Online Essentials Κίκα Χρυσοστόμου

Γραμμή εργασιών των Windows κάνουμε κλικ στο εικονίδιο του Microsoft Outlook. ή Πατούμε το κουμπί Start, All Programs, Microsoft Office, Microsoft Outlook.

Γραμμή τίτλου Κορδέλα Αριστερό τμήμα Φάκελος Εισερχόμενων (inbox) Δεξιό τμήμα Τμήμα Αγαπημένων Φακέλων

Για να αλλάξουμε διάταξη του Τμήματος Μηνυμάτων (Message Pane) και του Τμήματος Ανάγνωσης (Reading Pane): 1.Κλικ στην καρτέλα View 2.Εντολή Reading Pane (Τμήμα Ανάγνωσης) από την ομάδα εντολών Layout. 3.Επιλέγουμε : Right ή Bottom ή Off Right: Το Τμήμα Ανάγνωσης εμφανίζεται στα δεξιά του Τμήματος Μηνυμάτων. Bottom: Το Τμήμα Ανάγνωσης εμφανίζεται κάτω από το Τμήμα Μηνυμάτων. Off: Κλείνει το Τμήμα Ανάγνωσης.

Για να τερματίσουμε το Microsoft Outlook: Καρτέλα File και Exit ή Πατούμε το κουμπί κλεισίματος στη Γραμμή τίτλου. ή Στο πληκτρολόγιο πατούμε ALT+F4

Από την καρτέλα Home, πατούμε το κουμπί New Κορμός Μηνύματος Κεφαλίδα μηνύματος

Εισάγουμε την ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη στο πλαίσιο To: (Προς): Επίσης μπορούμε να προσθέσουμε επιπλέον παραλήπτες με το «;» : Κοινοποίηση στο Πεδίο Cc σε τρίτο πρόσωπο:

Μπορούμε να κοινοποιήσουμε ηλεκτρονικά μηνύματα σε κάποιο πρόσωπο χωρίς ο παραλήπτης να το γνωρίζει (κρυφά) μέσω του Bcc: Για να αποστείλουμε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα σε παραλήπτη που έχουμε ήδη καταχωρημένο: Πατούμε το κουμπί To:, επιλέγουμε το και Ok. Εναλλακτικά απο την καρτέλα Message, Address Book.

Μπορούμε να αποστείλουμε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα στους παραλήπτες που περιλαμβάνονται σε μια Λίστα Διανομής όπου έχουμε καταχωρημένη στο Βιβλίο Διευθύνσεων. Απλά πληκτρολογούμε το όνομα της λίστας στα πεδία To, Cc, Bcc Εναλλακτικά πατούμε το κουμπί To και εισάγουμε τη λίστα διανομής Μπροστά από μια λίστα διανομής εμφανίζεται το σύμβολο: +

Θέμα : Περιλαμβάνει συντόμη περιγραφή (συνήθως χαρακτήρες) για το περιεχόμενο του μηνύματος. Πρέπει να είναι περιεκτικό. Έτσι αυξάνονται οι πιθανότητες ο παραλήπτης να το διαβάσει αντί να το διαγράψει!

Για να ελέγξουμε εάν το περιεχόμενο του μηνύματος έχει ορθογραφικά λάθη πατούμε την εντολή Spelling & Grammar από την καρτέλα Review. Υπάρχουν επιλογές: Ignore Once, Ignore All, Add to Dictionary (Προσθήκε στο λεξικό), Change, Change all, AutoCorrect (Αυτόματη Διόρθωση), Undo, Cancel. Εναλλακτικά: Δεξί κλικ στην κόκκινη υπογράμμιση

Αφού έχουμε συμπλήρωσει όλα τα απαραίτητα στοιχεία και έχουμε συντάξει το περιεχόμενο του μηνύματος πατούμε το κουμπί Send για αποστολή του μηνύματος.

Για αντιγραφή κειμένου σε ένα μήνυμα που θα αποστείλουμε: 1.Επιλέγουμε το κείμενο που θέλουμε να αντιγράψουμε 2.Αντιγραφή: Κουμπί Copy ή δεξί κλικ και Copy ή Ctrl+C (πληκτρολόγιο). 3.Τοποθετούμε το σημείο εισαγωγής εκεί που θέλουμε να αντιγράψουμε το κείμενο. 4.Επικόλληση: Κουμπί Paste ή δεξί κλικ και Paste ή Ctrl+V.

