1 Εργαστήριο Διαχείρισης Έργων MS Project Ρύθμιση λεπτομερειών για πόρους και αντιστοιχίσεις Υπεραπασχόληση πόρων και εξισορρόπηση Νίκος Μαστρογιάννης Διδάκτορας Τμ. Διοίκησης Επιχειρήσεων Παν/μίου Πατρών Προσαρμοσμένο από Δρα Α. Ραφαηλίδη (2015)

2 Περιεχόμενα Ρύθμιση λεπτομερειών για πόρους και αντιστοιχίσεις Καταχώριση πολλών αμοιβών για ένα πόρο Εφαρμογή διαφορετικών αμοιβών στις αντιστοιχίσεις (1), (2) Διαμόρφωση αμοιβών που θα ισχύουν σε διαφορετικές χρονικές περιόδους (1), (2), (3) Διευθέτηση διαθεσιμότητας πόρου που θα εφαρμόζεται σε διαφορετικούς χρόνους (1), (2) Καθυστέρηση της έναρξης των αντιστοιχίσεων Υπεραπασχόληση πόρων και εξισορρόπηση Κατανομή πόρων σε συνάρτηση με τον χρόνο Επίλυση συγκρούσεων πόρων (εξισορρόπηση πόρων) Επίλυση συγκρούσεων πόρων από τον χρήστη: Μη αυτόματη εξισορρόπηση πόρων Χρήση εργαλείων διαχείρισης πόρων Επίλυση συγκρούσεων πόρων από τον χρήστη: Ανάλυση στρατηγικών (1), (2), (3), (4) Αυτόματη εξισορρόπηση πόρων (1), (2), (3)

3 Καταχώριση πολλών αμοιβών για έναν πόρο Μερικοί πόροι είναι δυνατόν να εκτελούν διάφορες εργασίες, με διαφορετικές αμοιβές. Τότε, καταχωρίζουμε πάνω από έναν πίνακα κόστους (cost rate tables) για τον πόρο. Έτσι, στην καρτέλα «Cost» του «Resource Information» στο τμήμα «Cost rate tables» καταγράφουμε τις διαφορετικές αμοιβές σε μια ή περισσότερες από τις καρτέλες Α, B, C, D, E.

4 Εφαρμογή διαφορετικών αμοιβών στις αντιστοιχίσεις (1) Ορίζονται μέχρι 5 πίνακες αμοιβών για κάθε πόρο. Αυτό επιτρέπει να καταχωρίζουμε διαφορετικές αμοιβές στις διάφορες αντιστοιχίσεις του πόρου. Για να καταχωρίσουμε μια αμοιβή διαφορετική από την αμοιβή του προεπιλεγμένου πίνακα Α σε μια αντιστοίχιση του πόρου: –Επιλέγουμε τη μορφή «Task Usage», βρίσκουμε την εργασία στην οποία έχει αντιστοιχιστεί ο πόρος που θέλουμε να αλλάξουμε την αμοιβή του, και επιλέγουμε ολόκληρη τη γραμμή του πόρου. Πατάμε στη Βασική γραμμή εργαλείων το κουμπί «Assignment Information», οπότε θα εμφανιστεί το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου.

5 Εφαρμογή διαφορετικών αμοιβών στις αντιστοιχίσεις (2) Στην καρτέλα «General» στο «Cost rate table» επιλέγουμε τον πίνακα όπου είναι καταγεγραμμένη η νέα αμοιβή του πόρου (π.χ. Β) και πατάμε ΟΚ. Παρατήρηση: Το «Assignment Information» εμφανίζεται και με διπλό κλικ στον πόρο.

6 Διαμόρφωση αμοιβών που θα ισχύουν σε διαφορετικές χρονικές περιόδους (1) Οι πόροι μπορούν να έχουν κανονικές αμοιβές, όσο και αμοιβές υπερωριακής απασχόλησης. Οι αμοιβές αυτές χρησιμοποιούνται σε όλη τη διάρκεια του έργου. Υπάρχει η δυνατότητα να αλλάξει η αμοιβή ενός πόρου και η αλλαγή αυτή να ισχύει από μια συγκεκριμένη ημερομηνία και μετά. Π.χ. μπορεί ένας πόρος να έχει κανονική αμοιβή 10€/h και στη μέση της διάρκειας του έργου να σχεδιάσουμε την αύξηση της κανονικής αμοιβής σε 12€/h για το υπόλοιπο της διάρκειας του έργου. Παρατήρηση 1: Σε καθένα από τους πέντε πίνακες κόστους κάθε πόρου μπορούμε να αντιστοιχίσουμε έως και 25 αμοιβές, που θα ισχύουν σε διαφορετικές περιόδους. Παρατήρηση 2: Ο ορισμός διαφορετικών αμοιβών για έναν πόρο μπορεί να οφείλεται στο γεγονός ότι ο πόρος ίσως απασχολείται σε πλήθος αντικείμενων εργασίας που κοστολογούνται διαφορετικά, εξαιτίας των διαφορετικών δεξιοτήτων, του κόπου και του χρόνου που απαιτούν.

