Εθνική Σχολή Δημόσιας Υγείας «Επιστημονικός σχεδιασμός – Συντονισμός και υποστήριξη ΥΥΚΑ & ΥΠΕ για την ανάπτυξη και βελτίωση συστημάτων οικονομικού προγραμματισμού και οικονομικής διαχείρισης νοσοκομείων με την χρήση μηχανογραφημένου διπλογραφικού συστήματος»

Μοναδικός υπεύθυνος της αποθήκης υλικών, όπως συμβαίνει και με το φαρμακείο Συνεχής έλεγχος της καταχώρησης των παραστατικών των αγορών, διαπίστωση ύπαρξης αγορών που παρουσιάζουν νομικά κωλύματα, άμεση διευθέτηση αυτών και με τη συνδρομή του νομικού συμβούλου αν απαιτηθεί. χαρακτηριστικές περιπτώσεις Τιμολόγηση χρεούμενου υλικού (εξωσυμβατικού) για το οποίο δεν έχει δοθεί παραγγελία από τα επίσημα όργανα του νοσοκομείου. Τιμολόγηση χρεούμενου υλικού (εξωσυμβατικού) στη χρήση 2010 ενώ η τοποθέτηση του στον ασθενή ανάγεται σε προηγούμενες χρήσεις. Τιμολόγηση υλικού (εξωσυμβατικού) του οποίου η τιμή αγοράς είναι μεγαλύτερη από τη συμφωνηθείσα μέσω αιτήματος παραγγελίας ή και του Παρατηρητηρίου. Τιμολόγηση υλικού που δεν συνοδεύεται από δελτίο αποστολής. Αγορές - διαχείριση αποθήκης Φαρμακείου και Υλικών προμηθευτές (1/3)

Συνεχής παρακολούθηση της διαδικασίας προμήθειας υλικών μέσω παρακαταθήκης και διασταύρωση των παραστατικών αυτών με τις αναλώσεις στους ασθενείς εις ότι αφορά τον ασθενή, τον ασφαλιστικό φορέα, ο είδος και την ποσότητα των υλικών Συνεχής έλεγχος για την έγκαιρη έκδοση των πρωτοκόλλων παραλαβής των αγορών, απαραίτητη προυπόθεση για να ενημερωθούν οι λογαριασμοί της λογιστικής. Έχει διαπιστωθεί ότι αποτελεί σημαντικό λόγο καθυστέρησης της ενημέρωσης των λογαριασμών. Συνεχής έλεγχος της έγκαιρης διαβίβασης των παραστατικών των αγορών προς το γενικό λογιστήριο. Έχει διαπιστωθεί ότι αποτελεί σημαντικό λόγο καθυστέρησης της ενημέρωσης των λογαριασμών. Διερεύνηση των αγορών για τις οποίες έχουν καταχωρηθεί τα δελτία αποστολής αλλά δεν έχουν προσκομιστεί τα τιμολόγια αγοράς. Αποτελεί επίσης λόγο καθυστέρησης της ενημέρωσης των λογαριασμών. Έλεγχος της δυνατότητας παραγωγής καρτέλας αποθήκης και ισοζυγίου ενιαίου για όλες τις αποθήκες. Ορισμένα από τα υφιστάμενα λογισμικά προγράμματα δεν εμφανίζουν στην οθόνη την αξία των αγορών, αλλά μόνο σε εκτύπωση με συνέπεια τη σημαντική καθυστέρηση στην όποια μορφή συμφωνίας. Αγορές - διαχείριση αποθήκης Φαρμακείου και Υλικών προμηθευτές (2/3)

Η ενημέρωση των λογαριασμών της λογιστικής από τις διαχειρίσεις των υλικών και του φαρμακείου, ανάλογα με το πρόγραμμα είτε γίνεται αυτόματα είτε όχι. Σε κάθε περίπτωση όμως οι διαδικασίες που επιβάλλονται είναι: Ο έλεγχος της παραμετροποίησης και ορθής αντιστοίχισης των κωδικών του είδους των λογαριασμών και των κωδικών του προϋπολογισμού. Η έγκαιρη κατάρτιση των πρωτοκόλλων παραλαβής των αγορών των υλικών και φαρμάκων. Η έγκαιρη (εντός εβδομάδας) διαβίβαση των παραστατικών των αγορών στο γενικό λογιστήριο για έλεγχο. Η ενημέρωση των λογαριασμών των προμηθευτών επιτυγχάνεται μέσα από το σύστημα των διαχειρίσεων με την καταχώρηση των αγορών, πλην όμως δεν παρακολουθούνται σε υποσύστημα, αλλά απ’ ευθείας στη γενική λογιστική, γεγονός που καθιστά δυσανάγνωστο και μη λειτουργικό το μηνιαίο ισοζύγιο. Αγορές - διαχείριση αποθήκης Φαρμακείου και Υλικών προμηθευτές (3/3)