Επισύναψη αρχείων Καρτέλα Message και πατούμε το κουμπί Attach File (Επισύναψη αρχείου) Επιλέγουμε το αρχείο και πατούμε το Insert. Διαγραφή αρχείων Επιλέγουμε το αρχείο στην κεφαλίδα Δεξί κλικ Remove (Αφαίρεση)

Υπάρχει τρόπος για να καθορίσουμε εάν το μήνυμα είναι σημαντικό με την δυνατότητα Σήμανσης Προτεραιότητας. Από την καρτέλα Message, στην ομάδα εντολών Tags πατούμε το κουμπί: High Importance (Ψηλή προτεραιότητα) ή Low Importance (Χαμηλή προτεραιότητα)

Για να αποθηκεύσουμε ένα μήνυμα χωρίς να το έχουμε ολοκληρώσει: 1.Επιλέγουμε την καρτέλα File 2.Save Το μήνυμα αποθηκεύεται στο φάκελο Drafts (Πρόχειρα) Για να ολοκληρώσουμε ένα μήνυμα που είχαμε αποθηκεύσει: 1.Το εντοπίζουμε στο φάκελο Drafts 2.Διπλό κλικ για να ανοίξει 3.Αφού κάνουμε τις αλλαγές πατούμε Send.

Για να ανοίξουμε ένα εισερχόμενο μήνυμα: Διπλό κλικ στο μήνυμα ή επιλέγουμε το μήνυμα στο Τμήμα Μηνυμάτων Μπορούμε να ανοίξουμε πολλαπλά μηνύματα. Κλείσιμο μηνυμάτων: File, Close Κουμπί κλεισίματος (Close) Alt + F4

Απάντηση στον Αποστολέα: 1.Επιλέγουμε το μήνυμα στο οποίο θέλουμε να απαντήσουμε 2.Πατούμε το κουμπί Reply (Απάντηση) στην καρτέλα Home. Απάντηση σε Όλους: 1.Επιλέγουμε το μήνυμα 2.Πατούμε Reply All (Απάντηση σε όλους) από την καρτέλα Home.

Για να προωθήσουμε ένα μήνυμα σε τρίτο άτομο: 1.Επιλέγουμε το μήνυμα 2.Πατούμε το κουμπί Forward (Προώθηση) από την καρτέλα Home.

Για να αποθηκεύσουμε ένα επισυνημμένο αρχείο: 1.Κλικ στο αρχείο 2.Στην κορδέλα θα εμπφανιστεί η καρτέλα Attachments (Συνημμένα) κάτω από τον τίτλο Attachments Tools (Εργαλεία Συνημμένων). 3.Save as 4.Επιλέγουμε τις παραμέτρους αποθήκευσης (θέση, όνομα, τύπος) 5.Save

Για να εκτυπώσουμε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα: Δεξί κλικ στο μήνυμα από το τμήμα Μηνυμάτων. Πατούμε Quick Print (Εκτύπωση). ή Πατούμε το κουμπί Print στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης και στην οθόνη που θα εμφανιστεί πατούμε ξανά Print.

Ρυθμίσεις εκτύπωσης:

Εντοπισμός βοήθειας: 1.Πατούμε είτε είτε F1 (πληκτρολόγιο) 2.Από το Outlook Help ακολουθούμε το σύνδεσμο που μας ενδιαφέρει 3.Επιλέγουμε το θέμα (topic) που μας ενδιαφέρει 4.Όταν ολοκληρώσουμε τη χρήση της Λειτουργίας βοήθειας πατούμε Αναζήτηση βοήθειας: 1.Ακολουθούμε την ίδια διαδικασία αλλά αντί να επιλέξουμε θέμα, στη Γραμμή Βοήθειας γράφουμε το θέμα που μας ενδιαφέρει και πατούμε το κουμπί Search (Αναζήτηση). 2.Όταν ολοκληρώσουμε τη χρήση της Λειτουργίας βοήθειας πατούμε

Κουμπί Minimize the Ribbon (Ελαχιστοποίηση της Κορδέλας): Κουμπί Expand the Ribbon (κουμπί Επαναφοράς Κορδέλας):

