Mailing Procedures and Equipment Διαδικασίες αλληλογραφίας και εξοπλισμός

Incoming Mail/Εισερχόμενη Αλληλογραφία Ο χειρισμός της εισερχόμενης αλληλογραφίας πρέπει να γίνεται συστηματικά και αποδοτικά ώστε η αλληλογραφία να είναι έγκαιρα έτοιμη για διανομή. Συχνά, το άτομο το οποίο είναι υπεύθυνο για την αλληλογραφία πρέπει να φτάνει στο γραφείο νωρίτερα από την κανονική ώρα εργασίας για να διαχωρίζει την αλληλογραφία και να την διανέμει χωρίς καθυστέρηση.

Incoming Mail/Εισερχόμενη Αλληλογραφία Τα βήματα τα οποία ακολουθούνται για οργάνωση της διαδικασίας είναι: Διαχωρισμός της αλληλογραφίας σε: α) Συστημένη αλληλογραφία για την οποία υπογράφουμε την ώρα της παραλαβής, β) προσωπική και εμπιστευτική αλληλογραφία, γ) αλληλογραφία που φέρει το διακριτικό ¨επείγον¨, δ) αλληλογραφία που δεν απευθύνεται στην εταιρία μας και επαναταχυδρομείται χωρίς να ανοιχτεί και ε) όλη η υπόλοιπη απλή αλληλογραφία της εταιρίας. Ανοίγουμε (αν έτσι μας έχει ζητηθεί) την επείγουσα αλληλογραφία και την παραδίδουμε πρώτη

Incoming Mail/Εισερχόμενη Αλληλογραφία Ανοίγουμε (αν μας ζητηθεί) την συστημένη και την απλή αλληλογραφία και την παραδίδουμε. Αφαιρούμε το περιεχόμενο των φακέλων και ελέγχουμε αν υπάρχουν συνημμένα τα οποία καρφιτσώνουμε στις επιστολές που συνοδεύουν. Αν παρατηρήσουμε κάποιο λάθος, βάζουμε μία μικρή σημείωση επισημαίνοντας το. Βάζουμε σφραγίδα ή γράφουμε την ημερομηνία παραλαβής του εγγράφου. Προσέχουμε να μην βάλουμε την σφραγίδα στο δακτυλογραφημένο μέρος της επιστολής.

Incoming Mail/Εισερχόμενη Αλληλογραφία Κάνουμε σάρωση (scanning) κάθε έγγραφο και το τοποθετούμε στο κατάλληλο δίσκο (tray) του κάθε τμήματος. Παραδίδουμε την αλληλογραφία στα τμήματα που αφορά, συμπεριλαμβανομένης και της προσωπικής και εμπιστευτικής, η οποία παραδίδεται χωρίς να ανοιχτεί. Ελέγχουμε για τελευταία φορά τους φακέλους να σιγουρευτούμε πως δεν ξεχάσαμε κάτι μέσα.

Incoming Mail/Εισερχόμενη Αλληλογραφία Ερώτηση Εάν το θέμα μιας επιστολής αφορά δύο τμήματα ή και περισσότερα, γίνεται ειδική διευθέτηση ώστε τον κάθε τμήμα να χειριστεί το θέμα έγκαιρα. Η διευθέτηση μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους. Ποιοί νομίζετε είναι αυτοί οι τρόποι;

Incoming Mail/Εισερχόμενη Αλληλογραφία Εάν το θέμα μιας επιστολής αφορά δύο τμήματα ή και περισσότερα, γίνεται ειδική διευθέτηση ώστε τον κάθε τμήμα να χειριστεί το θέμα έγκαιρα. Η διευθέτηση μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους όπως: Γράφουμε τα ονόματα των εμπλεκόμενων τμημάτων σε χαρτί το οποίο καρφιτσώνουμε πάνω στη επιστολή και ο υπεύθυνος του κάθε τμήματος διαγράφει το όνομα του τμήματος του από την λίστα όταν τελειώσει με αυτό που πρέπει να κάνει.

