Διαχείριση Έργων Πληροφορικής Δρ. Δαμιανός Σακάς

Δημιουργία του Προϋπολογισμού

Λόγος ύπαρξης ενός Προϋπολογισμού Έλεγχος και τεκμηρίωση των δαπανών ενός έργου πριν ξεκινήσει. Για να γίνει κατανοητό ποια πράγματα μπορούν να υλοποιηθούν. Για να γίνει αντιληπτό ποια θα είναι τα παραδοτέα του έργου.

Τρόποι Δημιουργίας Προϋπολογισμού Σταδιακή εκτίμηση (phased gate estimating) Διαίρεση του έργου σε φάσεις και εκτιμήσεις κόστους για κάθε φάση του έργου. Δομή ανάλυσης εργασιών (work breakdown Structure) Είναι μια ανάλυση προσανατολισμένη στα παραδοτέα του έργου.

Εκτίμηση Κόστους σε φάσεις Ένα έργο διαιρείται σε φάσεις και να αποδοθεί ένα κόστος για την ολοκλήρωση της κάθε φάσης ξεχωριστά.

Εκτιμήσεις Κόστους Διαίρεση του έργου σε φάσεις Υπολογισμός χρόνων διακοπής, καθυστερήσεις, ώρες εργασίας, έλεγχος λειτουργίας παραδοτέων Κόστη για εξειδικευμένη υπηρεσία Κόστη εξοπλισμού Κόστη παραγωγής Απαιτήσεις ποιότητας Πρόβλεψη κινδύνων Πρόβλεψη αποθεματικών

Σενάρια Εκτίμησης Κόστους Το καλύτερο και χειρότερο σενάριο μπορεί να προκύψει από : Προηγούμενη Εμπειρία Ιστορικές Πληροφορίες Σταθερές προσφορές προμηθευτών Τυπικά κόστη εργατικών για διάφορες δουλειές Component Best Case Worst Case Average New server (fixed price)   $7500 Application software (fixed price) $2500 Application license (fixed price) $3500 Development 40 hours 100 hours 70 hours Testing and resolution 120 hours 80 hours Rollout to users 60 hours Documentation $4000 $6000 $5000 Training 240 hours 180 hours

Παραμετρική Μοντελοποίηση Η Parametric Modeling (PM) βασίζεται σε γνωστές παραμέτρους για να προβλέψει το κόστος ενός έργου. Για παράδειγμα ανάμεσα σε έναν προγραμματιστή με εμπειρία 2 ετών και έναν με εμπειρία 15 ετών, προσλαμβάνω τον πρώτο με μικρότερο μισθό και του διαθέτω λίγο περισσότερο χρόνο Γενικά σε έργα Πληροφορικής με την PM ο υπολογισμός κόστους γίνεται ανά εγκαταστημένη μονάδα.

Προσδιορισμός των Δαπανών Ο προσδιορισμός των Δαπανών δεν είναι μόνο τι υλικό θα χρησιμοποιηθεί (computer & software) Οι παράγοντες που περιλαμβάνονται στην πρόβλεψη του κόστους ενός έργου: Εξέταση των υπαλλήλων που θα εμπλακούν Συνδυασμός των υπαλλήλων για δημιουργία ομάδων Κόστη υλικού Καθορισμός αντικειμένων

Κόστος Αγαθών Σχεδόν σε όλα τα έργα πληροφορικής τίθεται το ερώτημα εάν θα πρέπει να αγοραστεί το πρόγραμμα ή θα πρέπει να κατασκευαστεί.

