Αρχες διοικησησ & διαχειρισησ εργων 301 – Διάλεξη 11

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΟΣΤΟΥΣ (COST management) 301 – Διάλεξη 11

οργανισμοσ Μετασχηματίζει πόρους σε ενέργειες. Να θυμηθούμε ότι… οργανισμοσ Κάθε οργανισμός επιτελεί μία βασική λειτουργία: Μετασχηματίζει πόρους σε ενέργειες. Αυτό πράτουν εξίσου οι εμπορικές επιχειρήσεις, οι φορείς του δημόσιου τομέα, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί, οι μη κυβερνητικές οργανώσεις......και το σώμα μας

Πως αναπτυσσεται το εργο…. Να θυμηθούμε ότι… Πως αναπτυσσεται το εργο…. ΑΝΑΓΚΗ/ΕΠΙΘΥΜΙΑ Μηχανισμοί Ανθρώπινοι πόροι Γνώση Εμπειρία Κεφάλαια Εργαλεία – Τεχνικές Τεχνολογία Περιορισμοί Οικονομικοί Νομικοί Δεοντολογικοί Λογικοί Χρονικοί Περιβαλλοντολογικοί Ποιοτικοί Έμμεσοι ΕΡΓΟ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΑΝΑΓΚΗΣ

(Project )Scope Statement Να θυμηθούμε ότι… (Project )Scope Statement Η περιγραφή του εύρους του έργου περιλαμβάνει τα βασικά παραδοτέα, τα αντικείμενα του έργου, τις υποθέσεις εργασίας, τους περιορισμούς και μια δήλωση των εργασιών που πρέπει να γίνουν, η οποία αποτελεί βάση για μελλοντικές αποφάσεις και για επιβεβαίωση της από κοινού αντίληψης, από όλους τους εμπλεκόμενους στο έργο, για το τι πρέπει να γίνει (αλλά και για το τι δεν είναι αναμενόμενο να γίνει). PMBOK® Guide, Fourth Edition, Glossary Μια σύντομη περιγραφή για το τι πρέπει να γίνει έτσι ώστε να ολοκληρωθεί το έργο. Δηλώνονται τα κύρια αντικείμενα του έργου, τα παραδοτέα και την αιτιολόγηση. Το εύρος του έργου αρχικά καθορίζεται στο Business Case και αναπτύσσεται λεπτομερώς στο Project Charter. Project Management Methodology, PM2, Open Edition, v.0.9, [2016]

ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΩΝ ΜΕΡΩΝ Να θυμηθούμε ότι… ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΩΝ ΜΕΡΩΝ Συνδυάζει διοίκηση, οικονομική θεωρία, θεωρία παιγνίων Ανάλυση Αναγνώριση Διαχείριση

Να θυμηθούμε ότι… ΒΗΜΑΤΑ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ Εύρος (Scope): Να αντιληφθούμε το πρόβλημα και την εργασία που πρέπει να γίνει ώστε να επιλυθεί Εκτίμηση (Estimation): Πόση προσπάθεια; Πόσος χρόνος; Κίνδυνος (Risk): Τι μπορεί να στραβώσει; Πως θα το αποφύγουμε; Τι πρέπει να κάνουμε; Χρονοδιάγραμμα (Schedule): Πως θα κατανεμηθούν οι πόροι στη διάρκεια του έργου; Τι είναι τα ορόσημα (milestones); Στρατηγική ελέγχου (Control strategy): Πως θα ελέγξουμε την ποιότητα; Πως θα ελέγξουμε την αλλαγή;

Η μελετη του χρονου απαντα Να θυμηθούμε ότι… Η μελετη του χρονου απαντα Σε ερωτήματα όπως: Ποια είναι η ελάχιστη διάρκεια για την ολοκλήρωση του έργου; Ποιος ο νωρίτερος χρόνος έναρξης και λήξης κάθε δραστηριότητας; Ποιος ο αργότερος χρόνος έναρξης και λήξης κάθε δραστηριότητας; Πόσο μπορεί να καθυστερήσει η έναρξη κάθε δραστηριότητας χωρίς επιβάρυνση της διάρκειας του έργου;

