ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ AHEPANS HYATT REGENCY Friday May 27, 2005 Τίτλος Hellenic Language and its Impact on Western Civilization

Προφίλ Συνεδρίου  Πρόκειται για ένα μεγάλο διεθνές τριήμερο συνέδριο με κύρος και επιστημονική αξία και σημασία, με 10 περίπου guest speakers, 4-5 keynote speakers και αριθμό Συνέδρων 800 άτομα  Για την επιτυχία του Συνεδρίου θα συνδράμουν οι: – Οργανωτική Επιτροπή – Επιστημονική /Ακαδημαϊκη Διεθνής Επιτροπή – Γραφείο, Γραμματεία, Οργάνωσης Συνεδρίων

 Επίσημη γλώσσα η Αγγλική & Ελληνικη αλλά εφόσον πρωταγωνιστεί το θέμα της Ελληνικής γλώσσας, θα υπάρχει αυτόματη μετάφραση  Συνιστούμε να προβλεφθεί μαγνητοφώνηση και απομαγνητοφώνηση των εργασιών του Συνεδρίου - που στόχος είναι να εκδοθούν αργότερα από Μεγάλο Εκδοτικό Οίκο με Διεθνείς προσβάσεις

 Το Συνέδριο θα ξεκινήσει την Παρασκευή 27 Μαΐου 2005 στις 19:00 με την τελετή έναρξης. Χαιρετισμός προέδρου της Ο.Ε., επίσημοι, πολιτικοί και θρησκευτικές αρχές (ίσως ο κ.κ. Βαρθολομαίος). Για λήξη προτείνετε Μεγάλο Μουσικό Γεγονός με προσκεκλημένο διεθνούς φήμης καλλιτέχνη ή καλλιτέχνιδα. Θα ακολουθήσει δεξίωση στους χώρους του Hyatt ή αν βοηθήσουν οι καιρικές συνθήκες, γύρω από την πισίνα  Το Σάββατο 28/05/05 είναι working day με light lunch το μεσημέρι και με ένα well organized dinner - party ή ένα lecture- dinner το βράδυ  Την Κυριακή 29/05/05 έως το μεσημέρι θα έχουν ανακοινωθεί τα συμπεράσματα και περίπου στις 15:00 θα «κλείσει» το Συνέδριο

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΝΤΥΠΑ  Λογότυπος Συνεδρίου, σύνδεση με λογότυπο Ahepans - με χαρακτηριστικό Ελληνικό στοιχείο  Σχεδιασμός - Υλικό - Πρώτο γενικό πρόγραμμα Συνεδρίου που θα αποσταλεί σύντομα, συγχρόνως με την πρώτη πρόσκληση σε μελλοντικούς Συνέδρους  Προσκλήσεις Εκδηλώσεων  Προσκλήσεις Συνεδρίου και τελικό πρόγραμμα

ΕΝΤΥΠΑ  Πρόγραμμα Συνέδρων με υπόλοιπες δραστηριότητες και αξιοθέατα ή ξεναγήσεις που πιθανόν θα ήθελαν να συμμετάσχουν εκείνοι ή τα συνοδά μέλη  Βιβλία - Έντυπα για την Ελλάδα, από τον ΕΟΤ  Ντοσιέ με υλικό για τους Συνέδρους  Πιστοποιητικά Συμμετοχής Συνέδρων

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ - ΠΡΟΣΚΛΗΣΕΙΣ ΣΥΝΕΔΡΩΝ  Ηλεκτρονικά, με fax, με τηλέφωνα. Θα χρησιμοποιηθούν όλα τα μέσα με data base που θα μας δοθεί από τον πελάτη  Προτείνετε να δημιουργηθεί site του Συνεδρίου και να ενταχθεί η φόρμα συμμετοχής, με το κόστος, αριθμό λογαριασμού Τράπεζας για κατάθεση χρημάτων και όλες τις χρήσιμες πληροφορίες  Επαφές με ομιλητές από Επιστημονική Επιτροπή

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ - ΠΡΟΣΚΛΗΣΕΙΣ ΣΥΝΕΔΡΩΝ  Βιογραφικά ομιλητών, ρητορικές ικανότητες, μελέτες κ.λ.π.  Καθορισμός Φορέων που θα συμμετέχουν στην όλη διαδικασία (Πανεπιστήμια, Ινστιτούτα, Ερευνητικά Κέντρα κ.λ.π.)  Αεροπορικά εισιτήρια  Συντονισμός Αφίξεων - Αναχωρήσεων  Welcome present στο δωμάτιο των προσκεκλημένων με τοπικό χαρακτήρα

ΠΡΟΓΡΑΜΑ ΒΡΑΒΕΥΣΕΩΝ - ΤΕΛΕΤΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ  Ορισμός προσώπων - επιλογή προτεινόμενων για βράβευση  Προτάσεις δώρων για απονομές  Επιστολή σε ειδικό χαρτί - πάπυρος - που συνοδεύει το δώρο

ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗ - SPONSORING Προβολή χορηγιών - Ανταποδοτικά Οφέλη  Για να έχουμε ένα θετικό αποτέλεσμα χρηματοδότησης, θα πρέπει να είναι έτοιμη η πρόταση του Συνεδρίου κυρίως με τους ομιλητές που έχουν αποδεχθεί την πρόσκληση, ώστε να ξεκινήσει η διαδικασία της προσέλκυσης των χορηγών  Η δύναμη ενός Συνεδρίου είναι οι ομιλητές, η φήμη τους, οι εργασίες τους και η καταξίωσή τους. Χωρίς αυτούς …δύσκολα!  Θα σχεδιαστεί ειδική στρατηγική χορηγικής πολιτικής - χρονοδιάγραμμα - οργανόγραμμα που θα στηριχθεί από την ειδική επιτροπή

ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ - BUDGET  Να διευκρινιστεί το ύφος και το κόστος του Συνεδρίου  Να υπολογιστεί ο προϋπολογισμός, βάσει εξόδων και να καθοριστεί το κόστος συμμετοχής / σύνεδρο που θα πρέπει να καλύψει ένα μεγάλο ποσοστό του συνολικού κόστους  Υπολογισμός εξόδων, αμοιβές, φιλοξενία των guest speakers  Τρόπος πληρωμής διαφόρων υπηρεσιών

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ - ΔΗΜΟΣΙΟΤΗΤΑ  Θα υπογραφούν συμβόλαια χορηγίας επικοινωνίας με έγκυρα ΜΜΕ διεθνή και όχι μόνον τοπικά, όπως ραδιόφωνο, τηλεοπτικά κανάλια, εφημερίδες, περιοδικά, ειδικά τεύχη ώστε να εξασφαλιστεί η παντός επιλεγμένου είδους προβολή, διαφήμιση, ενημέρωση για το Συνέδριο. Η συνεργασία μας αυτή θα μας καλύψει και ανάγκες δημοσιογραφικής ενημέρωσης και αρθρογραφίας  Θα σχεδιαστεί ειδική Στρατηγική Δημοσιότητας - Πρόγραμμα Προβολής - Συνεντεύξεις Guest & Keynote Speakers κ.λ.π.

ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΥΠΟΥ  Στην διάρκεια του Συνεδρίου, μέσα στο ξενοδοχείο προτείνουμε να λειτουργεί Γραφείο Τύπου με δημοσιογράφο, για άμεση πληροφόρηση και αναμετάδοση ανακοινώσεων των ομιλητών - συνεντεύξεων κ.λ.π.  Θα δοθεί εντολή αποδελτίωσης των δημοσιευμάτων του Συνεδρίου, καθ’ όλη τη διάρκεια του και αργότερα με την παρουσίαση της έκδοσης των συμπερασμάτων

ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ – ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ – Οργάνωση εγγραφών - συμμετοχών - επικοινωνίες – Επισκέψεις σε προτεινόμενα σημεία ειδικού ενδιαφέροντος – Μεταφορές - Μετακινήσεις – Welcome Συνέδρων φιλοξενουμένων (πρόγραμμα για συνοδά μέλη) – Κρατήσεις Ξενοδοχεία  Συντονισμός – Ροή προγράμματος Συνέδρων – Συντονισμός Φορέων, Ομιλητών, βραβεύσεων, Επισήμων – Πίνακας Ημερήσιων Ανακοινώσεων στη γραμματεία – Επαφές με εμπλεκόμενους φορείς - χορηγούς – Ντοσιέ Συνεδρίου – Μεταφραστικό Σύστημα – Κονκάρδες Συνέδρων – Πιστοποιητικά Συμμετοχής – Αποστολή ευχαριστήριας επιστολή με φωτογραφίες μετά τη λήξη κ.λ.π.

AUDIO VISUAL  Καταγραφή απαιτήσεων - αναγκών  προσφορά από εταιρεία  Προβολή χορηγών στην αίθουσα με οθόνες plasma όπως και επιλεγμένων ανακοινώσεων  Interactive sessions με συμμετοχη του κοινου(ηλεκτρονικα)

Πιστεύουμε ότι θα ήταν χρήσιμο εκτός από τα ήδη αναφερθέντα και εφόσον, βέβαια, συμφωνείτε, να καταρτιστεί σύντομα ένα χρονοδιάγραμμα και ένα οργανόγραμμα ανάθεσης εργασιών και υπευθυνοτήτων που θα αφορά το Συνέδριο, όπως και η συχνότητα συναντήσεων της Οργανωτικής Επιτροπής, της Επιστημονικής Επιτροπής και της Οικονομικής Επιτροπής

ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΠΑΡΑΛΛΗΛΩΝ ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ Art Events or Exhibitions, Music events e.t.c. Εφόσον είστε σύμφωνοι με την ιδέα μπορεί να σχεδιαστεί και να εφαρμοστεί

ΘΕΜΑΤΟΛΟΓΙΚΕΣ ΕΝΟΤΗΤΕΣ  Εμφαση στην πολιτιστικη επιδραση της Ελληνικης γλωσσας σε ολους τους τομεις της Κοινωνιας :  Νομικη, Ιατρικη, Αρχιτεκτονικη, Πολιτικη,Φιλοσοφικη,Επικοινωνιολογικη, κα.

•Δημιουργια σωματος εθελοντων για ευρτερη καλυψη αναγκων και δημιουργια κινητρων στους νεους συμμετεχονες. •Allocation of responsibility στους υπευθυνους των διαφορων ενοτητων (ητε ειναι chairpersons της ενοτητας ητε οχι) • Δημουργια ειδικου λογαριασμου συνεδριου για την οικονομικη διακινηση (εισπραξεις και πληρωμες) • Προσκληση στους παρεμφερεις Συλλογους και Οργανωσεις να συμμετεχουν στον οποιο βαθμο κρινουν σκοπιμο ωστε να δημιουργηθη προυγουμενο συνεργασιας για μελλοντικα joint events

•Προσκλησεις στους επισημους απο τωρα •Καθορισμος οικονομικης επιτροπης (District Gov., Προεδρος Οργανωτικης,Υπευθ. Γραφειου Διοργανωσης και ισος ενα ατομο ακομα) για καθορισμο μεθοδολογιας διαχειρησης •Χ ρηση νεας τεχνολογιας στην διαδωση του συνεδριου ( Captain Evangelos Rigos)