Χρονοπρογραμματισμός Έργων ΙΙ Διαχείριση Έργων και Ανθρώπινου Δυναμικού Τμήμα Μηχανικών Πληροφορικής Λ. Αντωνόπουλος

Γραμμικά χρονοδιαγράμματα Τα γραμμικά χρονοδιαγράμματα μεταφέρουν πληροφορίες για τον προγραμματισμό και τον έλεγχο του έργου. Είναι ένας εύληπτος, ακριβής και αξιόπιστος τρόπος μετάδοσης αυτών των πληροφοριών. Ονομάζονται και διαγράμματα Gannt (από τον Henry Gannt). 90% των χρηστών του MSProject προτιμούν τη μορφή του διαγράμματος Gannt παρά αυτή του PERT (διαγράμματος δικτύου).

Ορισμοί Προγραμματισμός (planning) και χρονικός προγραμματισμός (scheduling). Χρησιμοποιούνται εναλλακτικά αλλά δεν είναι ακριβώς ταυτόσημοι όροι. Προγραμματισμός (planning): η διαδικασία δημιουργίας του χρονικού πλαισίου μέσα στο οποίο πρόκειται να κινηθεί το έργο. Χρονοδιάγραμμα (scheduling): όταν καθοριστούν οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης όλων των επιμέρους δραστηριοτήτων. Ο χρονικός προγραμματισμός συνήθως αναφερόταν στο χρονικό προγραμματισμό πόρων.

Η λογική του γραμμικού διαγράμματος Χρησιμοποιείται: Από μόνο του για απλά έργα. Συνδέεται με τη μέθοδο κρίσιμης διαδρομής (Critical Path Method-CPM) για να παρουσιάσουμε το χρονοδιάγραμμα ενός πολύπλοκου δικτύου. Αποτελεί προϋπόθεση για να έχουμε αποτυπωμένη τη χρονική δόμηση του έργου ώστε να συντάξουμε: Χρονοδιάγραμμα προμηθειών Ιστόγραμμα πόρων Κατάσταση χρηματικών ροών Χρησιμοποιείται σε συνδυασμό με το ημερολόγιο, το οποίο αποτυπώνει τις καθημερινές δραστηριότητες

Κατασκευή γραμμικού διαγράμματος Περιγραφή δραστηριότητας Διάρκεια Ημερομηνία έναρξης Ημερομηνία λήξης Κατασκευή θεμελίων 4 ημέρες 1 Μαρτίου 4 Μαρτίου Κατασκευή τοίχων 8 ημέρες 5 Μαρτίου 12 Μαρτίου Κατασκευή στέγης 3 ημέρες 13 Μαρτίου 15 Μαρτίου

Απλό γραμμικό διάγραμμα (κατασκευή οικίας) Υπόμνημα 1η στήλη: δραστηριότητες. 1η σειρά κλίμακα χρόνου. Οριζόντια γραμμή ξεκινά από την ημερομηνία έναρξης κάθε δραστηριότητας και καταλήγει στην ημερομηνία λήξης. Το μήκος αντιστοιχεί στην εκτιμώμενη διάρκεια της κάθε δραστηριότητας. Χρονική κλίμακα: συνήθως ημερών ή εβδομάδων. Μπορούν να υπάρξουν κλίμακες ωρών, μηνών ή ετών.

Αναφορές υπό μορφή πίνακα Για πολύπλοκα έργα είναι ενδεδειγμένο η κατασκευή της WBS και του διαγράμματος δικτύου να προηγείται του γραμμικού διαγράμματος. Ο λόγος είναι ότι η κατασκευή διαγράμματος δικτύου είναι ο πιο βέβαιος τρόπος να διασφαλίσουμε τη λογική αλληλουχία των εργασιών. Στο γραμμικό χρονοδιάγραμμα κάθε ράβδος ξεκινά από την ημερομηνία νωρίτερης έναρξης και καταλήγει στην ημερομηνία νωρίτερης λήξης.

Διάγραμμα δικτύου (CPM)

Πίνακας βάσει του προηγούμενου διαγράμματος Αριθμός δραστηριότητας Διάρκεια Νωρίτερη έναρξη Νωρίτερη λήξη Αργότερη έναρξη Αργότερη λήξη Υπευθυνότητα Α100 2 1 Σάντρα Α200 3 4 Λίντα Α300 6 Α400 5 8 Α500 7 Α600 9 10

Γραμμικό χρονοδιάγραμμα

Χρονικό περιθώριο δραστηριότητας Η απεικόνιση επισημαίνει το χρονικό περιθώριο κάθε δραστηριότητας από τη νωρίτερη λήξη μέχρι την αργότερη λήξη. Στην πράξη αποφεύγεται γιατί όταν οι εργαζόμενοι το γνωρίζουν απλώνουν την προσπάθεια ως την ημερομηνία αργότερης λήξης καθιστώντας όλες τις δραστηριότητες κρίσιμες.