Incoming Mail/Εισερχόμενη Αλληλογραφία Το τμήμα το οποίο θα αναλάβει το κύριο μέρος της επιστολής παίρνει το πρωτότυπο και αναλαμβάνει να περάσει τα μικρότερης σημασίας θέματα στα τμήματα που αφορούν. Ο υπεύθυνος παραλαβής αλληλογραφίας φωτοτυπεί την επιστολή και δίνει από ένα αντίγραφο στα διάφορα τμήματα. Αυτή η μέθοδος είναι και η πιο ικανοποιητική νοουμένου ότι οι απαιτήσεις των τμημάτων συντονίζονται

Suspicious Postal Packets/Ύποπτα Ταχυδρομικά Πακέτα Ο υπεύθυνος της εισερχόμενης αλληλογραφίας πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεχτικός κατά τον διαχωρισμό της και να μπορεί να εντοπίζει ύποπτα πακέτα τα οποία πιθανόν να περιέχουν βόμβες. Αυτά τα πακέτα μπορούν να αναγνωριστούν από: Ασυνήθιστο σχήμα και μέγεθος. Καλώδια στο πακέτο. Σημάδια από λάδι ή λίπος στο περιτύλιγμα. Το βάρος του είναι δυσανάλογο με το μέγεθος του. Έχουν μυρωδιά αμυγδάλου. Έχουν μια μικρή τρύπα στο περιτύλιγμα.

Suspicious Postal Packets/Ύποπτα Ταχυδρομικά Πακέτα Σε περίπτωση που ανακαλύψουμε πως ένα πακέτο είναι ύποπτο πρέπει: Να μην το ανοίξουμε και να μην αφήσουμε οποιονδήποτε να το πλησιάσει. Τοποθετούμε το πακέτο απαλά σε επίπεδη επιφάνεια πιο ψηλά από το έδαφος και μακριά από γωνίες του γραφείου. Εγκαταλείπουμε αμέσως το γραφείο, κλειδώνουμε την πόρτα και κρατάμε το κλειδί για να το παραδώσουμε στην αστυνομία ή στον υπεύθυνο ασφαλείας. Ενημερώνουμε τον υπεύθυνο ασφαλείας ο οποίος αναλαμβάνει ευθύνη του γεγονότος και αν χρειαστεί ειδοποιεί την αστυνομία. Προσέχουμε να μην πλησιάσει κανείς την είσοδο του γραφείου.

Automatic Time and Date Stamping Machine/Μηχανή Αυτόματης Σφραγιδοποιησης Ώρας και Ημερομηνίας Η συγκεκριμένη μηχανή μας βοηθά να βάζουμε σφραγίδες ώρας και ημερομηνίας αυτομάτως στην εισερχόμενη αλληλογραφία μας. Εργάζεται με ηλεκτρισμό και όταν τοποθετήσουμε τα έγγραφα στην μηχανή, αυτή τα σφραγίζει αυτόματα με χρονολογία, μήνα, ημερομηνία και ώρα.

Outgoing Mail/Εξερχόμενη Αλληλογραφία Η διαδικασία που ακολουθούμε για την εξερχόμενη αλληλογραφία εξαρτάται από την ποσότητα και τον μηχανικό εξοπλισμό που διαθέτει η εταιρία. Μετά την δακτυλογράφηση των επιστολών ακολουθούμε τα εξής βήματα: Παραδίδουμε τις επιστολές στους προϊστάμενους για υπογραφή. Εάν υπάρχουν συνημμένα, προσέχουμε να τα επισυνάψουμε με τις επιστολές που αφορούν. Παραδίδουμε τις επιστολές στο τμήμα ταχυδρομείου του γραφείου. Πρέπει να γνωρίζουμε τις ώρες εργασίας του τμήματος ώστε να φεύγουν οι επιστολές την ίδια μέρα.

Outgoing Mail/Εξερχόμενη Αλληλογραφία Ελέγχουμε ώστε οι διευθύνσεις των επιστολών να συμφωνούν με αυτές των φακέλων. Για αποφυγή λάθους και για αποφυγή να γράφουμε δύο φορές τα στοιχεία, μπορούμε να χρησιμοποιούμε φακέλους με παράθυρο (window envelopes). Διπλώνουμε τις επιστολές και τις τοποθετούμε στους φακέλους. Σφραγίζουμε τους φακέλους.

