Διαχείριση κινδύνου έργου (project risk management) Διαχείριση Έργων και Ανθρώπινου Δυναμικού Τμήμα Μηχανικών Πληροφορικής Λ. Αντωνόπουλος

Σκοπός μαθήματος Σε αυτό το μάθημα θα προσδιορίσουμε: Τι είναι κίνδυνος Τι είναι κίνδυνος στο έργο Τι είναι διαχείριση κινδύνου έργου Θα μάθουμε για το μητρώο κινδύνου, τη χρήση του και το περιεχόμενό του Θα μάθουμε τα 5 βήματα στη διαδικασία διαχείρισης κινδύνου Προσδιορισμός, Εκτίμηση, Σχεδιασμός, Υλοποίηση και Επικοινωνία Προϋπολογισμός κινδύνου Ρόλοι και αρμοδιότητες

Κίνδυνοι στον πραγματικό κόσμο Η διαχείριση κινδύνου είναι σημαντικός παράγοντας για την επιτυχία των έργων. Τα τελευταία χρόνια, σύμφωνα με τη διεθνή τάση, κερδίζει συνεχώς σημασία Όμως δεν είναι λίγες οι περιπτώσεις που προγράμματα, στρατηγικές ή μεγάλα έργα έχουν ελλιπή η και καθόλου στρατηγική αντιμετώπισης των κινδύνων. Δυσάρεστες συνέπειες στην πορεία ενός έργου, καθυστερήσεις, ανάγκη επιστροφής πόρων και το χειρότερο ανθρώπινα θύματα. Απαραίτητη προεργασία στη διαχείριση κινδύνων στο στάδιο του σχεδιασμού του έργου Όμως η διαχείριση κινδύνου πρέπει να αποτελεί βασική μέριμνα σε όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου.

Μια ποιοτική προσέγγιση Στην πιο απλή της μορφή η διαχείριση κινδύνου έργου αποτελεί μια αναφορά των πιθανών κινδύνων που συνδέονται με το έργο. Κατόπιν οι κίνδυνοι κατατάσσονται σε τύπους π.χ. φυσικοί, θεσμικοί, περιβαλλοντικοί, οικονομικοί- χρηματοδοτικοί. Αντίστοιχα ιεραρχούνται με βάση τη βαρύτητά τους σε κινδύνους υψηλού, μέσου και χαμηλού επιπέδου. Ακολουθούν τα προβλεπόμενα μέτρα αντιμετώπισης/μετριασμού του κινδύνου.

Γιατί υπάρχει κίνδυνος στο έργο; Καθώς τα έργα έχουν να κάνουν με κάτι καινούριο, είναι σχετικά με μια αλλαγή. Η αλλαγή φέρνει αβεβαιότητα και η αβεβαιότητα είναι κίνδυνος. Το έργο πρέπει να γνωρίζει να προσδιορίζει τον κίνδυνο, να τον εκτιμά, να προσπαθεί να τον ελέγξει καθώς μπορεί να επηρεάσει τους στόχους του έργου. Η διαχείριση κινδύνου είναι μια μέριμνα του Διαχειριστή έργου σε όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου.

Τι είναι κίνδυνος; Σύμφωνα με τη μέθοδο PRINCE 2: Εναλλακτικά: Κίνδυνος είναι ένα σύνολο γεγονότων που αν συμβούν, θα έχουν αντίκτυπο στην επιτυχία των στόχων του έργου. Εναλλακτικά: Κίνδυνος είναι ένα απρόβλεπτο γεγονός που αν προκύψει, θα προκαλέσει ένα θετικό ή αρνητικό αποτέλεσμα σε ένα στόχο του έργου Ο κίνδυνος μπορεί να είναι θετικός ή αρνητικός μπορεί να ειδωθεί ως Απειλή ή Ευκαιρία. Π.χ. Επιχείρηση που παράγει οπλικά συστήματα και κήρυξη πολέμου.

Τι βρίσκεται σε κίνδυνο στο έργο; Οι στόχοι του έργου είναι εκείνοι που βρίσκονται σε κίνδυνο. Θυμηθείτε ότι οι στόχοι συνδέονται με τους έξι στόχους επίδοσης: Χρόνος Κόστος Ποιότητα Πεδίο εφαρμογής Οφέλη Κίνδυνος

Τι είναι διαχείριση κινδύνου; Τα βήματα που παίρνουμε με συστηματικό τρόπο για να προσδιορίσουμε, να εκτιμήσουμε και να ελέγξουμε τον κίνδυνο Προσδιορισμός: πως εντοπίζω και περιγράφω τον κίνδυνο Εκτίμηση κινδύνου: πόσο πιθανός είναι, ποιο αντίκτυπο θα έχει στους στόχους και πότε αναμένεται Έλεγχος: Πως να ανταποκριθώ στον κίνδυνο, να αναθέσω την ιδιοκτησία του κινδύνου, να εφαρμόσω απαντήσεις και παρακολούθηση. Το επίπεδο των υπαρκτών κινδύνων συχνά αλλάζει στη διάρκεια του έργου

Μέθοδος διαχείρισης κινδύνου και συγκείμενου Πρώτον, κατανοούμε το συγκείμενο του έργου Χαμηλή versus υψηλή ανεκτικότητα στον κίνδυνο π.χ. Δορυφορικό πρόγραμμα versus in-house πρωτότυπο με 4 μήνες ζωής Εμπλέκουμε συμμετέχοντες, Χρήστες, Προμηθευτές και Ομάδες καθώς είναι καλοί στο να εντοπίζουν τους κινδύνους. Καθιερώνουμε μια προσέγγιση για τον κίνδυνο και την τεκμηριώνουμε. Δίνουμε τακτικές αναφορές για τον κίνδυνο. Προσδιορίζουμε ρόλους και αρμοδιότητες.

