Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης MIS ΑΤΕΙ Ιονίων Νήσων Τμήμα Δ.Ε.

ACCESS: δομή πίνακα Κάθε στήλη ονομάζεται πεδίο. Σε κάθε πεδίο δίνεται ένα ξεχωριστο όνομα Κάθε τιμή ενός πεδίου είναι ένα στοιχείο Για παράδειγμα ένας πίνακας μιας οντότητας άτομο μπορεί να έχει 3 πεδία: Επίθετο, Όνομα, και Τηλέφωνο. Άρα ο πίνακας θα αποτελείται από 3 στήλες. Κάθε γραμμή του πίνακα ονομάζεται καταχώρηση ή εγγραφή Μια βάση δεδομένων μπορεί να θεωρηθεί σαν μια συλλογή πινάκων που συσχετίζονται μεταξύ τους Πρωτεύον κλειδί

Προσθήκη πεδίων σε πίνακα Click στην ετικέτα Προσθήκη Νέου Πεδίου για να ενεργοποιηθεί η καρτέλα Φύλλο Δεδομένων Πατήστε την επιλογή Μετονομασία Πληκτρολογίστε το όνομα του πεδίου και πατήστε Enter. Με τον ίδιο τρόπο κατασκευάζουμε τα υπόλοιπα πεδία

Αποθήκευση πίνακα Click στο εικονίδιο αποθήκευσης για να εμφανιστεί το παράθυρο Αποθήκευσης ως Πληκτρολογήστε το όνομα του πίνακα Click OK.

Τύποι δεδομένων Κείμενο Αλφαριθμητικά δεδομένα (ονόματα, διεθύνσεις, …) μέχρι 255 χαρακτήρες (π.χ. Smith) Σημείωμα Μεγάλο κείμενο (μέχρι 64.000 χαρακτήρες) Αριθμός Αριθμητικά δεδομένα Ημερομηνία/ώρα Για ημερομηνία και ώρα (π.χ. January 1, 2009 ή 12:10:33) Νόμισμα Για νομισματικές μονάδες Autonumber Αριθμοί που εισάγονται αυτόματα την στιγμή που κατασκευάζεται το πεδίο Ναι/Όχι Λογικά δεδομένα Υπερσύνδεσμος Για την αποθήκευση υπερσυνδέσμου (π.χ. http://www.website.com) Συνημμένο Για την αποθήκευση συνημμένου Αντικείμενο OLE Για την επισύναψη αντικειμένων όπως αρχεία Word κλπ

Επιλογή του τύπου δεδομένων Επιλέγουμε το πεδίο και μέσω της καρτέλας φύλλο δεδομένων επιλέγουμε τον κατάλληλο τύπο από το πεδίο Τύπος δεδομένων. Το ίδιο μπορούμε να κάνουμε επιλέγοντας το φύλλο δεδομένων στην πάνω αριστερή πλευρά του μενού των εντολών

Δημιουργία νέου πίνακα Επιλέξτε την καρτέλα Δημιουργία και επιλέξτε την εντολή Σχεδίασμος Πίνακα Πληκτρολογήστε τα ονόματα των πεδίων (χρησιμοποιήστε το πλήκτρο Tab για να περάσετε από το ένα πεδίο στο άλλο) Πιέστε το βελάκι που εμφανίζετε δίπλα στον τύπο των δεδομένων για να επιλέξετε τον σωστό τύπο Πιέστε το Πρωτεύον κλειδί για να επιλέξετε ένα συσκεκριμένο πεδίο σαν κλειδί

Αλλαγή ιδιοτήτων Επιλέξτε το πεδίο του οποίου θέλετε να αλλάξετε τις ιδιότητες Ενεργοποιήστε την καρτέλα Γενικά Αλλάξτε τις ιδιότητες που θέλετε να αλλάξετε

