Διαχείριση και Έλεγχος

Λογιστική Διαχείριση των Μη Κερδοσκοπικών Οργανισμών Το λογιστικό σχέδιο που εφαρμόζεται στους ΜΚΟ πρέπει να στηρίζεται στις γενικά παραδεκτές λογιστικές αρχές. Διαφοροποίηση σε σχέση με τους κερδοσκοπικούς οργανισμούς Οι ΜΚΟ δεν καταγράφουν κέρδος προς διανομή και φορολόγηση. Τυχόν περίσσευμα που προκύπτει καταγράφεται ως αποθεματικό για μελλοντική ικανοποίηση του σκοπού για τον οποίο δημιουργήθηκαν. Το κεφάλαιο για τις κερδοσκοπικές επιχειρήσεις αποτελεί μέρος των περιουσιακών της στοιχείων που έχει δεσμευτεί για συγκεκριμένες χρήσεις. Τα έσοδα και τα έξοδα που σχετίζονται με το κεφάλαιο αυτό, περιλαμβάνονται στις λειτουργίες της επιχείρησης, δηλαδή στο γενικό καθολικό. Αντίθετα, το κεφάλαιο στους ΜΚΟ αποτελεί μια αυτάρκη λογιστική μονάδα με τα δικά της περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις, έσοδα, δαπάνες, αποθεματικό και το δικό του καθολικό.

Λογιστική Διαχείριση των Μη Κερδοσκοπικών Οργανισμών (συνέχεια) Ο ισολογισμός στους κερδοσκοπικούς οργανισμούς εξετάζει τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρίας (ενεργητικό), τις υποχρεώσεις της και την καθαρή θέση (Ε = Υ + ΚΘ). Στους ΜΚΟ, οι οικονομικές εκθέσεις αποτελούνται από μια σειρά ισολογισμών ξεχωριστά για κάθε κεφάλαιο ή για συνδυασμό κεφαλαίων. Επομένως, στους ΜΚΟ υπάρχουν πολλές λογιστικές οντότητες και το ενεργητικό ισούται με τις υποχρεώσεις και το αποθεματικό (Ε = Υ + Α).

Ο Έλεγχος των Μη Κερδοσκοπικών Οργανισμών Ο έλεγχος είναι μια διαδικασία συγκέντρωσης και αξιολόγησης υλικού με σκοπό τη διαμόρφωση μιας ανεξάρτητης εξειδικευμένης κρίσης σχετικά με τις διαχειριστικές επιλογές που κάνει η Διοίκηση του οργανισμού. Ο έλεγχος διεξάγεται από έναν εντεταλμένο ελεγκτή, ο οποίος παρέχει την ανεξάρτητη και επαγγελματική άποψη ενός ειδικού σε θέματα: Δημοσιονομικού απολογισμού και οικονομικής διαχείρισης. Διαχείρισης κρατικών ή άλλων ενισχύσεων. Εφαρμογής νόμων και κανονισμών από τον οργανισμό. Αποτελεσματικότητας και επάρκειας του τρόπου λειτουργίας του. Επίτευξης στόχων των προγραμμάτων που έχουν αναλάβει να υλοποιήσουν.

Κατηγοριοποίηση των ελέγχων Οι έλεγχοι διακρίνονται σε: Εσωτερικός έλεγχος: Διενεργείται από εσωτερικούς ελεγκτές (είναι υπάλληλοι του οργανισμού). Εξωτερικός έλεγχος: Διενεργείται από εξωτερικούς ελεγκτές (είναι ανεξάρτητοι από τον οργανισμό που ελέγχεται και είναι υπόλογοι απέναντι στο νομοθετικό σώμα και σε άλλες αρχές της πολιτείας). Τύποι ελέγχου Προ-έλεγχος Η εργασία που γίνεται προκειμένου να ελεγχθεί η ακρίβεια της συγκέντρωσης και καταγραφής των εσόδων και της πρόβλεψης και καταγραφής των εξόδων και των εκταμιεύσεων. Αποτελεί μέρος των εσωτερικών λογιστικών και ρυθμιστικών διαδικασιών.