Αγορές παγίων - διαχείριση μητρώου παγίων – προμηθευτές (1/2) Χωριστή διαχείριση των παγίων περιουσιακών στοιχείων με υπεύθυνο διαχείρισης. Σε πολλά νοσοκομεία η παρακολούθηση των παγίων περιουσιακών στοιχείων γίνεται μέσω excel με αποτέλεσμα χειροκίνητες καταχωρήσεις, όπως και η ενημέρωση των λογαριασμών της λογιστικής που οδηγούν σε σημαντική καθυστέρηση της ενημέρωσης σε επίπεδο γενικής λογιστικής. Σε πολλά νοσοκομεία η καταχώριση των παγίων περιουσιακών στοιχείων γίνεται πρωτογενώς στην αποθήκη των υλικών από όπου μεταφέρονται αυτόματα σε λογαριασμούς παγίων στη γενική λογιστική, χωρίς οι λογαριασμοί αυτοί να υποστηρίζονται από μητρώο παγίων. Στο τέλος της χρήσης υπολογίζονται εξωλογιστικά οι αποσβέσεις και ενημερώνουν χειροκίνητα τους λογαριασμούς της γενικής λογιστικής. Ο παραπάνω τρόπος παρακολούθησης των παγίων στοιχείων: Εγκυμονεί διαχειριστικούς κινδύνους Καθυστερεί σημαντικά την ενημέρωση των λογαριασμών. Δεν συμβάλλει εποικοδομητικά στην εκπαίδευση του προσωπικού έτσι ώστε να μπορεί κατά τη διάρκεια της χρήσης να ενημερώνει τους σχετικούς λογαριασμούς. Σήμερα η ενημέρωση αυτή και η συμφωνία γίνεται κυρίως στο τέλος της χρήσης συνήθως από τους εξωτερικούς συμβούλους.

Αγορές παγίων - διαχείριση μητρώου παγίων – προμηθευτές (2/2) Θα πρέπει σταδιακά να δρομολογηθεί (έως ) η κατάρτιση μητρώου παγίων με τις δέουσες προδιαγραφές, η εκπαίδευση του προσωπικού επ’ αυτού έτσι ώστε καθ’ όλη τη διάρκεια της χρήσης να ενημερώνονται οι οικείοι λογαριασμοί. Επίσης σε όσα νοσοκομεία δεν έχουν διενεργηθεί απογραφές παγίων θα πρέπει να δρομολογηθούν εντός του μηνός Νοεμβρίου έτσι ώστε με να έχουν ενημερώσει το μητρώο παγίων.

Έσοδα - υποσύστημα τιμολόγησης ασθενών – ασφαλιστικά ταμεία (1/2) Αξιοποίηση της εφαρμογής της ηλεκτρονικής ενημέρωσης των αναλώσεων των ασθενών που είναι εγκατεστειμένη στα περισσότερα μηχανογραφικά προγράμματα. Ιδιαίτερη προσοχή στα νοσοκομεία στα οποία εφαρμόζεται άλλης εταιρείας μηχανογραφικό πρόγραμμα τιμολόγησης ασθενών από εκείνης που μεταφέρει τα δεδομένα της τιμολόγησης στους λογαριασμούς της λογιστικής. Προβλήματα στη συνδεσμολογία, με συνέπεια να εντοπίζονται λάθη και να καθυστερεί η ενημέρωση των εσόδων και των απαιτήσεων με υψηλό τον κίνδυνο του λάθους. Οι χρεωστικοί φάκελοι των ασθενών θα πρέπει να διαβιβάζονται στο τμήμα τιμολόγησης ασθενών πλήρως ενημερωμένοι με τα προβλεπόμενα παραστατικά των αναλώσεων από τις κλινικές. Η έλλειψη της διαδικασίας αυτής δημιουργεί σημαντικές καθυστερήσεις στην τιμολόγη των νοσηλίων και κατ’ επέκταση στην ενημέρωση των εσόδων και των απαιτήσεων.

Έσοδα - υποσύστημα τιμολόγησης ασθενών – ασφαλιστικά ταμεία (2/2) Η διαγραφή των απαιτήσεων από νοσηλείες που διενεργήθηκαν έως και θα πρέπει να γίνει στις οικονομικές καταστάσεις της χρήσης 2010 με βάση την επικείμενη προς δημοσίευση κοινή Απόφαση. Είναι σημαντικό να τονιστούν τα παρακάτω: Έλεγχος του ποσού της απαίτησης που κοινοποιήθηκε στο Υ.Υ.Κ.Α της προς διαγραφή περιλαμβάνει και τα τιμολόγια των νοσηλίων που εκδόθηκαν στη χρήση 2010 όπως και τις σχετικές εισπράξεις. Σε περίπτωση που υπάρχει διαφορά αυτή επίσης θα πρέπει να διαγραφεί, αφού δεν θα γίνει δεκτή από τα Ασφαλιστικά ταμεία και να βεβαιωθεί από τους Ελεγκτές. Σε περίπτωση που υπάρχουν νοσήλια προγενέστερων χρήσεων για τα οποία δεν έχουν εκδοθεί σχετικά τιμολόγια νομικά θα έπρεπε να εκδοθούν και στη συνέχεια να διαγραφούν. Σε περίπτωση που αυτό καθίσταται δύσκολο τότε θα πρέπει να υπολογιστούν με αρκετά μεγάλη ακρίβεια και να διαγραφούν, όπως αναφέρθηκε ανωτέρω.