Αντικειμενικοι στοχοι ή … ο “τριπλοσ περιορισμοσ” Να θυμηθούμε ότι… Αντικειμενικοι στοχοι ή … ο “τριπλοσ περιορισμοσ” Χρόνος (Διάρκεια) Ελαχιστοποίηση της διάρκειας Χρήμα (Κόστος) Μεγιστοποίηση ΚΠΑ Ποιότητα (Εύρος) Βελτιστοποίηση ποιότητας Διάρκεια Κόστος Ποιότητα

Τι ενσωματωνουμε στο εργο… Να θυμηθούμε ότι… Τι ενσωματωνουμε στο εργο… Η διαχείριση έργου απαιτεί την ενσωμάτωση (ενοποίηση) όλων των στοιχείων που επηρεάζουν το έργο Κίνδυνος Επικοινωνίες Χρόνος Κόστος Πόροι Εύρος & Ποιότητα Ηγεσία Triple Constraint Model 10

ΚΟΣΤΟΣ: ΠΩΣ ΤΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΖΟΜΑΣΤΕ Να θυμηθούμε ότι… ΚΟΣΤΟΣ: ΠΩΣ ΤΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΖΟΜΑΣΤΕ Πρακτικά σε ένα έργο υπάρχουν 3 διεργασίες για τη διαχείριση του κόστους: Εκτίμηση για το κόστος Ανάπτυξη προϋπολογισμού Έλεγχος για το κόστος

ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΓΙΑ ΤΟ ΚΟΣΤΟΣ Ποια ερωτήματα πρέπει να απαντηθούν? Να θυμηθούμε ότι… ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΓΙΑ ΤΟ ΚΟΣΤΟΣ Ποια ερωτήματα πρέπει να απαντηθούν? Τι πόρους απαιτεί η κάθε δραστηριότητα; Πόρους ανθρώπινους και υλικούς. Σε ποια ποσότητα; Πόσο κοστίζει ο κάθε πόρος;

ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Να θυμηθούμε ότι… ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΒΗΜΑΤΑ Σύνταξη προϋπολογισμού Προσδιορισμός ταμειακών ροών Είναι το πλάνο (χρονοδιάγραμμα) του έργου εκφρασμένο σε χρήμα …ΚΑΙ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ Η μοναδικότητα του έργου Η διάρκεια, η οποία αυξάνει την αβεβαιότητα

ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ Κάθε έργο χαρακτηρίζεται από μια ροή ωφελειών και κόστους, η οποία ξεκινά με την έναρξη κατασκευής του και τελειώνει με το τέλος της παραγωγικής του ζωής. Κατά συνέπεια το οικονομικό αποτέλεσμα που παράγει το έργο, θα προκύψει με τη σύγκριση των εσόδων (ωφελειών) που αποδίδει, και του κόστους (δαπανών) που απαιτεί. Για κάθε έργο είναι δυνατόν να καταρτιστεί ένας πίνακας ετήσιων εισροών και εκροών

ΕΡΓΑΛΕΙΑ (TOOLS) 301 – Διάλεξη 11

ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΙΣΡΟΩΝ - ΕΚΡΟΩΝ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ 1 2 3 4 5 ΕΙΣΡΟΕΣ (Α) 100 170 180 240 ΕΚΡΟΕΣ (Β) 210 120 20 Α-Β -210 -20 150 160 220

ΠΕΡΙΟΔΟΣ ΑΝΑΚΤΗΣΗΣ ΚΟΣΤΟΥΣ Γιατί χρησιμοποιείται συχνά; Ως συμπληρωματικό προς άλλα πιο σύνθετα κριτήρια Αρχική αξιολόγηση πριν την εφαρμογή σύνθετων κριτηρίων Απλό και Εύκολο Επενδύσεις που η ανάκτηση του κεφαλαίου πραγματοποιείται γρήγορα εκτίθενται σε ρίσκο λιγότερο Σε συνθήκες όπου τα επενδυτικά κεφάλαια είναι περιορισμένα, υπάρχει πλεονέκτημα στην γρήγορη ανάκτηση τους για άλλη χρήση Οι εισπράξεις των πρώτων ετών αποτελούν(?) ένδειξη για μελλοντικές εισπράξεις