7 Διαμόρφωση αμοιβών που θα ισχύουν σε διαφορετικές χρονικές περιόδους (2) Στο «Assign Resources» διπλοπατάμε το όνομα του πόρου. Εμφανίζεται το «Resource Information» και πατάμε το «Costs». Αρχικά καταχωρίζουμε στον πίνακα κόστους Α το κανονικό και το υπερωριακό ωρομίσθιο. Στη συνέχεια, επιλέγουμε στο «Effective date» την ημερομηνία μετά την οποία θα ισχύουν οι νέες αμοιβές, καταγράφουμε τις νέες αμοιβές για τον πόρο και πατάμε ΟΚ. Έτσι, από την ημερομηνία που καταγράφουμε παραπάνω (Ημερομηνία ενεργοποίησης) και μετά, ισχύουν οι νέες αμοιβές για τον πόρο.

8 Διαμόρφωση αμοιβών που θα ισχύουν σε διαφορετικές χρονικές περιόδους (3) Παρατήρηση: Αντί να καταγράψουμε τις νέες αμοιβές στα κελιά της δεύτερης γραμμής του «Standard rate» «Overtime rate», μπορούμε να καταγράψουμε απλά το ποσοστό αύξησης (π.χ. 20%), και θα υπολογιστεί η αμοιβή.

9 Διευθέτηση διαθεσιμότητας πόρου σε διαφορετικούς χρόνους (1) Μπορούμε να ορίσουμε για κάθε πόρο διαφορετικές τιμές μέγιστου αριθμού μονάδων που θα ισχύουν σε διαφορετικά χρονικά διαστήματα. Έτσι, στο «Assign Resources» διπλοπατάμε το όνομα του πόρου. Εμφανίζεται το «Resource Information» και η επιλογή «General». Στον πίνακα «Resource availability» (Διαθεσιμότητα πόρου) και στις στήλες «Available From» (Διαθέσιμος από) και «Available To» (Διαθέσιμος μέχρι) καταγράφουμε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της διαθεσιμότητας του πόρου, με διαφορετικό αριθμό μέγιστων μονάδων του πόρου κάθε φορά.

10 Διευθέτηση διαθεσιμότητας πόρου που θα εφαρμόζεται σε διαφορετικούς χρόνους (2) Παρατήρηση: Το ΝΑ (Not applicable, μη εφαρμόσιμο) στο πλαίσιο «Available From» αντιστοιχεί στην αρχή του έργου και στο πλαίσιο «Available To» αντιστοιχεί στο τέλος του έργου.

11 Καθυστέρηση της έναρξης των αντιστοιχίσεων Αν σε μια εργασία έχουν αντιστοιχιστεί περισσότεροι από ένας πόροι ίσως να μην θέλουμε, ή να μη χρειάζεται, να ξεκινήσουν όλοι ταυτόχρονα την απασχόληση τους. Για να καθυστερήσουμε την έναρξη της απασχόλησης ενός πόρου που έχει αντιστοιχιστεί σε μια εργασία: Στο μενού «View» επιλέγουμε «Task Usage». Επιλέγουμε τον επίμαχο πόρο της συγκεκριμένης εργασίας και πατάμε «Assignment Information». Εκεί, στο «Start», καθορίζουμε την ημερομηνία έναρξης της απασχόλησης του πόρου στην εργασία.

12 Κατανομή πόρων σε συνάρτηση με τον χρόνο Ορισμός: Η σχέση μεταξύ της δυνατότητας προσφοράς εργασίας ενός πόρου και της αντιστοίχισής του, ονομάζεται κατανομή (allocation). Κάθε πόρος μπορεί να βρίσκεται σε μια από τις ακόλουθες τρεις διαφορετικές καταστάσεις κατανομής: –Υποαπασχολούμενος (Underallocated): Οι αντιστοιχίσεις του πόρου δεν καλύπτουν το μέγιστο των δυνατοτήτων του. Π.χ., ένας πόρος απασχολείται 25 ώρες την εβδομάδα αντί για 40 ώρες που μπορεί να απασχοληθεί κανονικά. –Πλήρως απασχολούμενος (Fully allocated): Οι αντιστοιχίσεις του πόρου καλύπτουν το μέγιστο των δυνατοτήτων του. Π.χ., ένας πόρος απασχολείται 40 ώρες την εβδομάδα, όσες ώρες δηλαδή μπορεί να απασχοληθεί κανονικά. –Υπεραπασχολούμενος (Overallocated): Οι αντιστοιχίσεις του πόρου υπερβαίνουν το μέγιστο των δυνατοτήτων του. Π.χ., ένας πόρος απασχολείται 60 ώρες την εβδομάδα, περισσότερες ώρες δηλαδή από αυτές που μπορεί να απασχοληθεί κανονικά.

