TΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ (Τ.Ε.Ι.) ΚΡΗΤΗΣ Διαχείριση και οργάνωση Εντατικών Προγραμμάτων Erasmus στο Παράρτημα Χανίων του Τ.Ε.Ι. Κρήτης

Δύο λόγια για τα IP που υλοποιήσαμε OLA Crete IP 2006, 2007, 2008 Θεματικό αντικείμενο: Optoelectronics, Lasers and Applications Φορέας υλοποίησης: Τμήμα Ηλεκτρονικής Τ.Ε.Ι. Κρήτης Επιστημονικός Υπεύθυνος: Δρ. Μ. Κατράκης, Καθηγητής Τ.Ε.Ι. Κρήτης RES IP 2009 Θεματικό αντικείμενο: Small Scale Renewable Energy Sources and Energy Saving Φορέας υλοποίησης: Τμήμα Φυσικών Πόρων και Περιβάλλοντος Τ.Ε.Ι. Κρήτης Επιστημονικός Υπεύθυνος: Δρ. Εμ. Καραπιδάκης, Επίκουρος Καθηγητής Τ.Ε.Ι. Κρήτης

Βασικές προϋποθέσεις διαχείρισης και οργάνωσης Πλήρης κατανόηση των όρων υλοποίησης, με έμφαση σε: Οικονομικούς περιορισμούς και προϋποθέσεις επιλεξιμότητας δαπανών. Αιτούμενα απολογιστικά στοιχεία έργου. Καθορισμός εσωτερικού πλαισίου διαχείρισης Ορισμός ομάδας έργου, με ανάθεση της οικονομικής διαχείρισης και οργάνωσης σε ένα άτομο και καθορισμό των υπευθύνων διεκπεραίωσης του επιστημονικού μέρους του IP (επαρκές «σχήμα»: Επιστημονικός υπεύθυνος με ένα-δύο συνεργάτες). Συνεννόηση με την οικονομική υπηρεσία του Ιδρύματος (Ειδικό Λογαριασμό) για τη διεκπεραίωση όλων των συναλλαγών του εντατικού προγράμματος.

Προετοιμασία και οργάνωση βασικών υποδομών Οριστικοποίηση χρόνου, τόπου και χώρου υλοποίησης σε συνεννόηση με τα Ιδρύματα – Εταίρους. Έρευνα αγοράς για τις υποδομές διαμονής και διαβίωσης των συμμετεχόντων. Ως περιορισμός τίθεται πάντα το επιλέξιμο ποσό ημερήσιας/εβδομαδιαίας αποζημίωσης ανά άτομο. Για τη διαμονή των φοιτητών επιλέγεται ένα ξενοδοχείο που προσφέρει τιμές εντός των ορίων του προϋπολογισμού, με την προϋπόθεση να παραμένει ένα επαρκές ποσό για τη σίτισή τους (εναλλακτική και πολύ καλή λύση αποτελεί η χρήση της Φοιτητικής Εστίας). Για τη σίτιση των φοιτητών επιλέγεται ένας φορέας catering, με βάση την οικονομική του προφορά και το menu που παρέχει. Γίνεται συμφωνία για την παροχή ημερήσιων γευμάτων στους χώρους του εστιατορίου του Ιδρύματος για όλες τις ημέρες διεξαγωγής του IP. Το κόστος του ξενοδοχείου και της υπηρεσίας των παρεχόμενων γευμάτων, εφόσον πληρωθεί απευθείας από το Τ.Ε.Ι. στους δικαιούχους, εξαιρείται από την αποζημίωση διαμονής και διαβίωσης που καταβάλλεται στους φοιτητές. Για τη διαμονή των καθηγητών, επιλέγεται ξενοδοχείο με το οποίο συνεργάζεται το Ίδρυμα και καταβάλλεται ολόκληρο το ποσό της αποζημίωσης διαμονής και διαβίωσης στον συμμετέχοντα καθηγητή.

Υποδομές και διαδικασίες ενημέρωσης Ιδρυμάτων-Εταίρων Δημιουργία ιστοσελίδας, με όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για τη διεξαγωγή του IP. Δημιουργία ενημερωτικής αφίσας. Σύνταξη ενημερωτικού φυλλαδίου για το οργανωτικό πλαίσιο του IP, με πληροφορίες για τον τόπο και χρόνο διεξαγωγής, τη διαδικασία επιλογής φοιτητών, το χρηματοδοτικό πλαίσιο, τους όρους καταβολής αποζημιώσεων, τα δικαιολογητικά που απαιτούνται, τις υποδομές διαμονής και τις υπόλοιπες παροχές του προγράμματος. Αποστολή ενημερωτικού υλικού, μέσω e-mail, στους συντονιστές των συνεργαζόμενων Ιδρυμάτων. Feedback: Ονομαστική λίστα φοιτητών από κάθε Εταίρο.

