ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΤΡΟΦΙΜΩΝ - ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΤΡΟΦΙΜΩΝ - ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ 8ο Μάθημα Γεώργιος Απλαδάς Καθηγητής Εφαρμογών ΤΕΙ Κρήτης Τμήμα Διοίκησης Τουριστικών Επιχειρήσεων Χειμερινό 2017 -2018

Τμήμα προμηθειών Το τμήμα προμηθειών έχει το καθήκον διαρκούς ανεφοδιασμού της ξενοδοχειακής επιχείρησης με τα υλικά αγαθά που είναι απαραίτητα για την απρόσκοπτη λειτουργία των τμημάτων της. Ο μεγάλος όγκος εργασιών του τμήματος αφιερώνεται στον ανεφοδιασμό των τμημάτων του F&B και κυρίως του μαγειρείου και για το λόγο αυτό το τμήμα Προμηθειών εντάσσεται στα τμήματα του F&B. Στις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις η Διαδικασία προμηθειών είναι απλή. Συνήθως συνίσταται στην καταγραφή των υλικών που χρησιμοποιεί η επιχείρηση σε ένα κατάλογο, στον έλεγχο των αποθεμάτων, βάσει του καταλόγου αυτού, για να εντοπιστούν τυχόν ελλείψεις .

Τμήμα προμηθειών Στην προμήθεια των απαραίτητων ειδών από την πλησιέστερη αγορά . Το τμήμα Προμηθειών των μεγάλων ξενοδοχείων στην εποχή μας χρησιμοποιεί για να εξασφαλιστεί το μεγαλύτερο δυνατόν όφελος, την επιστήμη των logistics, γνωστή και ως « Διοίκηση Αποθεμάτων». Το Hotel logistics management είναι η επιστήμη που καλύπτει τον έλεγχο της ροής των προϊόντων από τους προμηθευτές έως τα τμήματα του ξενοδοχείου . Ο σκοπός της είναι να εξασφαλίζει στα τμήματα εκμετάλλευσης του ξενοδοχείου, τη βεβαιότητα ότι τα κατάλληλα προϊόντα θα βρίσκονται στον κατάλληλο χώρο τη στιγμή που πρέπει. Η διοίκηση αποθεμάτων επιδιώκει την εξασφάλιση της άριστης ποιότητας με χαμηλό κόστος

ΑΠΟΘΗΚΕΣ   Το τμήμα της αποθήκευσης θεωρείται, και όχι άδικα, το πρώτο σημαντικό βήμα για μια επιτυχημένη διαχείριση του συνόλου των τμημάτων, αφού αυτά εξαρτώνται σε πολύ μεγάλο βαθμό από τις πρώτες ύλες των προϊόντων, αντικείμενο που αποτελεί εξ ορισμού την πεμπτουσία της αποθήκης. Η αντιμετώπιση αυτών των πρώτων υλών, που αποτελούν ουσιαστικά μέρος της περιουσίας του ξενοδοχείου, είναι αυτή που μπορεί να καθορίσει σε μεγάλο βαθμό την ορθή και αλάνθαστη λειτουργία ολόκληρης της επιχείρησης. Πιο συγκεκριμένα, το τμήμα της αποθήκης αναλαμβάνει τη διεκπεραίωση των εξής διαδικασιών:

ΠΩΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΙΝΑΙ Ο ΧΩΡΟΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ ΤΡΟΦΙΜΩΝ ΣΕ ΜΙΑ ΕΠΙΣΙΤΙΣΤΙΚΗ ΜΟΝΑΔΑ Είναι κοντά στο χώρο παραλαβής και τα κύρια τμήματα παραγωγής φαγητών π.χ κοντά στη κεντρική κουζίνα. Να μην υπάρχει απευθείας είσοδος από το εξωτερικό μέρος του κτιρίου [για να αποφεύγονται οι κλοπές]. Να τηρούνται οι διαφορετικές θερμοκρασίες και υγρασίες για τα διάφορα τρόφιμα για να μην ευνοούν την ανάπτυξη μικροβίων. Η ατμόσφαιρα του χώρου του ψυγείου δεν πρέπει να είναι ξηρή διότι αφυδατώνει τα τρόφιμα και μειώνει την ποιότητα τους. Οι αποθήκες πρέπει να φωτίζονται να αερίζονται και να έχουν σταθερή θερμοκρασία.