ΠΕΡΙΟΔΟΣ ΑΝΑΚΤΗΣΗΣ ΚΟΣΤΟΥΣ Μειονεκτήματα Αγνοεί τη ροή εσόδων μετά την αποπληρωμή Αυθαίρετος προσδιορισμός τέλους της επένδυσης Έμφαση σε βραχύβια σχέδια Τάση για γρήγορο και σίγουρο κέρδος Αγνοεί την αποδοτικότητα Αγνοεί τον χρόνο πραγματοποίησης εσόδων -εξόδων

ΠΕΡΙΟΔΟΣ ΑΝΑΚΤΗΣΗΣ ΚΟΣΤΟΥΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ 1 2 3 4 5 ΕΙΣΡΟΕΣ (Α) 100 170 180 240 ΕΚΡΟΕΣ (Β) 210 120 20 Α-Β -210 -20 150 160 220 ΑΘΡΟΙΣΤΙΚΟ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ -230 -80 80 300 ΠΕΡΙΠΟΥ 3,5 ΕΤΗ

Η ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΟΥ ΓΘ ΜΕ ΠΑΚ Ο Γ.Θ. σκέφτεται να εγκαταλείψει τη δουλειά του από την οποία έχει μία αμοιβή 500€το μήνα και να ασχοληθεί με καλλιέργεια φυτών βιομάζας σε ένα χωράφι που του έχει παραχωρήσει ο πατέρας του από το οποίο κάθε χρόνο λαμβάνει 1,500€ ενοίκιο. Πέρυσι εγκατέστησε μία περίφραξη που κόστισε 3,000€, αλλά εγκατέλειψε την ιδέα γιατί δεν ήταν σίγουρος ότι υπάρχει ζήτηση. Το κόστος της επένδυσης στα φυτά που έχουν διάρκεια ζωής 5 έτη είναι 8.000€, ενώ την επόμενη χρονιά θα χρειαστεί να εγκαταστήσει και μία αντλία ποτίσματος με κόστος 3.000€. Στο τέλος της πενταετίας θα χρειαστεί να απομακρύνει τα υπολείμματα των ριζών με ένα κόστος 1.500€. Το ετήσιο κόστος σποράς και συγκομιδής ανέρχεται σε 2.500€ ενώ τα προσδοκώμενα έσοδα είναι 8.000€ το πρώτο έτος, 16.000€ το δεύτερο και 20.000€ τα υπόλοιπα έτη.

ΚΟΣΤΟΣ ΕΥΚΑΙΡΙΑΣ -6000 -1500 -3000 -8000 -2500 8000 16000 20000 -11000 1 2 3 4 5 ΜΙΣΘΟΣ -6000 ΕΝΟΙΚΙΟ -1500 ΠΕΡΙΦΡΑΞΗ -3000 ΕΠΕΝΔΥΣΗ ΣΕ ΦΥΤΑ -8000 ΑΝΤΛΙΑ ΡΙΖΕΣ ΣΠΟΡΑ & ΣΥΓΚΟΜΙΔΗ -2500 ΕΣΟΔΑ 8000 16000 20000 ΚΑΘΑΡΗ ΡΟΗ -11000 -5000 6000 10000 8500 ΑΘΡΟΙΣΤΙΚΟ -16000 -10000 18500 ΜΗ ΑΝΑΚΤΩΜΕΝΟ ΚΟΣΤΟΣ

