ΑΤΕΙ ΣΕΡΡΩΝ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΑΤΕΙ ΣΕΡΡΩΝ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ       Πτυχιακή εργασία Θέμα: «Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα (Συστήματα ERP)» Της φοιτήτριας: Κοτζιάμπαση Ελένης (Α.Μ.: 8655) Επιβλέπων καθηγητής : Δ. Αθανασίου   ΣΕΡΡΕΣ 2012

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1ο ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΚΑΙ ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1ο ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΚΑΙ ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ

Ορισμός συστημάτων ERP Ως ERP (Enterprise Resource Planning) μπορούμε να ορίσουμε ένα σύνολο εφαρμογών λογισμικού που υποστηρίζουν ένα μεγάλο φάσμα επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και διαδικασιών. Δηλαδή, ένα ERP σύστημα θα μπορούσαμε να πούμε ότι είναι ένα επιχειρησιακό εργαλείο ελέγχου, παρακολούθησης και συντονισμού των εργασιών και διαδικασιών σε όλο το μήκος και πλάτος μιας επιχείρησης.

Τα χαρακτηριστικά ενός ERP Να είναι ευέλικτο Να είναι τμηματικό Να είναι ανοιχτό Να είναι ευρύ Να μπορεί να αναλύει, να αναπαριστά, να προσομοιώνει τη πραγματική λειτουργία της επιχείρησης. Να χρησιμοποιεί τις πιο αποτελεσματικές και σύγχρονες οικονομικές τεχνικές και μεθόδους. Να μη περιορίζεται στα όρια της επιχείρησης

Πλεονεκτήματα και Μειονεκτήματα των ERP Πρόβλεψη των δεδομένων Πληροφορία σε πραγματικό χρόνο Βελτίωση στις διαδικασίες ενοποίησης Μείωση χρόνου καταχωρήσεων των δεδομένων Ελέγχονται όλα τα οικονομικά στοιχεία Λήψη μηχανικής σχεδίασης και στη διαμόρφωση του προϊόντος Αντιστοίχιση του κόστους του προϊόντος, απογραφής και αγοράς. Ευκολότερη συμμόρφωση σε υποχρεωτικά ή προαιρετικά πρότυπα Μείωση λαθών Αύξηση της ικανοποίησης του πελάτη Μείωση της ανάγκης «ανθρώπων-κλειδιών»

Μειονεκτήματα Υψηλή πολυπλοκότητα και επώδυνη επέκταση αναπροσαρμογής Στηρίζουν τη λειτουργία τους σε εξαιρετικά πολύπλοκες μηχανές εφαρμογών, περίπλοκα σχήματα και διεπαφές σχεσιακών βάσεων δεδομένων Πολλές φορές δε παρουσιάζουν συμβατότητα με υπάρχουσες διοικητικές πρακτικές Ανεπάρκεια του προσωπικού στη διαχείριση του συστήματος Κατά τη πρόσληψη νέου προσωπικού χρειάζεται εκπαίδευση Απώλεια ευελιξίας και μεγάλη περίοδος αποπληρωμής τους λόγω του μεγάλου κόστους τους

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2ο ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ERP

Προαπαιτήσεις εγκατάστασης ERP Υποστηρίζει τον ευέλικτο ανασχεδιασμό των διαδικασιών με το χαμηλότερο δυνατό κόστος. Χρησιμοποιεί τεχνολογίες αιχμής. Έχει συμβατότητα με τα πιο δημοφιλή λειτουργικά συστηματα (Windows, Linux, κλπ.) και τα δικτυακά πρωτόκολλα (TCP /ΙΡ, κλπ.). Εξασφαλίζει την πρόσβαση στη διαθέσιμη πληροφορία. Η έγκαιρη πρόσβαση στην πληροφορία, καθώς και στα εργαλεία που απαιτούνται για τη διαχείριση της πληροφορίας, πρέπει να είναι διαθέσιμη σε όλους εκείνους που έχουν τα κατάλληλα δικαιώματα πρόσβασης. Προτιμάται (όταν αυτό είναι δυνατό) η υιοθέτηση έτοιμων λύσεων.

