Καθήκον Χαρακτηριστικό Σύνδεση καθηκόντων από την περιγραφή θέσης με τα χαρακτηριστικά (προδιαγραφές) που απαιτούνται για τη Θέση Εργασίας. Καθήκον Χαρακτηριστικό Generate and close new sales Εξωστρεφής, πειστικός, φιλικός Πραγματοποίηση 15 “cold calls” (αρχικών επαφών με πελάτη) ανά βδομάδα Πρωτοβουλία, αποφασιστικότητα, αισιοδοξία, ανεξαρτησία, αυτοπεποίθηση Ανάλυση αναγκών του πελάτη και συμβουλή για κατάλληλη αγορά Καλός ακροατής, υπομονετικός, ανοιχτός στον άλλο (empathy) Συμβουλή πελατών για εναλλακτικές και χαρακτηριστικά λύσεων Οργανωτικός, επικοινωνιακός, ανοιχτός στον άλλο (empathy) Ετοιμασία και επεξήγηση χρηματοοικονομικών λύσεων Ειλικρινής, «μαθηματικό μυαλό, άνεση με νούμερα, γνώση χρηματοοικονομικών, χρήση Η/Υ Διατήρηση υπαρχόντων πελατών Χτίζει σχέσεις, εστιασμένος στον πελάτη

Πρόσληψη των κατάλληλων εργαζομένων Πραγματοποίηση ανάλυσης εργασίας και δημιουργία περιγραφής της θέσης εργασίας Σχεδιασμός αποτελεσματικής συνέντευξης

Σχεδιασμός αποτελεσματικής συνέντευξης Ανάπτυξε μια σειρά από ερωτήσεις «κορμού» και ρώτα τες σε κάθε υποψήφιο Ρώτα ανοιχτές ερωτήσεις και όχι ερωτήσεις που απαντώνται με «ναι» ή «όχι» Δημιούργησε υποθετικές καταστάσεις και ρώτα τους υποψηφίους πώς θα τις αντιμετώπιζαν

Σχεδιασμός αποτελεσματικής συνέντευξης Ζήτα παραδείγματα από την επαγγελματική εμπειρία των υποψηφίων που δείχνουν τα απαραίτητα χαρακτηριστικά για τη θέση. Ζήτα από τους υποψήφιους να περιγράψουν μια πρόσφατη επιτυχία και αποτυχία και πώς την αντιμετώπισαν Οργάνωσε ένα “non-interview” περιβάλλον όπου θα μπορείς να παρακολουθείς τον υποψήφιο

Trait or Characteristic Table 19.23 Interview Questions for Candidates for a Sales Representative Position Trait or Characteristic Question Outgoing, persuasive, friendly How do you persuade reluctant prospects to buy? Can you give an example? Good listener, patient, empathetic What would you say to a fellow salesperson who was getting more than her share of rejections and was having difficulty getting appointments? Honest, mathematically oriented,” comfortable with numbers, understands basics of finance, computer literate How do you feel when someone questions the truth of what you say? Can you give an example of successfully overcoming this situation? Other questions: If you owned a company, why would you hire yourself? How do you acknowledge the contributions of others in your department?

Πρόσληψη των κατάλληλων εργαζομένων Πραγματοποίηση ανάλυσης εργασίας και δημιουργία περιγραφής της θέσης εργασίας Σχεδιασμός αποτελεσματικής συνέντευξης Πραγματοποίηση της συνέντευξης

Πραγματοποίηση αποτελεσματικής συνέντευξης Σπάσε τον πάγο. Στόχος: εξάλειψη νευρικότητας Ρώτα ερωτήσεις Θυμήσου τον κανόνα 25/75 (μιλάω/ακούω) Είδη συνεντεύξεων Puzzle interview Situational interview Peer-to-peer interview

The “OUCH” Test Does the question Omit references to race, religion, color, sex, or national origin? Does the question Unfairly screen out a particular class of people? Can you Consistently apply the question to every applicant? Does the question Have job-relatedness and business necessity?