Μεταφορά στοιχείων από εξωτερικό αρχείο Excel

Μεταφορά στοιχείων από εξωτερικό αρχείο Excel

Μεταφορά στοιχείων από εξωτερικό αρχείο Excel

Μεταφορά στοιχείων από εξωτερικό αρχείο Excel

Μεταφορά στοιχείων από εξωτερικό αρχείο Excel

Εισαγωγή φίλτρων

Κατάργηση φίλτρου

Εισαγωγή φίλτρων με κριτήρια

Πάγωμα στηλών

Εφαρμογή συναρτήσεων

Αναζήτηση και αντικατάσταση στοιχείου

Κατασκευή σχέσεων μεταξύ πινάκων

Κατασκευή στήλης αναζήτησης Αν ένα πεδίο χρησιμοποιεί ένα διακριτό σύνολο τιμών μπορούμε να κατασκευάσουμε μια στήλη αναζήτησης και οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν τις τιμές από αυτήν. Για παράδειγμα ένας σχολικός υπάλληλος μπορεί να εργάζεται σε συγκεκριμένα τμήματα: Διοίκηση, Επιστήμη υπολογιστών, Αγγλικά, Ιστορία ή Μαθηματικά. Μπορούμε να κατασκευάσουμε ένα πίνακα Τμήματα που περιλαμβάνει όλα τα τμήματα και να τον χρησιμοποιήσουμε στον πίνακα Υπάλληλος για να αντιστοιχίσουμε κάθε υπάλληλο σε ένα τμήμα Departments Department ID DepartmentPrimary key  1 Administration 2 Computer Science 3 English 4 History 5 Math

Κατασκευή στήλης αναζήτησης ανοίξτε τον πίνακα στον οποίον θέλετε να προσθέσετε την στήλη αναζήτησης επιλέξτε την ετικέτα της στήλης στην οποία θέλετε να προσθέσετε την στήλη αναζήτησης ενεργοποιήστε την καρτέλα Φύλλο Δεδομένων πατήστε στην εντολή Στήλη Αναζήτησης για να εμφανιστεί ένα παράθυρο επιλέξτε την επιλογή ‘’ θέλω η στήλη αναζήτησης να αναζητά τις τιμές στον πίνακα’’ Click Επόμενο.

Άσκηση για την κατασκευή πίνακα και σχέσεων- Οργάνωση ενός VideoClub Οι οντότητες που μας χρειάζονται είναι οι Πελάτες και οι Ταινίες Οι σχέσεις που συνδέει τις οντότητες αυτές είναι Οι Πελάτες, οι Ταινίες και οι Ενοικιάσεις (πρέπει να κατασκευάσουμε 3 πίνακες) Ο πίνακας Πελάτες θα πρέπει να περιέχει τα πεδία ID Πελάτη Επώνυμο Όνομα Τηλέφωνο

Άσκηση για την κατασκευή πίνακα και σχέσεων- Οργάνωση ενός VideoClub Ο πίνακας Ταινίες θα πρέπει να περιέχει τα πεδία ID Ταινίας Τίτλος Σκηνοθέτης Παίζουν Αφίσα (αντικείμενο OLE) Κατηγορία (θα επιλέγετε από λίστα ΑΙΣΘΗΜΑΤΙΚΗ, ΠΕΡΙΠΕΤΕΙΑ, ΚΩΜΩΔΙΑΘΡΙΛΛΕΡ, ΚΟΙΝΩΝΙΚΗ, ΠΑΙΔΙΚΗ) Ο πίνακας Ενοικιάσεις θα πρέπει να περιέχει τα πεδία ID Ενοικίασης Πελάτης Ταινία Παραλαβή Ποσό (δεν πρέπει να είναι μικρότερο από 5 ευρώ) Πληρώθηκε Επιστράφηκε

Άσκηση για την κατασκευή πίνακα και σχέσεων- Οργάνωση ενός VideoClub Δημιουργήστε μια σχέση 1 προς πολλά ανάμεσα στους πελάτες και τις ενοικιάσεις. Ενεργοποιήστε την ακεραιότητα των αναφορών Δημιουργήστε μια σχέση 1 προς πολλά ανάμεσα στις ταινίες και τις ενοικιάσεις. Ενεργοποιήστε την ακεραιότητα των αναφορών Κλείστε το παράθυρο των σχέσεων και αποθηκεύστε τις αλλαγές Ανοίξτε τον πίνακα πελάτες και προσθέστε τα παρακάτω δεδομένα 1 ΙΩΑΝΝΟΥ ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ 6978678912 2 ΝΙΚΟΛΑΟΥ ΜΑΡΙΑ 6978678913 3 ΑΝΤΩΝΙΟΥ ΧΡΗΣΤΟΣ 6978678914

