Διαχειριση εργων Δημιουργία καταλόγου εργασιών - Σύνδεση εργασιών Νίκος Μαστρογιάννης Διδάκτορας Τμήματος Διοίκησης Επιχειρήσεων Πανεπιστημίου Πατρών Προσαρμοσμένο από Δρα Α. Ραφαηλίδη (2013)

Περιεχόμενα 2ου Μαθήματος (1) Δημιουργία Καταλόγου Εργασιών (1) Καταχώριση εργασιών και διάρκειάς τους (1), (2), (3) Λειτουργίες για εργασίες Εισαγωγή οροσήμου Οργάνωση των εργασιών σε φάσεις Εργασίες σύνοψης Διαμόρφωση διάρθρωσης (1), (2) Σύμπτυξη και Ανάπτυξη εργασιών Εμφάνιση αριθμών διάρθρωσης Ρύθμιση κλίμακας χρόνου Δημιουργία Καταλόγου Εργασιών (2) Τεκμηρίωση εργασιών (εισαγωγή σημειώσεων) (1), (2), (3)

Περιεχόμενα 2ου Μαθήματος (2) Σύνδεση Εργασιών Σύνδεση εργασιών (1), (2) Συσχετίσεις μεταξύ εργασιών: Γενικά Συσχετίσεις μεταξύ εργασιών: Συσχέτιση τέλους με αρχή Συσχετίσεις μεταξύ εργασιών: Συσχέτιση τέλους με τέλος Συσχετίσεις μεταξύ εργασιών: Συσχέτιση αρχής με αρχή Συσχετίσεις μεταξύ εργασιών: Συσχέτιση αρχής με τέλος Χρόνος προπορείας (lead time) (1), (2), (3) Χρόνος υστέρησης (lag time ) (1), (2), (3) Εισαγωγή συσχετίσεων, χρόνου προπορείας και χρόνου υστέρησης στο Διάγραμμα Gantt (1), (2) Παρατηρήσεις για τις συσχετίσεις μεταξύ των εργασιών (1), (2), (3)

Καταχώριση εργασιών & διάρκειας (1) Καταχώριση εργασιών (tasks): Η καταχώριση μιας εργασίας γίνεται επιλέγοντας ένα κελί στην στήλη «Task Name» και συμπληρώνοντας το όνομα της εργασίας ή από το μενού «Project» επιλέγουμε το «Task Information» και εκεί στο πλαίσιο «Name» γράφουμε το όνομα της εργασίας. Καταχώριση διαρκειών (durations): Επιλέγοντας το κελί στη στήλη «Duration» συμπληρώνεται η διάρκεια της εργασίας ή από το μενού «Project» επιλέγουμε το «Task Information» και γράφουμε τη διάρκεια της εργασίας στο πλαίσιο «Duration». Παρατήρηση: Αν η διάρκεια είναι σε εβδομάδες (weeks), ημέρες (days), ώρες (hours) ή λεπτά (minutes), χρησιμοποιούμε στην καταχώριση τις ακόλουθες συντομογραφίες κατ’ αντιστοιχία: w, d, h, m.

Καταχώριση εργασιών & διάρκειας (2)

Καταχώριση εργασιών & διάρκειας (3)

Λειτουργίες για εργασίες Εισαγωγή νέας εργασίας: Επιλέγουμε τη γραμμή που θέλουμε να εισαχθεί η νέα εργασία και μετά «New Task» από το μενού «Insert». Έπειτα γράφουμε τις πληροφορίες της εργασίας αυτής. Μετακίνηση εργασίας: Επιλέγουμε την εργασία αυτή και τη σύρουμε στη νέα της θέση ή κάνουμε «Cut» και «Paste» της εργασίας αυτής στη νέα της θέση. Διαγραφή εργασίας: Από το μενού «Edit» επιλέγουμε «Delete Task».