ΑΠΟ ΠΟΥ ΕΞΑΡΤΑΤΑΙ Η ΧΩΡΗΤΙΚΟΤΗΤΑ ΤΗΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ Ο όγκος εργασιών της επιχείρησης Η συχνότητα παραλαβής και οι οικονομικοί όροι καθορίζουν την ποσότητα των υλικών που αποθηκεύονται (συχνές και μικρές αγορές λόγω ψηλού κόστους). Οροι πίστωσης Εκμετάλλευση χονδρικών αγορών (χαμηλότερες τιμές). Εκμετάλλευση χονδρικών αγορών. (αγορά μεγάλης ποσότητας τροφίμων ή ποτών για καλύτερη τιμή).

ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ Αποθήκη ξηρών τροφίμων / ποτών / υλικών καθαρισμού. Αποθήκη κατεψυγμένων τροφίμων. Αποθήκη φρέσκων τροφίμων.

ΑΠΟΘΗΚΗ ΞΗΡΩΝ ΤΡΟΦΙΜΩΝ. ΞΗΡΑ ΤΡΟΦΙΜΑ: Είναι τα τρόφιμα τα οποία μπορούν να διατηρηθούν για ορισμένο χρονικό διάστημα σε θερμοκρασία δωματίου χωρίς να αλλοιωθεί ή σύσταση, ή εμφάνιση και ή ποιότητα τους. Παραδείγματα ξηρών τροφίμων: κονσέρβες, χυμοί, όσπρια, μπαχαρικά, μακαρόνια και εμφιαλωμένες σάλτσες.

ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ ΞΗΡΩΝ ΤΡΟΦΙΜΩΝ Θερμοκρασία κάτω από 20° Κελσίου και υγρασία κάτω από 70% για να μην αλλοιώνονται τα τρόφιμα. Ο χώρος πρέπει να φωτίζεται κανονικά το πάτωμα να είναι κατασκευασμένο από υλικό που να μην το διαπερνά η υγρασία και να αντέχει σε μεγάλα βάρη. Τα ράφια θα πρέπει να είναι 25cm από το πάτωμα για να αερίζονται και για να αποφεύγεται η μόλυνση τους από τη σκόνη του πατώματος και να διευκολύνεται το καθάρισμα κάτω από τα ράφια. Τα τρόφιμα τοποθετούνται με τέτοιο τρόπο ώστε να διασφαλίζεται ή εξαγωγή των πιο παλιών παραλαβών.

ΑΠΟΘΗΚΗ ΚΑΤΕΨΥΓΜΕΝΩΝ ΤΡΟΦΙΜΩΝ Είναι ή αποθήκη ψυγείο μέσα στη οποία φυλάγονται προϊόντα πλήρους κατάψυξης (κατεψυγμένα) σε θερμοκρασία -18º Κελσίου

ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ ΚΑΤΕΨΥΓΜΕΝΩΝ ΤΡΟΦΙΜΩΝ Τα τρόφιμα που παραλαμβάνονται πρέπει να είναι σε κατάσταση πλήρους κατάψυξης. Η θερμοκρασία κατάψυξης πρέπει να είναι κάτω από τους - 18°Κελσίου. Τα τρόφιμα που ξεπαγώνουν πρέπει να μαγειρεύονται έγκαιρα. Τα τρόφιμα που ξεπαγώνουν δεν πρέπει να ξαναπαγώνονται γιατί αυξάνει τον κίνδυνο μόλυνσης, μειώνεται η θρεπτική τους αξία και αλλοιώνεται ή γεύση και ή εμφάνιση τους. Τα πιο παλιά τρόφιμα πρέπει να καταναλώνονται πριν τα νεοεισερχόμενα. Τα α τρόφιμα δεν πρέπει να αποθηκεύονται απεριόριστα διότι χάνουν την θρεπτική τους αξία, χρώμα και γεύση.

ΑΠΟΘΗΚΗ ΦΡΕΣΚΩΝ ΤΡΟΦΙΜΩΝ Είναι ή αποθήκη (είναι συνήθως τα ψυγεία συντήρησης με θερμοκρασία που κυμαίνεται μεταξύ 4-8 Κελσίου) μέσα στη οποία φυλάγονται τρόφιμα τα οποία θα χρησιμοποιηθούν μέσα σε λίγο χρονικό διάστημα. ΕΙΔΗ ΠΡΟΙΟΝΤΩΝ ΑΠΟΘΗΚΗΣ ΦΡΕΣΚΩΝ ΤΡΟΦΙΜΩΝ: Φρούτα, Λαχανικά, Φρέσκα κρέατα, Φρέσκα ψάρια, Αβγά, Γαλακτοκομικά, μαγειρεμένα φαγητά

