Προγραμματισμός και Διαχείριση Επιχειρηματικών Πόρων - ERP Μάθημα 3: Μεθοδολογική Προσέγγιση Υλοποίησης Συστημάτων ERP

2 Life Cycle ενός Πληροφοριακού Συστήματος ERP Αναλυτική Παρουσίαση όλων των σταδίων εξέλιξης (life cycle) toy ERP. Κατανόηση από όλους τους εμπλεκόμενους. Έργο ERP – Project ERP  Στόχοι – Υψηλού Επιπέδου χαρακτηριστικά και σχετίζονται άμεσα με την επιτυχία του έργου.  Στάδια Εξέλιξης

3 Στόχοι Ταχύτητα  Deadlines βάση σχεδιασμού  Πραγματικός χρόνος υλοποίησης Σκοπός  Τεχνικά χαρακτηριστικά και λειτουργικές εφαρμογές εγκατάστασης. Πόροι  Προσωπικό  Συσκευές – Hardware  Λογισμικό – Software  Τεχνική Υποστήριξη  Σύμβουλοι Κίνδυνος  Επηρεάζει τη συνολική επιτυχία και απόδοση της υλοποίησης  Η επιτυχία μετριέται με δείκτες όπως Αποδοχή Απόδοση επένδυσης Χρόνος υλοποίησης Πολυπλοκότητα  Βαθμός δυσκολίας υλοποίησης και συντήρησης του λογισμικού.  Εξαρτάται άμεσα από το μέγεθος και το περιβάλλον της επιχείρησης Οφέλη  Ποσοστό καλής χρήσης και λειτουργίας του λογισμικού από τους εργαζόμενους.

4 Αλληλεπιδράσεις μεταξύ στόχων Κλίμακα από υψηλή βαθμονόμηση σε χαμηλή. ΟφέληΠόροιΚίνδυνοςΠολυπλο κότητα ΤαχύτηταΣκοπός Οφέλη+ΟΟΟ+ ΠόροιΟ+Ο+ Κίνδυνος+++ Πολυπλο κότητα -+ Ταχύτητα- Σκοπός +: Ανάλογη-: Αντιστρόφως ΑνάλογηΟ: Ουδέτερη

5 Αλληλεπιδράσεις μεταξύ στόχων Οι αλληλεπιδράσεις δεν είναι σταθερές μεταβλητές Επηρεάζονται κυρίως από την ύπαρξη ή μη IT τμημάτων.  Ανεπτυγμένο IT αντεπεξέρχεται πιο γρήγορα σε θέματα πολυπλοκότητας. Αρχικά στάδια πρέπει να καθορίζουμε τις αλληλεπιδράσεις. Συνδυασμοί μεταξύ στόχων καθορίζουν τη στρατηγική υλοποίησης.

6 Στρατηγικές Υλοποίησης ΣτρατηγικήΟφέληΠόροιΚίνδυνοςΠολυπλοκότηταΤαχύτηταΣκοπός Breakneck 10Ι2Ι8Ι2Ι 5Ι 3Π8Π2Π8Π7Π5Π Star 6Ι10Ι6Ι 5Ι 8Π10Π8Π4Π5Π7Π Turnkey 6Ι7Ι8Ι2Ι5Ι4Ι 2Π10Π2Π9Π5Π7Π In-House 5Ι3Ι8Ι2Ι5Ι6Ι 7Π8Π3Π6Π Budget 4Ι1Ι6Ι2Ι3Ι 1Π2Π 10Π3Π Partner 7Ι6Ι8Ι4Ι7Ι6Ι 4Π8Π7Π6Π7Π8Π Low Risk 3Ι9Ι8Ι1Ι2Ι 2Π10Π8Π2Π3Π 10 = Υψηλή0 = ΧαμηλήΙ = ΙδεατήΠ = Πραγματική

7 Στρατηγικές Υλοποίησης Breakneck  Συνηθισμένη, χωρίς πολύ επιτυχία  Γρήγορη, χαμηλού κόστους επιλογή για ERP  Ελάχιστα στάδια εξέλιξης, μέγιστη επιτάχυνση διαδικασίας  Λογισμικό χωρίς καλές προδιαγραφές  Καταστροφικά αποτελέσματα και γενικότερα υψηλού κινδύνου. Star  Πολλά πλεονεκτήματα, λίγες εφαρμογές  Άμεση εμπλοκή στον πυρήνα των ομάδων υλοποίησης των υψηλόβαθμων στελεχών  Γρήγορη και χαμηλού κόστους υλοποίηση  Full time δουλειά από όλους αφού οι «μεγάλοι» δουλεύουν κι αυτοί. Turnkey  Ελάχιστη συμμετοχή της επιχείρησης  Outsource everything  Low risk strategy  Έλλειψη επικοινωνίας, οι λειτουργικές και τεχνικές προδιαγραφές δεν είναι σωστές  Δεν καλύπτονται οι ανάγκες της επιχείρησης  Τέτοιες στρατηγικές είναι υψηλού κινδύνου και έχουν χαμηλά ποσοστά επιτυχίας.

