Μηχανικός Πληροφορικής Εργαλείο Διοίκησης Αντώνης Αρλέτος Μηχανικός Πληροφορικής your Ι.Μεταξά 8 – Αγ.Δημήτριος 17343 / Τηλ. 210-9758030 / Fax 210-9758039

Προβληματισμός Σε μια A, B, C κατάταξη 70, 20,10 ποιοι είστε Α, ποιοί Β και ποιοί C ? Ποιοί απο σας έχουν βρει με τι θα ασχοληθούν όταν τελειώσουν την σχολή ή την εταιρεία που θα δουλέψουν ? Ποιοί απο σας έχουν βρει πως θα βγάζουν χρήματα όταν τελειώσουν ? Ποιοι απο σας έχουν στοχοθετήσει την οικογένεια (γάμος, παιδιά, καριέρα) ?

Ο στόχος αυτού του προϊόντος που θα είναι να παράσχει ουσιαστική βοήθεια στις επιχειρήσεις, στην προσπάθεια που καταβάλλουν να πάρουν σωστές αποφάσεις για την αύξηση της κερδοφορία τους. Το προϊόν αυτό αφορά εμπορικές επιχειρήσεις που διακινούν είδη, έχουν δηλαδή αποθήκες μέσω των οποίων παραλαμβάνουν και πωλούν τα είδη τους. Για να υλοποιηθεί ο στόχος αυτός, δίνονται στην επιχείρηση συγκεκριμένες μεθοδολογίες και προηγμένοι αλγόριθμοι, αλλά με εξαιρετικά απλό τρόπο, ώστε να παίρνονται γρήγορες και έξυπνες αποφάσεις που σχετίζονται με την βελτίωση της κερδοφορίας. your Ι.Μεταξά 8 – Αγ.Δημήτριος 17343 / Τηλ. 210-9758030 / Fax 210-9758039

Για να μπορέσει ο επιχειρηματίας να πετύχει το στόχο της βελτίωσης της κερδοφορίας της επιχείρησής του, πρέπει να έχει απολύτως ξεκάθαρη εικόνα και άμεσες απαντήσεις για τα παρακάτω : Ποιά είναι τα είδη εκείνα που χρειάζονται ιδιαίτερη φροντίδα γιατί αυτά επηρεάζουν δυσανάλογα το κέρδος της επιχείρησησης ; Πως μεταφέρονται τα διάφορα κόστη της επιχείρησής του στο είδος (Διοίκησης, Διάθεσης, Χρηματοοικονομικά, Αποσβέσεις, Έκτακτα) ; 3. Πως διαχωρίζονται τα κόστη αυτά σε σταθερά & μεταβλητά ; 4. Ποιό είναι το τελικό κόστος κάθε κίδους ; 5. Ποιά είναι η κερδοφορία (Profit & Loss) ενός είδους, μιας κατηγορίας ειδών, ενός προμηθευτή, ενός πωλητή, αλλά και της επιχείρησης συνολικά ; 6. Ποιά είναι η μέχρι τώρα κερδοφορία του, από την αρχή του χρόνου ; 7. Με τον τρόπο που δουλεύει η επιχείρησης, πως θα εξελιχθεί η κερδοφορία του μέχρι το τέλος της χρήσης ; 8. Ποιό είναι το περιθώριο κέρδους που έχει για κάθε είδος ; 9. Ποιά είναι η ποσότητα αναπλήρωσης κάθε είδους, ώστε να εξυπηρετούνται οι μελλοντικές ανάγκες πωλήσεων, αλλά με τη μικρότερη δυνατή αποθεματοποίηση και επομένως με το μικρότερο κόστος ; 10. Ποιές είναι οι βέλτιστες τιμές των παραπάνω ώστε να προσπαθώ να τις πετύχω ; your Ι.Μεταξά 8 – Αγ.Δημήτριος 17343 / Τηλ. 210-9758030 / Fax 210-9758039