Πραγματοποίηση αποτελεσματικής συνέντευξης Πούλα στον υποψήφιο την εταιρεία. Οι καλύτεροι υποψήφιοι θα έχουν και άλλες προσφορές. Η δουλειά σου είναι να πείσεις τους καλύτερους ότι η εταιρεία σου είναι το κατάλληλο μέρος να εργάζεσαι

Πρόσληψη των κατάλληλων εργαζομένων Πραγματοποίηση ανάλυσης εργασίας και δημιουργία περιγραφής της θέσης εργασίας Σχεδιασμός αποτελεσματικής συνέντευξης Πραγματοποίηση συνέντευξης Έλεγχος συστάσεων

Ελέγχοντας τις συστάσεις Ο έλεγχος των συστάσεων του υποψηφίου προστατεύει την εταιρεία από ενδεχόμενη «κακή πρόσληψη» Είναι στα αλήθεια απαραίτητος; Ναι!! Περισσότεροι από το 50% των ατόμων που ψάχνουν εργασία, έχουν ψευδή στοιχεία στο βιογραφικό τους!!

Πρόσληψη των κατάλληλων εργαζομένων Πραγματοποίηση ανάλυσης εργασίας και δημιουργία περιγραφής της θέσης εργασίας Σχεδιασμός αποτελεσματικής συνέντευξης Πραγματοποίηση συνέντευξης Έλεγχος συστάσεων Διενέργεια τεστ

Τεστ επιλογής Έγκυρο τεστ – μετράει αυτό που είναι σχεδιασμένο να μετράει (πχ επάρκεια στις πωλήσεις) Αξιόπιστο τεστ – αυτό που μετράει με τον ίδιο τρόπο με την πάροδο του χρόνου ή όταν χρησιμοποιείται σε άλλα άτομα

Οργανωσιακή κουλτούρα Άγραφος, άτυπος κώδικας δεοντολογίας που διέπει τη συμπεριφορά, τις στάσεις, τις σχέσεις και το ύφος ενός οργανισμού “Ο τρόπος που κάνουμε τα πράγματα εδώ” Στις μικρές επιχειρήσεις, η κουλτούρα παίζει σημαντικό ρόλο στην απόκτηση συγκριτικού πλεονεκτήματος

Χαρακτηριστικά θετικής οργανωσιακής κουλτούρας Σεβασμός στην ισορροπία εργασίας-ζωής Αίσθηση του σκοπού Διαφορετικότητα Ακεραιότητα Συμμετοχική διοίκηση Περιβάλλον μάθησης Αίσθηση διασκέδασης

Team-Based Management Αυτοδιοικούμενη ομάδα (Self-directed work team) – ομάδα εργαζομένων από διαφορετικά τμήματα της εταιρείας που εργάζονται μαζί χωρίς επίβλεψη, λαμβάνουν αποφάσεις και πραγματοποιούν έργα που κάποτε αναλάμβαναν μόνο οι μάνατζερς

Κοινά σφάλματα με ομάδες Εκχώρηση ακατάλληλων εργασιών σε ομάδες Μη ορισμός ουσιαστικών στόχων απόδοσης Υπονόμευση της ομάδας με μέλη χαμηλής απόδοσης Άνιση αποζημίωση των μελών της ομάδας

Τι κάνει μια ομάδα επιτυχημένη; Βεβαιότητα ότι οι ομάδες είναι κατάλληλες για την εταιρεία και τη φύση της δουλειάς Ανάθεση ξεκάθαρων καθηκόντων Στήριξη και εκπαίδευση των μελών της ομάδας και των ηγετών

Τι κάνει μια ομάδα επιτυχημένη; Συμμετοχή των μελών της ομάδας στο πώς θα μετρηθούν επιδόσεις τους, τι θα πρέπει να μετρηθεί και πότε θα πρέπει να μετρηθεί Μέρος της συνολικής αμοιβής των εργαζομένων να εξαρτάται από την ομαδική τους απόδοση

Επικοινωνία Οι μάνατζερς αφιερώνουν περίπου το 80% το χρόνου τους, σε κάποια μορφή επικοινωνίας : 30% μιλάνε 25% ακούνε 15% διαβάζουν 10% γράφουν Πολλά προβλήματα στο χώρο εργασίας προκύπτουν από την ελλιπή επικοινωνία