Κατηγοριοποίηση των ελέγχων (συνέχεια) Μετα-έλεγχος. Διακρίνεται σε τέσσερις κατηγορίες: Οικονομικοί έλεγχοι Έλεγχος Δημοσιονομικών Απολογισμών. Ο έλεγχος αυτός καθορίζει: Κατά πόσο ο δημοσιονομικός απολογισμός, που καταρτίζει ο οργανισμός που ελέγχεται, παρουσιάζει επαρκώς την οικονομική κατάσταση και τα αποτελέσματα των λειτουργιών του, εφαρμόζοντας τις γενικά παραδεκτές λογιστικές αρχές. Κατά πόσο ο οργανισμός έχει εφαρμόσει τους νόμους και τους ειδικούς κανονισμούς στις συναλλαγές. Γενικός έλεγχος οικονομικών στοιχείων Ελέγχει κεφάλαια, παραστατικά στοιχεία, λογαριασμούς και τμήματα του δημοσιονομικού απολογισμού, οικονομικά συστήματα, οικονομικές πληροφορίες, εσωτερικά ελεγκτικά συστήματα, συστήματα μηχανογράφησης, κλπ.

Κατηγοριοποίηση των ελέγχων (συνέχεια) Έλεγχοι απόδοσης Έλεγχος οικονομίας και αποτελεσματικότητας. Ελέγχει: Κατά πόσο ο οργανισμός διαχειρίζεται το έμψυχο και άψυχο δυναμικό της με τον πλέον πρόσφορο και αποτελεσματικό τρόπο. Τα αίτια των αναποτελεσματικών επιλογών διαχείρισης τους. Κατά πόσο έχουν τηρηθεί οι νόμοι και οι κανονισμοί που αφορούν θέματα οικονομίας και αποτελεσματικότητας. Έλεγχος προγραμματισμού Τον βαθμό στον οποίο οι στόχοι και τα επιθυμητά αποτελέσματα επιτυγχάνονται. Την αποτελεσματικότητα της οργάνωσης, του προγραμματισμού, της δραστηριότητας ή της λειτουργίας του οργανισμού. Την εναρμόνιση με τις ειδικές απαιτήσεις των νόμων και των κανονισμών που ισχύουν για κάθε χρηματοδότηση.

Κατηγοριοποίηση των ελέγχων (συνέχεια) Οι οικονομικοί έλεγχοι διενεργούνται από ανεξάρτητους ελεγκτές, συνήθως από δημόσιες λογιστικές εταιρίες. Οι έλεγχοι απόδοσης διεξάγονται από τα εσωτερικά παραρτήματα ελέγχου ή από μια μονάδα ενός κρατικού ελεγκτικού μηχανισμού.

Η Κατηγοριοποίηση των Εξωτερικών Ελεγκτών Οι εξωτερικοί έλεγχοι διεξάγονται από άτομα που δεν έχουν καμία σχέση με τη διοικητική οργάνωση του οργανισμού που ελέγχεται. Οι ομάδες ανεξάρτητων ελεγκτών είναι: Υπάλληλοι του οργανισμού που εξετάζεται. Υπάλληλοι άλλου οργανισμού από εκείνον που εξετάζεται. Ανεξάρτητοι δημόσιοι και ιδιωτικοί λογιστές και ελεγκτές. Στόχος των ελεγκτών είναι να εκφέρουν άποψη για τους δημοσιονομικούς απολογισμούς ενός οργανισμού, αλλά και να παράσχουν αναλύσεις και προτροπές για λειτουργικά θέματα, όπως: Το λογιστικό σύστημα και οι εσωτερικοί οικονομικοί και διαχειριστικοί έλεγχοι. Η προστασία, εκμετάλλευση και διάθεση κεφαλαίων. Η διαχείριση ρευστών. Η οργανωτική δόμηση του οργανισμού, κλπ.

Η Κατηγοριοποίηση των Εξωτερικών Ελεγκτών (συνέχεια) Προδιαγραφές ελεγκτών Ικανότητες: Οι ελεγκτές θα πρέπει να διαθέτουν την απαιτούμενη επαγγελματική επάρκεια για τα επιμέρους καθήκοντα που θα τους ανατεθούν. Ανεξαρτησία: Οι ελεγκτές δεν θα πρέπει να αφήνουν προσωπικές ή εξωτερικές παρεμβάσεις να επηρεάζουν την ανεξαρτησία τους. Απαιτούμενη επαγγελματική προσοχή τόσο κατά τη διάρκεια του ελέγχου, όσο και κατά την προετοιμασία των τελικών εκθέσεων.