Άσκηση για την κατασκευή πίνακα και σχέσεων- Οργάνωση ενός VideoClub Ανοίξτε τον πίνακα Ταινίες και προσθέστε τα παρακάτω δεδομένα 1 Pirates of Caribbean Gore Verbinski Johnny Depp,  Geoffrey Rush,  Kevin R. McNally ΠΕΡΙΠΕΤΕΙΑ 2 Panic Room David Fincher  Jodie Foster, Kristen Stewart ΘΡΙΛΛΕΡ 3 Lara Croft Tomb Raider Simon West Angelina Jolie 4 A Beautiful Mind  Ron Howard Russell Crowe, Ed Harris,  Jennifer Connelly ΚΟΙΝΩΝΙΚΟ 5 The lord of the rings Peter Jackson Elijah Wood, IanMcKellen, Sean Astin ΠΑΙΔΙΚΟ

Άσκηση για την κατασκευή πίνακα και σχέσεων- Οργάνωση ενός VideoClub Ανοίξτε τον πίνακα Ενοικιάσεις και προσθέστε τα παρακάτω δεδομένα 1 1/10/2009 10 Όχι 2 3 3/10/2009 5 Ναι 6 4 6/10/2009 9

Επιλογή πίνακα ή ερώτησης Επιλέξτε αν η στήλη αναζήτησης σας θέλετε να βασίζεται σε πίνακες, ερωτήσεις ή και τα δύο Επιλέξτε τον πίνακα ή την ερώτηση που επιθυμείτε Επιλέξτε Επόμενο

Κατασκευή ερωτημάτων Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα για να δείτε ένα υποσύνολο των δεδομένων ή για να απαντήσετε σε ερωτήματα σχετικά με τα δεδομένα σας Ανοίξτε τον πίνακα σε τρόπο Σχεδίασης Ερωτημάτων

Παρουσίαση όλων των τιμών Ανοίξτε τον πίνακα σε σχεδιασμό Πίνακα Πιέστε το τόξο στο πρώτο πεδίο και επιλέξτε την επιλογή όνομαπίνακα.*. Το όνομα του πίνακα θα εμφανιστεί σαν γραμμή. Πιέστε το κουμπί Run. Η Access θα βρεί όλα τα πεδία και τις εγγραφές του πίνακα

Εμφάνιση στήλης με ερώτημα Ανοίξτε τον πίνακα σε Σχεδιασμό Ερωτήματος Επιλέξτε το όνομα της στήλης που θέλετε να εμφανίσετε Επιλέξτε Run

Επιλογή πολλαπλών στηλών Όπως πριν επιλέγοντας περισσότερα πεδία

Επιλογή συγκεκριμένων εγγραφών Operator Meaning Field Type Entry Format = Ίσο με Χαρακτήρας, αριθμος, ημερομηνία = "DE" = 5 = #2/16/88# <>  Ανώμιο <> "DE“ >  Μεγαλύτερο από > "DE“ >= Μεγαλύτερο ή ίσο > = "DE" <  Μικρότερο από < "DE" <= <= "DE" In Ίδιο με στοιχείο στη λίστα In ("DE", "NJ") In (5, 9, 17) In (#2/16/88#, #2/3/90#, #12/15/88#) Not In  Διαφορετικό από τα στοιχεία της λίσττας Not In ("DE", "NJ") Between Αν΄μεσα σε 2 τιμές Between "C" And "F" Between 5 And 10 Not Between Όχι ανάμεσα σε 2 τιμές Not Between "C" And "F" N Is Null Η τιμή δεν υπάρχει στη λίστα Is Not Null Η τιμή υπάρχει στο πεδίο Is Not Null I Like Σαν ένα συγκεκριμένο κείμενο * για 1 χαρακτήρα ? Για περισσότερους Like "S*" Like "1*" Not Applicable Not Like Όχι σαν….

Επιλογή συγκεκριμένων εγγραφών Ανοίξτε τον πίνακα σε Σχεδιασμό Ερωτήματος Επιλέξτε τα ονόματα των πεδίων με την σειρά που θέλετε να εμφανιστούν Ταξινομήστε σε αύξουσα ή φθίνουσα Αποεπιλέξτε το κουμπί Εμφάνιση από τις στήλες που δεν θέλετε να εμφανίσετε Προσθέστε τα κριτήρια στην γραμμή κριτηρίων Πατήστε το κουμπί Click

