ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ: ΕΙΣΑΓΩΓΗ Δρ. Α. Ραφαηλίδης ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, Τμ. Διοίκησης Επιχειρήσεων, Πάτρα

ΤΙ ΕΙΝΑΙ Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ ΓΕΝΙΚΑ; Η οργανωμένη προσέγγιση βάσει της οποίας χειριζόμαστε τη διαδικασία σχεδιασμού, εκτέλεσης + ολοκλήρωσης διαφόρων τύπων έργων. Προαπαιτούμενο: προσπάθεια για ένα ολοκληρωμένο σύστημα πληροφόρησης και ελέγχου έργων.

ΠΟΛΛΑΠΛΑ ΕΡΓΑ ΤΑΥΤΟΧΡΟΝΑ

ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΕΡΓΟ; (1) Project Management Institute: “Το προσωρινό εγχείρημα που στοχεύει στη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος ή υπηρεσίας*: Προσωρινό σημαίνει ότι κάθε έργο έχει καθοριζόμενο τέλος Μοναδικό** σημαίνει ότι το προϊόν ή υπηρεσία διαφέρει κατά τρόπο διακριτό από όλα τα υπόλοιπα παρόμοια προϊόντα ή υπηρεσίες” * ένα έργο μπορεί να αφορά και την υλοποίηση κάποιας αλλαγής – μεταρρύθμισης ** κάθε έργο είναι σε κάποιο βαθμό μοναδικό, σε κάποιο βαθμό επανάληψη παλαιότερων

ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΕΡΓΟ; (2) Turner: το εγχείρημα κατά το οποίο πόροι οργανώνονται κατά καινοφανή τρόπο, με στόχο την ανάληψη συγκεκριμένου αντικειμένου εργασιών με συγκεκριμένες προδιαγραφές και περιορισμούς, ώστε να παραχθεί μια επωφελής μεταβολή, η οποία ορίζεται μέσα από ποσοτικούς και ποιοτικούς στόχους. Κοινά στοιχεία μεταξύ ορισμών: Υπάρχουν περιορισμοί Πρόκειται για διαδικασία Οδηγούν σε αλλαγή

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΕΡΓΩΝ Κάθε περίοδος αλλαγών Η μελέτη – κατασκευή κτιρίου, σκάφους, κλπ. Ο σχεδιασμός και έλεγχος κάποιου νέου μοντέλου (αυτοκινήτου, πλυντηρίου, κλπ.) Η εισαγωγή νέων προϊόντων στην αγορά Η εισαγωγή νέων υπηρεσιών στην αγορά Ο σχεδιασμός και υλοποίηση νέων οργανωτικών δομών Η βελτίωση της παραγωγικότητας Οι Ολυμπιακοί και άλλοι αγώνες Ένα συνέδριο Μια μετακόμιση ή οι διακοπές

ΒΑΣΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΕΡΓΩΝ Έναρξη και Λήξη Κύκλος Ζωής Προϋπολογισμός Δραστηριότητες (μοναδικές και αλληλεξαρτώμενες) Χρήση Πόρων Κύριος Φορέας Ευθύνης Ομαδική Λειτουργία

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ Η εφαρμογή γνώσεων, δεξιοτήτων, εργαλείων και τεχνικών κατά την εκτέλεση των δραστηριοτήτων του έργου, με στόχο την ικανοποίηση των απαιτήσεων και προσδοκιών των συμμετεχόντων. (PMBOOK) Η διαδικασία ενσωμάτωσης όλων όσων πρέπει να γίνουν καθώς το έργο διανύει τον κύκλο ζωής του, ώστε να ικανοποιηθούν οι στόχοι του έργου. (P. Morris)

ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ Δομική Ανάλυση Έργου (Work Breakdown Structure) Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (Critical Path Method) Εξομάλυνση Κατανομής Πόρων (Resource Smoothing) Πιστοποιημένη Αξία (Earned Value) Έλεγχος Στοιχειοθέτησης (Configuration Control)

ΕΡΓΟΚΕΝΤΡΙΚΟ ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ Η οργάνωση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων υπό τη μορφή έργων. Εργοκεντρικό Μάνατζμεντ σημαίνει: Οργανωσιακή ευελιξία Αποκέντρωση διοικητικών ευθυνών Συνολική θεώρηση προβλημάτων Διαδικασίες επίλυσης προβλημάτων εστιασμένες στους στόχους

ΓΕΝΙΚΟ ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ Ο διαχειριστής έργου πρέπει να διαθέτει διοικητικές δεξιότητες και σε: ΑρχηγεσίαΚαθοδήγηση ΕπικοινωνίαΣυντονισμό ΟργάνωσηΥλοποίηση ΣτελέχωσηΕποπτεία Δημιουργία ομάδωνΈλεγχο ΠρογραμματισμόΠωλήσεις και μάρκετινγκ ΝομικάΛογιστήριο και μισθοδοσία Προσωπικό και ανθρώπινοι πόροι