8 Στρατηγικές Υλοποίησης In house.  Πόροι και δυναμικό της επιχείρησης  Χαμηλού κόστους και εσωτερική ιδιωτικοποίηση (internal ownership)  Αρχικά στάδια δύσκολα Τεχνικές δυσκολίες Έλλειψη γνώσης  Σπατάλη χρημάτων και χρονική καθυστέρηση  Υψηλού κινδύνου και η πλήρης εκμετάλλευση των οφελών του συστήματος αρκετά δύσκολη υπόθεση. Budget  Cost management – Σωστή διαχείριση κόστους  Ελαχιστοποίηση κόστους  Μείωση σκοπών  Ελαχιστοποίηση εξωτερικών συμβούλων  Ελάχιστα οφέλη  Έλλειψη διοικητικής υποστήριξης  Υψηλός κίνδυνος και λίγες πιθανότητες επιτυχίας

9 Στρατηγικές Υλοποίησης Partner  Συνδυασμός πόρων και δυναμικού επιχείρησης με εξωτερικούς συνεργάτες και συμβούλους.  Συχνή επιλογή, ακριβού κόστους και χρονοβόρα  Μοιάζει με τη star αλλά ο καταμερισμός ευθυνών διαφέρει Partner: μοιρασμένη ευθύνη Star: η ευθύνη βαραίνει τα στελέχη της επιχείρησης  Ο καταμερισμός της ευθύνης μπορεί να οδηγήσει σε αδιέξοδα και έχουμε αυξημένο κίνδυνο και πιθανότητες αποτυχίας. Low risk.  Χαμηλή πολυπλοκότητα και σκοποί, αλλά μεγάλος αριθμός πόρων.  Πολλά στάδια εξέλιξης  Διασύνδεση των σταδίων με λογικές συνθήκες (if then, while κλπ) είτε σειριακά είτε παράλληλα  Οι λογικές συνθήκες διασφαλίζουν την επιτυχή εξέλιξη των σταδίων, όλες οι προδιαγραφές ικανοποιούνται και οι συμφωνίες με τους εξωτερικούς συνεργάτες.  Η συνολική πρόοδος είναι πολύ καλή  Μοιάζει με τη star Η star απαιτεί γρήγορη υλοποίηση H Low risk απαιτεί περισσότερο χρόνο  Χαμηλού κινδύνου, χρονοβόρα με τα περισσότερα στάδια εξέλιξης και αρκετά περίπλοκη διαδικασία.

10 Διαχείριση έργου ERP Κατανόηση αλληλεπιδράσεων και συσχετισμών μεταξύ στόχων και σταδίων εξέλιξης. Σειρά σταδίων (πρότυπη)  Προκαταρκτική Εκπαίδευση  Δημιουργία ομάδων έργου  Ανάλυση απαιτήσεων  Ολοκλήρωση επιχειρησιακών διαδικασιών  Καθορισμός βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων στόχων  Εκπαίδευση ομάδων έργου  RFIs (Request for Information) ή RFQs (Quotation)  Ανάλυση ROI  RFPs (Proposals)  Επισκέψεις / Ερωτηματολόγια προς τους προμηθευτές ERPs σε πελάτες τους.  Επίδειξη Επιλεγμένων Επιχειρησιακών Διαδικασιών ή σεναρίων  Επίδειξη Λογισμικού  Προκαταρκτικός Σχεδιασμός Έργου  Διαδικασία Επιλογής  Διαπραγματεύσεις Σύμβασης  Έναρξη Εγκατάστασης  Βασικός Σχεδιασμός Έργου  Λεπτομερής Σχεδιασμός Έργου  Εγκαταστάσεις έργου  Εκπαίδευση στο ERP

11 Διαχείριση έργου ERP Ερωτήσεις Βασικής Διαμόρφωσης / παραμετροποίησης Δημιουργία πολιτικής αντιμετώπισης προβλημάτων Αντιστοίχηση και δημιουργία αναφορών Μέτρηση επιδόσεων και προτυποποίηση Επιπρόσθετη παραμετροποίηση και προσαρμογή λογισμικού Μεταφορά βάσεων δεδομένων Σχεδιασμός εναλλακτικών πλάνων Τεκμηρίωση Εκπαίδευση τελικών χρηστών Εσωτερικός Έλεγχος Δείκτες απόδοσης Εκκίνηση Υποστήριξη μετά την υλοποίηση Συνεχής εκπαίδευση και παρακολούθηση