Δαπάνες – υποσύστημα δαπανών - προμηθευτές Σημαντική καθυστέρηση καταγράφεται στην ενημέρωση των δαπανών στο οποίο συμβάλλει η έλλειψη από την πλειοψηφία των μηχανογραφικών προγραμμάτων ειδικού υποσυστήματος στο οποίο να καταχωρούνται τα παραστατικά με την παραλαβή και τον έλεγχο τους όπως γίνεται με τα υλικά και τα φάρμακα. Από το υποσύστημα αυτό να ενημερώνονται απ’ ευθείας οι λογαριασμοί της λογιστικής (δαπάνες - προμηθευτές) με παράλληλη διαβίβαση των παραστατικών στο Γενικό Λογιστήριο. Η ανωτέρω αναγκαιότητα θα γίνει πιο επιτακτική όταν θα πρέπει η δαπάνη αυτή μέσω της εφαρμογής της αναλυτικής λογιστικής να επιμεριστεί στα κέντρα κόστους. Σήμερα όπου δεν συναντάται το υποσύστημα αυτό καθυστερούν τα παραστατικά των δαπανών να ενημερώσουν τη γενική λογιστική επειδή δεν οδηγούνται έγκαιρα στο λογιστήριο προς ενημέρωση.

Δαπάνες μισθοδοσίας – υποσύστημα μησθοδοσίας – υποχρεώσεις σε μισθούς – φόρους ασφαλιστικές εισφορές Η δαπάνη της μισθοδοσίας που αφορά την τακτική επιχορηγούμενη μισθοδοσία ενημερώνεται μία φορά στο τέλος της χρήσης, ενώ θα έπρεπε να είναι μηνιαία. Η μισθοδοσία του επικουρικού προσωπικού ενημερώνεται στο τέλος κάθε μήνα, πλην όμως πρόκειται για μία μικρή δαπάνη, σε σχέση με τη συνολική. Θα πρέπει να προβλεφθεί και να εγκατασταθεί σε κάθε νοσοκομείο ένα πρόγραμμα μισθοδοσίας που να είναι συνδεδεμένο με τους λογαριασμούς της λογιστικής. Η αναγκαιότητα αυτή θα γίνει πιο επιτακτική όταν θα πρέπει η δαπάνη αυτή μέσω της εφαρμογής της αναλυτικής λογιστικής να επιμεριστεί στα κέντρα κόστους.

Γενικό λογιστήριο Απουσιάζει από ορισμένα υφιστάμενα μηχανογραφικά προγράμματα η διαδικασία του αυτόματου κλεισίματος της χρήσης (εγγραφές τέλους χρήσης). Είναι πολύ χρήσιμο να παράγεται ένα μηνιαίο check list ανά λογιστικό κύκλωμα έτσι ώστε να καταγράφονται και να διερευνώνται άμεσα οι λανθασμένες καταχωρήσεις κατά τη διαδικασία του κλεισίματος του μήνα. Το εργαλείο αυτό θα συμβάλλει αποφασιστικά στην επίτευξη του στόχου του μηνιαίου κλεισίματος με οριστικό ισοζύγιο που θα πρέπει να έχει υλοποιηθεί έως στις

Παρακολούθηση μέσω λογαριασμών της εκτέλεσης του προϋπολογισμού Η απεικόνιση σε τάξεως της αρχικής έγκρισης του προϋπολογισμού εσόδων και εξόδων σε πολλά νοσοκομεία δεν είναι ισοσκελισμένη όπως καταγράφεται στον πίνακα (1) του esy.net, απαραίτητη προϋπόθεση του διπλογραφικού. Η άθροιση των υπολοίπων των λογαριασμών του προϋπολογισμού στις δαπάνες και στα έσοδα εκτός αυτών του αρχικού προϋπολογισμού οφείλουν να είναι ισοσκελισμένα. Οι σωρευτικές αγορές που εμφανίζονται στον πίνακα 3 του esy.net οφείλουν να συμφωνούν με τις αντίστοιχες που εμφανίζονται στον πίνακα (7). Οι σωρευτικές δαπάνες που εμφανίζονται στον πίνακα 5 οφείλουν να συμφωνούν με τις αντίστοιχες που εμφανίζονται στον πίνακα (7) Τα σωρευτικά έσοδα που εμφανίζονται στον πίνακα 6 οφείλουν να συμφωνούν με τα αντίστοιχα του πίνακα (7). Σε πολλά νοσοκομεία δεν καταχωρούνται τα αποθέματα με συνέπεια ο πίνακας να μην επιτελεί το σκοπό του που είναι η μηνιαία παρακολούθηση του αποτελέσματος του κάθε νοσοκομείου. Η αντιστοίχιση των πιστώσεων της χρήσης 2011 στον πίνακα 2 θα πρέπει να γίνει με βάση την αντιστοίχιση των Κ.Α.Ε και κωδικών γενικής λογιστικής.