Υπάρχει η δυνατότητα προσθήκης μιας υπογραφής που προστίθεται αυτόματα στο τέλος κάθε μηνύματος που στέλλουμε. Η υπογραφή μπορεί να περιέχει στοιχεία επικοινωνίας. Π.χ. Το όνομα μας, ο επαγγελματικός μας τίτλος, η διεύθυνση και το τηλέφωνο εργασίας κλπ. New Καρτέλα Message, κουμπί Signature, Signatures Κουμπί New (καρτέλα Signature) Πληκτρολογούμε ένα όνομα για την υπογραφή και Ok Στο Edit Signature πληκτρολογούμε το κείμενο που θέλουμε να συμπεριλάβουμε στην υπογραφή (δυνατότητα μορφοποίησης του κειμένου). Ok

1.New , κουμπί Signature (καρτέλα Message), Signatures 2.Περιοχή Choose default signature: επιλέγουμε το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον οποίο θέλουμε να συσχετίζεται η υπογραφή. 3.Λίστα New Messages: επιλέγουμε την υπογραφή που θέλουμε να συμπεριλαμβάνεται σε όλα τα νέα μηνύματα που δημιουργούμε 4.Replies/forwards: εάν επιθυμούμε να συμπεριλαμβάνεται μια υπογραφή κατά την απάντηση ή προώθηση μηνυμάτων. Εάν όχι επιλέγουμε none. Διαγραφή υπογραφής σε ένα ανοικτό μήνυμα: Delete (πληκτρολόγιο)

Automatic Replies (Out of Office): Μόλις παραλάβουμε ένα μήνυμα το Outlook έχει τη δυνατότητα να απαντήσει αυτόματα στον αποστολέα. 1.File, κατηγορία Info 2.Κουμπί Automatic Replies (Out of office) 3.Μπορούμε να ορίσουμε αυτόματες απαντήσεις για συναδέλφους που ανήκουν στον ίδιο οργανισμό με εμάς (Inside My Organization) και άτομα εκτός του οργανισμού μας (Outside My Organization). 4.Ενεργοποιούμε το Send Automatic Replies 5.Ενεργοποιούμε το Only Send During This Time Range και ορίζουμε ώρα έναρξης και ώρα λήξης ανάλογα με την περίοδο απουσίας μας. 6.Πληκτρολογούμε το κείμενο 7.Ok

Υπάρχει η δυνατότητα σήμανσης (flag) για πιο εύκολη μελλοντική εντόπιση και αναφορά: 1.Επιλέγουμε το μήνυμα που θέλουμε 2.Στην καρτέλα Home Tab επιλέγουμε το κουμπί Follow Up στην ομάδα εντολών Tags. Εναλλακτικά δεξί κλικ στο απενεργοποιημένο σύμβολο σημαίας σήμανσης: π.χ. - Today: Σήμανση για εργασία που πρέπει να ολοκληρωθεί «σήμερα» Για αφαίρεση της σήμανσης: 1.Home Tab 2.Follow Up 3.Εναλλακτικά δεξί κλικ + Clear Tag

Για επισήμανση ενός ή περισσότερων μηνυμάτων ότι διαβάστηκαν ή αντίστροφα: 1.Επιλέγουμε το μήνυμα που θέλουμε να σημάνουμε 2.Home Tab, επιλέγουμε Read/Unread αν θέλουμε να σημάνουμε ένα μη αναγνωσμένο μήνυμα ως αναγνωσμένο 3.Αν θέλουμε να σημάνουμε ένα αναγνωσμένο μήνυμα ως μη αναγνωσμένο : Home Tab και Read/Unread *Το μήνυμα που έχουμε παραλάβει εάν δεν έχει διαβαστεί εμφανιζεται με έντονους χαρακτήρες στο τμήμα Μηνυμάτων.

Βιβλίο Διευθύνσεων (Address Book): Αποθήκευση στοιχείων επικοινωνίας ατόμων (επαφών) Προσθήκη Ηλεκτρονικών Διευθύνσεων: Στην καρτέλα Home, κάνουμε κλικ στην εντολή Address Book και ανοίγει ένα νέο παράθυρο Στο μενού File, κάνουμε κλικ στην εντολή New Entry Επιλέγουμε το κουμπί New Contact Προσθέτουμε τα στοιχεία του ατόμου στην καρτέλα Contact της κορδέλας με πατημένο το κουμπί General πληκτρολογούμε τα προσωπικά στοιχεία Πατούμε Save and Close για να ολοκληρωθεί η καταχώρηση

Στην καρτέλα Home κάνουμε κλικ στην εντολή Address Book Στη λίστα επαφών επιλέγουμε την καταχώρηση που θέλουμε να διαγραφεί και στη συνέχεια πατούμε Delete στο μενού File. Εναλλακτικά δεξί κλικ στην επαφή και Delete