Μέχρι σήμερα, ο επιχειρηματίας μπορεί να απαντήσει με βεβαιότητα στο ερώτημα ‘Κερδίζω ή Χάνω’ μόνο απολογιστικά και σε επίπεδο χρήσης. Είναι δύσκολο να απαντήσει για το τι έχει γίνει μέχρι στιγμής στη διαχείρισή του, εξαιρετικά δύσκολο να απαντήσει σε προϋπολογιστικού τύπου διαχείριση δηλαδή σε ερωτήματα του τύπου ‘Αν συνεχίσω έτσι τελικά θα κερδίσω ή θα χάσω ;’ και εντελώς αδύνατον σε βέλτιστες τιμές της διαχείρισής του, τις οποίες θα έπρεπε να επιδιώκει αδιάκοπα. Είναι επίσης εξαιρετικά δύσκολο έως αδύνατο να απαντήσει για καθένα είδος πόσο κερδίζει και πόσο χάνει, πόσο απέχει από το βέλτιστο, πόσο σταθερό και πόσο μεταβλητό κόστος διοίκησης & διάθεσης επιμερίζεται στο είδος, αν πρέπει να συνεχίσει να το πουλάει ή αν πρέπει να αναθεωρήσει - και πόσο - την τιμή πώλησης. Εξαιρετικά σημαντική επίσης είναι και η επιστροφή από το σύστημα του Λειτουργικού Κόστους διοίκησης & διάθεσης που έδωσε αρχικά, αναλυμένου σε συνιστώσες σταθερού & μεταβλητού κόστους για να μπορέσει να πάρει βελτιωτικές αποφάσεις. your Ι.Μεταξά 8 – Αγ.Δημήτριος 17343 / Τηλ. 210-9758030 / Fax 210-9758039

Για να δώσει απαντήσεις σε όλα τα προηγούμενα, το σύστημα πρέπει να έχει στη διάθεσή του τα εξής δεδομένα για κάθε Είδος : Αξία Πωλήσεων (Κ) Ποσότητα Πωλήσεων (D) Πλήθος Παραγγελιών (k) Τιμή Κόστους Αγοράς (c) Ομάδα 1 Ποσότητα Αγορών (Q) Απογραφή έναρξης (I) Πλήθος Παρτίδων Παραλαβής (n) Επίσης πρέπει να δωθούν από τον χρήστη, τα παρακάτω ποσά σε επίπεδο Επιχείρησης : Συνολικό Κόστος Διοίκησης Συνολικό Κόστος Διάθεσης Χρηματοοικονομικό Κόστος (optional) Ομάδα 2 Αποσβέσεις (optional) Έκτακτα (optional) Τα δεδομένα της Ομάδας 1 τα παίρνει το σύστημα μόνο του από το back office σύστημα, και αφορούν το διάστημα από την αρχή της χρήσης μέχρι την ημερομηνία που τρέχει το σύστημα. Τα ποσά της Ομάδας 2 δίνονται κάθε φορά από τον χρήστη, ενώ το σύστημα θυμάται αυτά που είχαν δωθεί την τελευταία φορά. Το σύστημα όμως μπορεί να δώσει απαντήσεις και για περασμένες χρήσεις, αρκεί να έχει στη διάθεσή του τα παραπάνω στοιχεία για τις χρήσεις αυτές. your Ι.Μεταξά 8 – Αγ.Δημήτριος 17343 / Τηλ. 210-9758030 / Fax 210-9758039

Κερδοφορία Πολιτική Τιμών Νεκρό Σημείο Αναπλήρωση Αποθέματος Ο παρακάτω πίνακας δίνει συνοπτικά την εικόνα του συστήματος : Λειτουργίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αναφορά Κερδοφορία Λειτουργικό Κόστος Διοίκησης & Διάθεσης Χρηματο/μικό Κόστος Αποσβέσεις Έκτακτα Ποιοτική Κατάταξη Ειδών Ολικό Κόστος (YtD) Προϋπ/στικό Ετήσιο Ολ.Κόστος Βέλτιστο Ετ.Ολικό Κόστος Κερδοφορία Ημέρας, YtD, Προϋπ/κή Ετήσια, Βέλτιστη Ετήσια Σε επίπεδο Είδους Σε επίπεδο Κατηγορίας Σε επίπεδο Εταιρίας Σε επίπεδο Πελάτη Σε επίπεδο Προμηθευτή Σε επίπεδο Πωλητή Πολιτική Τιμών Ελάχιστο Περιθώριο Κέρδους Μία Τιμή, Ποσότητα, Έκπτωση Κέρδος ή Ζημιά από τα Ad Hoc Μεγέθη σε επίπεδο τρέχουσας Διαχείρισης, Προϋπολογιστικής και Βέλτιστης Νεκρό Σημείο Πόσο απέχουν οι μέχρι τώρα Πωλήσεις (Ποσότητα - Αξία) από το Νεκρό Σημείο (Break Even) Σε επίπεδο Είδους Ποσοτικά & Αξιακά Σε επίπεδο Κατηγορίας ή Επιχείρησης Αξιακά Αναπλήρωση Αποθέματος Το Lead Time του Είδους ή της Κατηγορίας (optional - Default = 1) Συντελεστής Βαρύτητας Επάρκεια Αποθέματος Ποσότητα Αναπλήρωσης Βέλτιστη Ποσότητα Αναπλήρωσης Σε επίπεδο Είδους για όλα τα Είδη που χρήζουν Αναπλήρωσης your Ι.Μεταξά 8 – Αγ.Δημήτριος 17343 / Τηλ. 210-9758030 / Fax 210-9758039