Εμπόδια στην επικοινωνία Οι εργαζόμενοι δεν αισθάνονται άνετα να πουν αυτό που εννοούν Ασάφεια Πολλές πληροφορίες Επιλεκτική ακοή Αμυντικοί μηχανισμοί Αντικρουόμενα λεκτικά και μη-λεκτικά σήματα

Αποτελεσματική επικοινωνία Διευκρίνισε το μήνυμα πριν το επικοινωνήσεις Χρησιμοποίησε face-to-face επικοινωνία Γίνε κατανοητός Ταίριαξε το μήνυμα με το κοινό Να είσαι οργανωτικός

Αποτελεσματική επικοινωνία Ενθάρρυνε το feedback Πες την αλήθεια Μη φοβηθείς να πεις στους εργαζόμενους για την επιχείρηση, την αποδοτικότητα της και τις δυνάμεις που την επηρεάζουν

Η πρόκληση της παροχής κινήτρων στους εργαζομένους Ενδυνάμωση Σχεδιασμός θέσεων Αμοιβές και αποζημιώσεις Ανατροφοδότηση-feedback

Ενδυνάμωση Το να δίνεις στους εργαζόμενους σε κάθε επίπεδο τους οργανισμού τη δύναμη, την ελευθερία και την ευθύνη να ελέγχουν την εργασία τους, να λαμβάνουν αποφάσεις και να αναλάβουν δράση για την επίτευξη των στόχων της εταιρείας Απαιτεί ένα διαφορετικό στυλ διοίκησης από το παραδοσιακό Βασίζεται στη διάδοση πληροφοριών, στη δύναμη και στην εξουσία

Η ενδυνάμωση λειτουργεί καλύτερα όταν ο επιχειρηματίας. . . Έχει αρκετή αυτοπεποίθηση να δώσει στους εργαζόμενους την εξουσία και την ευθύνη που μπορούν να διαχειριστούν Παίζει το ρόλο του προπονητή και όχι αυτόν του πολυπράγμονος αφεντικού Αναγνωρίζει ότι οι ενδυναμωμένοι εργαζόμενοι θα κάνουν λάθη Προσλαμβάνει ανθρώπους που μπορούν να εξελιχθούν σε δυναμικά περιβάλλοντα

Η ενδυνάμωση λειτουργεί καλύτερα όταν ο επιχειρηματίας. . . Εκπαιδεύει τους εργαζόμενους συνεχώς για να βελτιώσουν τα προσόντα τους Εμπιστεύεται τους εργαζόμενους Ακούει τους εργαζόμενους όταν έχουν ιδέες, λύσεις ή προτάσεις Αναγνωρίζει τη συνεισφορά των εργαζομένων Μοιράζεται πληροφορίες με τους εργαζόμενους, πολλές φορές με τη διοίκηση «ανοιχτών βιβλίων»

Διοίκηση «ανοιχτών-βιβλίων» Οι εργαζόμενοι: Βλέπουν και μπορούν να κατανοήσουν τις οικονομικές καταστάσεις τις εταιρείας και τα κύρια νούμερά της Μαθαίνουν ότι ένα σημαντικό μέρος της δουλειάς τους επηρεάζει αυτά τα κύρια νούμερα Κερδίζουν από την κερδοφορία της επιχείρησης μέσω μεταβλητών αμοιβών (profit sharing, ESOPs, or performance-based bonuses)

Στρατηγικές σχεδιασμού θέσεων Απλοποίηση εργασίας και τυποποίηση των καθηκότων (βιομηχανική εποχή- γραμμή παραγωγής) Διεύρυνση εργασίας (οριζόντιος εμπλουτισμός-Job enlargement -horizontal job loading) προσθέτει περισσότερα καθήκοντα σε μια εργασία Εναλλαγή εργασίας (Job rotation) – εκπαιδεύει τους εργαζόμενους να κινούνται από μία θέση σε άλλες και να μπορούν να εκτελέσουν περισσότερα καθήκοντα

Στρατηγικές σχεδιασμού θέσεων Εμπλουτισμός θέσης (Job enrichment)- παρακινεί μέσα στη θέση αυξάνοντας τον προγραμματισμό, οργάνωση, διεύθυνση και έλεγχο (λειτουργίες μάνατζμεντ) που πραγματοποιεί ο κάτοχος της θέσης 5 χαρακτηριστικά κορμού: Ποικιλία δεξιοτήτων Ταυτότητα έργου Σημασία έργου Αυτονομία Feedback Enriched Job