Μελέτη Ασφαλείας Τα βασικά επίπεδα ασφαλείας είναι: Aσφάλεια Εφαρμογής (Application Level Security) Ασφάλεια Συστημάτων Διαχείρισης Bάσεων Δεδομένων (Database Security). Aσφάλεια Δικτύων Επικοινωνιών (Network Security) Φυσική ασφάλεια (Physical Security) και ασφάλεια του υπολογιστικού συστήματος (Computer Security) Αρχές ασφαλείας που αντιστοιχούν σε όλα τα προαναφερθέντα επίπεδα είναι: Εμπιστευτικότητα (Confidentiality) Ακεραιότητα (Integrity) Διαθεσιμότητα δεδομενων (Availability οf information) Εξουσιοδότηση (Access control)

Διαδικασία επιλογής ERP Επιλογή ομάδας έργου Σχεδιασμός κύριων παραμέτρων έργου Προσδιορισμός των επιχειρηματικών διαδικασιών Δημιουργία λίστας απαιτήσεων Αρχική αξιολόγηση και ανάλυση Πρόσκληση ενδιαφέροντος Δημιουργία αρχικής λίστας προμηθευτών Παρουσιάσεις των προμηθευτών Επισκέψεις σε εταιρίες που ήδη χρησιμοποιούν το προϊόν Τελική επιλογή

Διαχείριση έργου Στάδια εξέλιξης Προκαταρκτική εκπαίδευση (First cut training) Δημιουργία ομάδων έργου (Project teams formation) Ανάλυση ROI (Return of Investment analysis) Απαιτήσεις υλικών (Hardware requirements) Προκαταρκτικός σχεδιασμός έργου (Early planning session) Διαδικασία επιλογής (Selection/Decision process) Διαπραγματεύσεις σύμβασης (Contract negotiations) Έναρξη εγκατάστασης (Installation) Βασικός σχεδιασμός έργου (Project planning session) Λεπτομερής σχεδιασμός έργου (Detailed project plans) Εκπαίδευση στο σύστημα ERP (ERP training) Ερωτήσεις βασικής διαμόρφωσης/παραμετροποίησης (Configuration questions)

Αντιστοίχηση και δημιουργία αναφορών (Report equivalents) Χάρτης λειτουργιών και διαδικασιών (Functional mapping) Μέτρηση επιδόσεων και προτυποποίηση (Testing and prototyping) Επιπρόσθετη παραμετροποίηση και προσαρμογή λογισμικού (Software customization) Μεταφορά βάσεων δεδομένων (Database conversion) Σχεδιασμός εναλλακτικών πλάνων (Contingency planning) Τεκμηρίωση (Documentation) Εκπαίδευση τελικών χρηστών (End user training) Εσωτερικός έλεγχος (Internal Audit) Δείκτες απόδοσης (Performance indicators) Υποστήριξη μετά την υλοποίηση (Post Implementation support) Συνεχής εκπαίδευση και παρακολούθηση (Ongoing training and monitoring.)

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3ο ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ERP

Παράγοντες αναγκαιότητας ERP Ύπαρξη περίπλοκων και αναποτελεσματικών επιχειρησιακών διαδικασιών. Διαπίστωση υψηλών λειτουργικών δαπανών. Ανεπαρκής ανταπόκριση στις απαιτήσεις των πελατών. Αδυναμία υλοποίησης νέων επιχειρηματικών στρατηγικών και πολιτικών. Ανάγκη προσαρμογής στις απαιτήσεις τις διεθνούς ή τοπικής αγοράς. Μικρή ή μη διαθεσιμότητα της πληροφορίας κατά μήκος του οργανισμού. Απαρχαιωμένα Πληροφοριακά Συστήματα. Πολλά και ασύμβατα συστήματα.