Εισαγωγή οροσήμου Έχοντας ολοκληρώσει την εισαγωγή των εργασιών και των διαρκειών τους έχουμε τη δυνατότητα να εισάγουμε ορόσημα (milestone). Ορισμός: Το ορόσημο είναι ένας ενδιάμεσος στόχος (σημείο ελέγχου) για το έργο. Καταχωρείται σαν εργασία με μηδενική διάρκεια. Συμβολίζεται με έναν ρόμβο.

Eργασίες σύνοψης Ορισμός: Οι εργασίες σύνοψης είναι γενικές επικεφαλίδες με υφιστάμενες εργασίες που ονομάζονται υποεργασίες (subtasks), οι οποίες βρίσκονται σε εσοχές κάτω από αυτές. Παρατήρηση 1: Οι εργασίες σύνοψης παρέχουν μια διαρθρωμένη δομή που απεικονίζει τις κύριες φάσεις του έργου. Μια εργασία σύνοψης δημιουργείται όταν τοποθετείται σε εσοχή (δηλαδή υποβιβάζεται) η εργασία ή οι εργασίες που βρίσκονται κάτω από αυτή. Η δομή της διάρθρωσης αφαιρείται όταν οι εργασίες που βρίσκονται κάτω από μια εργασία σύνοψης προβιβάζονται. Παρατήρηση 2: Η διάρκεια της εργασίας σύνοψης είναι ο συνολικός εργάσιμος χρόνος μεταξύ της νωρίτερης ημερομηνίας αρχής και της τελευταίας ημερομηνίας τέλους των υποεργασιών της, και όχι το άθροισμα των διαρκειών των υποεργασιών της.

Διαμόρφωση διάρθρωσης (1) Υποβιβασμός εργασιών: Ο υποβιβασμός εργασιών είναι ο τρόπος δημιουργίας μιας διαρθρωμένης δομής στο έργο. Η εργασία που βρίσκεται πάνω από την πρώτη εργασία που υποβιβάζεται γίνεται εργασία σύνοψης. Για να υποβιβάσουμε μια ή περισσότερες εργασίες αρκεί να τις επιλέξουμε και να πατήσουμε το κουμπί «Indent» της βασικής γραμμής εργαλείων, που συμβολίζεται με

Διαμόρφωση διάρθρωσης (2) Παρατήρηση: Μια εργασία σύνοψης μπορεί να υποβιβαστεί και η ίδια (γίνεται υποεργασία μια ευρύτερης εργασίας σύνοψης), διατηρώντας ωστόσο τη διαρθρωτική της δομή. Προβιβασμός Εργασιών: Χρησιμοποιώντας το κουμπί «Outdent» που βρίσκεται στη βασική γραμμή εργαλείων και συμβολίζεται με προβιβάζουμε μια εργασία σε υψηλότερο επίπεδο. Προβιβάζοντας τις υποεργασίες μιας εργασίας σύνοψης, αυτή επανέρχεται στη μορφή απλής εργασίας.

Σύμπτυξη και Ανάπτυξη Εργασιών Ορισμός: Σύμπτυξη μιας εργασίας σύνοψης σημαίνει να «κρύψουμε» τις υποεργασίες της. Αυτό γίνεται επιλέγοντας το κουμπί «Hide Subtasks» στην αριστερή πλευρά της βασικής γραμμής εργαλείων, το οποίο συμβολίζεται με ένα «-», ή απλά πατώντας το «-» που εμφανίζεται στην αριστερή πλευρά της εργασίας σύνοψης. Αντίστοιχα, ανάπτυξη μιας εργασίας σύνοψης σημαίνει να «εμφανίσουμε» τις υποεργασίες της. Αυτό μπορεί να γίνει επιλέγοντας το κουμπί «Show Subtasks» στην αριστερή πλευρά της βασικής γραμμής εργαλείων, το οποίο συμβολίζεται με ένα «+» ή απλά πατώντας το «+» που εμφανίζεται στην αριστερή πλευρά της εργασίας σύνοψης. Παρατήρηση: Πατώντας το κουμπί «Show» στη βασική γραμμή εργαλείων και επιλέγοντας «All Subtasks» εμφανίζουμε όλες τις υποεργασίες ενός έργου.