Άσκηση (I) Στο αρχείο ΕΡΩΤΗΜΑΤΑ.mdb δημιουργήστε και απαντήστε στα παρακάτω: Δημιουργήστε ένα ερώτημα το οποίο Θα βασίζεται σε όλα τα πεδία του πίνακα ΧΩΡΕΣ Θα το αποθηκεύσετε με το όνομα ΕΥΡΩΠΗ Θα εμφανίζει μόνο τις χώρες της Ευρώπης Θα το αποθηκεύσετε με το όνομα ΜΕΓΑΛΟΙ ΠΛΗΘΥΣΜΟΙ Θα εμφανίζει όλες τις χώρες που έχουν πληθυσμό άνω των 50.000.000 Θα το αποθηκεύσετε με το όνομα ΜΕΣΑΙΟΙ ΠΛΗΘΥΣΜΟΙ Θα εμφανίζει όλες τις χώρες που έχουν πληθυσμό από 10.000.000 εώς 50.000.000

Άσκηση (ΙΙ) Δημιουργήστε ένα ερώτημα το οποίο Θα βασίζεται στα πεδία Χώρα, Πρωτεύουσα, Ήπειρος του πίνακα ΧΩΡΕΣ Θα το αποθηκεύσετε με το όνομα ΠΡΩΤΕΥΟΥΣΕΣ ΑΠΌ Κ Θα εμφανίζει τις χώρες που οι πρωτεύουσες τους ξεκινάει από Κ (στα κριτήρια Κ*) Θα το αποθηκεύσετε με το όνομα ΧΩΡΕΣ ΣΕ Ν Θα εμφανίζει τις χώρες που το όνομα τους τελειώνει σε Ν (στα κριτήρια *Ν) Θα το αποθηκεύσετε με το όνομα ΧΩΡΕΣ ΜΕ Χ Θα εμφανίζει τις χώρες που το όνομα τους περιέχει το γράμμα Χ (στα κριτήρια *χ*)

Άσκηση (ΙΙΙ) Δημιουργήστε ένα ερώτημα το οποίο Θα βασίζεται στα πεδία Χώρα, Πρωτεύουσα, Ήπειρος του πίνακα ΧΩΡΕΣ Θα το αποθηκεύσετε με το όνομα ΧΩΡΕΣ Α ΕΩΣ Δ Θα εμφανίζει τις χώρες που το όνομα τους αρχίζει με τα γράμματα Α, Β,Γ ή Δ (στα κριτήρια <Ε) Θα βασίζεται στα πεδία Χώρα, Πρωτεύουσα, Ήπειρος, Γλώσσα1 και Γλώσσα2 του πίνακα ΧΩΡΕΣ Θα το αποθηκεύσετε με το όνομα ΙΣΠΑΝΟΦΩΝΟΙ ΑΜΕΡΙΚΗΣ Θα εμφανίζει τις χώρες που βρίσκονται στην Αμερική και η πρώτη γλώσσα τους είναι η ισπανική Θα βασίζεται στα πεδία Χώρα, Πρωτεύουσα, Ήπειρος, Πληθυσμός του πίνακα ΧΩΡΕΣ Θα το αποθηκεύσετε με το όνομα ΜΙΚΡΕΣ ΧΩΡΕΣ ΤΗΣ ΑΦΡΙΚΗΣ Θα εμφανίζει τις χώρες που βρίσκονται στην Αφρική και ο πληθυσμός τους είναι λιγότερος από 5.000.000

Άσκηση (ΙV) Δημιουργήστε ένα ερώτημα το οποίο Θα βασίζεται στα πεδία Αξία, Πωλητής, Πληρώθηκε και Ολοκληρώθηκε συπν πίνακα ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΠΩΛΗΣΕΩΝ Θα το αποθηκεύσετε με το όνομα ΜΕΓΑΛΕΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΈΝΕΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ Θα εμφανίζει τις πωλήσεις που είναι μεγαλύτερες από 200.000 και ολοκληρώθηκαν Θα το αποθηκεύσετε με το όνομα ΠΛΗΡΩΜΕΝΕΣ Η ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΕΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ Θα εμφανίζει τις πωλήσεις που ή πληρώθηκαν ή ολοκληρώθηκαν ή και τα δύο μαζί Θα το αποθηκεύσετε με το όνομα ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΕΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ TOY ΓΙΑΝΝΗ ΚΑΙ ΤΟΥ ΜΙΧΑΛΗ Θα εμφανίζει τις πωλήσεις του Γιάννη και του Μιχάλη που ολοκληρώθηκαν

Πολλαπλά κριτήρια

Ερώτημα σε συσχετισμένους πίνακες