Παράγοντες επιτυχίας και Πλεονεκτήματα από την εγκατάσταση ERP Τη δέσμευση της διοίκησης Την εξασφάλιση διαθεσιμότητας των βασικών εμπλεκόμενων στελεχών Τη πληρότητα της εκπαίδευσης των τελικών χρηστών Την αξιοπιστία των διαθέσιμων στοιχείων (data) Την εξασφάλιση χρηματοδοτικών πόρων Το λειτουργικό οργανόγραμμα του έργου Το ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης Την αποτελεσματική διοίκηση του έργου Τα πλεονεκτήματα που μπορεί να προσφέρει η εγκατάσταση ενός ERP συστήματος, στην επιχείρηση, είναι πολλά. Ορισμένα από αυτά τα πλεονεκτήματα είναι τα εξής: Απόκτηση μιας ολοκληρωμένης οικονομικής πληροφόρησης για όλα τα τμήματά της επιχείρησης. Αυτοματοποίηση των διαδικασιών σε όλα τα τμήματα. Δυνατότητα προσομοίωσης της πραγματικής λειτουργίας όλων των τμημάτων της επιχείρησης. Επεκτασιμότητα που χαρακτηρίζει τα συστήματα ERP

Λόγοι αποτυχίας από την εγκατάσταση του ERP Έλλειψη κατάλληλης τεχνολογικής υποδομής. Έλλειψη τεχνικής εξειδίκευσης. Τεχνική πολυπλοκότητα. Έλλειψη γνώσης της εφαρμογής. Έλλειψη ομοφωνίας ως προς τους στόχους του έργου. Έλλειψη αφοσίωσης από τους χρήστες και αναποτελεσματική επικοινωνία με αυτούς. Ελλιπής εμπλοκή της διοίκησης. Ανεπαρκείς πόροι. Μη ρεαλιστικά χρονοδιαγράμματα και προϋπολογισμοί. Συγκρούσεις μεταξύ λειτουργικών τμημάτων. Έλλειψη συστήματος μέτρησης ελέγχου κινδύνου και ανεπαρκής διαχείριση έργου

Διαδικασία υλοποίησης / εγκατάστασης ERP Φάση 1:Προετοιμασία Φάση 2:Σχεδιασμός&Παραμετροποίηση Φάση 3:Προετοιμασία για Πλήρη Εφαρμογή&Δοκιμές Φάση 4: Πλήρης εφαρμογή (Live) Παράγοντες της διαδικασίας Υλοποίησης Συστημάτων ERP Αντικείμενο / Πεδίο εφαρμογής έργου (project scope). Ανθρώπινοι πόροι (resources). Διοίκηση έργου

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4ο ΠΕΡΙΟΧΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΩΝ ERP ΚΑΙ ΕΠΙΜΕΡΟΥΣ ΤΜΗΜΑΤΑ

Υποσυστήματα των ERP Οικονομικής Διαχείρισης Αποθήκευσης και Αποθεμάτων Διαχείρισης Προμηθειών Παραγωγής Marketing και Πωλήσεων Διανομών Διαχείρισης Ανθρωπίνων Πόρων Διαχείρισης Παγίων

Τμήματα ενός ERP Συστήματα Σχεδιασμού και Χρονοπρογραμματισμού (Advanced Planning and Scheduling, APS) Συστήματα Διαχείρισης Παραγγελιών (Order Management System, OMS) Συστήματα Εκτέλεσης Παραγωγής (Manufacturing Execution System, MES) Συστήματα Διαχείρισης Αποθηκών (Warehouse Management System, WMS) Συστήματα Διαχείρισης Μεταφορών (Transportation Management System, TMS) Συστήματα Διαχείρισης Πελατειακών Σχέσεων (Customer Relationship Management, CRM )

Ενοποίηση συστημάτων ERP Στάδια ενοποίησης το στάδιο υποστήριξης βελτίωσης μεμονωμένων επιχειρηματικών διαδικασιών. το στάδιο υποστήριξης ενοποίησης των εσωτερικών επιχειρηματικών διαδικασιών. Το στάδιο υποστήριξης ενοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών μεταξύ των επιχειρήσεων Το στάδιο υποστήριξη δημιουργίας δικτύων μεταξύ των επιχειρήσεων. Επίπεδα ενοποίησης Επίπεδο τεχνολογικής και τηλεπικοινωνιακής υποδομής Επίπεδο δεδομένων συστημάτων επιχειρηματικών εφαρμογών Επίπεδο διεπαφών συστημάτων επιχειρηματικών εφαρμογών Επιχειρηματικό επίπεδο