ΓΝΩΣΤΙΚΕΣ ΠΕΡΙΟΧΕΣ ΓΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ Ενοποίηση έργου (προγραμματισμός, εκτέλεση, έλεγχος) Διαχείριση αντικειμένου εργασιών Διαχείριση χρόνου Διαχείριση κόστους Διαχείριση ποιότητας Διοίκηση ανθρώπινων πόρων Διαχείριση επικοινωνίας Διαχείριση κινδύνου Διαχείριση προμηθειών - αγορών

ΚΥΡΙΕΣ ΚΑΙ ΥΠΟΣΤΗΡΙΚΤΙΚΕΣ ΓΝΩΣΤΙΚΕΣ ΠΕΡΙΟΧΕΣ Κύριες γνωστικές περιοχές – Στόχοι: Αντικείμενο εργασιών Χρόνος Κόστος Ποιότητα Υποστηρικτικές γνωστικές περιοχές – Μέσα: Ενοποίηση (προγραμματισμός, εκτέλεση, έλεγχος) Ανθρώπινοι πόροι Επικοινωνία Κίνδυνος Προμήθειες και συμβάσεις

ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ Ομάδες συμμετεχόντων Απαιτήσεις πελατών/χορηγών Οργανωτική δομή επιχείρησης Απαιτήσεις της αγοράς Ανταγωνιστές Νέες τεχνολογίες Νόμοι και κανονισμοί Φάση οικονομικού κύκλου Μετατόπιση τελικών ή/και ενδιάμεσων στόχων, μεταβολή αναγκαίων πόρων ή/και χρόνου, κλπ.

Ο ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΕΡΓΟΥ Ενοποιεί, συντονίζει και καθοδηγεί όλους τους εμπλεκόμενους, ώστε το έργο να ολοκληρωθεί με επιτυχία. Πρέπει να διαθέτει: Ηγετική ικανότητα Ικανότητα να διαβλέπει ενδεχόμενα προβλήματα Ικανότητα να ενοποιεί τις απαιτήσεις των συμμετεχόντων Λειτουργική ευελιξία Ικανότητα επιβολής της εκτέλεσης των εργασιών Ικανότητα διαπραγμάτευσης και πειθούς Κατανόηση του περιβάλλοντος του έργου Ικανότητα επιθεώρησης, παρακολούθησης και ελέγχου του έργου Ικανότητα διοίκησης μέσα σε ένα διαρκώς μεταβαλλόμενο περιβάλλον Ικανότητα διατήρησης της ικανοποίησης του πελάτη

ΓΕΝΙΚΟ ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ VS. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ (1)

ΓΕΝΙΚΟ ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ VS. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ (2) Γενικό ΜάνατζμεντΔιαχείριση Έργου Αρμόδιο για τη διαχείριση της ισχύουσας κατάστασης Αρμόδια για την εποπτεία της αλλαγής Εξουσία ορίζεται από τη δομή της διαχείρισης«Ασαφείς» γραμμές εξουσίας Συνεπές σύνολο καθηκόντωνΔιαρκώς μεταβαλλόμενα καθήκοντα Αρμοδιότητες περιορίζονται στη λειτουργία τουΔιατμηματικές αρμοδιότητες «Πάγιες» οργανωτικές δομέςΟι δομές υπάρχουν κατά τη διάρκεια του έργου Καθήκοντα που χαρακτηρίζονται ως «συντήρηση»Ασχολείται κύρια με αλλαγές, καινοτομίες Κύριο καθήκον η βελτιστοποίησηΚύριο καθήκον η επίλυση διαφωνιών Επιτυχία μέσω ενδιάμεσων στόχωνΕπιτυχία από την επίτευξη τελικών στόχων Περιορισμένος αριθμός μεταβλητώνΕσωτερική αβεβαιότητα

ΤΙ ΣΥΜΒΑΙΝΕΙ ΣΗΜΕΡΑ ΜΕ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ «Έτοιμοι, πυρ, σκοπεύσατε» «Τα έχω όλα στο μυαλό μου» «Εργαζόμαστε σε ένα περιβάλλον όπου όλα λειτουργούν πολύ γρήγορα. Δεν έχουμε το χρόνο να ασχοληθούμε με αυτά» «Διαχείριση έργου; Έχουμε διαδικασία γι’ αυτό» «Δεν χρειάζεται τίποτε περισσότερο από την κοινή λογική» «Το κάναμε πολλές φορές στο παρελθόν και απέτυχε. Γιατί να δουλέψει τώρα;» «Δεν θα δουλέψει εδώ» Το προφανές, αφού προηγουμένως έχει εξηγηθεί

Η ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΣΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ Ο διευθυντής έργου χρειάζεται να πάψει να ενεργεί αντιδραστικά (εκ των υστέρων) και να αρχίσει να αποτελεί πηγή ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος Η καλύτερη πρακτική διαχείρισης στην εκτέλεση έργων πηγαίνει χαμένη αν δεν είναι σωστή η στρατηγική στην οποία στηρίζεται Doing things right, ή doing the right things?

ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ Το υπολογιστικό μέρος της διαχείρισης έργου πέρασε από το γραφείο επεξεργασίας δεδομένων στο γραφείο του διευθυντή έργου. Η χρήση λογισμικού είναι αποτελεσματική μόνο όταν ο διευθυντής έργου κατανοεί τις τεχνικές προγραμματισμού και ελέγχου στις οποίες αυτό στηρίζεται.