Πολιτικές κινδύνου Εξετάζουμε ποιες πολιτικές κινδύνου υπάρχουν ήδη στην εταιρία ή στο περιβάλλον του προγράμματος για να μη χρειαστεί να τις ξαναφτιάξουμε Αν υπάρχουν, θα μας δώσουν πληροφορίες Για τη στάση του οργανισμού απέναντι στον κίνδυνο Ανοχή κινδύνου Διαδικασίες κλιμάκωσης Τυπικοί ρόλοι και αρμοδιότητες Υπόδειγμα εγγράφου διαχείρισης κινδύνου. Το PRINCE 2 συνιστά κάθε έργο να έχει δικό του έγγραφο διαχείρισης κινδύνου. Αυτό μπορεί να παρέχεται ως έτοιμο πρότυπο (template), αν το έργο αποτελεί μέρος προγράμματος ή να προσαρμοστεί από άλλο έργο.

Το μητρώο κινδύνου (από το PRINCE 2)

Διαδικασία διαχείρισης κινδύνου

Προσδιορισμός κινδύνων Συγκείμενο: τύπος έργου, προσδοκίες ποιότητας πελάτη, αριθμός εμπλεκόμενων οργανισμών και σχέσεις τους, πολυπλοκότητα και κλίμακα έργου, στάση Διοίκησης έργου στον κίνδυνο, προσέγγιση του οργανισμού στον κίνδυνο Στρατηγική διαχείρισης κινδύνου Οι πιο πάνω ερωτήσεις απαντώνται το γρηγορότερο δυνατό στο έργο και πριν δημιουργηθεί η Στρατηγική στη φάση Σύλληψης μαζί με τις άλλες 3 (χρονοδιάγραμμα, κόστος, πόροι) Προσδιορισμός κινδύνων βάσει τεχνικών Eπισκόπηση διδαγμάτων (lessons learned), λίστες ελέγχου κινδύνων (risk checklists), καταιγισμός ιδεών (brainstorming)

Έκφραση του κινδύνου Αίτιο, γεγονός (απειλή), αντίκτυπος. Παράδειγμα 1: Έκρηξη ηφαιστείου εκλύει ποσότητες ηφαιστειακής τέφρας στην ατμόσφαιρα, ακυρώνονται πτήσεις και δεν μπορούν να προσέλθουν οι συμμετέχοντες σε συνέδριο. Παράδειγμα 2: Οι σοδειές των αγροτών μπορεί να πάθουν ζημιά από την καταιγίδα, καθώς τα χωράφια θα πλημμυρίσουν. Εξηγήστε με όρους Αιτίου (cause), Απειλής (event-threat), Αποτελέσματος (effect).

Με ποικίλους τρόπους Εκτίμηση κινδύνων Κατά Pareto Δέντρα πιθανοτήτων Θυμηθείτε 20 και 80! Δέντρα πιθανοτήτων Probability impact grid Αναμενόμενη αξία: Ο κίνδυνος είναι ότι ένας εξοπλισμός δοκιμής που χρησιμοποιούμε στο έργο μπορεί να καταστραφεί ή να κλαπεί Ο αντίκτυπος είναι €80,000, δηλαδή το κόστος αγοράς νέου. Ας πούμε ότι η πιθανότητα να συμβεί αυτό είναι 2 % Η Αναμενόμενη Αξία είναι αντίκτυπος επί πιθανότητα δηλαδή €80,000 επί 2% ίσον €1,600.

Αναμενόμενη αξία

Πίνακας σύνοψης κινδύνων Εκτίμηση και Αξιολόγηση

Σχεδιασμός απόκρισης στους κινδύνους Απόκριση σε κινδύνους Απόκριση σε ευκαιρίες Εξάλειψη Εκμετάλλευση Μείωση Βελτίωση Επιμερισμός Απορρόφηση Απόρριψη

Τα υπόλοιπα βήματα Υλοποίηση των αποκρίσεων: ιδιοκτήτης και actionee Επικοινωνία Προϋπολογισμός κινδύνου

Τέλος Για μελέτη κεφάλαιο 18 Burke, R. (2002) Διαχείριση Έργου Project Management: τεχνικές σχεδιασμού και ελέγχου. Εκδόσεις Κριτική. Για όσους δεν απάντησαν, θα βρείτε ερωτήσεις σχετικά με το μάθημα στο έγγραφο Word που θα ανέβει στην ασύγχρονη.