Μπορούμε να προσθέσουμε την ηλεκτρονική διεύθυνση του αποστολέα ενός μηνύματος στο Βιβλίο Διευθύνσεων απ’ευθείας από το μήνυμα. Εμφανίζουμε σε ξεχωριστό παράθυρο το μήνυμα του αποστολέα που θέλουμε να προσθέσουμε στο βιβλίο. Τοποθετούμε το βελάκι του ποντικιού στη διεύθυνση του αποστολέα στην κεφαλίδα του μηνύματος. Θα εμφανιστεί η Contact Card. Πατούμε το κάτω βέλος δίπλα από το κουμπί View more options for interacting with this person και επιλέγουμε την εντολή Add to Outlook Contacts.

Αυτόματη ενημέρωση του βιβλίου όταν απαντούμε σε μηνύματα: Στο μενού Tools του Outlook Express κάνουμε κλικ στο κουμπί Options. Από την καρτέλα Send ενεργοποιούμε την επιλογή Automatically put people I reply in my Address Book. Ok

Δημιουργία Ομάδας Επαφών: Στην καρτέλα Home κάνουμε κλικ στην εντολή Address Book Κλικ στην εντολή New Entry στο μενού File Στο πλαίσιο διαλόγου επιλέγουμε την εντολή New Contact Group και Ok Πατούμε το κουμπί Add Members και επιλέγουμε από πού θα προστεθούν επαφές στην ομάδα επαφών

Όταν επιλέξουμε From Address Book ανοίγει ένα πλαίσιο διαλόγου Select Members όπου μπορούμε να επιλέξουμε τις επαφές που επιθυμούμε. Με το κουμπί Members μπορούμε να επιλέξουμε μια ή περισσότερες επαφές και να τις προσθέσουμε. Πατούμε ΟΚ Πληκτρολογούμε ένα όνομα για την ομάδα επαφών και πατούμε το κουμπί Save and Close. _________________________________________________ New contact: Πληκτρολογούμε το όνομα και την ηλεκτρονική διεύθυνση του ατόμου που θέλουμε να προσθέσουμε στην ομάδα επαφών και Ok. ! Πατούμε Save and Close

Τμήμα Μηνυμάτων: Ένδειξη προτεραιότητας ! : Υψηλή προτεραιότητα Ένδειξη προτεραιότητας ! : Υψηλή προτεραιότητα Επισήμανση Μηνύματος (Flag) Ενδείξεις (εάν το μήνυμα έχει αναγνωστεί, απαντηθεί ή προωθηθεί) Ένδειξη Επισυνημμένων Αρχείων Πεδίο Ονόματος Αποστολέα Το Θέμα του μηνύματος Ημερομηνία και ώρα παραλαβής του μηνύματος Μέγεθος μηνύματος και αρχείων Τα μηνύματα μπορούν να χωριστούν σε χρωματικές κατηγορίες

Εμφάνιση/απόκρυψη στήλης από το Τμήμα Μηνυμάτων: 1.Καρτέλα View, εντολή Add Columns (Προσθήκη Στηλών) 2.Από το πλαίσιο Show Columns (Εμφάνιση στηλών) επιλέγουμε τις στήλες που θέλουμε να εμφανίζονται από τη λίστα Available Columns και πατούμε Add έτσι ώστε να τις προσθέσουμε στη λίστα ορατών στηλών Show these columns in this order 3.Με τα κουμπιά Move Up, Move Down μπορούμε να αλλάξουμε τη σειρά με την οποία εμφανίζονται οι στήλες 4.Ok

Κριτήρια: Αποστολέας, Θέμα, Περιεχόμενο Instant Search στο πάνω μέρος του τμήματος Μηνυμάτων: 1.Επιλέγουμε το φάκελο στον οποίο θα αναζητήσουμε μηνύματα 2.Πατούμε στο Instant Search. Στην κορδέλα εμφανίζεται η καρτέλα Search. 3.Πληκτρολογούμε τις λέξεις κλειδί που επιθυμούμε 4.Η αναζήτηση γίνεται σε πραγματικό χρόνο 5.Πατούμε Close Search.