Εμφάνιση αριθμών διάρθρωσης Το Project αντιστοιχίζει αριθμούς διάρθρωσης στις εργασίες, όταν υποβιβάζουμε εργασίες για να σχηματίσουμε μια τέτοια διάρθρωση. Οι αριθμοί διάρθρωσης υποδηλώνουν το επίπεδο των υποεργασιών και χρησιμοποιούνται όταν θέλουμε να φαίνονται ξεκάθαρα η ιεραρχία των εργασιών. Για να εμφανίσουμε τους αριθμούς διάρθρωσης επιλέγουμε από το μενού «Tools» το «Options» και στην περιοχή Outline Options πατάμε «Show outline number».

Ρύθμιση κλίμακας χρόνου Με τα κουμπιά Προσέγγισης «Zoom In» και Απομάκρυνσης «Zoom Out» ρυθμίζουμε την κλίμακα χρόνου, έτσι ώστε να εμφανίζει λιγότερες ή περισσότερες λεπτομέρειες. Π.χ. πατώντας μια φορά το «Zoom Out» το διάγραμμα Gantt θα αλλάξει μορφή, όπως φαίνεται στις διπλανές εικόνες.

εισαγωγή σημειώσεων (1) Εισαγωγή σημειώσεων: Από το μενού «Project» αν επιλέξουμε το κουμπί «Task Notes» μπορούμε να εισάγουμε σημειώσεις που αφορούν τις εργασίες. Στο πλαίσιο «Notes» εισάγουμε το κείμενο και πατάμε ΟΚ. Η σημείωση εμφανίζεται σαν βιβλίο στα αριστερά της εργασίας.

εισαγωγή σημειώσεων (2) Εισαγωγή σχετικών αρχείων (π.χ. Word, Excel κλπ) στο Project υπό τη μορφή σημειώσεων: Επιλέγουμε την εργασία στην οποία θέλουμε να εισάγουμε αυτού του είδους σημείωση και επιλέγουμε το κουμπί «Task Notes» από το μενού «Project». Στο πλαίσιο «Notes» επιλέγουμε το κουμπί «Insert Object». Επιλέγουμε «Create from file» και μετά «Browse». Βρίσκουμε το αρχείο που θέλουμε να εισάγουμε σαν σημείωση, το επιλέγουμε και πατάμε ΟΚ. Τσεκάρουμε τις επιλογές «Link» (που σημαίνει ότι συνδέω το αρχείο με το Project με συνέπεια ότι αλλαγές γίνουν στο αρχείο να περάσουν και στην σημείωση) και «Display as icon» (που σημαίνει ότι το αρχείο θα εμφανίζεται σαν εικονίδιο) και πατάμε και πάλι ΟΚ. Το αρχείο θα εμφανιστεί τότε με την μορφή εικονιδίου στο πλαίσιο «Notes».

εισαγωγή σημειώσεων (3)

Σύνδεση εργασιών (1) Ένα έργο δεν είναι ένα απλό σύνολο μεμονωμένων εργασιών. Οι εργασίες συνδέονται μεταξύ τους. Ο ταχύτερος και ευκολότερος τρόπος για τη σύνδεση των εργασιών μεταξύ τους είναι μέσα από το κουμπί «Link Tasks» της βασικής γραμμής εργαλείων (ή από «Edit» → «Link Tasks». Για να εφαρμόσουμε την εντολή πρώτα επιλέγουμε όλες τις εργασίες και τα ορόσημα. Η σύνδεση αυτή των εργασιών διαμορφώνει μια συσχέτιση τέλους με αρχή (finish-to-start relationship) μεταξύ των εργασιών. Δηλαδή πρώτα τελειώνει μια εργασία και αμέσως μετά ξεκινά η επόμενη.