Αγορές Οι αγορές που πραγματοποιεί το ξενοδοχείο είναι ικανές να κρίνουν σε μεγάλο βαθμό την εκ των προτέρων ευτυχή ή δυστυχή λειτουργία των υπόλοιπων επισιτιστικών τμημάτων καθώς από τις αγορές θα εξαρτηθεί η ποσότητα, η ποιότητα, η διατήρηση και η τιμή των προϊόντων αυτών που το ξενοδοχείο ως κερδοσκοπική επιχείρηση στη συνέχεια θα επεξεργαστεί και θα μεταπωλήσει. Έτσι ο υπεύθυνος αγορών σε συνεργασία με τον F&B manager οφείλει να προγραμματίσει και να μελετήσει τις διαδικασίες που αποσκοπούν: Στην απόκτηση των επιθυμητών προϊόντων Στην αγορά των κατάλληλων ποσοτήτων Στην συμφωνία της συγκεκριμένης τιμής Στην επιλογή του σωστού προμηθευτή

Παραλαβές Η ορθή οργάνωση και ο σωστός έλεγχος των παραλαβών στο τμήμα της αποθήκης αποτελούν επίσης επιτακτική ανάγκη εφόσον οι λειτουργίες και οι υποχρεώσεις του τμήματος αποτελούν τους κρίκους της ίδιας αλυσίδας και οφείλουν να είναι άρτιες και αναπόσπαστες. Οι παραλαβές έχουν σαν πρώτο μέλημα τη σωστή απόκτηση των προϊόντων αυτών που αναφέρονται στα δελτία παραγγελιών. Γι’ αυτό είναι χρήσιμο να ορίζονται συγκεκριμένες ώρες και σταθερός χώρος παραλαβών ώστε να διευκολύνεται και να τυποποιείται η διαδικασία. Με αυτό τον τρόπο το τμήμα διατηρεί και αποκτά μια σταθερή λειτουργία υψηλού επιπέδου. Η είσοδος παραλαβών είναι προτιμότερο να βρίσκεται κοντά ή ακόμα και να ταυτίζεται με την είσοδο προσωπικού ώστε να απλοποιείται η διαδικασία. Οι πόρτες πρέπει να είναι εξαιρετικά ανθεκτικές, οι τοίχοι πρέπει να είναι λείοι, τα πατώματα εύκολα στο καθάρισμα και τα σκαλοπάτια να είναι όσο λιγότερα γίνεται. Όσο αφορά στον κυρίως εξοπλισμό πρέπει να υπάρχουν τουλάχιστον μία ζυγαριά, ένα τραπέζι, μία ειδική πλατφόρμα-ασανσέρ και μία ράμπα μεταφοράς μεγάλων φορτίων. Επιπροσθέτως, κατά το στάδιο της οργάνωσης είναι χρήσιμο για τον F&B manager να επιλέξει τα άτομα εκείνα τα οποία θα τον βοηθήσουν στην ορθή λειτουργία και εύκολο έλεγχο των παραλαβών.

Τα κυριότερα χαρακτηριστικά του κατάλληλου προσωπικού είναι: Αίσθημα καθαριότητας Καλή κρίση Ακεραιότητα χαρακτήρα και σχολαστικότητα Εξοικείωση με τα έντυπα παραλαβών Γνώση των προϊόντων και της μελλοντικής τους χρήσης

Αποθήκευση – Συντήρηση Το στάδιο των παραλαβών ακολουθείται από την αποθήκευση και διατήρηση των προϊόντων. Αυτή είναι μία διαδικασία περίπλοκη και σημαντική καθώς διέπεται από αυστηρότατους κανόνες και απαιτεί εξοικείωση με το αντικείμενο. Η ορθή οργάνωση και λειτουργία της αποθήκης από τον υπεύθυνο επισιτιστικών τμημάτων διασφαλίζει την σταθερά σωστή αποθήκευση των πρώτων υλών με πολλαπλά οφέλη. Πρωτίστως, τα προϊόντα που παραλαμβάνονται αποτελούν στο εξής περιουσία της επιχείρησης και ως τέτοια πρέπει να αντιμετωπίζονται. Αυτό σημαίνει πως εξασφαλίζεται αφενός η πρόσβαση και η διαχείρισή τους από τα κατάλληλα και μόνο άτομα, αφετέρου η διατήρηση της ποιότητας τους έτσι ώστε να παραμένουν απολύτως εκμεταλλεύσιμα από την επιχείρηση

Η σωστή τοποθέτηση τους στην αποθήκη Οι κατάλληλες εγκαταστάσεις Για να διατηρηθεί η υψηλότερη δυνατή χρησιμότητα των προϊόντων όμως απαιτείται η ικανοποίηση κάποιων παραγόντων όπως: Η σωστή τοποθέτηση τους στην αποθήκη Οι κατάλληλες εγκαταστάσεις Ο συχνός ποιοτικός και ποσοτικός έλεγχος από το αρμόδιο προσωπικό Η γνώση και εξοικείωση του βαθμού των αναλώσιμων προϊόντων  

βασικοί παράγοντες διατήρησης των τροφίμων Η κατάλληλη και σταθερή θερμοκρασία Ο Σωστός φωτισμός Ο επαρκής αερισμός και το επίπεδο υγρασίας.

