Διοίκηση προμηθειών και διαχείριση Υλικών 10 Μάθημα Γεώργιος Απλαδάς Τμήμα Διοίκησης Τουριστικών Επιχειρήσεων Χειμερινό

Η έννοια της διοίκησης προμηθειών Είναι η συστηματική οργάνωση και η λειτουργία όλων των διαδικασιών που αφορούν: Την έρευνα αγοράς Παραλαβή Αποθήκευση Διακίνηση των υλικών προς τα τμήματα

Βασικές επιδιώξεις του τμήματος προμηθειών Σωστή ποιότητα Σωστή τιμή Σωστή ποσότητα Σωστή στιγμή Σωστό προμηθευτή

Σωστή ποιότητα Αυτή που είναι η καταλληλότερη και σύμφωνα με τις προδιαγραφές και επίπεδα κόστους της επιχείρησης. Πρότυπα ποιότητας Σκοποί της επιχείρησης Ποιοτικά χαρακτηριστικά

Σωστή στιγμή Σημαντικός παράγοντας σε σχέση με την ποιότητα Η έλλειψη υλικού μπορεί να δημιουργήσει μεγάλη δυσλειτουργία στην επιχείρηση Καθορισμός συγκεκριμένων ημερών και ωρών παραλαβής Υπογραφή συμβολαίου μεταξύ της επιχείρησης και των προμηθευτών

Σωστή ποσότητα Τόση όση χρειάζεται Όχι στην αποθήκευση περιττών αποθεμάτων και άσκοπη σπατάλη κεφαλαίων Η επιλογή ποσότητας θα πρέπει να είναι αποτέλεσμα συστηματικών υπολογισμών με βάση τα πραγματικά δεδομένα και όχι μια εμπειρική διαδικασία

Σωστή τιμή Σύγκριση τιμών με βάση τα ποιοτικά χαρακτηριστικά Τρόπος και χρόνος εξόφλησης Επιβάρυνση με μεταφορικά έξοδα Ελάχιστη ποσότητα παραγγελίας Το επίπεδο ρευστότητας της επιχείρησης

Σωστός προμηθευτής Αυτός που μπορεί να προσφέρει την Τιμή, Ποιότητα Ποσότητα Χρόνο με τον καλλίτερο δυνατό τρόπο

Ανάλυση διαδικασίας προμηθειών Καθορισμός πολιτικής λειτουργίας της επιχείρησης Ανάλυση των menus και των προσφερόμενων προϊόντων Καθορισμός των αναγκαίων ειδών που πρέπει να προμηθευτούν και σύνταξη προδιαγραφών ποιότητας Καθορισμός ποσοτήτων Επιλογή προμηθευτή και μεθόδου προμήθειας που θα ακολουθηθεί Ανακοίνωση της παραγγελίας στους προμηθευτές Παραλαβή των υλικών που έχουν παραγγελθεί

Ανάλυση διαδικασίας προμηθειών Προγραμματισμός για την αποπληρωμή των υλικών Αποθήκευση υλικών Διακίνηση υλικών προς τα τμήματα Παραγωγή προσφερόμενων προϊόντων Πώληση προσφερόμενων προϊόντων Έλεγχος διαδικασίας προμηθειών Ανατροφοδότηση με στοιχεία και τυχόν διόρθωση αδυναμιών

Καθορισμός πολιτικής λειτουργίας της επιχείρησης Εξωτερικοί παράγοντες Επιχειρηματικά πλάνα Εσωτερικοί παράγοντες

Ανάλυση των menus και των προσφερόμενων προϊόντων Καθορισμός πολιτικής λειτουργίας και ανάλυση των menu και να καταρτιστούν λίστες με τα χρησιμοποιούμενα προιόντα Πρότυπη συνταγή Πρότυπη μερίδα

Πρότυπη συνταγή Είναι ένα έγγραφο που προσδιορίζει με ακρίβεια ποσοτικά και ποιοτικά στοιχεία στην παραγωγή συγκεκριμένου φαγητού/ ποτού την σύνθεση των υλικών την ποσότητα την διαδικασία μαγειρέματος το μέγεθος της μερίδας τον ελάχιστο αριθμό παραγωγής μερίδων το κόστος ανά μονάδα κ.λπ.) Με σκοπό να διασφαλίσει ένα ομοιόμορφο επίπεδο παραγωγής τροφίμων και ποτών όσον αφορά την εμφάνιση, το κόστος και τη γεύση

ΤΥΠΟΙ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΣΥΝΤΑΓΩΝ  Ποτού: Τα αλκοολούχα ποτά λόγο υψηλής φορολογίας έχουν υψηλό κόστος κτήσης, οι πρότυπες συνταγές εξασφαλίζουν μείωση των δαπανών της επιχείρησης και πληρέστερο έλεγχο της κατανάλωσης.  Κόστους: Πρότυπη συνταγή με έμφαση στον υπολογισμό του κόστους.  Εκτέλεσης: Πρότυπη συνταγή με έμφαση με έμφαση στην λεπτομερή περιγραφή του τρόπου παρασκευής του πιάτου.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΠΡΟΤΥΠΗΣ ΣΥΝΤΑΓΗΣ Μπουτάκια Κοτόπουλο με Πατάτες στο Φούρνο

