ΑΓΟΡΑ & ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Α ργυρή Κατωπόδη

ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΑΛΛΑΓΕΣ  Ένα Πληροφοριακό Σύστημα είναι μια κοινωνικοτεχνική οντότητα, μια διάταξη στοιχείων τεχνικών και κοινωνικών. Η εισαγωγή ενός νέου Πληροφοριακού Συστήματος σημαίνει κάτι παραπάνω από νέο υλικό και λογισμικό. Περιλαμβάνει επίσης και αλλαγές σε θέσεις εργασίας, σε δεξιότητες, στη διοίκηση και στην οργάνωση. Όταν σχεδιάζουμε ένα νέο Πληροφοριακό Σύστημα, σχεδιάζουμε ξανά την οργάνωση, λαμβάνοντας υπόψη τους ανθρώπους που πρέπει να δουλέψει με τη νέα τεχνολογία που εγκαθίσταται.

ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΑΛΛΑΓΕΣ Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να γνωρίζουμε σχετικά με την ανάπτυξη νέων συστημάτων πληροφοριών είναι ότι αυτή η διαδικασία είναι ένα είδος προγραμματισμένης οργανωτικής αλλαγής. Οι σχεδιαστές συστημάτων πρέπει να καταλαβαίνουν πώς ένα σύστημα θα επηρεάσει τον οργανισμό ως σύνολο και να δίνουν ιδιαίτερη έμφαση στις οργανωτικές συγκρούσεις και αλλαγές στον τομέα της λήψης αποφάσεων. Οι σχεδιαστές πρέπει επίσης να σκέφτονται πώς θα αλλάξει η φύση των ομάδων εργασίας κάτω από την επίδραση του νέου συστήματος. Οι ίδιοι καθορίζουν επίσης το βαθμό στον οποίο χρειάζονται αλλαγές.

ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΑΛΛΑΓΕΣ  Τα συστήματα μπορεί να αποδειχθούν τεχνικές επιτυχίες απλά και οργανωτικές αποτυχίες, λόγω μιας αστοχίας στην κοινωνική και πολιτική διεργασία της ανάπτυξης του συστήματος. Οι αναλυτές και οι σχεδιαστές είναι υπεύθυνοι να εξασφαλίσουν ότι τα βασικά μέλη του οργανισμού θα συμμετέχουν στη διαδικασία σχεδιασμού και θα έχουν τη δυνατότητα να επηρεάσουν το τελικό σχήμα του συστήματος. Αυτή η δραστηριότητα πρέπει να συντονίζεται προσεκτικά από τους σχεδιαστές του συστήματος πληροφοριών.

Περιεχόμενο Πληροφοριακών Συστημάτων 1)η διαμόρφωση στρατηγικής ΠΣ σε εναρμόνιση με την επιχειρηματική στρατηγική, 2)η διοίκηση με ολοκληρωμένο τρόπο του συνόλου των συστατικών των ΠΣ 3)η ευθυγράμμιση των επιχειρηματικών διαδικασιών (business processes) με τα χρησιμοποιούμενα ΠΣ 4)η χρήση των τεχνολογιών διαχείρισης ροής εργασιών σε επιχειρηματικές διαδικασίες και η μελέτη του ρόλου της Κοινωνίας των Πληροφοριών στιςεπιχειρηματικές διαδικασίες (π.χ. ηλεκτρονικό εμπόριο).

Στρατηγική των πληροφοριακών συστημάτων  Ρόλος των Πληροφοριακών Συστημάτων στις σύγχρονες επιχειρήσεις  Μέθοδοι και Τεχνικές επιχειρηματικού στρατηγικού σχεδιασμού  Τεχνικές στρατηγικού σχεδιασμού ΠΣ π.χ. strategic grid, stages of growth, TACT, SISP, information intensity matrix, DAFNE, BSP, κλπ  Στρατηγικά θέματα που αφορούν τα ΠΣ π.χ. η ποιότητα των υπηρεσιών και προϊόντων, η ολοκλήρωση των επιχειρησιακών λειτουργιών εντός της επιχείρησης και μεταξύ επιχειρήσεων (inter-enterprise integration), κλπ