Outgoing Mail/Εξερχόμενη Αλληλογραφία Ζυγίζουμε τους φακέλους και βάζουμε γραμματόσημα ή χρησιμοποιούμε ειδικές μηχανές που λέγονται μηχανές γραμματοσήμανσης (Franking machines). Γράφουμε λεπτομέρειες για την αλληλογραφία και τα έξοδα σε ειδικό λογαριασμό. Στο ταχυδρομείο παραδίδουμε ξεχωριστά την απλή αλληλογραφία από την ειδική πχ. Συστημένη, αλληλογραφία για εξωτερικό κλπ.

Outgoing Mail/Εξερχόμενη Αλληλογραφία Κάνουμε δέσμες τους φακέλους προσέχοντας οι διευθύνσεις να βλέπουν προς την ίδια κατεύθυνση. Ο υπεύθυνος για την ταχυδρόμηση της αλληλογραφίας συμπληρώνει τις απαραίτητες φόρμες και φροντίζει να παίρνει αποδείξεις όταν τις παραδίδει στο ταχυδρομείο.

Post Office Automation/Σωστή Γραφή Διευθύνσεων στους Φακέλους Για να διευκολύνουμε τις υπηρεσίες ταχυδρομείου και να γίνεται αποτελεσματική κατανομή των επιστολών μας πρέπει να: α) χρησιμοποιούμε το σωστό μέγεθος φακέλων και β) να γράφουμε σωστά τις διευθύνσεις πάνω στους φακέλους.

Post Office Automation/Σωστή Γραφή Διευθύνσεων στους Φακέλους Ο σωστός τρόπος γραφής μίας διεύθυνσης είναι: Όνομα και επίθετο παραλήπτη Πλήρες Όνομα Δρόμου και Αριθμός Όνομα οικίας όπου χρειάζεται Ταχυδρομικός Κώδικας Δήμος ή Κοινότητα Όνομα πόλης με κεφαλαία γράμματα Όνομα χώρας Με τις σύγχρονες μεθόδους που χρησιμοποιούνται σήμερα, μπορεί ο διαχωρισμός να γίνει εύκολα και γρήγορα με την χρήση των ταχυδρομικών κωδικών και θυρίδων.

Ερώτηση Θέλετε να στείλετε μία επιστολή στην κυρία Jane Carter στην Αγγλία. Ο αριθμός σπιτιού είναι 142. Η οδός East Street. Η περιοχή το Harlow και η πόλη το Essex. Ο ταχυδρομικός κώδικας είναι CM2 8RP. Τι είναι η ταχυδρομική θυρίδα;

Addressing Envelopes/Διευθύνσεις Φακέλων Η/Υ, Προγράμματα επεξεργασίας κειμένου και φωτοαντιγραφικά βοηθούν στο να συμπληρώνουμε σε ετικέτες με αυτοκόλλητη πλευρά, ονόματα και διευθύνσεις που χρησιμοποιούμε συχνά για εξοικονόμηση χρόνου και ευκολία δική μας. Σφραγίδες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τις ημερομηνίες.

Enclosures/Συνημμένα Όλοι οι εξερχόμενοι φάκελοι πρέπει να ελέγχονται προσεχτικά ώστε όλα τα συνημμένα να είναι με τις σωστές επιστολές.

Folding/Δίπλωμα Επιστολών Οι επιστολές και τα συνημμένα πρέπει να διπλώνονται και να τοποθετούνται στον φάκελο καθαρά και τακτοποιημένα. Σε περιπτώσεις όπου έχουμε μεγάλη ποσότητα επιστολών, καλό είναι να χρησιμοποιούμε διπλωτική μηχανή (folding machine).

Inserting and Sealing/Εισαγωγή επιστολών και επισφράγιση Υπάρχουν μηχανές ειδικές για δίπλωμα, εισαγωγή και επισφράγιση των επιστολών. Αυτές οι μηχανές συνήθως χρησιμοποιούνται από μεγάλους οργανισμούς οι οποίοι αντιμετωπίζουν μεγάλες ποσότητες αλληλογραφίας καθημερινά.

Stamping of Mail/Γραμματόσημα Αλληλογραφίας Είναι σημαντικό όλα τα γράμματα να έχουν γραμματόσημα τα οποία έχουν την σωστή και ανάλογη αξία για επιτυχημένη διανομή.