Σύνδεση εργασιών (2)

Συσχετίσεις μεταξύ εργασιών: Γενικά Ορισμός: Οι σχέσεις μεταξύ των εργασιών, ώστε η έναρξη ή το τέλος μιας εργασίας να εξαρτάται από την έναρξη ή το τέλος μιας άλλης εργασίας, ονομάζονται συσχετίσεις ή εξαρτήσεις (dependencies) μεταξύ των εργασιών. Παρατηρήσεις: Η εργασία που πρέπει να ξεκινήσει ή να τελειώσει πριν από μια άλλη εργασία ονομάζεται προηγούμενη εργασία (predecessor task), ενώ η εργασία που εξαρτάται από την έναρξη ή την ολοκλήρωση μιας άλλης εργασίας ονομάζεται διάδοχος εργασία (successor task). Υπάρχουν 4 είδη συσχετίσεων: συσχέτιση τέλους με αρχή (finish-to-start relationship ή FS) συσχέτιση τέλους με τέλος (finish-to-finish relationship ή FF) συσχέτιση αρχής με αρχή (start-to-start relationship ή SS) συσχέτιση αρχής με τέλος (start-to-finish relationship ή SF)

Συσχετίσεις μεταξύ εργασιών: Συσχέτιση τέλους με αρχή Συσχέτιση τέλους με αρχή (finish-to-start relationship ή FS): Η προεπιλεγμένη συσχέτιση στο Project (γι’αυτό στη στήλη «predecessors» εμφανίζεται μόνο το «1» και όχι το «1FS»). Η σύνδεση δύο εργασιών με αυτή τη συσχέτιση σημαίνει ότι όταν ολοκληρωθεί η πρώτη εργασία ξεκινά η επόμενη.

Συσχετίσεις μεταξύ εργασιών: Συσχέτιση τέλους με τέλος Συσχέτιση τέλους με τέλος (finish-to-finish relationship ή FF): Η σύνδεση δύο εργασιών με αυτή τη συσχέτιση, σημαίνει ότι αυτές τελειώνουν ταυτόχρονα, άσχετα από τη διάρκειά τους ή την ημερομηνία έναρξης τους. Στο παράδειγμα, η συσχέτιση της 2ης εργασίας με την 1η συμβολίζεται με «1FF». Αυτό σημαίνει ότι η 2η εργασία έχει ως προηγούμενη την 1η (αυτό σημαίνει το 1) και ότι συνδέονται μεταξύ τους με σχέση τέλους με τέλος (αυτό σημαίνει το FF), δηλαδή θα ολοκληρωθούν μαζί.

Συσχετίσεις μεταξύ εργασιών: Συσχέτιση αρχής με αρχή Συσχέτιση αρχής με αρχή (start-to-start relationship ή SS): Η σύνδεση δύο εργασιών με αυτή τη συσχέτιση σημαίνει ότι ξεκινούν ταυτόχρονα, άσχετα από τη διάρκειά τους ή την ημερομηνία ολοκλήρωσης τους. Στο παράδειγμα η συσχέτιση της 2ης εργασίας με την 1η συμβολίζεται με «1SS». Αυτό σημαίνει ότι η 2η εργασία έχει ως προηγούμενη την 1η (αυτό σημαίνει το1) και ότι συνδέονται μεταξύ τους με σχέση αρχής με αρχή (αυτό σημαίνει το SS), δηλαδή θα ξεκινήσουν μαζί.

Συσχετίσεις μεταξύ εργασιών: Συσχέτιση αρχής με τέλος Συσχέτιση αρχής με τέλος (start-to-finish relationship ή SF): Είναι λιγότερο συχνή από τις άλλες. Εμφανίζεται όταν η ολοκλήρωση μιας εργασίας εξαρτάται από το ξεκίνημα μιας άλλης. Στο παράδειγμα η συσχέτιση της 3ης εργασίας με τη 2η συμβολίζεται με «2SF». Αυτό σημαίνει ότι η 3η εργασία έχει ως προηγούμενη τη 2η (αυτό σημαίνει το 2) και ότι συνδέονται μεταξύ τους με σχέση αρχής με τέλος (αυτό σημαίνει το SF), δηλαδή η 3η εργασία θα ολοκληρωθεί όταν ξεκινήσει η 2η.