ΕΡΩΤΗΣΗ 1 Απαντήσεις α. 5.000 β. 17.000 γ. 22.000 Είστε ο διαχειριστής του έργου για μια εταιρεία συμβούλων. Η Εταιρεία σας έχει 2 πιθανά έργα να διαχειρισθεί, αλλά πρέπει να επιλέξει μόνον το ένα. Το έργο ΧΥΖ αποφέρει 17.000€, ενώ το έργο ΑΒΓ 22.000€. Η διοίκηση αποφασίζει να επιλέξει το έργο ΑΒΓ. Ποιο από τα παρακάτω είναι το κόστος ευκαιρίας αυτής της επιλογής ? Απαντήσεις α. 5.000 β. 17.000 γ. 22.000 δ. Μηδέν εφόσον η αξία του έργου ΑΒΓ είναι μεγαλύτερη αυτής του έργου ΧΥΖ

ΕΡΩΤΗΣΗ 2 Ένα από τα πράγματα που πρέπει να κάνει ένας διαχειριστής του έργου ο οποίος ανέλαβε το έργο πολύ νωρίς στον κύκλο ζωής του, είναι η οικονομική αιτιολόγηση του προγράμματος. Επειδή δεν υπάρχουν παρά μόνον λιγοστές πληροφορίες για το έργο, οι αρχικές εκτιμήσεις των ταμιακών ροών για τα επόμενα χρόνια έχουν όπως παρακάτω Ποια η καθαρή ταμιακή ροή στο τέλος της πενταετίας; Απαντήσεις α. 50 β. -50 γ. 850 δ. 100 ΕΚΡΟΕΣ ΕΙΣΡΟΕΣ 500 90 300 100 400 175 35 50

ΚΑΘΑΡΑ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΞΙΑ Προεξόφληση: Ίδιες χρηματικές ροές έχουν διαφορετική αξία σε διαφορετικές χρονικές περιόδους. Οι μελλοντικές οφειλές έχουν μικρότερη αξία από τις σημερινές οφειλές. Επιτόκιο Προεξόφλησης: Το ποσοστό μείωσης της αξίας του χρήματος στη διάρκεια ενός έτους. Παρούσα Αξία: Η αξία που έχει σήμερα μια μελλοντική ροή Καθαρά Παρούσα Αξία: Η παρούσα αξία μείον το αρχικό κόστος Καθυστερήσεις στην αποπεράτωση ενός έργου οδηγούν σε μείωση της σημερινής αξίας των ωφελειών του

ΚΠΑ ΥΠΕΝΘΥΜΙΣΗ (Παρούσα αξία) 10 € κατατίθεται σε ένα λογαριασμό με επιτόκιο12% Στο τέλος του πρώτου έτους ο επενδυτής λαμβάνει 11,2 € 11,20 = 10*(1 + 0,12) Στο τέλος του δεύτερου έτους ο επενδυτής ξεκινά με 11,2 €και στο τέλος λαμβάνει (Μελλοντική αξία): 12,54= 11,20*(1 + 0,12) ή 10*(1+0,12)*(1+0,12)=10*(1+0,12)2 Μελλοντική = Παρούσα * (1+r)n

ΚΠΑ ΑΠΛΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ Παρούσα = Μελλοντική / (1+r)n Αν ένα έργο απαιτεί μια επένδυση 100.000 € σήμερα, ενώ θα αποφέρει 200.000 € μετά από 6 χρόνια, με ποιο τρόπο θα αποφασίσουμε αν το έργο συμφέρει ή όχι (υποθέτοντας ένα προεξοφλητικό επιτόκιο 10%); Η μετατροπή των 200.000 σε ΠΑ (παρούσα αξία) δίνει: P=200.000/(1+0,1)6=200.000/(1,1)6=200.000/1,772=112.866,82 € ΚΠΑ=112.866,82 – 100.000 = 12.866,82>0

ΛΟΓΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Το άτομο θυσιάζει μέρος της κατανάλωσης για επενδύσεις όταν υπάρξει η κατάλληλη «αποζημίωση» Η «αποζημίωση» καθορίζεται από τρεις παράγοντες: 1. Χρόνος Αντιστάθμισμα για απώλεια καταναλωτικής ισχύος Καθαρό Επιτόκιο 2. Πληθωρισμός 3. Κίνδυνος επένδυσης