Γραμμικό διάγραμμα

Επιλογή (φίλτρο) Το λογισμικό επιτρέπει το φιλτράρισμα των πληροφοριών που θα εμφανιστούν στο διάγραμμα. «Δείχνει τις δραστηριότητες που πρέπει να δείξουμε με τη σειρά που αποφασίζουμε να παρουσιάσουμε», π.χ.: Επιλογή δραστηριοτήτων για τις οποίες έχουμε δεδομένα Επιλογή «χρονικό περιθώριο=0» δίνει τις δραστηριότητες πάνω στην κρίσιμη διαδρομή. Επιλογή «χρονικό περιθώριο< 7 ημέρες» Επιλογή «Υπεθυνότητα=Σάντρα» Επιλογή «Νωρίτερη έναρξη > 1 Ιανουαρίου και <1 Μαρτίου.

Ταξινόμηση (κατάταξη) Αριθμητικά: κατά αύξουσα ή φθίνουσα σειρά, κατ’αντιστοιχία στη WBS ή στα χρονικά περιθώρια, ανάλογα με το κόστος. Αλφαριθμητικά: ανάλογα με ονόματα υπευθύνων, τμήματα, επωνυμίες συνεργαζόμενων, θέσεις. Ημερολογιακά: συνήθως κατά νωρίτερη έναρξη.

Γραμμικό διάγραμμα κατά νωρίτερη έναρξη

Κατάταξη κατά υπευθυνότητα και νωρίτερη έναρξη

Σύμπτυξη (σύνοψη) δραστηριοτήτων

Γεγονότα, βασικές ημερομηνίες, προθεσμίες Τα γεγονότα έχουν μηδενική διάρκεια. Στο MS project: ◊ Γεγονότα θεωρούνται η έναρξη και λήξη δραστηριοτήτων. Επικεντρώνει το έργο σε σημείο ελέγχου, έγκριση πληρωμής, απτό αποτέλεσμα ή έγκριση για συνέχιση του έργου. Γεγονός είναι και η μεταβίβαση από τον ένα υπεργολάβο στον άλλο. Τα στοιχεία είναι πιο ακριβή όταν το αντικείμενο εργασιών του έργου υποδιαιρείται σύμφωνα με τις ενδιάμεσες προθεσμίες.

Γεγονός: κατακύρωση σύμβασης Ταυτότητα/Κωδικός 100 Περιγραφή Κατακύρωση σύμβασης Προϋπολογισμός Μηδενικός Διάρκεια 0 ημέρες Πόροι Μηδενικοί

Γραμμικό διάγραμμα γεγονότων Εξουσιοδοτεί τον εργοδηγό να διαχειριστεί τους πόρους με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι συνεπής στις ημερομηνίες έναρξης και λήξης (deadline-driven).

Αναθεωρημένο γραμμικό διάγραμμα σε σχέση με τη χρονική στιγμή ελέγχου

Αναθεωρημένο γραμμικό διάγραμμα σε σχέση με τη χρονική στιγμή ελέγχου και τον αντίκτυπο στις μετέπειτα δραστηριότητες

Αναθεωρημένο γραμμικό διάγραμμα Αποτύπωση προόδου σε σχέση με τη χρονική στιγμή ελέγχου Με το χέρι Αν συνεχίσουμε και τις επόμενες εβδομάδες θα έχουμε την εξέλιξη της προόδου. Υπολογίζουμε το βραχυπρόθεσμο αντίκτυπο σε σχέση με τις ημερομηνίες-κλειδιά αν χρησιμοποιήσουμε γραμμικό διάγραμμα με κυλιόμενο χρονικό ορίζοντα 3 εβδομάδων. Βασικό πλάνο: για χάρη της αποτελεσματικότητας του ελέγχου το βασικό πλάνο θα πρέπει να παγιωθεί κάποια στιγμή. Απαιτείται φύλλο αναφοράς προόδου για τον έλεγχο

Πίνακας συλλογής στοιχείων ενημέρωσης WBS Δραστηριότητα Ημ. έναρξης Ημ. λήξης Ποσοστό ολοκλήρωσης Υπολειπόμενη διάρκεια Προσοχή! Το γραμμικό διάγραμμα είναι χρονική κλίμακα και όχι κλίμακα ποσοστών ολοκλήρωσης.

Γραμμικό διάγραμμα κυλιόμενου χρονικού ορίζοντα

Γραμμικό διάγραμμα εξέλιξης προόδου

Εκτίμηση γενικής απόδοσης έργου Για να εκτιμήσουμε ποσοτικά τη γενική απόδοση του έργου χρησιμοποιούμε το γραμμικό διάγραμμα εξέλιξης προόδου μαζί με τη μέθοδο πιστοποιημένης αξίας.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα Gannt Εύληπτο και αφομοιώσιμο Παρουσιάζει την πρόοδο με σαφή και απλό τρόπο Το χρονικό περιθώριο είναι ευκολότερα κατανοητό πάνω στο διάγραμμα Το γραμμικό χρονοδιάγραμμα είναι προϋπόθεση για το χρονοδιάγραμμα προμηθειών, το ιστόγραμμα πόρων και την κατάσταση χρηματικών ροών. Το αναθεωρημένο γραμμικό διάγραμμα είναι πολύ καλό εργαλείο προγραμματισμού και ελέγχου Χρησιμοποιούνται για διάχυση πληροφοριών Έγγραφο κλειδί για λήψη αποφάσεων Αρνητικά: Δεν δείχνει αλληλεπιδράσεις, δε βοηθά στη λήψη αποφάσεων πολλαπλής έκβασης.

Γραμμικό διάγραμμα λογικών σχέσεων