ΠΣ σαν εργαλεία υποστήριξης επιχειρηματικών αποφάσεων & επιχειρηματικών αλλαγών  Ανασχεδιασμός επιχειρηματικών διαδικασιών  Ο σχεδιασμός, η ανάπτυξη και η υλοποίηση συστημάτων: υποστήριξης των αποφάσεων (Decision Support Systems) συστημάτων συντονισμού και συνεργασίας (Group Coordination and Cooperation Systems) και συστημάτων γραφείου (Office Information Systems)  Ανάπτυξη της οργανωσιακής μνήμης (organisational memory)  Xρήση ΠΣ για ενίσχυση των δραστηριοτήτων εκπαίδευσης και  κατάρτισης  Χρήση νέων τεχνικών (π.χ. object-oriented analysis and design) στα επιχειρηματικά πληροφοριακά συστήματα.  Ρόλος των συστημάτων διαχείρισης της ροής εργασιών (π.χ. worlflow systems),

Διαχείριση ανάπτυξης πληροφοριακών συστημάτων Ο ρόλος του manager πληροφορικής Τεχνικές διοίκησης πληροφοριακών συστημάτων IT project management οργάνωση κέντρου πληροφορικής Μέθοδοι αξιολόγησης επενδύσεων πληροφορικής Information Economics, application portfolio, κλπ Ανάλυση του κόστους και του οφέλους των Πληροφοριακών Συστημάτων Tεχνικές μέτρησης λογισμικού (π.χ. function point analysis)

Tα συστατικά των πληροφοριακών συστημάτων  Λογισμικό (software)  Υλικό (hardware)  Τηλεπικοινωνίες (telecommunications)  Ανθρώπινοι Πόροι (human resources)

Πληροφοριακό Σύστημα  Ένα πληροφοριακό σύστημα μπορεί να οριστεί τεχνικά ως ένα σύνολο αλληλοσχετιζόμενων στοιχείων, τα οποία συλλέγουν, επεξεργάζονται, αποθηκεύουν και διανέμουν πληροφορίες που υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων και τον έλεγχο σε έναν οργανισμό.  Οι οργανισμοί μπορούν να διαιρεθούν σε στρατηγικό, διοικητικό και εκτελεστικό επίπεδο και σε τέσσερις λειτουργικούς τομείς: 1. Πωλήσεις και marketing 2. Κατασκευή και παραγωγή 3. Χρηματοοικονομικά και λογιστήριο 4. Ανθρώπινοι πόροι  Τα πληροφοριακά συστήματα πρέπει να εξυπηρετούν όλα αυτά τα επίπεδα και τις λειτουργίες.

Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων  Ο οργανισμός έχει: Συστήματα υποστήριξης διοίκησης (ESS), στο στρατηγικό επίπεδο Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (MIS), στο διοικητικό επίπεδο Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (DSS), στο διοικητικό επίπεδο Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών (TPS), στο εκτελεστικό επίπεδο  Τα συστήματα σε κάθε επίπεδο είναι με τη σειρά τους εξειδικευμένα ώστε να εξυπηρετούν κάθε κύριο λειτουργικό τομέα.

Σχέσεις μεταξύ των Συστημάτων Εικόνα 1: Σχέσεις μεταξύ των συστημάτων

Οργανισμοί και Πληροφοριακά Συστήματα  Τα πληροφοριακά συστήματα και οι οργανισμοί αλληλοεπηρεάζονται. Τα πληροφοριακά συστήματα πρέπει να είναι ευθυγραμμισμένα με τον οργανισμό για να παρέχουν τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για τον οργανισμό. Εικόνα 2: Αμφίδρομη σχέση μεταξύ οργανισμών και τεχνολογίας πληροφοριών

Στελέχη, Λήψη Αποφάσεων και Πληροφοριακά Συστήματα  Τα στελέχη παίζουν κεντρικό ρόλο στους οργανισμούς. Οι ευθύνες τους ποικίλλουν, από το να παίρνουν αποφάσεις μέχρι το να γράφουν αναφορές, να συμμετέχουν σε συσκέψεις ή να οργανώνουν κοινωνικές εκδηλώσεις.  Η λήψη αποφάσεων παραμένει ένας από τους πιο απαιτητικούς ρόλους ενός στελέχους επιχείρησης. Τα πληροφοριακά συστήματα βοηθούν τα στελέχη στην επικοινωνία και τη διανομή πληροφοριών.