12 Ομάδες Έργου Υπεύθυνες για φάση υλοποίησης και για τη συνεχή εκπαίδευση, υποστήριξη και παρακολούθηση Οργανωτική δομή επηρεάζεται άμεσα από  Επιχειρησιακό περιβάλλον  Στρατηγικές υλοποίησης Ανώτερη Διοικητική Βαθμίδα  Σχεδιάζει την ευρύτερη στρατηγική  Καθορίζει μακροπρόθεσμους και βραχυπρόθεσμους στόχους  Περιορισμένη επικοινωνία με άλλες ομάδες Υπεύθυνος Προώθησης έργου  Δίνουν κίνητρα  Οικονομική υποστήριξη  Ασκούν εξουσία Προϊστάμενοι έργου  Επικοινωνία και συντονισμό πόρων Προϊστάμενοι υλοποίησης εφαρμογών  Επιβλέπουν και εποπτεύουν τη ροή των καθημερινών διαδικασιών.  Γνώστες όλων των σταδίων  Σύνδεση με επιχειρησιακές διαδικασίες Υπεύθυνοι ομάδων υλοποίησης  Συντονίζουν και επικοινωνούν με τα μέλη  Στενή συνεργασία με συμβούλους Μέλη ομάδων υλοποίησης  Αντιστοιχούν επιχειρησιακές διαδικασίες με δυνατότητες λογισμικού. Ομάδες υλοποίησης εφαρμογών  Ερωτηματολόγια  Εκπαιδευτική διαδικασία  Ανασκόπηση ροών  Γνώση προϊόντος  Τελικοί χρήστες

13 Ομάδες Έργου Σύμβουλοι  Καλύπτουν κενά Εκπρόσωπος υποστήριξης  Συντονίζει τους πόρους του προμηθευτή  Επιλύει προβλήματα Τελικοί χρήστες  Τελικοί χρήστες του λογισμικού

14 Οργανωτικές Δομές ομάδων έργου Πολλοί τρόποι οργάνωσης Isolate  Προϊστάμενος υλοποίησης εφαρμογών για κάθε λειτουργική περιοχή  Χρονοβόρα διαδικασία, κατανάλωση πολλών πόρων  Αξιοποίηση λειτουργικών πόρων της επιχείρησης Lightweight  Προϊστάμενοι υλοποίησης εφαρμογών  Υπεύθυνοι ομάδων υλοποίησης  Χαμηλής βαθμίδας προϊστάμενος έργου  Επικοινωνία μεταξύ των εμπλεκόμενων μερών Heavyweight  Επικοινωνία  Αποτελεσματική λύση προβλημάτων και δυναμική εναλλαγή ρόλων  Υψηλόβαθμο στέλεχος για προϊστάμενος έργου  Ξεκάθαροι στόχοι  Μικρές επιχειρήσεις και γρήγορα αποτελέσματα A – team  Αποκλειστική χρήση πόρων  Δυναμική εναλλαγή ρόλων  Μεγάλα και πολύπλοκα έργα

15 Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας Ξεκάθαροι στρατηγικοί στόχοι Αποφασιστικότητα από την υψηλότερη βαθμίδα διοίκησης Άριστη Διαχείριση Έργου Ακρίβεια Δεδομένων Σωστή εκπαίδευση και εξάσκηση χρηστών Δείκτες απόδοσης Διαχείριση Οργανωτικών Αλλάγών

16 Στρατηγικές Σχεδιασμού πριν την εγκατάσταση Σχεδιασμός πλάνων για τη διαχείριση ποιότητας και κινδύνων Διαχωρισμός φάσεων και σταδίων και ομάδες έργου Χρονοπρογραμματισμός φάσεων, σχεδιασμός επικοινωνιακών συστημάτων και κέντρου διαχείρισης οργανωτικών αλλαγών Σχεδιασμός προσλήψεων, επιλογή και και εκπαίδευση ομάδων έργου Εκπαίδευση χρηστών

17 Στρατηγικές Σχεδιασμού κατά την εγκατάσταση Δίκτυο ελέγχου και συλλογής πληροφοριών από ομάδες έργου Πλάνα για διαχείριση κρίσεων Δίκτυο επικοινωνίας για ομάδες έργου Σχεδιασμός ομάδας υποστήριξης Σύστημα ασφαλείας και δικαιωμάτων χρηστών Έλεγχος χρονοδιαγραμμάτων και προόδου του έργου

18 Στρατηγικές Σχεδιασμού μετά την εγκατάσταση Συνολική αποτίμηση του έργου εγκατάστασης Έλεγχος αποδοτικότητας και βαθμού αποδοχής από χρήστες Έλεγχος και αποτίμηση αδυναμιών ή κακού σχεδιασμού εγκατάστασης

19 AcceleratedSAP Λογισμικό για το R/3 Βοηθάει σε  Κόστος του project  Διάρκεια χρόνου υλοποίησης  Τρόπος εγκατάστασης  Διασφάλιση ποιότητας  Εργαλεία χρήσης, κλπ Προτείνει φάσεις υλοποίησης  Προετοιμασία έργου (1 – 2 μήνες)  Σύνταξη προσχεδίου (1 μήνα)  Υλοποίηση Προσχεδίου System administration Interfaces Data transfer  Τελική προετοιμασία (1 – 1,5 μήνα)  Εκκίνηση