Χρόνος προπορείας (lead time) (1) Ορισμός: Ο χρόνος προπορείας είναι ο χρόνος επικάλυψης μεταξύ δυο εργασιών, όπου η έναρξη μιας εργασίας προηγείται του τέλους της προηγούμενης εργασίας (predecessor task). Είναι το χρονικό διάστημα στο οποίο δύο εργασίες πραγματοποιούνται ταυτόχρονα. Παρατήρηση: Ο χρόνος προπορείας συμβολίζεται με (-). Παράδειγμα 1: Ο τύπος «1FS-2» που εμφανίζεται στο κελί της στήλης «predecessors» που αντιστοιχεί στη 2η εργασία, σημαίνει ότι η 2η εργασία ξεκινά δύο ημέρες πριν ολοκληρωθεί η 1η εργασία. Με άλλα λόγια, ο χρόνος επικάλυψης μεταξύ των δυο εργασιών θα είναι 2 ημέρες. Παράδειγμα 2: Στο παράδειγμα που φαίνεται στην επόμενη σελίδα, ο τύπος «2SF-2» που εμφανίζεται στο κελί της στήλης «predecessors» που αντιστοιχεί στην 3η εργασία, σημαίνει ότι η 3η εργασία τελειώνει δύο ημέρες πριν ξεκινήσει η 2η. Στην περίπτωση αυτή, παρά το γεγονός ότι ο χρόνος επικάλυψης μεταξύ των δυο εργασιών θα είναι 2 ημέρες, η γραφική τους απεικόνιση φαίνεται σαν ένα χρονικό κενό 2 ημερών.

Χρόνος προπορείας (lead time) (3)

Χρόνος υστέρησης (lag time) (1) Ορισμός: Ο χρόνος υστέρησης είναι το χρονικό κενό μεταξύ δύο εργασιών. Παρατήρηση: Ο χρόνος υστέρησης συμβολίζεται με (+). Παράδειγμα 1: Στην επόμενη διαφάνεια, ο τύπος «1FS+2» που εμφανίζεται στο κελί της στήλης «predecessors» που αντιστοιχεί στη 2η εργασία, σημαίνει ότι η 2η εργασία ξεκινά 2 ημέρες αφού ολοκληρωθεί η 1η εργασία. Με άλλα λόγια, ανάμεσα στο τέλος της 1ης εργασίας και στην αρχή της 2ης εργασίας θα υπάρχει ένα χρονικό κενό 2 ημερών. Παράδειγμα 2: Στη μεθεπόμενη διαφάνεια, ο τύπος «2SF+2» που εμφανίζεται στο κελί της στήλης «predecessors» που αντιστοιχεί στην 3η εργασία, σημαίνει ότι η 3η εργασία ξεκινά 2 ημέρες αφού ολοκληρωθεί η 2η εργασία. Στην περίπτωση αυτή, παρά το γεγονός ότι υπάρχει χρόνος υστέρησης 2 ημερών μεταξύ των δύο εργασιών, η γραφική τους απεικόνιση φαίνεται σαν μια χρονική επικάλυψη 2 ημερών.

Χρόνος υστέρησης (lag time) (2)

Χρόνος υστέρησης (lag time) (3)

Εισαγωγή συσχετίσεων, χρόνου προπορείας και χρόνου υστέρησης στο Διάγραμμα Gantt (1) Διπλοπατώντας την εργασία, εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου «Task Information». Επιλέγουμε «Predecessors» και πατάμε το πρώτο κενό πεδίο της στήλης «ID». Πληκτρολογούμε τον αριθμό που αντιστοιχεί στην προηγούμενη εργασία και «ENTER». Στη διπλανή στήλη «Task Name» εμφανίζεται το όνομα της προηγούμενης εργασίας. Στη στήλη «Type» εμφανίζονται οι 4 διαφορετικές συσχετίσεις που μπορούν να προκύψουν, ενώ στην στήλη «Lag» καταχωρείται ο χρόνος προπορείας (αρνητικός), ο χρόνος υστέρησης (θετικός) ή το μηδέν σε περίπτωση που δεν υφίσταται κανένας από τους παραπάνω χρόνους. Πιο απλός τρόπος να καταχωρίσουμε συσχετίσεις και χρόνους, είναι να πληκτρολογήσουμε τους αντίστοιχους τύπους (π.χ. 1FS+2) κατευθείαν πάνω στη στήλη «predecessors» του διαγράμματος Gantt.