Διαδικασία Λήψης Απόφασης Εικόνα 3: Διαδικασία λήψης αποφάσεων

Πληροφοριακά Συστήματα και Επιχειρηματική Στρατηγική  Ορισμένοι τύποι πληροφοριακών συστημάτων έχουν αποκτήσει ιδιαίτερα κρίσιμη σημασία για την μακροπρόθεσμη ευημερία και την επιβίωση των επιχειρήσεων. Τα συστήματα αυτά, που αποτελούν ισχυρά εργαλεία για να διατηρήσει μια εταιρία το προβάδισμά της απέναντι στους ανταγωνιστές της, ονομάζονται Στρατηγικά Πληροφοριακά Συστήματα.  Τα Στρατηγικά Πληροφοριακά Συστήματα μεταβάλλουν: Τους στόχους Τις λειτουργίες Τα προϊόντα Τις υπηρεσίες Τις σχέσεις των οργανισμών με το περιβάλλον, προκειμένου να τους βοηθήσουν να κερδίσουν ένα πλεονέκτημα απέναντι στους ανταγωνιστές τους.

Επιχειρηματική Αξία των Πληροφοριακών Συστημάτων  Οι επιχειρήσεις κάνουν δύο ειδών επενδύσεις σε πληροφοριακά συστήματα. Οι εταιρίες επενδύουν σε έργα πληροφοριακών συστημάτων που έχουν πολύ συγκεντρωμένους στόχους και πρόκειται να υλοποιηθούν μέσα σε μήνες. Οι εταιρίες επενδύουν επίσης σε υποδομή τεχνολογίας πληροφοριών και τέτοιες επενδύσεις συχνά πραγματοποιούνται σε πιο μικρές χρονικές περιόδους.

Η σημασία της Διαχείρισης Αλλαγών στην επιτυχία και την αποτυχία των Π.Σ.  Τα οφέλη από τις επενδύσεις στην τεχνολογία πληροφοριών θα είναι περιορισμένα αν οι εταιρίες δε λάβουν υπόψη το κόστος της οργανωσιακής αλλαγής ου συνδέεται με ένα νέο σύστημα.

Τα κρίσιμα θέματα των πληροφοριακών Συστημάτων  Ο ρόλος της πληροφορίας στις σύγχρονες επιχειρήσεις “information engine”  Οικονομική διάσταση των τεχνολογιών πληροφορικής Δραστική μείωση του κόστους σε σχέση με την απόδοση  Διαφοροποίηση της εργασίας: production workers => information workers => knowledge workers

Η αλλαγή του τρόπου εργασίας Εργασίες παραγωγής φυσική παραγωγή (physical production) παραγωγή πληροφορίας (information production) παραγωγή γνώσης (knowledge production) Συντονισμός Εργασιών (coordination) ελαχιστοστοποίηση της απόστασης ελαχιστοστοποίηση του χρόνου συντήρηση της οργανωτικής μνήμης Εργασίες διαχείρισης και διοίκησης κατευθύνσεις σε σχέση με εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον έλεγχος μέτρηση και κατανόηση αποτελεσμάτων σχεδιασμός και προγραμματισμός

Η ολοκλήρωση των επιχειρηματικών λειτουργιών στα πλαίσια της αλυσίδας αξιών εντός της επιχείρησης within the value chain π.χ. δίκτυα μεταξύ των επιχειρήσεων end-to-end links between organisations π.χ. EDI, just-in-time δημιουργία συμμαχιών και υπεργολαβιών value chain substitution or subcontracts zero inventories ηλεκτρονικές αγορές electronic markets π.χ. συστήματα κράτησης θέσεων σε αεροπορικές εταιρίες

