Συντονιστική Επιτροπή Συνεδρίου / Εκδήλωσης Γεώργιος Απλαδάς Καθηγητής Εφαρμογών ΤΕΙ Κρήτης Τμήμα Διοίκησης Τουριστικών Επιχειρήσεων Χειμερινό 2015-2016

ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ Μια συντονιστική επιτροπή θα βοηθήσει στην καθοδήγηση του σχεδιασμού της εκδήλωσής σας.   Είναι σημαντικό να συμμετέχουν τα ενδιαφερόμενα μέρη από την αρχή στη διαδικασία σχεδιασμού, συνήθως 4 ή περισσότεροι μήνες πριν από την εκδήλωση, ανάλογα με το μέγεθος. Η συντονιστική επιτροπή θα πρέπει να συναντώνται τακτικά, με μια δομημένη μορφή συνάντησης για την εξασφάλιση και επίτευξη των παραγωγικών αποτελεσμάτων. Ένας από τους βασικούς στόχους της επιτροπής θα είναι να συμφωνήσουν για κάθε τρόπο μεταφοράς και να αναπτύξουν ένα αποτελεσματικό και αποδοτικό σχέδιο μεταφοράς.

Συντονιστική επιτροπή   Οργανώσεις πεζών\ποδηλάτων Τοπική επιτροπή Κρατικές υπηρεσίες Αστυνομικές υπηρεσίες Μεταφορείς επιβατών Επιτροπές λεωφορείων και ταξί Διοργανωτής εκδήλωσης Άλλα ενδιαφερόμενα μέρη Περιβαλλοντικός οργανισμός Σχέδιο διαχείρισης Λειτουργικές Ομάδες κατοίκων κυκλοφορίας ασφάλειας και ρίσκου εντολές Επιτροπή επιχειρήσεων Τοπικές επιχειρήσεις   Αυτή η εικόνα αναδεικνύει την ανάγκη για αποτελεσματική επικοινωνία και συνεννόηση μεταξύ των οργανισμών. Επίσης, δείχνει το υψηλό επίπεδο αλληλεπίδρασης με τις κρατικές υπηρεσίες

  ΤΟΠΙΚΑ ΣΥΜΒΟΥΛΙΑ   Τα τοπικά συμβούλια πρέπει να συμμετέχουν στο σχεδιασμό της εκδήλωσης και μπορεί να είναι η πρώτη υπηρεσία που θα πρέπει να επικοινωνήσετε μαζί ανάλογα με το μέγεθος της εκδήλωσης που διοργανώνεται. Απαιτείται η έγκριση από το τοπικό συμβούλιο για όλες τις ειδικές εκδηλώσεις – αυτό μπορεί να χρειαστεί να εγκριθεί σε συνεδρίαση του συμβουλίου και θα χρειαστεί περίπου 4 μήνες για τη διαδικασία αυτή. Εάν είναι πολύ μεγάλη η εκδήλωση θα χρειαστεί παραπάνω χρόνος για την έγκριση. Τα τοπικά συμβούλια έχουν μεγάλη ευθύνη για την τοπική κοινωνία και θα πρέπει να ενδιαφέρονται για μια σειρά θεμάτων, όπως κοινωνικές, οικονομικές και περιβαλλοντικές επιπτώσεις.

ΚΡΑΤΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ Θα πρέπει να εξακριβώσετε ποιες ενδεχομένως εκ του νόμου εγκρίσεις θα απαιτούνται πριν από την έναρξη της εκδήλωσής σας. Το μέγεθος της εκδήλωσης θα καθορίσει το επίπεδο συμμετοχής που απαιτείται από τους οργανισμούς αυτούς. Όσον αφορά την κυκλοφορία, αυτό έχει άμεση σχέση με την επίδραση που έχει η εκδήλωση στο οδικό δίκτυο και τις δημόσιες υπηρεσίες μεταφορών. Η υποστήριξη της μαζικής μεταφοράς μπορεί να βοηθήσει στη μείωση των επιπτώσεων στις οδικές αρτηρίες.