Έτσι, ένας συνηθισμένος τρόπος οριοθέτησης και διάταξης των κυριότερων αποθηκευτικών χώρων είναι ο εξής:   Χώρος λαχανικών: αποθήκευση κυρίως σε θερμοκρασία 5 – 10 C, συνοδευόμενη από άφθονη υγρασία και καλό αερισμό. Συνιστάται επίσης έλλειψη φυσικού φωτισμού και ύπαρξη απαλού τεχνητού. Χώρος ξηρών τροφίμων: αποθήκευση σε φωτεινό μέρος μακριά από την υγρασία. Απαραιτήτως καλή θερμική μόνωση. Χώρος ψυγείων: διατήρηση στις ανάλογες θερμοκρασίες σε μόνιμη βάση, χώρος προφυλαγμένος από τις οσμές και τη ρύπανση.  

Καταμέτρηση των αποθεμάτων Πρόκειται για μια διαδικασία μέσω της οποίας ο υπεύθυνος των τμημάτων είναι συνεχώς ενήμερος τόσο για την ποσότητα των προϊόντων που βρίσκονται στην αποθήκη όσο και για τη συνολική τους αξία. Με αυτόν τον τρόπο και συνδυάζοντας την αποθεματική αξία με την αξία των αγορών κατά το διάστημα που μεσολάβησε από την τελευταία απογραφή αποκαλύπτεται το οικονομικό μέγεθος του κόστους των υλικών. Πρόκειται για σύνθετη και λεπτομερή διαδικασία της οποίας τη συχνότητα και το ακριβές σύστημα αποφασίζει ο υπεύθυνος των επισιτιστικών τμημάτων σε συνεννόηση με τον υπεύθυνο αποθήκης.

Διακίνηση Η φάση της διακίνησης είναι και η τελευταία αφού από το σημείο αυτό και μετά οι πρώτες ύλες και τα προϊόντα απομακρύνονται πλέον της δικαιοδοσίας της αποθήκης και διατίθενται στα εκάστοτε τμήματα για την περαιτέρω αξιοποίησή τους. Η εξαγωγή των υλικών πρέπει να είναι οργανωμένη με αυστηρούς κανόνες, όπως η σύνταξη ειδικών δελτίων και αιτήσεων παραγγελίας για κάθε τμήμα ξεχωριστά, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η διαφάνεια και η ορθότητα των διακινήσεων προϊόντων μέσα στο ξενοδοχείο, αλλά και να διευκολύνεται ο έλεγχος. Για τους λόγους αυτούς οι αιτήσεις προμήθειας των τμημάτων από την αποθήκη είναι χρήσιμο να είναι : Λεπτομερείς Αριθμημένες Να αναγράφουν με ακρίβεια το ζητούμενο είδος και τη ζητούμενη ποσότητα Να είναι πάντα υπογεγραμμένες Να υπάρχουν δύο τουλάχιστον αντίτυπα, ένα για τον κάθε συμβαλλόμενο σε αυτή την εσωτερική μετακίνηση υλικών.

ΠΗΓΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ   Ο εξοπλισμός των ξενοδοχειακών επιχειρήσεων είναι ακριβός με μεγάλο βαθμό αντικατάστασης εξαιτίας φθορών και κλοπών. Οι αγορές εξοπλισμού πρέπει να γίνονται με τον πλέον οικονομικό και αποτελεσματικό τρόπο. Υπάρχουν 3 κύριες πηγές προμήθειας: Κατ’ ευθείαν αγορά από τον κατασκευαστή. Η πηγή αυτή ίσως αποδειχτεί ο πιο φθηνός τρόπος να αγοράσουμε. Αγορά από αντιπροσωπεία – τα ειδικά αυτά καταστήματα διαθέτουν εξοπλισμούς από πολλούς κατασκευαστές και προσφέρουν, συνήθως, αντικειμενική πληροφόρηση ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης και την ποικιλία που διαθέτουν. Εταιρείες « leasing» - εναλλακτική λύση στην αγορά εξοπλισμού, τα τελευταία χρόνια, είναι η ενοικίαση ξενοδοχειακού εξοπλισμού από εταιρεία leasing. Τέτοια συμβόλαια μειώνουν το αρχικό κόστος αγοράς και συχνά περιλαμβάνουν διακανονισμό σχετικά με τη συντήρησή του.