Προγραμματισμός -Chuck Conradt ...όταν απουσιάζουν οι σαφώς καθορισμένοι στόχοι, είμαστε αναγκασμένοι να επικεντρωνόμαστε στη δράση και, τελικά, να γινόμαστε σκλάβοι της. -Chuck Conradt … αυτός που αποτυγχάνει να σχεδιάσει, σχεδιάζει να αποτύχει. -Ανώνυμος

Προγραμματισμός Ο προγραμματισμός είναι καίριας σημασίας και προηγείται όλων των άλλων διοικητικών λειτουργιών. Χωρίς επαρκή σχεδιασμό η διοικητική διαδικασία αποτυγχάνει, και είναι αδύνατη η ικανοποίηση των αναγκών και η επίτευξη των αναγκών και των επιδιώξεων του οργανισμού. Ο προγραμματισμός μπορεί να ορισθεί ως η εκ των προτέρων απόφαση του τι θα γίνει, ποιος θα το κάνει και πώς, πότε και πού πρόκειται να γίνει. Συνεπώς: Κάθε μορφή σχεδιασμού εμπεριέχει μια επιλογή: την ανάγκη επιλογής μεταξύ εναλλακτικών.

Προγραμματισμός Ο προγραμματισμός είναι ο προσδιορισμός βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων στόχων και απαιτεί ηγετικές ικανότητες, όπως: όραμα και δημιουργικότητα (αφού είναι αδύνατο να σχεδιάσεις αυτό που δεν μπορείς να ονειρευτείς ή να οραματιστείς) ευελιξία και ενεργητικότητα ( όπως είναι η συλλογή δεδομένων, η πρόβλεψη και η μετατροπή των ιδεών σε πράξη).

Ηγετικοί Ρόλοι του Διοικητή που Σχετίζονται με τον Προγραμματισμό Εκτιμά το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον του οργανισμού στην πρόβλεψη και αναγνώριση των κινητήριων δυνάμεων και των εμποδίων στο στρατηγικό σχεδιασμό Επιδεικνύει ενορατικό, πρωτοποριακό και δημιουργικό τρόπο σκέψης στον προγραμματισμό του οργανισμού, εμπνέοντας έτσι δυναμικό και όχι αντιδραστικό προγραμματισμό Επηρεάζει και εμπνέει τα μέλη της ομάδας να συμμετέχουν ενεργά στο μακροπρόθεσμο σχεδιασμό Προβαίνει κατά διαστήματα σε αποσαφήνιση των αξιών, προκειμένου να αυξήσει την αυτογνωσία του

Ηγετικοί Ρόλοι του Διοικητή που Σχετίζονται με τον Προγραμματισμό (συνέχεια) 5. Ενθαρρύνει τους υφισταμένους στην κατεύθυνση της αποσαφήνισης των αξιών, ακούγοντάς τους με προσοχή και παρέχοντας πληροφόρηση 6. Κοινοποιεί και αποσαφηνίζει στους υφισταμένους τους στόχους και τις αξίες του οργανισμού 7. Ενθαρρύνει τους υφισταμένους να συμμετέχουν στη διαμόρφωση της πολιτικής, στην οποία περιλαμβάνονται η ανάπτυξη, η υλοποίηση και η αναθεώρηση της φιλοσοφίας του οργανισμού, των στόχων, των πολιτικών, των διαδικασιών και των κανόνων της 8. Είναι δεκτικός σε νέες και διαφορετικές ιδέες 9. Λειτουργεί ως πρότυπο για τους υφισταμένους, όσον αφορά στις μεθόδους σχεδιασμού

Ο αντιδραστικός προγραμματισμός Η αδράνεια Ο προ-ακτιβισμός Ο συμμετοχικός ή δυναμικός προγραμματισμός

Ο αντιδραστικός προγραμματισμός λαμβάνει χώρα μετά την εμφάνιση του προβλήματος. Καθώς υπάρχει δυσαρέσκεια από την τρέχουσα κατάσταση, οι προσπάθειες σχεδιασμού κατευθύνονται στην επάνοδο του οργανισμού σε μια προηγούμενη, πιο ευνοϊκή κατάσταση. Συχνά, κατά τον αντιδραστικό προγραμματισμό, τα προβλήματα αντιμετωπίζονται ξεχωριστά, χωρίς να ενσωματώνονται στο σύνολο του οργανισμού. Επιπλέον, καθώς αυτή η μορφή σχεδιασμού λαμβάνει χώρα ως απάντηση σε κάποια κρίση, είναι δυνατό να οδηγήσει σε βιαστικές αποφάσεις και λάθη.