Ακρίβεια αναζήτησης: 1.Πατούμε Search στο τμήμα Μηνυμάτων και εμφανίζεται η καρτέλα Search. 2.Επιλέγουμε το εύρος της αναζήτησης από την ομάδα εντολών Scope. Οι αναζητήσεις γίνονται στον επιλεγμένο φάκελο Current Folder. Μπορούμε να ορίσουμε όλους τους υποφακέλους με το κουμπί All Subfolders. 3.Στη συνέχεια επιλέγουμε τα κριτήρια που θέλουμε. Κριτήρια: From, Subject, Attachments, Categorized, This Week, Sent to, Unread, Flagged, Important.

Ταξινόμηση μηνυμάτων σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά. 1.Δεξί κλικ στο Arrange By: 2.Επιλέγουμε κριτήριο ταξινόμησης (Date, From, Size) 3.Επιλέγουμε κατά πόσο τα μηνύματα θα ταξινομηθούν σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρα (Oldest On top ή Newest on top – εάν έχουμε επιλέξει ως κριτήριο την ημερομηνία)

1.Από την καρτέλα Folder πατούμε New Folder ή από το πληκτρολόγιο Ctrl+Shift+E. 2.Βεβαιωνόμαστε ότι ο φάκελος περιέχει Ηλεκτρονικά Μηνύματα με την επιλογή Mail and Post Items. 3.Πληκτρολογούμε το όνομα του φακέλου στο πλαίσιο Name και επιλέγουμε την τοποθεσία δημιουργίας του φακέλου στο Select where to place the folder. 4.Πατούμε OK.

Στο τμήμα Μηνυμάτων επιλέγουμε το μήνυμα που θέλουμε να μετακινήσουμε ή να αντιγράψουμε Στην καρτέλα Home πατούμε το κουμπί Move. Επιλέγουμε την εντολή Other Folder (Μετακίνηση σε άλλο φάκελο ή την εντολή Copy to folder (Αντιγραφή στο φάκελο). Από το πλαίσιο διαλόγου επιλέγουμε το φάκελο προορισμού. Ok

1.Επιλέγουμε τον φάκελο που θέλουμε να διαγράψουμε στο αριστερό τμήμα του Microsoft Outlook 2.Πατούμε το κουμπί Delete Folder στην καρτέλα Folder ή δεξί κλικ στον φάκελο και από το μενού συντόμευσης επιλέγουμε Delete Folder. 3.Στο πλαίσιο διαλόγουμε που θα εμφανιστεί πατούμε Yes για διαγραφή του φακέλου. To do: Δημιουργήστε ένα φάκελο με το όνομα σας και μετά διαγράψτε τον.

 Επιλέγουμε το μήνυμα που θέλουμε να διαγράψουμε  Πατούμε Delete από την καρτέλα Home ή Πατούμε Delete (πληκτρολόγιο) ή Κάνουμε δεξί κλικ και επιλέγουμε Delete στο μενού συντόμευσης.  Το μήνυμα τοποθετείται στο φάκελο Delete Items

Όταν διαγράφουμε ένα μήνυμα αυτό τοποθετείται προσωρινά στο φάκελο Deleted Items. Επαναφορά σε άλλο φάκελο: Στο τμήμα πλόηγησης (Navigation Pane) επιλέγουμε το φάκελο Deleted Items. Επιλέγουμε το μήνυμα που θέλουμε να επαναφέρουμε Δεξί κλικ στο επιλεγμένο μήνυμα και Move (μετακίνηση). Μπορούμε να το μετακινήσουμε στο Inbox ή σε άλλο φάκελο. Επιλέγουμε το φάκελο προορισμού Ok

Από το φάκελο Deleted Items πατούμε δεξί κλικ στο μήνυμα Επιλέγουμε Delete από το μενού συντόμευσης Πατούμε Yes στο πλαίσιο διαλόγου για οριστική διαγραφή Άδειασμα φακέλου «Deleted items» Δεξί κλικ στο φάκελο Deleted Items Επιλέγουμε Empty Folder από το μενού συντόμευσης Πατούμε Yes στο πλαίσιο διαλόγου για οριστική διαγραφή των περιεχομένων του φακέλου

Ανεπιθύμητη αλληλογραφία: Spam Φίλτρο Ανεπιθύμητης Αλληλογραφίας: Junk filter Επιλογή επιπέδου προστασίας: Καρτέλα Home, ομάδα εντολών Delete, κουμπί Junk Junk Options Καρτέλα Options (No automatic filtering, Low, High, Safe Lists Only) Αφαίρεση μηνυμάτων από το φάκελο Junk Επιλέγουμε το μήνυμα Καρτέλα Home, ομάδα εντολών Delete, κουμπί Junk Κλικ στο Not Junk (μεταφορά στο φάκελο Inbox)

