Κατάσταση και Σχέδιο Δράσης Διοίκηση Έργου Κατάσταση και Σχέδιο Δράσης

Τι είναι έργο; Ένα έργο καθορίζεται από ΤΡΙΑ ΒΑΣΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ: “ένα έργο είναι κάθε δραστηριότητα με μια σαφώς καθορισμένη αρχή και τέλος (ΧΡΟΝΟΣ) με σκοπό την παραγωγή ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ, αξιοποιώντας ΠΟΡΟΥΣ” Τα τρία χαρακτηριστικά του έργου: - Χρόνος - Αποτελέσματα - Πόροι Τα τρία χαρακτηριστικά συνδέονται άμεσα: Μεταβάλλοντας το ένα, θα επηρεαστούν τα άλλα δύο (π.χ.: περισσότερος χρόνος = περισσότεροι πόροι· λιγότερος χρόνος = αποτελέσματα με διαφορετική ποιότητα από ότι ήταν σχεδιασμένο).

Τι είναι η Διοίκηση Έργου στην πράξη; Η «Διοίκηση Έργου» περιλαμβάνει το σχεδιασμό, την οργάνωση, την εξασφάλιση, καθώς και τη διεύθυνση, διαχείριση και έλεγχο των πόρων και των δραστηριοτήτων για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων και αποτελεσμάτων εντός ενός καθορισμένου χρονικού πλαισίου.

Τα τρία βασικά χαρακτηριστικά του έργου ΧΡΟΝΟΣ: έναρξη και τέλος του έργου ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ: παράγονται μέχρι το τέλος του έργου με σαφώς καθορισμένα ποιοτικά και ποσοτικά χαρακτηριστικά ΠΟΡΟΙ: χρησιμοποιούνται κατά την υλοποίηση (χρηματοοικο-νομικά, προσωπικό, χρόνος κλπ) Τρίγωνο διοίκησης του έργου

Επωφελής επίδραση των τεχνικών της Διοίκησης του Έργου Αύξηση του αριθμού των επιμέρους έργων που παραδίδονται Αύξηση της ποιότητας των προϊόντων Αποτροπή υπέρβασης του κόστους Παράδοση σε συμφωνημένα χρονοδιαγράμματα Μείωση της ολίσθησης και των κινδύνων Βελτίωση της επικοινωνίας μεταξύ των μετόχων και της ομάδας του έργου

5 Βήματα, 3 Φάσεις Καθορισμός Υλοποίηση Κλείσιμο Έναρξη Σχεδιασμός Εκτέλεση Υλοποίηση Έλεγχος Κλείσιμο Κλείσιμο

Βήμα 1: Έναρξη του έργου ΒΗΜΑ 1: ΕΝΑΡΞΗ Το πρώτο βήμα για την επίτευξη του έργου αφορά ένα βασικό ζήτημα: να αποφασίσετε τι έργα αξίζει να κάνετε για τον οργανισμό σας. Διαμορφώστε μια «Έγγραφο εργασίας», δηλαδή ένα σύντομο έγγραφο που περιγράφει τους κύριους στόχους και τις κατευθύνσεις του έργου. Είναι χρήσιμο για την εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία, για την αναζήτηση χρηματοδότησης και για την παρουσίαση στους μετόχους.

Προσδιορισμός των μετόχων ΒΗΜΑ 1: ΕΝΑΡΞΗ Μέτοχοι είναι όλοι όσοι ενδιαφέρονται για το έργο και τα αποτελέσματά του. Οι βασικοί μέτοχοι είναι εκείνοι με ένα πιο σημαντικό ρόλο στο έργο : ο διαχειριστής του έργου, η ομάδα του έργου, το διοικητικό συμβούλιο του οργανισμού, οι χρηματοδότες.

Βήμα 2: Σχεδιασμός ΒΗΜΑ 2: ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ Σκοπός αυτού του βήματος είναι ο προσεκτικός σχεδιασμός όλων των στοιχείων του έργου και η σύνταξη ενός «Σχεδίου Έργου» - το έγγραφο που θα χρησιμεύσει ως κατευθυντήρια γραμμή για τον Υπεύθυνο Έργου και την ομάδα έργου. Ένας καλός σχεδιασμός είναι το κλειδί για την επιτυχία ενός έργου!!! Χρησιμοποιήστε όλο το χρόνο και τους πόρους που χρειάζεστε για να εξασφαλίσετε τον προσεκτικό σχεδιασμό του έργου σας, με την απαραίτητη προσοχή στις λεπτομέρειες.