Η αδράνεια είναι άλλος ένας τύπος συμβατικού προγραμματισμού Η αδράνεια είναι άλλος ένας τύπος συμβατικού προγραμματισμού. Οι οπαδοί της επιζητούν τη διατήρηση του status quo και αναλίσκονται σε προσπάθειες αποτροπής της αλλαγής και διατήρησης της συμμόρφωσης. Όταν, τελικά, υπάρξουν αλλαγές, αυτές επέρχονται αργά και προοδευτικά.

Μια τρίτη μορφή προγραμματισμού είναι ο προ-ακτιβισμός Μια τρίτη μορφή προγραμματισμού είναι ο προ-ακτιβισμός. Οι υποστηρικτές του χρησιμοποιούν την τεχνολογία για επίσπευση των αλλαγών και είναι στραμμένοι προς το μέλλον. Ανικανοποίητοι με το παρελθόν ή το παρόν, οι προ-ακτιβιστές δεν εκτιμούν την εμπειρία και πιστεύουν ότι το μέλλον είναι πάντοτε προτιμότερο του παρόντος.

Η τελευταία μορφή προγραμματισμού είναι ο συμμετοχικός ή δυναμικός προγραμματισμός. Όσοι ανήκουν στην κατηγορία αυτή, λαμβάνουν υπ’ όψιν τους το παρελθόν, το παρόν και το μέλλον και προσπαθούν να σχεδιάσουν το μέλλον του οργανισμού τους και όχι να αντιδράσουν σε αυτό. Καθώς οι συνθήκες του οργανισμού μεταβάλλονται συχνά, η προσαρμοστικότητα είναι ζωτική προϋπόθεση για το δυναμικό προγραμματισμό. Ο δυναμικός προγραμματισμός χαρακτηρίζεται από μεταβλητότητα ενώ η προσαρμοστικότητα θεωρείται προϋπόθεση – κλειδί καθώς το περιβάλλον μεταβάλλεται πολύ συχνά.

Προγραμματισμός Διοικούντες οι οποίοι δεν είναι ενημερωμένοι σχετικά με τους νομικούς, πολιτικούς, οικονομικούς και κοινωνικούς παράγοντες οι οποίοι επηρεάζουν την υγειονομική περίθαλψη, διαπράττουν σφάλματα προγραμματισμού που μπορεί να έχουν καταστροφικές συνέπειες στην επαγγελματική τους ανάπτυξη και την οικονομική βιωσιμότητα του οργανισμού.

ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ Ο προγραμματισμός είναι πολυδιάστατος. Δύο από αυτές τις διαστάσεις είναι το βάθος χρόνου και η πολυπλοκότητα ή περιεκτικότητα. ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ Τα σύνθετα οργανωτικά σχέδια που περιλαμβάνουν μακρά χρονική περίοδο (συνήθως 3 έως 10 χρόνια) αναφέρονται ως μακροπρόθεσμοι ή στρατηγικοί προγραμματισμοί. Ωστόσο, ο στρατηγικός προγραμματισμός μπορεί να γίνεται μία ή δύο φορές ετησίως σε έναν οργανισμό που μεταβάλλεται ταχέως. Σε επίπεδο μονάδας, κάθε προγραμματισμός που αναφέρεται σε μελλοντικό διάστημα τουλάχιστον έξι μηνών μπορεί να θεωρηθεί μακροπρόθεσμος προγραμματισμός. Ο στρατηγικός προγραμματισμός εξετάζει συνήθως το σκοπό, την αποστολή, τη φιλοσοφία και τους στόχους του οργανισμού, στο πλαίσιο του εξωτερικού του περιβάλλοντος.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ Ένας οργανισμός θα μπορούσε να αναπτύξει ένα στρατηγικό σχέδιο για την αντιμετώπιση: της έλλειψης νοσηλευτών, την προετοιμασία της διαδοχής προϊσταμένων στον οργανισμό, την ανάπτυξη σχεδίου μάρκετινγκ, τον εκ νέου σχεδιασμό του φόρτου εργασίας, την προώθηση συνεργασιών