Διαχείριση Συσκέψεων Ημερολογίου Συσκέψεις: Δραστηριότητες που προγραμματίζουμε στο ημερολόγιο μας. Συμπεριλαμβάνουν (συνήθως) πρόσκληση άλλων προσώπων ή δέσμευση κάποιων πόρων (π.χ. χώρο διάσκεψης) Δημιουργία σύσκεψης: 1.Επιλέγουμε το ημερολόγιο 2.Καρτέλα Home, κλικ στο New Meeting 3.Πληκτρολογούμε στο To: τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις των ατόμων που θέλουμε να στείλουμε την πρόσκληση (εμφανίζεται ως ηλεκτρονικό μήνυμα στα εισερχόμενα του παραλήπτη). 4.Επίσης προσθέτουμε κείμενο στο πλαίσιο Subject, Location, Start time, End time και στο κορμό μηνύματος. 5.Send

Εμφάνιση διαθεσιμότητας σε άλλα άτομα Show As: Free (Διαθέσιμος), Tentative (Αβέβαιος), Busy (Απασχολημένος), Out of Office (Εκτός Γραφείου). Υπενθύμιση πριν την ώρα έναρξης της σύσκεψης Reminder: π.χ. 15 minutes

Αλλαγή χαρακτηριστικού μιας σύσκεψης και στη συνέχεια ενημέρωση των ατόμων που έχουμε προσκαλέσει: 1.Ανοίγουμε τη σύσκεψη (διπλό κλικ στο ημερολόγιο) 2.Κάνουμε την αλλαγή (π.χ. αλλαγή ώρας της σύσκεψης) 3.Κουμπί Send Update (Αποστολή ενημέρωσης) Ακύρωση σύσκεψης: 1.Ανοίγουμε τη σύσκεψη 2.Καρτέλα Meeting 3.Κουμπί Cancel Meeting (Ακύρωση σύσκεψης) 4.Κουμπί Send Cancellation (Αποστολή ακύρωσης)

Προσθήκη συμμετεχόντων: 1.Ανοίγουμε τη σύσκεψη 2.Στο πεδίο To: πληκτρολογούμε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των επιπλέον συμμετεχόντων (στο τέλος κάθε διεύθυνσης πληκτρολογούμε «;» για διαχωρισμό). Εναλλακτικά προσθέτουμε διευθύνσεις από το Βιβλίο διευθύνσεων. 3.Επιλέγουμε την καταχώρηση της διεύθυνσης και πατούμε το κουμπί Required (Απαιτούμενος) ή Optional (Προαιρετικός) ανάλογα με το πόσο απαραίτητο είναι να παραστεί το άτομο στη σύσκεψη. 4.Ok 5.Κουμπί Send Update (επιλέγουμε εάν θέλουμε να στείλουμε την ενημερωμένη πρόσκληση στους νέους συμμετέχοντες ή σε όλους 6.Ok

Πόροι: Δωμάτιο συνεδριάσεων, ψηφιακός προβολέας, καφέ, μπισκότα Προσθήκη πόρων: 1.Καρτέλα Home, New meeting (ή ανοίγουμε υπάρχουσα σύσκεψη για προσθήκη πόρων) 2.Κουμπί To: για να ανοίξει το Address Book (εμφανίζονται οι διαθέσιμοι πόροι κωδικοποιημένοι) 3.Επιλέγουμε τους πόρους που θέλουμε να προσθέσουμε και πατούμε το κουμπί Resources (Πόροι) 4.Ok 5.Send ή Send Update (σε περίπτωση που έχουμε κάνει αλλαγές σε υφιστάμενη σύσκεψη).

Κατάργηση συμμετεχόντων: 1.Ανοίγουμε τη σύσκεψη 2.Επιλέγουμε τους συμμετέχοντες από το πεδίο To: και τους διαγράφουμε 3.Κουμπί Send Update 4.Ok Κατάργηση πόρων: 1.Ανοίγουμε τη σύσκεψη 2.Στο πεδίο To: επιλέγουμε και διαγράφουμε τους πόρους 3.Send Update

Αποδοχή Πρόσκλησης σε σύσκεψη: 1.Ανοίγουμε το μήνυμα 2.Κουμπί Accept 3.Κουμπί Send the Response Now Απόρριψη προσκλήσης σε σύσκεψη: 1.Ανοίγουμε το μήνυμα 2.Κουμπί Decline 3.Send the Response Now