Στρατηγικές σχεδιασμού θέσεων Flextime – οι εργαζόμενοι κανονίζουν το πρόγραμμα τους γύρω από ορισμένες «κομβικές ώρες» – πχ 11:00 ως 14:00, αλλά έχουν ευελιξία ως προς την έναρξη και τη λήξη της εργασίας Job sharing – δύο οι περισσότεροι άνθρωποι μοιράζονται μία full-time εργασία

Στρατηγικές σχεδιασμού θέσεων Flexplace – οι εργαζόμενοι που εργάζονται σε ένα μέρος εκτός γραφείου Telecommuting – οι εργαζόμενοι εργάζονται από το σπίτι, χρησιμοποιώντας σύγχρονους τρόπους επικοινωνίας

Αμοιβές και αποζημιώσεις Το κλειδί για τη χρήση των αμοιβών στην παρακίνηση των εργαζομένων είναι η προσαρμογή τους στις ανάγκες και τα χαρακτηριστικά του κάθε ατόμου Το χρήμα παρακινεί- έως ένα σημείο Pay-for-performance systems

Pay-for-Performance Η αμοιβή των εργαζόμενων πρέπει να συνδέεται στενά με την απόδοση τους Οι εργαζόμενοι πρέπει να είναι ικανοί να δουν τη σύνδεση ανάμεσα στο τι κάνουν κάθε μέρα στη δουλειά και στο πώς ανταμείβονται Το σύστημα πρέπει να είναι αρκετά απλό ώστε οι εργαζόμενοι να το κατανοούν και να το εμπιστεύονται

Pay-for-Performance Οι εργαζόμενοι πρέπει να πιστεύουν ότι το σύστημα είναι δίκαιο Το σύστημα πρέπει να ανταμείβει όλους τους εργαζόμενους, ανεξάρτητα από το τι δουλειά κάνουν Το σύστημα πρέπει να ανταμείβει συχνά

Αμοιβές και Αποζημιώσεις Μη χρηματικές αμοιβές όπως ο έπαινος, η αναγνώριση κλπ, μπορεί να δίνουν δυνατό κίνητρο στους εργαζόμενους Ιδανικές για μικρές επιχειρήσεις

The Feedback Loop Comparing Actual Performance Against Standards Τι θα μετρήσω Πώς θα το μετρήσω Δράσεις για την αύξηση της απόδοσης Σύγκριση απόδοσης με τους στόχους

Οδηγίες για αποτελεσματικές αξιολογήσεις Σύνδεσε την απόδοση των εργαζόμενων με την περιγραφή της θέσης εργασίας Καθιέρωσε μετρήσιμα, ουσιαστικά και σχετικά με τη δουλειά δίκαια κριτήρια απόδοσης Προετοιμάσου για την αξιολόγηση υπογραμμίζοντας τα βασικά σημεία που θες να καλύψεις με τον εργαζόμενο Ζήτα από τον εργαζόμενο να κάνει μια αυτό-αξιολόγηση

Οδηγίες για αποτελεσματικές αξιολογήσεις Γίνε συγκεκριμένος Κράτησε ένα αρχείο των περιστατικών των εργαζομένων - τόσο θετικών όσο και αρνητικών Συζήτησε τις δυνάμεις και αδυναμίες των εργαζόμενων Ενσωμάτωσε τους στόχους των εργαζομένων στην αξιολόγηση Κάνε την αξιολόγηση εποικοδομητική

Οδηγίες για αποτελεσματικές αξιολογήσεις Επαίνεσε την καλή δουλειά Εστίασε στις συμπεριφορές, τις πράξεις και τα αποτελέσματα Απόφυγε τις εκπλήξεις (για τους εργαζόμενους και τους ιδιοκτήτες) Σχεδίασε το μέλλον Οι έξυπνοι ιδιοκτήτες αφιερώνουν περίπου το 20% της αξιολόγησης μιλώντας για παρελθοντικές αποδόσεις και το 80% για την ανάπτυξη στόχων και σκοπών που θα αυξήσουν τη μελλοντική απόδοση