Ανάλυση SWOT Υπάρχουν πολλά αποτελεσματικά εργαλεία για την υποβοήθηση του στρατηγικού σχεδιασμού. Το εργαλείο που χρησιμοποιείται συχνότερα από τους οργανισμούς υγειονομικής περίθαλψης, είναι η ανάλυση SWOT (καθορισμός των ισχυρών σημείων, των αδυναμιών, των ευκαιριών και των απειλών – Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Η ανάλυση SWOT, γνωστή και ως ανάλυση TOWS, αναπτύχθηκε από τον Albert Humphrey στο Πανεπιστήμιο Stanford τις δεκαετίες 1960 και 1970.

Ορισμοί SWOT Ισχυρά σημεία (Strengths): Είναι εκείνα τα εσωτερικά χαρακτηριστικά που βοηθούν έναν οργανισμό στην επίτευξη των στόχων του. Αδυναμίες (Weaknesses): Είναι εκείνα τα εσωτερικά χαρακτηριστικά που προκαλούν έναν οργανισμό να επιτύχει τους στόχους του. Ευκαιρίες (Opportunities): Είναι οι εξωτερικές συνθήκες που προάγουν την επίτευξη των στόχων του οργανισμού. Απειλές (Τhreats): Είναι οι εξωτερικές συνθήκες που προκαλούν ή απειλούν την επίτευξη των στόχων του οργανισμού.

Απλοί Κανόνες της Ανάλυσης SWOT Να είστε ρεαλιστές όσον αφορά στα ισχυρά σημεία και τις αδυναμίες του οργανισμού σας. Να είστε σαφείς όσον αφορά στον τρόπο κατά τον οποίο ο παρών οργανισμός διαφέρει από τον πιθανό αντίστοιχο του μέλλοντος. Να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με το τι θέλετε να επιτύχετε. Να εφαρμόζετε πάντα τη SWOT σε σχέση με τους ανταγωνιστές σας. Να διατηρείτε τη SWOT σύντομη και απλή. Να θυμάστε ότι η SWOT είναι υποκειμενική. Πηγή: Προσαρμογή από Marketing Teacher. (2002-2006). SWOT analysis: Lesson. Ελήφθη στις 26 Αυγούστου 2010 από http://www.marketingteacher.com/Lessons/lesson_swot.htm.

Ισορροπημένος Πίνακας Απόδοσης Ο Ισορροπημένος Πίνακας Απόδοσης είναι μια ιδέα που αναπτύχθηκε από τους Robert Kaplan και David Norton στις αρχές της δεκαετίας του 1990. Αποτελεί ένα ακόμη εργαλείο που βοηθά σε μεγάλο βαθμό το στρατηγικό προγραμματισμό. Πράγματι, ο Mindsolve (2006) σημειώνει, ότι το Harvard Business Review αποκαλεί τον Ισορροπημένο Πίνακα Απόδοσης «μία από τις σημαντικότερες ιδέες των τελευταίων 75 ετών».

Ισορροπημένος Πίνακας Απόδοσης (συνέχεια) Τα άτομα που προβαίνουν σε στρατηγικό προγραμματισμό χρησιμοποιώντας έναν Ισορροπημένο Πίνακα Απόδοσης, αναπτύσσουν μετρικά συστήματα (δείκτες μέτρησης της απόδοσης), συλλέγουν στοιχεία και αναλύουν τα στοιχεία αυτά από άποψης οικονομικής, πελατειακής, εσωτερικών διαδικασιών των επιχειρήσεων (ή απλά διαδικασιών) και μαθησιακής και αναπτυξιακής άποψης. Αυτό αποτρέπει από το να δίνεται υπερβολική έμφαση στα οικονομικά αποτελέσματα ως κύρια παράμετρο της υγείας και της απόδοσης του οργανισμού (Schwartz, 2005).