Η δομή του Σχεδίου Έργου ΒΗΜΑ 2: ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ Αν δεν υπάρχουν τυποποιημένα έντυπα ή πρότυπα για το πώς να δομήσει κανείς ένα σχέδιο έργου, τα ακόλουθα στοιχεία είναι χαρακτηριστικά όλων των έργων: Στόχοι του έργου: ΓΙΑΤΙ σχεδιάζουμε αυτό το έργο; Αποτελέσματα του έργου:ΤΙ παράγουμε; Η ομάδα του έργου: ΠΟΙΟΙ συμμετέχουν; Η ομάδα του έργου: ΠΩΣ/ΠΟΤΕ Αρμοδιότητες Ρύθμιση του χρόνου Ανάλυση των κινδύνων Πόροι και προϋπολογισμός: ΠΟΣΟ

Σχέδιο Εργασίας ΒΗΜΑ 2: ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ Για πιο αποτελεσματικό σχεδιασμό, καθώς και για μια καλύτερα ελεγχόμενη εφαρμογή, ο φόρτος εργασίας θα πρέπει να είναι κατανεμημένος σε ξεχωριστά «Πακέτα Εργασίας (ΠΕ)». Ένα Πακέτο Εργασίας αντιπροσωπεύει την εργασία που απαιτείται για την επίτευξη κάθε κύριου αποτελέσματος του έργου. Τα Πακέτα Εργασίας είναι χωρισμένα περαιτέρω σε ΕΠΙΜΕΡΟΥΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ, οι οποίες είναι ευκολότερο να εφαρμοστούν και να ελεγχθούν.

Παράδειγμα Σχεδίου Εργασίας Το έργο relof παίρνει συνεντεύξεις για να ορίσει τις ακριβείς ανάγκες των μαθητών σε ένα συγκεκριμένο τομέα (π.χ. σε αντικαπνιστική εκστρατεία) 3 ΒΑΣΙΚΑ ΠΑΚΕΤΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ, ΧΩΡΙΣΜΕΝΑ ΣΕ ΕΠΙΜΕΡΟΥΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΠΕ2: ΟΡΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΕΚΣΤΡΑΤΕΙΑΣ ΕΕ 2.1: Ανάπτυξη περιεχομένου για την εκστρατεία ΕΕ 2.2.: Logistics (Άδειες, επαφές με τα σχολεία κλπ) ΕΕ 2.3: Γραφιστική και σχεδιασμός: Παραγωγή υλικού ΕΕ 2.4: Ορισμός συμφωνιών με τους χορηγούς ΠΕ3: ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΗΣ ΕΚΣΤΡΑΤΕΙΑΣ ΕΕ 3.1: Logistics και προετοιμασία ΕΕ 3.2: Διεξαγωγή της εκστρατείας ΕΕ 3.3: Τελικό συνέδριο για τα αποτελέσματα ΕΕ 3.4: Κλείσιμο της εκστρατείας (ευχαριστήρια e-mail, διανομή υλικού στους φορείς χάραξης πολιτικής, κλείσιμο των σχέσεων με τους χορηγούς) ΠΕ1: ΕΡΕΥΝΑ ΕΕ1.1: Ορισμός της μεθοδολογίας της έρευνας ΕΕ 1.2: Ορισμός των ομάδων στόχων ΕΕ1.3: Εκτέλεση συνεντεύξεων ΕΕ1.4: Τελική αναφορά για την έρευνα ΠΕ 5 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΟΥ ΠΕ 4 ΔΙΑΔΟΣΗ ΒΗΜΑ 2: ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ Τα πακέτα εργασίας σε αυτό το παράδειγμα αναφέρονται στα κύρια αποτελέσματα του έργου. Εκτός από τα «τεχνικά» ΠΕ, ένα σχέδιο εργασίας περιλαμβάνει και «οριζόντια» ΠΕ, όπως τη Διοίκηση του Έργου, Επικοινωνία/Διάδοση, Παρακολούθηση κλπ.

Παρουσιάζοντας το διάγραμμα Gantt ΒΗΜΑ 2: ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ

Βήμα 3: Εκτέλεση ΒΗΜΑ 3: ΕΚΤΕΛΕΣΗ Η εκτέλεση του έργου: η εργασία εκτελείται και οι δραστηριότητες υλοποιούνται, σύμφωνα με το Σχέδιο Έργου. Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να εξασφαλίσετε την επιτυχία ενός έργου είναι μια επιτυχημένη εναρκτήρια συνάντηση και καλός μηχανισμός επικοινωνίας.

Εναρκτήρια συνάντηση ΒΗΜΑ 3: ΕΚΤΕΛΕΣΗ Η εναρκτήρια συνάντηση είναι η επίσημη έναρξη του έργου και απαιτεί την παρουσία όλων των ανθρώπων που εμπλέκονται στην εφαρμογή της. Καθορισμός των κύριων εργαλείων και μέσων διαχείρισης του έργου. Απαιτείται μια πλήρης καταγραφή των στόχων, του χρονοδιαγράμματος και των πόρων, προκειμένου να εξασφαλιστεί η διαθεσιμότητα όλων των βασικών στοιχείων του έργου. Ο Υπεύθυνος Συντονιστής μοιράζεται το όραμα του έργου με όλα τα μέλη της ομάδας.