ΟΡΓΑΝΩΣΕΙΣ ΠΕΖΩΝ ΚΑΙ ΠΟΔΗΛΑΤΩΝ Κρατικές οργανώσεις και τοπικά καταστήματα και κλαμπ ποδηλασίας μπορούν να σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε τις αναγκαίες εγκαταστάσεις για τους ποδηλάτες στην εκδήλωση. Οι οργανώσεις ποδηλασίας μπορεί να είναι σε θέση να σας μισθώσει τον εξοπλισμό στάθμευσης ή να σας συμβουλέψει για οργανώσεις στην περιοχή σας που μπορούν να προσφέρουν αυτό το είδος υπηρεσίας. Επίσης συχνά παράγουν εξαιρετικούς οδηγούς που δίνουν λεπτομερής πληροφορίες για τις εγκαταστάσεις ποδηλασίας στις αντίστοιχες περιοχές, συμπεριλαμβανομένων τους χάρτες με τις διαδρομές ποδηλασίας.

ΦΟΡΕΙΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ Οι οργανισμοί αυτοί θα πρέπει να είναι σε θέση να παρέχουν ένα αποδεκτό επίπεδο υπηρεσιών για να ανταποκριθούν στις ανάγκες των πελατών σας, πριν, μετά και κατά την διάρκεια της εκδήλωσης, αν και θα πρέπει να σημειωθεί ότι οι λειτουργικές\συμβατικές ρυθμίσεις για τους φορείς μεταφορών ποικίλλουν από κράτος σε κράτος και μπορεί να μην υπάρχει η προϋπόθεση για να παρέχει επιπλέον επίπεδα της υπηρεσίας. Θα πρέπει να διερευνήσετε τις δυνατότητες με τις επιχειρήσεις μεταφορών για την αύξηση της συχνότητας των δρομολογίων, αλλαγές στα ωράρια ή ίσως τροποποίηση των δρομολογίων. Οι φορείς μεταφοράς είναι μια άριστη πηγή πληροφοριών σχετικά με τις συνθήκες του ταξιδιού και συχνά συγκεντρώνουν σημαντικά δεδομένα σχετικά με τη ζήτηση των υπηρεσιών τους κατά την διάρκεια διαφορετικών περιόδων, το οποίο μπορεί να είναι χρήσιμο για την εκτίμηση του επιπέδου ζήτησης και προσφοράς για την εκδήλωσή σας.

ΕΠΙΤΡΟΠΕΣ ΤΑΞΙΤΖΗΔΩΝ Ανάλογα με το μέγεθος της εκδήλωσης μπορεί να είναι χρήσιμο να επικοινωνήσετε με την επιτροπή της περιοχής σας. Τα ταξί είναι μια μορφή της συγκοινωνίας, που δεν προωθείται πάντα αποτελεσματικά στο σχεδιασμό εκδηλώσεων

ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΑΣΤΥΝΟΜΙΑΣ, ΠΥΡΟΣΒΕΣΤΙΚΗΣ ΚΑΙ ΙΑΤΡΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΑΣΤΥΝΟΜΙΑΣ, ΠΥΡΟΣΒΕΣΤΙΚΗΣ ΚΑΙ ΙΑΤΡΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ   Αυτές οι υπηρεσίες θα πρέπει να ζητηθεί η γνώμη\συμβουλή για να διασφαλίσετε ότι η εκδήλωσή σας συμμόρφώνεται με τη σχετική ση νομοθεσία του κράτους σας. Οι οργανισμοί αυτοί θα είναι σε θέση να παρέχουν καθοδήγηση σχετικά με τον έλεγχο κοινού, την ασφάλειά τους, τον έλεγχο της κυκλοφορίας και μια σειρά από θέματα όπως η ασφάλεια πεζών και ποδηλατιστών τη νύχτα

ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΟΙ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΙ Οι Κρατικοί περιβαλλοντικοί οργανισμοί μπορούν να εμπλακούν στο σχεδιασμό της εκδήλωσης εάν η περιβαλλοντική εκτίμηση δείχνει ότι η εκδήλωση θα έχει σημαντικές επιπτώσεις στο τοπικό περιβάλλον. Οι κρατικοί περιβαλλοντικοί οργανισμοί θα είναι πρόθυμοι να μειώσουν τις εκπομπές και τη ρύπανση από τη χρήση αυτοκινήτου και μπορεί να είναι σε θέση να προσφέρουν συμβουλές για το σχεδιασμό των μεταφορών, ως μέσο για την εκπλήρωση αυτών των στόχων.