Ισορροπημένος Πίνακας Απόδοσης (συνέχεια) Το Clarity Systems (2006) συμφωνεί, υποστηρίζοντας ότι «οι οργανισμοί που αποδέχονται τον Ισορροπημένο Πίνακα Απόδοσης, προσχωρούν σε μια φιλοσοφία όπου το 75% της αξίας τους εμπεριέχεται σε δείκτες που δεν είναι οικονομικοί, και συγκεκριμένα αυτοί αφορούν στους καταναλωτές τους, στις εσωτερικές επιχειρησιακές διαδικασίες τους και στις πρωτοβουλίες μάθησης και ανάπτυξης» (παρ. 4). Αντίθετα, όλες οι μετρήσεις θεωρούνται ότι συσχετίζονται, και όλες υποτίθεται ότι τελικά οδηγούν, σε αποτελέσματα. Έτσι, ο πίνακας μετρήσεων είναι «ισορροπημένος», με την έννοια ότι τα αποτελέσματα βρίσκονται σε ισορροπία.

Ισορροπημένος Πίνακας Απόδοσης (συνέχεια) Η αξία των Ισορροπημένων Πινάκων Απόδοσης στο στρατηγικό σχεδιασμό έγκειται στο γεγονός, ότι επιτρέπουν στους οργανισμούς να ευθυγραμμίζουν τις στρατηγικές τους δραστηριότητες με το στρατηγικό σχεδιασμό και να εφαρμόζουν τη στρατηγική αυτή σε μόνιμη βάση (Schwartz, 2005). «Αυτό απαιτεί επικοινωνιακή στρατηγική σε κάθε επίπεδο του οργανισμού, ώστε η στρατηγική του φορέα να είναι ενσωματωμένη στην καθημερινή λήψη αποφάσεων. Οι βέλτιστοι Ισορροπημένοι Πίνακες Απόδοσης δεν αποτελούν στατικά σύνολα μετρήσεων αλλά, αντίθετα, παραμένουν έργο εν εξελίξει και περιλαμβάνουν πολύχρονη πρόοδο των δοκιμασιών και των τροποποιημένων μετρήσεων της απόδοσης, ώστε να απηχούν καλύτερα τις πληροφορίες και τις μεταβολές στο επιχειρηματικό κλίμα» (Clarity Systems, 2006 παρ. 4). Καθώς ο Ισορροπημένος Πίνακας Απόδοσης μπορεί να μεταφράσει τη στρατηγική σε δράση, συνιστά αποτελεσματικό εργαλείο για τη μετατροπή του οράματος στρατηγικής ενός οργανισμού σε σαφείς και ρεαλιστικούς σκοπούς.

Ανεξάρτητα από το ή τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται, ο στρατηγικός προγραμματισμός, ως διοικητική λειτουργία, περιλαμβάνει γενικά τα παρακάτω βήματα: Ορίζει με σαφήνεια το σκοπό του οργανισμού. Θέτει ρεαλιστικούς στόχους και σκοπούς, συμβατούς με την αποστολή του οργανισμού. Αναγνωρίζει τους εξωτερικούς υποστηρικτές ή μετόχους του οργανισμού και στη συνέχεια προσδιορίζει την αποτίμησή τους σχετικά με τους σκοπούς και τις λειτουργίες του οργανισμού. Κοινοποιεί με σαφήνεια τους στόχους και τους σκοπούς στους μετόχους του οργανισμού. Αναπτύσσει μια αίσθηση ιδιοκτησίας του σχεδίου. Αναπτύσσει στρατηγικές για την επίτευξη των στόχων. Εξασφαλίζει ότι οι πόροι του οργανισμού χρησιμοποιούνται με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο. Παρέχει τη βάση από την οποία είναι δυνατή η μέτρηση της προόδου. Παρέχει έναν μηχανισμό για ενημερωμένες αλλαγές, εφόσον κριθεί ότι αυτές χρειάζονται. Οικοδομεί τη συναίνεση αναφορικά με την κατεύθυνση του οργανισμού.

ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ Το δυναμικό μοντέλο στρατηγικής υποστηρίζει ότι ο στρατηγικός προγραμματισμός είναι δυναμικός και διαδραστικός. Αυτό σημαίνει ότι περιλαμβάνει ένα πολύπλοκο μοτίβο δράσεων και αντιδράσεων.

Ποιοί Πρέπει να Συμμετέχουν στο Στρατηγικό Προγραμματισμό;  Αναγνωρίζεται όλο και περισσότερο η σπουδαιότητα της λήψης πληροφοριών από τους υφιστάμενους όλων των επιπέδων του οργανισμού, ώστε να προσδίδεται νόημα στο στρατηγικό προγραμματισμό και να αυξάνονται οι πιθανότητες επιτυχούς υλοποίησής του.

 Σημεία- Κλειδιά Η φάση προγραμματισμού της διοικητικής διαδικασίας είναι κρίσιμη και υπερτερεί όλων των άλλων λειτουργιών. Ο προγραμματισμός είναι μια δυναμική λειτουργία που απαιτείται από όλους τους νοσηλευτές. Οι σχεδιασμοί πρέπει να είναι συγκεκριμένοι, απλοί και ρεαλιστικοί. Ένα σχέδιο αποτελεί τον οδηγό για ανάληψη δράσης προς την επίτευξη ενός στόχου και πρέπει να είναι ευέλικτο. Οι οργανισμοί και τα άτομα που προγραμματίζουν τείνουν να χρησιμοποιούν μία από τις ακόλουθες μορφές προγραμματισμού: τον αντιδραστικό, την αδράνεια, τον προ-ακτιβισμό ή το δυναμικό. Στόχος είναι πάντοτε η δυναμική μορφή προγραμματισμού.

Σημεία- Κλειδιά (συνέχεια) Όλα τα άτομα και οι μονάδες του οργανισμού που επηρεάζονται από ένα σχέδιο πρέπει να συμμετέχουν σε αυτό. Στα προγράμματα ενσωματώνεται μια περίοδος αξιολόγησης, προκειμένου να υπάρξει, εφόσον χρειαστεί, η δυνατότητα διόρθωσης στο μέσον της διαδικασίας. Τα εργαλεία στρατηγικού σχεδιασμού, όπως η SWOT ανάλυση και ο Ισορροπημένος Πίνακας Μέτρησης Απόδοσης, βοηθούν τους σχεδιαστές να αναγνωρίσουν τα ζητήματα που είναι πιθανότερο να επηρεάσουν έναν συγκεκριμένο οργανισμό ή μια κατάσταση στο μέλλον και κατόπιν να αναπτύξουν ένα κατάλληλο σχέδιο δράσης. Μια φιλοσοφία που δεν είναι εφαρμόσιμη είναι άχρηστη. Για να αποφευχθούν οι συνεχιζόμενες εσωτερικές συγκρούσεις αξιών, οι εργαζόμενοι πρέπει να έχουν φιλοσοφία συμβατή με αυτήν του εργοδότη τους.

Σημεία- Κλειδιά (συνέχεια) Κάθε προγραμματισμός πρέπει να περιλαμβάνει ένα βήμα αξιολόγησης και απαιτεί συστηματική επαναξιολόγηση και ιεράρχηση. Κάθε ιεραρχικός προγραμματισμός πρέπει να πηγάζει από- και να συνάδει με- το σχεδιασμό που αναπτύσσεται στα υψηλότερα κλιμάκια της ιεραρχίας. Εξαιτίας της ταχύτατα μεταβαλλόμενης τεχνολογίας, της αυξανόμενης κυβερνητικής συμμετοχής στην υγειονομική περίθαλψη, της αλλαγής στα δημογραφικά στοιχεία του πληθυσμού και της μειωμένης αυτονομίας των λειτουργών, οι οργανισμοί υγειονομικής περίθαλψης δυσκολεύονται όλο και περισσότερο να προσδιορίσουν κατάλληλα τις μακροπρόθεσμες ανάγκες τους και να ενεργήσουν ανάλογα.