Επικοινωνία ΒΗΜΑ 3: ΕΚΤΕΛΕΣΗ Η επικοινωνία είναι απαραίτητη-παράγοντας κλειδί για την εκτέλεση του έργου. Συνήθως, η επικοινωνία έχει δύο διαστάσεις: την εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία.

Επικοινωνία Εσωτερική επικοινωνία Εξωτερική επικοινωνία ΒΗΜΑ 3: ΕΚΤΕΛΕΣΗ Εσωτερική επικοινωνία Εξωτερική επικοινωνία Η εσωτερική επικοινωνία εξυπηρετεί το σκοπό της διατήρησης του συντονισμού και ενημέρωσης όλων των ανθρώπων. Συχνά, τα ομαδικά e-mails και τα συνέδρια μέσω Skype είναι αποτελεσματικοί τρόποι για την εξασφάλιση της εσωτερικής επικοινωνίας, ενώ τα μέλη της ομάδας (και κυρίως οι Διαχειριστές του Έργου) θα πρέπει να κάνουν σωστή χρήση όλων των εσωτερικών συστημάτων επικοινωνίας, ώστε να μην δημιουργούνται προβλήματα στην επικοινωνία μεταξύ των συμμετεχόντων στον έργο. Η εξωτερική επικοινωνία εστιάζει στην υποστήριξη της διάδοσης και προβολής του έργου. Τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται συνήθως είναι: αφιερωμένες ιστοσελίδες, δελτία τύπου, εκδηλώσεις… Η χρήση λογότυπων είναι σημαντική, έτσι ώστε να παρέχεται άμεση ορατότητα σε μια συγκεκριμένη δραστηριότητα.

Βήμα 4: Παρακολούθηση και έλεγχος ΒΗΜΑ 4: ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΣ Κατά τη διάρκεια εκτέλεσης του έργου, η πρόοδος θα πρέπει να παρακολουθείται, ώστε να είναι υπό έλεγχο όλα τα στοιχεία του έργου (ξεκινώντας από τα τρία βασικά χαρακτηριστικά – χρόνος, αποτελέσματα και πόροι) Η παρακολούθηση και ο έλεγχος επιτρέπει στον Υπεύθυνο του Έργου και στην ομάδα να εντοπίσουν πιθανά προβλήματα στην εκτέλεση του έργου, να προβλέψουν τους κινδύνους και να καθορίσουν και να εφαρμόσουν διορθωτικά μέτρα.  

ΒΗΜΑ 4: ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΣ Για την παρακολούθηση του έργου, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένας αριθμός εργαλείων, όπως: ΒΗΜΑ 4: ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΣ Τακτικές συναντήσεις μεταξύ του Υπευθύνου/Διαχειριστή του Έργου και τα (κύρια) μέλη της ομάδας Εσωτερικές αναφορές Έλεγχος του προγράμματος δραστηριοτήτων που διεξάγονται σε σχέση με το διάγραμμα Gantt του έργου Τήρηση αρχείων των χρημάτων που δαπανώνται σε σύγκριση με τον προϋπολογισμό που έχει προγραμματιστεί Είναι σημαντικό να γίνονται γνωστά τα εργαλεία σε όλα τα μέλη της ομάδας και να χρησιμοποιούνται τακτικά για να διασφαλιστεί τακτικός έλεγχος των δραστηριοτήτων.

ΒΗΜΑ 4: ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΣ Ορόσημα Ένα ορόσημο είναι ένα σημαντικό γεγονός στο έργο (συχνά η ολοκλήρωση ενός αποτελέσματος ή το τέλος μιας επιμέρους εργασίας). Τα ορόσημα εντοπίζονται κατά τη φάση σχεδιασμού και χρησιμοποιούνται σαν ευκαιρίες για εσωτερική αξιολόγηση. ΒΗΜΑ 4: ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΣ

Βήμα 5: Κλείνοντας το έργο ΒΗΜΑ 5: ΚΛΕΙΝΟΝΤΑΣ ΤΟ ΕΡΓΟ Τα έργα μπορούν να κλείσουν με πολλούς τρόπους, ως προς τις τυπικές διαδικασίες, ανάλογα με το μέγεθος και το σκοπό τους. Σε μικρότερα έργα, ένα ή περισσότερα από τα ακόλουθα χρησιμοποιούνται συχνά: Μια (μικρή) τελική έκθεση για το τι έχει επιτευχθεί Μια συνάντηση με όλη την ομάδα του έργου Μια παρουσίαση των σημαντικών αποτελεσμάτων στους τελικούς χρήστες ή στους βασικούς μετόχους.

Ευχαριστώ πολύ!