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5ο Η ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΑΓΟΡΑ ΤΩΝ ERP

Η αγορά των ERP στην Ελλάδα Βασικά ερωτήματα της Διοίκησης Ποιο πακέτο; Ποιος προμηθευτής; Λύσεις ERP στην Ελληνική αγορά SAP R/3 BaaN IV J & Dedwards Singular Platinum Oracle Financials MFG/PRO ERP/ERM System BPCS Πλεονεκτήματα λύσεων η υψηλή τους παραµετρικότητα η ολοκληρωµένη (integrated) ενσωµάτωση περιφερειακών κυκλωµάτων (Παραγωγή,∆ιαχείριση Εργων/Συµβάσεων,Συντήρηση Εξοπλισµού,∆ιαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων κ.ά.) η λειτουργικότητα work-flow που επιτρέπει τη µηχανογραφική υποστήριξη

Τα software (λογισμικά) της Ελλάδας Singular Logic Enterprise ERP Enterprise 4U ERP Business ERP Prime ERP EnterSoft Entersoft Business Suite® Entersoft Expert®  Entersoft CRM® Entersoft Retail®  Entersoft Ε-Commerce® Erp ξενοδοχείων

Τα κοστολόγια των ERP Altek-Unisoft Atlantis Erp xLine ERP ξεκινάν στα 4000 € και μετά τα υποσυστήματα και φτάνει μέχρι 50.000 € ,60.000 € ,100.000 € και συνήθως οι βασικές τιμές αυτών των ERP είναι για 1 με 3 χρήστες (ανάλογα την εταιρία). Η κάθε επιπλέον θέση εργασίας κοστολογείται 500 € με 800 € για τα επιπλέον συστήματα και εφαρμογές.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ Ο ισχυρισμός ότι πρόκειται για συστήματα λογισμικού τα οποία είναι σε θέση να μεταβάλλουν συνολικά το τρόπο λειτουργίας μιας επιχείρησης αποδίδοντάς της πολλά οφέλη, κρίνεται βάσιμος. Εφόσον η διαδικασία για την επιλογή ενός πακέτου ERP γίνεται κάτω από συγκεκριμένες βάσεις, προτεραιότητες και μεθοδολογία, είναι απόλυτα σίγουρο ότι η τελική επιλογή θα είναι η κατάλληλη , που σε τελική ανάλυση, από την εγκατάσταση της εφαρμογής, θα μπορέσει να ικανοποιήσει τους αντικειμενικούς στόχους που έχει θέσει η επιχείρηση. Ένα ERP σύστημα πρέπει να αξιοποιεί τις υφιστάμενες υποδομές της επιχείρησης.Λογικό είναι ότι για να εκμεταλλευτεί η εταιρία τις πληροφορίες και δυνατότητες που παρέχει ένα ERP πρόγραμμα, πρέπει να έχει πολύ καλή εσωτερική οργάνωση και διασύνδεση μεταξύ των τμημάτων. Επίσης, αναγκαία είναι η ύπαρξη ενδιαφέροντος, δηλαδή συνεργασίας και διάθεσης συνεχούς εκπαίδευσης από το ίδιο το προσωπικό της εταιρίας. Ταυτόχρονα, για να καρπωθούν οι επιχειρήσεις τα οφέλη των συστημάτων ERP χρειάζεται να σπαταλήσουν αρκετά χρήματα και χρόνο. Συμπερασματικά, μπορούμε να πούμε ότι η επιλογή και η εγκατάσταση ενός ERP συστήματος είναι προς το συμφέρον της επιχείρησης και αποτελεί την αφετηρία της πορείας της προς τη συνεχή βελτίωση.