Νέες στρατηγικές ευκαιρίες Tρείς φάσεις:  αυτοματοποίηση (automate) -δημιουργία της πληροφορίας ως υπο- προϊόν  πληροφορόρηση (informate) -χρήση νέων εργαλείων - παραγωγή νέων τύπων πληροφορίας -δημιουργία νέων προϊόντων και αγορών  μετασχηματισμός (transformate) -ολική ποιότητα

Βασικοί Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών – Transaction Processing Systems (TPS) Συστήματα Υποστήριξης Επιτελικών Στελεχών – Executive Support Systems (ESS) Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης – Management Information Systems (MIS) Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων – Decision Support Systems (DSS) Συστήματα Εργασίας βασισμένα σε γνώση – Knowledge Work Systems (KWS), Knowledge-Based Systems (KBS) Συστήματα Αυτοματισμού Γραφείου – Office Automation Systems (OAS)

Συστήματα Αυτοματισμού Γραφείου Γραφείο χωρίς χαρτιά («paperless» office) – Ανασχεδιασμός της ροής εργασίας – Ολοκληρωμένο λογισμικό Επίπεδο ---)Γνωστικό Είδος επεξεργασίας ---)Εργαλεία ροής των πληροφοριών (κειμενογράφοι, συστήματα έκδοσης αναφορών, …) Outputs ---) Κείμενα, ειδικές αναφορές, … Χρήστες ---)Χρήστες δεδομένων (χωρίς ιδιαίτερες επιστημονικές γνώσεις)

Συστήματα Εργασίας Βασισμένα σε Γνώση Επίπεδο ---) Γνωστικό Inputs ---)Προδιαγραφές σχεδιασμού Είδος επεξεργασίας ---) Μοντελοποίηση Outputs ---)Σχέδια, γραφικά, … (παραγωγή νέων πληροφοριών και νέας γνώσης) Χρήστες ---)Τεχνικό (εξειδικευμένο) προσωπικό

Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων Επίπεδο ---)Διοικητικό Inputs---)Μικρός όγκος δεδομένων Είδος επεξεργασίας---) Διαλογική (συνεχής αλληλεπίδραση με τον χρήστη, ο οποίος έχει τον πλήρη έλεγχο των inputs και outputs) Outputs ---) Ανάλυση αποφάσεων Χρήστες---) Μεσαία διοικητικά στελέχη

Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης Επίπεδο ---)Διοικητικό Inputs ---)Μεγάλος όγκος δεδομένων (παλιά και νέα δεδομένα) Είδος επεξεργασίας ---) Απλά μοντέλα διοίκησης (κατηγοριοποίηση, στατιστική Επεξεργασία) Outputs ---) Συγκεντρωτικές αναφορές Χρήστες ---)Μεσαία διοικητικά στελέχη

Συστήματα Υποστήριξης Επιτελικών Στελεχών Επίπεδο ---)Στρατηγικό Inputs ---)Δεδομένα από σύνθεση άλλων πηγών (εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον) Είδος επεξεργασίας ---)Διαλογική (αφορά αδόμητες αποφάσεις γενικού χαρακτήρα) Συζήτηση: Σχεδιασμένα για «ένα» άτομο, Ακριβή συντήρηση και υποστήριξη Outputs ---)Προβολές μέσω συγκεντρωτικών αναφορών Χρήστες ---)Επιτελικά διοικητικά στελέχη

Ο Στρατηγικός Ρόλος των ΠΣ Αλλαγή στόχων, λειτουργιών, προϊόντων και υπηρεσιών για την απόκτηση πλεονεκτήματος έναντι του ανταγωνισμού Γενικές δραστηριότητες Θεώρηση της δομής της επιχείρησης, των ανθρώπινων πόρων, της τεχνολογίας, των προμηθειών, … Ειδικές δραστηριότητες Οι άμεσα σχετιζόμενες με την παραγωγή των προϊόντων και υπηρεσιών της επιχείρησης

Σας ευχαριστώ