Υποδομές και διαδικασίες ενημέρωσης φοιτητών Η ενημέρωση των φοιτητών γίνεται μέσω e-mail, απευθείας από το συντονιστή Εταίρο, με κοινοποιήσεις στους υπευθύνους επικοινωνίας των συνεργαζόμενων Ιδρυμάτων. Η διαδικασία αυτή ξεκινάει τουλάχιστον ένα τρίμηνο πριν την ημερομηνία έναρξης του IP και εντείνεται τους τελευταίους δύο μήνες. Περιλαμβάνει: Σύνταξη ενημερωτικού φυλλαδίου για τους φοιτητές (ιδιαίτερη έμφαση δίνεται στις προϋποθέσεις χρηματοδότησης και στα απαιτούμενα δικαιολογητικά για τις πληρωμές). Δημιουργία αιτήσεων συμμετοχής. Αποστολή ενημερωτικού υλικού και αιτήσεων στους φοιτητές. Feedback: Συμπληρωμένες αιτήσεις συμμετοχής από τους φοιτητές. Ένα δεκαήμερο πριν την έναρξη του ΙP, αποστέλλονται τελικές οδηγίες στους φοιτητές, στις οποίες επισυνάπτεται χάρτης της πόλης, με ενδείξεις για τη θέση του ξενοδοχείου στο οποίο θα διαμένουν, τη θέση του ΤΕΙ και πληροφορίες για τη διαμονή τους.

Οργάνωση εκπαιδευτικού υλικού Μετά την οριστικοποίηση του εκπαιδευτικού προγράμματος του IP από την επιστημονική ομάδα του έργου, συγκεντρώνεται το υλικό των διαλέξεων των καθηγητών. Και η διαδικασία αυτή διεξάγεται μέσω e-mail. Ακολουθεί: Αναπαραγωγή εκπαιδευτικού υλικού και οργάνωση φακέλων για τη διανομή τους στους φοιτητές. Σύνταξη ημερήσιου ονομαστικού παρουσιολογίου φοιτητών και καθηγητών για τη χρήση του τις ημέρες διεξαγωγής των μαθημάτων.

Εργασίες διαχείρισης τις ημέρες διεξαγωγής του IP Οργάνωση υποδοχής φοιτητών. Συγκέντρωση όλων των παραστατικών μετακινήσεων από φοιτητές και καθηγητές. Έλεγχος παραστατικών και δημιουργία αρχείου αντιγράφων. Σύνταξη εντολών πληρωμής και αποστολή τους στον Ειδικό Λογαριασμό για διεκπεραίωση. Δημιουργία ηλεκτρονικού αρχείου καταγραφής δαπανών και διαχείρισης προϋπολογισμού. Διανομή ερωτηματολογίων αξιολόγησης του προγράμματος στους συμμετέχοντες. Σύνταξη πιστοποιητικών συμμετοχής και πιστοποιητικών διδακτικών μονάδων Οργάνωση αποχαιρετιστήριου γεύματος – τελετής απονομής πιστοποιητικών.

Τελικός απολογισμός - Κλείσιμο έργου Οικονομικός απολογισμός. Αξιολόγηση IP – Στατιστική Επεξεργασία ερωτηματολογίων συμμετεχόντων. Συγκέντρωση παραδοτέων και απολογιστικών στοιχείων έργου και δημιουργία αρχείου. Σύνταξη τελικής έκθεσης απολογισμού με τη συνεργασία της Επιστημονικής ομάδας του έργου. Οργάνωση φακέλου τελικής έκθεσης.

Οργανόγραμμα δραστηριοτήτων Ορισμός Ομάδας Έργου Υπεύθυνος Διαχείρισης έργου Ομάδα οργάνωσης και σχεδιασμού εκπαιδευτικού προγράμματος Έρευνα αγοράς και Οργάνωση υποδομών διαμονής Σχεδίαση προγράμματος μαθημάτων Υποδομές και Διαδικασίες ενημέρωσης Οργάνωση εκπαιδευτικού και λοιπού υλικού υποστήριξης IP Οργάνωση εκδηλώσεων υποδοχής και απονομής πιστοποιητικών Οικονομική διαχείριση έργου Καθορισμός διδακτικού πλαισίου μαθημάτων Συντονισμός καθηγητών για την προετοιμασία του εκπαιδ/κού υλικού Συγκέντρωση εκπαιδευτικού υλικού Οργάνωση υποδομών και εξοπλισμού διδασκαλίας Σχεδίαση προγράμματος εξετάσεων Σύνταξη τελικής έκθεσης έργου Συντονισμός διαδικασίας επιλογής φοιτητών Αξιολόγηση ερωτηματολογίων συμμετεχόντων Οργάνωση οικονομικού αρχείου και αρχείου παραδοτέων έργων

Τέλος, το μυστικό της επιτυχίας… Όρεξη και μεράκι για ένα καλό αποτέλεσμα!

Ευχαριστώ πολύ για το χρόνο σας Ευχαριστώ πολύ για το χρόνο σας ΚαλλιόπηΤσίτου Διοικητική και Οικονομική Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων Γραφείο Ερευνητικών Προγραμμάτων Τ.Ε.Ι. Κρήτης (Παράρτημα Χανίων)