παραδειγμα Έχετε 1.000 € που μπορείτε να τα επενδύσετε για ένα χρόνο και απαιτείτε αποζημίωση για τους τρεις παράγοντες 1. Απόδοση 4% για την καθαρή αξία των χρημάτων στον χρόνο 2. Ο πληθωρισμός είναι 5% ετησίως Η αποζημίωση του επενδυτή που καλύπτει τη μείωση της καταναλωτικής δύναμης και τον πληθωρισμό ανέρχεται σε 9,2%, δηλαδή : (1 + 0,04) (1 + 0,05) –1 = 0,092 –Το 9,2% είναι η απόδοση χωρίς τον υπολογισμό κινδύνου (risk-free return RFR) Απαιτούμενη απόδοση= 9,2% + πρόσθετο κινδύνου (risk premium) H αξία του χρήματος για ένα χρόνο

ΚΠΑ - ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΚΠΑ 𝑁𝑃𝑉 = 𝑖=1 𝑛 B−C 1+𝑟 𝑛 Προκύπτει αν από τα προεξοφλημένα οφέλη αφαιρεθούν τα προεξοφλημένα κόστη ΚΠΑ 𝑁𝑃𝑉 = 𝑖=1 𝑛 B−C 1+𝑟 𝑛 B: Εισροές C: Εκροές

Η ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΟΥ ΓΘ ΜΕ ΚΠΑ Ο Γ.Θ. σκέφτεται να εγκαταλείψει τη δουλειά του από την οποία έχει μία αμοιβή 500€το μήνα και να ασχοληθεί με καλλιέργεια φυτών βιομάζας σε ένα χωράφι που του έχει παραχωρήσει ο πατέρας του από το οποίο κάθε χρόνο λαμβάνει 1,500€ ενοίκιο. Πέρυσι εγκατέστησε μία περίφραξη που κόστισε 3,000€, αλλά εγκατέλειψε την ιδέα γιατί δεν ήταν σίγουρος ότι υπάρχει ζήτηση. Το κόστος της επένδυσης στα φυτά που έχουν διάρκεια ζωής 5 έτη είναι 8.000€, ενώ την επόμενη χρονιά θα χρειαστεί να εγκαταστήσει και μία αντλία ποτίσματος με κόστος 3.000€. Στο τέλος της πενταετίας θα χρειαστεί να απομακρύνει τα υπολείμματα των ριζών με ένα κόστος 1.500€. Το ετήσιο κόστος σποράς και συγκομιδής ανέρχεται σε 2.500€ ενώ τα προσδοκώμενα έσοδα είναι 8.000€ το πρώτο έτος, 16.000€ το δεύτερο και 20.000€ τα υπόλοιπα έτη. Πως θα αξιολογούσε την επιλογή αν υποθέσουμε προεξοφλητικό επιτόκιο 9% για την πενταετία;

1 2 3 4 5 ΜΙΣΘΟΣ -6000 ΕΝΟΙΚΙΟ -1500 ΠΕΡΙΦΡΑΞΗ -3000 ΕΠΕΝΔΥΣΗ ΣΕ ΦΥΤΑ -8000 ΑΝΤΛΙΑ ΡΙΖΕΣ ΣΠΟΡΑ & ΣΥΓΚΟΜΙΔΗ -2500 ΕΣΟΔΑ 8000 16000 20000 ΚΑΘΑΡΗ ΡΟΗ -11000 -5000 6000 10000 8500

ΕΤΟΣ ΚΑΘΑΡΗ ΡΟΗ ΑΝΑΓΩΓΗ ΣΤΟ ΕΤΟΣ 0 ΑΞΙΑ ΣΤΟ ΕΤΟΣ 0 -11000 -11000 = 1 -5000 -5000/(1,09)1 = -4587,16 2 6000 6000/(1,09)2= 5050,08 3 10000 10000/(1,09)3= 7721,83 4 10000/(1,09)4= 7084,25 5 8500 8500/(1,09)5= 5524,42 9793,42>0