ΟΜΑΔΕΣ ΚΑΤΟΙΚΩΝ Αυτές οι ομάδες μπορούν να συμμετέχουν στη διαδικασία προγραμματισμού, εάν η εκδήλωση έχει σημαντικές επιπτώσεις σε κατοικημένες περιοχές. Θα πουν τις ανησυχίες τους στο τοπικό συμβούλιο που θα απαιτήσει στην συνέχεια διαβουλεύσεις και την επίλυση όλων των σημαντικών θεμάτων μέσω του συστήματος σχεδιασμού. Οι κάτοικοι συνήθως γνωρίζουν την περιοχή πολύ καλύτερα και μπορεί να είναι σε θέση να προσδιορίσει τα εμπόδια που αποτρέπουν ή μειώνουν το περπάτημα, ποδηλασία ή τα δημόσια μέσα μεταφοράς

ΕΠΙΤΡΟΠΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ Η εκδήλωσή σας είναι πιθανό να έχει σημαντικές θετικές ή αρνητικές επιπτώσεις στην εμπορική ζωτικότητα της γύρω περιοχής, η τοπική επιχειρηματική επιτροπή ή η ένωση μπορεί να εμπλακεί Μπορεί να θέλετε να ενθαρρύνετε τα τοπικά καταστήματα και της υπηρεσίες παροχής να ασχοληθούν με την εκδήλωσή σας. Ενθαρρύνετε τους ανθρώπους να περπατήσουν, να κάνουν ποδηλασία ή να χρησιμοποιήσουν τα μέσα μαζικής μεταφοράς που στην πραγματικότητα δημιουργούν νέες επιχειρηματικές ευκαιρίες οι οποίες συχνά δεν αναγνωρίζονται. Σκεφτόμενοι με καινοτόμο τρόπο οι οργανώσεις αυτές μπορούν να βοηθήσουν να εξυπηρετηθούν καλύτερα οι στόχοι σας με την παροχή υπηρεσιών δωρεάν ή σε μειωμένες τιμές. Φθηνότερες τιμές θα μπορούσαν ενδεχομένως να επιδοτηθούν μέσω της διαφήμισης.  

Εδώ είναι μερικά παραδείγματα των υπηρεσιών που θα μπορούσαν να είναι χρήσιμες: Προσωρινές ή μόνιμες θέσεις στάθμευσης για τα ποδήλατα Εξαρτήματα ποδηλάτων Χαμηλό κόστος ή δωρεάν για τις υπηρεσίες ποδηλασίας Αντηλιακό ή ομπρέλες ανάλογα με τις καιρικές συνθήκες  Επιχειρήσεις που συνεργάζονται με την εκδήλωση Εταιρία που πουλάει τέντες για αθλητικές ή εξωτερικές εκδηλώσεις. Κατάστημα ποδηλασίας   Η εκδήλωσή σας μπορεί να δημιουργήσει ακόμη και νέες επιχειρήσεις.

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΠΑΚΕΤΟ ΓΙΑ ΤΗΝ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΩΝ ΕΙΔΙΚΩΝ ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ TRAVELSMART Για ένα επιτυχημένο ειδικό σχέδιο της εκδήλωσης θα στηριχθεί σε 4 βασικούς παράγοντες: Κατανόηση της κατάστασης Μια σειρά εφικτών στόχων Ένα προσαρμοσμένο πακέτο μέτρων Εξαιρετική προώθηση.