Το Σύστημα θα δώσει τα παρακάτω αποτελέσματα : Α. Ποιοτική κατάταξη των Ειδών σε Κλάσεις σημαντικότητας (Α,B,C κατάταξη Paretto*) Β. Θα υπολογίσει για κάθε είδος τα εξής : Απολογιστικά στοιχεία (Year to Date) Τρέχον τελικό κόστος Τρέχουσα κερδοφορία (Year to Date) Ποσότητα αναπλήρωσης είδους Κυκλοφοριακή ταχύτητα είδους Νεκρό σημείο (σε αξία) κάθε είδους Προϋπολογιστικά στοιχεία (ετήσια) Προϋπολογιστικό τελικό κόστος (μέχρι τέλος χρήσης) Ετήσια προϋπολογιζόμενη κερδοφορία Βέλτιστα στοιχεία (ετήσια) Βέλτιστο τελικό κόστος Βέλτιστη ετήσια προϋπολογιζόμενη κερδοφορία Βέλτιστη ποσότητα αναπλήρωσης είδους Βέλτιστος αριθμός παραλαβών ανά είδος Βέλτιστο νεκρό σημείο (σε αξία) κάθε είδους your Ι.Μεταξά 8 – Αγ.Δημήτριος 17343 / Τηλ. 210-9758030 / Fax 210-9758039

Να μειωθούν Ενοίκια ή να μειωθεί προσωπικό; Για να προσδιοριστεί το τελικό κόστος του είδους – γνωρίζοντας την τιμή κόστους αγοράς – θα επιμεριστεί σε κάθε είδος το λειτουργικό κόστος διοίκησης και θα διαχωριστεί σε σταθερό και μεταβλητό μέρος. Ομοίως θα επιμεριστεί το λειτουργικό κόστος διάθεσης σε κάθε είδος και θα διαχωριστεί σε σταθερό και μεταβλητό μέρος. Αντιστοίχως επιμερίζονται τα Χρηματοοικονομικά, οι Αποσβέσεις και τα Έκτακτα. Ο επιμερισμός δεν γίνεται ως προς το πλήθος των ειδών, αλλά είναι συνάρτηση της Ποιοτικής Κατάταξης των ειδών, των αγορών, των πωλήσεων κάθε είδους και του αριθμού των κινήσεων που παράγουν κόστος (Παραλαβές, Επιστροφές, Πωλήσεις) Μόνο με τον υπολογισμό σταθερού & μεταβλητού κόστους μπορούν να παρθούν μέτρα μείωσης του κόστους αλλοιώς θα πλανώνται ερωτήματα του τύπου : Να μειωθούν Ενοίκια ή να μειωθεί προσωπικό; Να μειωθούν ποσότητες ή να μειωθούν αυτοκίνητα ; κ.λ.π. Πρέπει να επισημάνουμε ότι ο υπολογισμός του Κόστους γίνεται πρώτα σε επίπεδο κλάσεων / βαθμίδων και το προκύπτον κόστος κατανέμεται στα είδη της κάθε κλάσης / βαθμίδας your Ι.Μεταξά 8 – Αγ.Δημήτριος 17343 / Τηλ. 210-9758030 / Fax 210-9758039

Ανάλυση Νεκρού Σημείου Έσοδα Αξία Νεκρό Σημείο Κόστος Μεταβλητό μέρος Κόστους Σταθερό μέρος Κόστους Αξία Νεκρού Σημείου Ποσότητα Ποσότητα Νεκρού Σημείου your Ι.Μεταξά 8 – Αγ.Δημήτριος 17343 / Τηλ. 210-9758030 / Fax 210-9758039