Προτυποποίηση Μερίδας & Συνταγής Η πρότυπη συνταγή περιγράφει: Όνομα φαγητού/γλυκού Ημερομηνία και όνομα δημιουργού Υλικά & Ποσότητες Τρόπο & Χρόνο παρασκευής Αναμενόμενες Μερίδες Κόστος Συνταγής ανά μερίδα

Προτυποποίηση Μερίδας & Συνταγής Βήματα: Καταγράφω το προϊόν Καταγράφω υλικά & ποσότητες Καταγράφω το χρόνο προετοιμασίας & ολοκλήρωσης της συνταγής Καταγράφω την θερμοκρασία Καταγράφω το βάρος, τις μερίδες Περιγράφω την διαδικασία παρασκευής Αναφέρω τον απαιτούμενο εξοπλισμό & τα σκεύη Φωτογραφίζω !!! Τελικά τι γεύση είχε; Πέτυχε;

Προτυποποίηση Μερίδας & Συνταγής Πλεονεκτήματα: Πλεονεκτήματα: Ελαχιστοποίηση λαθών Συνέπεια εμφάνισης, κόστους & γεύσης Εξασφάλιση σταθερού βαθμού ικανοποίησης πελατών Περιορισμός σπαταλών & απωλειών Διευκολύνει την τιμολόγηση Καλύτερος έλεγχος ποσότητας, ποιότητας & κόστους

Καθορισμός των αναγκαίων ειδών που πρέπει να προμηθευτούν Ο καθορισμός γίνεται με την βοήθεια: Ειδικών καταλόγων- Λιστών παραγγελιών Προδιαγραφές προϊόντων Όνομα του προϊόντος Προέλευση Τύπος ή τάξη ποιότητας Μέσο βάρος ή συσκευασία Όρια ποσότητας ανά παραγγελία Όρια τιμών που ενδιαφέρουν την επιχείρηση Οδηγίες προμήθειας Χρήση του στην Επιχείρηση

Προδιαγραφή ποιότητας ΕίδοςΚοτόπουλο ΠροέλευσηΙταλία ΠοιότηταΒ Μέσο βάρος g ΧαρακτηριστικάΚατεψυγμένο, χωρίς εντόσθια λιγότερο από 3 μήνες στην κατάψυξη Ορια τιμών2,20 έως 2,80 Μέση ποσότητα παραγγελίας100Kg ΠαραλαβήΤρίτη μετά τια ΧρήσηMenu

Καθορισμός ποσοτήτων Αναγκαία ποσότητα- Συνολικό απόθεμα + απόθεμα ασφαλείας Εμπειρία από το παρελθόν Αποθηκευτική ικανότητα των υλικών Κόστος υλικών Εποχική διακύμανση Πρόβλεψη για μεταβολές Ευκαιρίες την αγοράς Γενική τάση τιμών Ρευστότητα της επιχείρησης Προσβασιμότητα στις αγορές Απαιτήσεις προμηθευτών σχετικά με τα ελάχιστα όρια παραγγελίας

Επιλογή προμηθευτή και μεθόδου προμήθειας που θα ακολουθηθεί Έμποροι Βιομηχανίες Παραγωγοί Εισαγωγείς Συνεταιρισμοί

Μεθόδος προμήθειας που θα ακολουθηθεί Με προσφορά Με διαγωνισμό (Σφραγισμένες προσφορές) Με συμβόλαιο Με διαμεσολάβηση ( μεσάζοντα) Προμήθειες μετρητοίς (Cash and Carry) Προμήθειες κατά αποκλειστικότητα Προμήθεια με συνεργασία Προμήθεια μέσω έρευνας στο διαδίκτυο

Ανακοίνωση της παραγγελίας στους προμηθευτές Μέσω τηλεφώνου Μέσω φάξ Με Με προσωπική επαφή Με επιστολή

Παραλαβή των υλικών που έχουν παραγγελθεί Έλεγχος ημέρας και ώρας παραλαβών Ποιοτικός έλεγχος παραληφθέντων εμπορευμάτων Ποσοτικό έλεγχος Έλεγχος τιμών Έλεγχος τακτοποίησης εσωτερικών εγγράφων παραλαβών

Ποιοτικός έλεγχος Ονομασία Συστατικά Καθαρό βάρος Ημερομηνία λήξης Ιδιαίτερες συνθήκες συντήρησης Και χρήσης Στοιχεία κατασκευαστή Τόπος παραγωγής ή προέλευσης Έλεγχος όλων των παραληφθέντων εμπορευμάτων Έλεγχος τρόπου και μέσου μεταφοράς Έλεγχος συσκευασιών Ποιοτικός έλεγχος μη συσκευασμένων εμπορευμάτων

Έλεγχος τακτοποίησης εσωτερικών εγγράφων παραλαβών Ημερολόγιο παραλαβών Καρτέλες αποθήκης Τακτοποίηση τιμολογίων και ενημέρωση λογιστηρίου για πληρωμές Καρτέλα προμηθευτή Έκδοση πιστωτικού σημειώματος