Εισαγωγή συσχετίσεων, χρόνου προπορείας και χρόνου υστέρησης στο Διάγραμμα Gantt (2)

Παρατηρήσεις για τις συσχετίσεις μεταξύ των εργασιών (1) Παρατήρηση 1: Ένας εμπειρικός κανόνας για την ανάγνωση ενός τύπου συσχέτισης μεταξύ δυο εργασιών φαίνεται στα ακόλουθα παραδείγματα: Παράδειγμα 1: Ας θεωρήσουμε δυο εργασίες, με κωδικούς αριθμούς 1 και 2, και τον ακόλουθο τύπο συσχέτισης της εργασίας 2 με την εργασία 1, «1FS+2d» (ο τύπος αυτός καταγράφεται στην στήλη «predecessors» και στο κελί που αντιστοιχεί στην εργασία 2). Ο τύπος αυτός διαβάζεται ως «Η εργασία 2 ξεκινάει 2 ημέρες αφού έχει ολοκληρωθεί η εργασία 1». Δηλαδή πρώτα διαβάζεται η διάδοχη εργασία (η 2 στην περίπτωση αυτή), έπειτα το δεύτερο γράμμα της σχέσης FS (το S που σημαίνει start- ξεκινάω), στην συνέχεια ο χρόνος υστέρησης (2 ημέρες), το πρώτο γράμμα της σχέσης FS (το F που σημαίνει finish-τελειώνω), και τέλος η προηγούμενη εργασία (η 1 στην περίπτωση αυτή).

Παρατηρήσεις για τις συσχετίσεις μεταξύ των εργασιών (2) Παράδειγμα 2: Η συσχέτιση «1FS-2d», διαβάζεται ως εξής: «Η εργασία 2 ξεκινάει 2 ημέρες πριν τελειώσει η εργασία 1». Παράδειγμα 3: Η συσχέτιση «1SF-2d», διαβάζεται ως εξής: «Η εργασία 2 τελειώνει 2 ημέρες πριν ξεκινήσει η εργασία 1». Παράδειγμα 4: Η συσχέτιση «1SF+2d», διαβάζεται ως εξής: Η εργασία 2 τελειώνει 2 ημέρες αφού έχει ξεκινήσει η εργασία 1.

Παρατηρήσεις για τις συσχετίσεις μεταξύ των εργασιών (3) Παρατήρηση 2: Οι χρόνοι προπορείας και υστέρησης μπορούν να οριστούν και για τύπους της μορφής SS και FF, όπως οι «1SS-2» και «1FF+2». Οι τύποι αυτοί διαβάζονται επίσης με βάση τον εμπειρικό κανόνα που περιγράψαμε προηγουμένως. Παρατήρηση 3: Ο τρόπος καθορισμού των συσχετίσεων σε ένα πραγματικό έργο από τον διαχειριστή έργου, είναι ένας συνδυασμός της εμπειρίας από προηγούμενα παρεμφερή έργα και της φύσης των εργασιών.

Βιβλιογραφία Αναφορά για 2007 Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Project Version 2002 Step by Step, Microsoft Press, 2002 Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Office Project 2003 Βήμα Βήμα, Εκδόσεις Κλειδάριθμος, 2004 Courter Gini, Marquis Annette, Microsoft Project 2000, Εκδόσεις Γκιούρδας, 2001 Stover Teresa, Microsoft Office Project 2003 Inside Out, Microsoft Press, Paperback, Bk&CD edition, 2003 Uyttewaal Eric, Dynamic Scheduling with Microsoft Office Project 2003: The Book by and for Professionals, J. Ross Publishing, 2004 www.microsoft.com/hellas/office/project/