Αγορά ή κατασκευή των Αγαθών; Πέρα του οικονομικού στοιχείου ο Project Manager πρέπει να συνυπολογίσει και άλλους παράγοντες για να αποφασίσει εάν θα αγοράσει έτοιμο ένα προϊόν ή εάν θα το κατασκευάσει. Λόγοι Κατασκευής Λόγοι Αγοράς Μικρότερο κόστος Χρήση των γνώσεων της επιχείρησης Η επιχείρηση δεν έχει γνώσεις Έλεγχος των εργασιών Μικρός όγκος δουλειάς Έλεγχος της Πνευματικής Ιδιοκτησίας Αποδοτικότερο Ανάπτυξη νέων Δεξιοτήτων Μεταφορά των κινδύνων αποτυχίας Διαθέσιμο Προσωπικό Διαθέσιμος Προμηθευτής

Υπολογισμός Άδειας Χρήσης Ιδιαίτερα σε Έργα πληροφορικής τίθεται το ζήτημα «αδειών λογισμικού». Η αδειοδότηση γίνεται από τις εταιρείες κατασκευής : Ανά σταθμό Ανά σύνδεση Ανά διακομιστή Ανά χρήση

Κόστος Εξωτερικών Συνεργασιών Για τον υπολογισμό του κόστους των Εξωτερικών Συνεργασιών ο Project Manager πρέπει να λάβει υπόψη του, τους εξής παράγοντες για να επιλέξει Σύγκριση οικονομικών μεταξύ καμπύλης μάθησης, διαδικασία υλοποίησης για τους εσωτερικούς και κόστους εξωτερικών Χρόνος πραγματοποίησης του έργου με εσωτερικούς και αντίστοιχος για εξωτερικούς Αξιοπιστία εσωτερικών και εξωτερικών Συναίνεση του τμήματος Ανθρωπίνων Πόρων Οι εσωτερικοί έχουν υπόψη τους τις προτεραιότητες της εταιρείας ενώ οι εξωτερικοί μπορεί να έχουν διαφορετικές

Κόστος Εσωτερικών Συνεργασιών Πέρα από τα προαναφερόμενα για εσωτερικές συνεργασίες θα πρέπει ο Project Manager να προβλέψει το κόστος, κάνοντας σενάρια υπολογισμού απόδοσης των εμπλεκόμενων Team Member Average Hourly Rate Best Time (Hours) Cost Worst Time (Hours) Average Time (Hours) Sally $32.00 16 $512.00 24 $768.00 20 $640.00 Fred $35.00 $700.00 28 $980.00 $840.00 Jane $40.00 $960.00 35 $1,400.00 29.5 $1,180.00 Sam $20.00 40 $800.00 49 44.5 $890.00 Holly $15.00 32 $480.00 41 $615.00 36.5 $547.50

Εκτίμηση PERT Η Τεχνική Αξιολόγησης και Αναθεώρησης Προγραμμάτων είναι μια μέθοδος υπολογισμού του χρόνου ολοκλήρωσης των έργων και κατά συνέπεια του κόστους Πρέπει να υπολογιστεί το Απαισιόδοξο το Αισιόδοξο και το Πιο Πιθανό σενάριο για τον χρόνο ολοκλήρωσης του έργου Ο τύπος υπολογισμού του PERT είναι : (Τ pessimistic + 4T most likely T optimistic )/6= T PERT

Ανεξέλεγκτα Έργα Το κόστος των έργων μπορεί να γίνει ανεξέλεγκτο εάν: Έλλειψη προγραμματισμού Έλλειψη οράματος Αντικείμενο που αλλάζει Έλλειψη ηγεσίας Έλλειψη συστήματος αλλαγής (Change control system)

Παρακολούθηση των εξόδων Ο υπεύθυνος έργου είναι αρμόδιος για την συνεχή παρακολούθηση τήρησης του προϋπολογισμού του έργου Μερικά από τα βασικά στοιχεία που πρέπει να παρακολουθεί είναι : Ώρες Εργασίας Αγορασμένα Αγαθά Άδειες Λογισμικού Πραγματικές Διακυμάνσεις Η κατάρτιση έκθεσης σε τακτά χρονικά διαστήματα, με τις διαφορές που προκύπτουν βοηθά στον περιορισμό των δαπανών.

Τέλος κεφαλαίου 4 Τέλος κεφαλαίου 4