Η Κατηγοριοποίηση των Εξωτερικών Ελεγκτών (συνέχεια) Το “συμφωνητικό του ελέγχου” Το συμφωνητικό σχετικά με τις υποχρεώσεις του ελεγκτή πρέπει να έχει γραπτή μορφή και να ορίζει τα εξής: Το είδος και την επιδίωξη του ελέγχου. Τα ακριβή τμήματα, χρηματοδοτήσεις, υπηρεσίες που θα ελεγχθούν. Τη χρονική περίοδο που θα ελεγχθεί ο οργανισμός. Την έναρξη και τη λήξη του ελέγχου, καθώς και την ημερομηνία παράδοσης των αποτελεσμάτων. Τον αριθμό των αντιτύπων της τελικής έκθεσης. Τις πληροφορίες και τη βοήθεια που ο ελεγχόμενος φορέας θα παράσχει στον ελεγκτή. Τον τρόπο διευθέτησης απρόβλεπτων προβλημάτων (πχ. ανακάλυψη απάτης). Τους όρους αποζημίωσης και κάλυψης των εξόδων του ελεγκτή. Τον χώρο στον οποίο θα διεξαχθεί ο έλεγχος.

Προδιαγραφές Ελέγχου Οι προδιαγραφές διεξαγωγής ενός αποτελεσματικού ελέγχου είναι: Γενικές προδιαγραφές Ο έλεγχος πρέπει να διεξάγεται από άτομα τα οποία έχουν την απαραίτητη τεχνική γνώση και εξειδίκευση. Καθ’ όλη τη διάρκεια του ελέγχου, οι ελεγκτές πρέπει να διατηρούν την ανεξαρτησία της σκέψης τους. Πρέπει να επιδεικνύουν την απαιτούμενη επαγγελματική προσοχή στην διεξαγωγή του ελέγχου και την προετοιμασία της έκθεσης. Προδιαγραφές εργασίας πεδίου Η εργασία πρέπει να προγραμματιστεί με ακρίβεια. Είναι απαραίτητη η προεπισκόπηση των νόμων και των κανονισμών που διέπουν τη λειτουργία του οργανισμού και ο συσχετισμός τους με τους στόχους που επιδιώκει ο συγκεκριμένος έλεγχος.

Προδιαγραφές Ελέγχου (συνέχεια) Πρέπει να συγκεντρωθεί ικανοποιητικό και επαρκές αποδεικτικό υλικό με ανασκόπηση, παρατήρηση, αναζήτηση και διασταύρωση στοιχείων, ώστε η γνώμη που θα σχηματίσει ο ελεγκτής για το δημοσιονομικό απολογισμό να στηρίζεται σε μια λογική βάση. Πρέπει να μελετηθεί και να αξιολογηθεί κατάλληλα ο υπάρχων τρόπος εσωτερικού ελέγχου, ο οποίος θα χρησιμεύσει στη συνέχεια ως σημείο αναφοράς για τον καθορισμό της έκτασης των επιμέρους ελέγχων. Προδιαγραφές τελικής έκθεσης Η έκθεση πρέπει να περιλαμβάνει: Περιγραφή του αντικειμένου, του σκοπού, της μεθοδολογίας, των αποτελεσμάτων και των διαπιστώσεων του ελέγχου. Δήλωση ότι ο έλεγχος διεξήχθη σύμφωνα με τις αποδεκτές προδιαγραφές των ελέγχων. Αναγνώριση των εσωτερικών ελέγχων που αξιολογήθηκαν κατά τη διάρκεια του ελέγχου και περιγραφή των σημαντικών αδυναμιών που εντοπίστηκαν κατά τη διάρκεια του.

Προδιαγραφές Ελέγχου (συνέχεια) Καταγραφή των περιπτώσεων, στις οποίες δεν τηρήθηκαν οι νομικές διατάξεις και καταγραφή των παρεκκλίσεων που διαπιστώθηκαν κατά τη διάρκεια του ελέγχου. Υποδείξεις για τη βελτίωση της λειτουργίας του οργανισμού. Οι τελικές εκθέσεις πρέπει να υποβάλλονται στους αρμόδιους υπευθύνους του οργανισμού που ελέγχεται. Αντίγραφα των εκθέσεων στέλνονται σε κρατικές αρχές που έχουν την εποπτεία του οργανισμού (πχ. ΥΠΕΠΘ). Αντίγραφα πρέπει να είναι στη διάθεση του κοινού, εκτός εάν υπάρχει κάποιος περιορισμός βάσει νομοθεσίας ή κανονισμών που διέπουν τη λειτουργία του οργανισμού.