Security and Confidentiality Ασφάλεια και Εμπιστευτικότητα

Security and Confidentiality/Ασφάλεια και Εμπιστευτικότητα Η γραμματέας είναι υπεύθυνη στο να διασφαλίζει την ασφάλεια και εμπιστευτικότητα όλων των πληροφοριών που αφορούν τον οργανισμό στον οποίο εργάζεται καθώς και όλων των εγγράφων που περνούν από τα χέρια της. Δεδομένα που αφορούν το προσωπικό της εταιρίας όπως ηλικίες, μισθοί, ιατρικό ιστορικό κλπ, σχέδια για την μελλοντική ανάπτυξη της εταιρίας και γενικώς όλες οι σημαντικές πληροφορίες, πρέπει να προστατεύονται από επισκέπτες αλλά και μη εξουσιοδοτημένο προσωπικό.

Είναι πολύ σημαντικό, τα άτομα που διαχειρίζονται αυτές τις ευαίσθητες και εμπιστευτικές πληροφορίες, όπως οι γραμματείς, να βρίσκονται συνέχεια σε εγρήγορση για να μπορούν να αντιμετωπίσουν τυχόν προσπάθειες για διαρροές. Αν αντιληφθούν τέτοιες ύποπτες περιπτώσεις, πρέπει να τις αναφέρουν σε κάποιο προϊστάμενο.

Safeguards for maintaining confidentiality/Μέτρα για διατήρηση της εμπιστευτικότητας Γνωρίζουμε ποιές είναι οι διαδικασίες που αφορούν την ασφάλεια και εμπιστευτικότητα και τις ακολουθούμε πιστά Δεν αφήνουμε ποτέ εμπιστευτικά έγγραφα εκτεθιμένα πάνω στο γραφείο μας όταν απομακρυνόμαστε από αυτό. Τα κλειδώνουμε στα συρτάρια μας όταν απομακρυνόμαστε ή δεν τα χρησιμοποιούμε Αρχειοθετούμε τα έγγραφα σε φάιλ, τα διαχωρίζουμε και τα ονομάζουμε ανάλογα δηλαδή εμπιστευτικά, προσωπικά ή μυστικά έγγραφα

Safeguards for maintaining confidentiality/Μέτρα για διατήρηση της εμπιστευτικότητας Τοποθετούμε το γραφείο μας με τέτοιο τρόπο ώστε ένας επισκέπτης να μην μπορεί να διαβάσει κάποιο εμπιστευτικό έγγραφο το οποίο υπάρχει πχ στην οθόνη του υπολογιστή μας. Δεν πρέπει να αφήνουμε ποτέ επισκέπτες μόνους στο γραφείο μας ή στο γραφείο του προισταμένου μας. Όταν εκτυπώνουμε κάποιο εμπιστευτικό έγγραφο, προσέχουμε να μην μπερδευτεί κάποιο αντίγραφο, με άλλα άσχετα έγγραφα και σιγουρευόμαστε πως το διαγράψαμε από την μνήμη της εκτυπωτικές μηχανής.

Safeguards for maintaining confidentiality/Μέτρα για διατήρηση της εμπιστευτικότητας Αν κάποιο μη εξουσιοδοτημένο άτομο μας ζητήσει κάποιες πληροφορίες οι οποίες είναι εμπιστευτικές, πρέπει να το αποφύγουμε με διπλωματικό κα ευγενικό τρόπο και να εξηγήσουμε σε αυτό το άτομο πως δεν μπορούμε να βοηθήσουμε και πως πρέπει να αποταθεί αλλο για βοήθεια. Πριν μεταφέρουμε εμπιστευτικές πληροφορίες από το τηλέφωνο, βεβαιωνόμαστε ότι ο συνομιλητής μας είναι εξουσιοδοτημένος να πάρει αυτές τις πληροφορίες και είμαστε πολύ προσεχτικές όταν τις μεταφέρουμε. Δεν πρέπει να τις ακούσουν άλλα άτομα και γι αυτό είναι καλύτερα να είμαστε μόνες στο γραφείο. Αν έχουμε κόσμο τότε κανονίζουμε να πάρουμε πίσω αργότερα.

Safeguards for maintaining confidentiality/Μέτρα για διατήρηση της εμπιστευτικότητας Έγγραφα εμπιστευτικά ή μυστικά τα οποία δεν χρειαζόμαστε πλέον, δεν τα πετάμε στα σκουπίδια αλλά τα καταστρέφουμε με ειδικά μηχανήματα όπως οι χαρτοκοπτικές μηχανές. Πρέπει να είμαστε το ίδιο προσεχτικές και με δεδομένα στον ηλεκτρονικό υπολογιστή, ηχογραφημένα στοιχεία κλπ Αν αντιληφθούμε οποιαδήποτε διαρροή πληροφοριών ή ύποπτη κίνηση, ενημερώνουμε τον προιστάμενο μας αμέσως

Security of Computerised Data/Ασφάλεια Δεδομένων Η/Υ Πρέπει να παίρνουμε ιδιαίτερες προφυλάξεις για την προστασία και ασφάλεια των δεδομένων που υπάρχουν στον Η/Υ για τυχόν διαρροές αλλά και απώλειες. Τι μπορούμε να κάνουμε: Να διατηρούμε αντίγραφα σε εξωτερικό σκληρό δίσκο (back-up), δεδομένων τα οποία έχουμε αποθηκεύσει σε δισκέττες, cd ή στην μνήμη του υπολογιστή και να τον έχουμε κάπου ασφαλές.

Security of Computerised Data/Ασφάλεια Δεδομένων Η/Υ Να χρησιμοποιούμε κωδικούς πρόσβασης στους Η/Υ. Αυτούς τους κωδικούς πρέπει να τους έχει μόνο εξουσιοδοτημένο προσωπικό. Επίσης, είναι σημαντικό να αλλάζονται αυτοί οι κωδικοί τακτικά. Να χρησιμοποιούνται κωδικοί για τα διάφορα έγγραφα, οι οποίοι θα είναι γνωστοί μόνο στους εξουσιοδοτημένους χρήστες των Η/Υ Να χρησιμοποιούμε ειδικά αυτοκόλλητα ή φακέλους με προειδοποίηση, τα οποία θα προστατεύουν από το να διαγράψει κάποιος τα δεδόμενα ή να προσθέσει άλλες άσχετες πληροφορίες σε αυτά.