13 Επίλυση συγκρούσεων πόρων (εξισορρόπηση πόρων) Μικρός αριθμός υποαπασχολήσεων ή υπεραπασχολήσεων πόρων δεν αποτελεί πρόβλημα. Ωστόσο, εκτεταμένη υπεραπασχόληση ενός ή περισσότερων πόρων είναι βασικό ζήτημα για τη σωστή οργάνωση του έργου. Περιπτώσεις υπεραπασχόλησης πόρων είναι οι παρακάτω: –Το πλήθος των μονάδων ενός πόρου που απαιτείται κάποια συγκεκριμένη στιγμή σε μια εργασία υπερβαίνει τον καθορισμένο μέγιστο αριθμό μονάδων για τον πόρο. –Η αντιστοίχιση ενός πόρου σε περισσότερες από μια εργασίες που επικαλύπτονται χρονικά μεταξύ τους οδηγεί σε υπεραπασχόληση του πόρου. Το Project παρέχει δυο τρόπους για την επίλυση σύγκρουσης πόρων που οφείλεται στην υπεραπασχόλησή τους: –Εξισορρόπηση των πόρων από τον χρήστη μέσω διαφόρων επιλογών. –Αυτόματη εξισορρόπηση πόρων.

14 Επίλυση συγκρούσεων πόρων από τον χρήστη Όταν ο χρήστης επιλύει μόνος του τις συγκρούσεις πόρων, μπορεί να κάνει τα εξής: –Αύξηση των μέγιστων μονάδων που ορίζονται για έναν διαθέσιμο πόρο. –Αύξηση ή μείωση των μονάδων του υπεραπασχολούμενου πόρου, μέσα στα πλαίσια του μέγιστου αριθμού μονάδων που έχει ορισθεί για τον πόρο αυτό. –Αντιστοίχιση κάποιου άλλου πόρου στην εργασία όπου εμφανίζεται η υπεραπασχόληση, στη θέση του υπεραπασχολούμενου πόρου. –Ρύθμιση των συσχετίσεων ή των περιορισμών στις εργασίες όπου εμφανίζεται η υπεραπασχόληση. –Ανάθεση υπερωριών για τον υπεραπασχολούμενο πόρο. –Επέκταση των εργάσιμων ωρών και ημερών στο ημερολόγιο του πόρου.

15 Χρήση εργαλείων διαχείρισης πόρων Για να εντοπίσουμε αν κάποιος πόρος είναι υπεραπασχολούμενος χρησιμοποιούμε ένα από τα εξής εργαλεία: –Φύλλο Πόρων (Resource Sheet) –Χρήση Πόρων (Resource Usage) –Γράφημα Πόρων (Resource Graph) Χρήσιμο εργαλείο είναι η άποψη Κατανομή Πόρων (Resource Allocation). Πατάμε το «More Views» του μενού «View». Το «Resource Allocation» ανοίγει με διπλό κλικ. Για να επιστρέψουμε στο Διάγραμμα Gantt, κρατάμε πατημένο το «Shift» και μετά επιλέγουμε «Gantt Chart» από το «View».

16 Επίλυση συγκρούσεων πόρων από τον χρήστη: ανάλυση επιλογών (1) Επιλογή 1: Για να αυξήσω τον μέγιστο αριθμό διαθέσιμων μονάδων για έναν πόρο διπλοπατάω τον πόρο από το πλαίσιο διαλόγου «Assign Resources». Εμφανίζεται το «Resource Information». Στον κατάλογο «General» μπορώ να αλλάξω τον αριθμό των μονάδων στο πλαίσιο «Units». Επιλογή 2: Η αύξηση ή μείωση των μονάδων του υπεραπασχολούμενου πόρου γίνεται στα όρια του μέγιστου αριθμού μονάδων που έχει ορισθεί για τον πόρο αυτό. Στο «Assign Resources», αλλάζω των αριθμό των μονάδων που έχει αντιστοιχιστεί στο πλαίσιο «Units». Είναι συνηθισμένο, όταν η υπεραπασχόληση πόρου οφείλεται ταυτόχρονα στην επικάλυψη των εργασιών που έχει ανατεθεί ο πόρος και στο γεγονός ότι έχει ανατεθεί στον πόρο (για κάθε εργασία ξεχωριστά) ο μέγιστος αριθμός μονάδων είτε αριθμός μονάδων κοντά στον μέγιστο, να γίνεται ανακατανομή των μονάδων του πόρου ανάμεσα στις αντιστοιχίσεις του πόρου για τις εργασίες όπου εμφανίζεται η υπεραπασχόληση.

17 Επίλυση συγκρούσεων πόρων από τον χρήστη: ανάλυση επιλογών (2) Επιλογή 3: Η ρύθμιση των συσχετίσεων των εργασιών γίνεται απευθείας πάνω στο Διάγραμμα Gantt, μέσω της στήλης «Predecessors». Χρειάζεται προσοχή, ώστε η αλλαγή στις συσχετίσεις ή στους περιορισμούς των εργασιών να μην αυξάνει υπερβολικά και αδικαιολόγητα τη διάρκεια του έργου. Επιλογή 4: Η επέκταση των ωρών και ημερών εργασίας ενός πόρου γίνεται δημιουργώντας ένα νέο προσαρμοσμένο ημερολόγιο πόρου που θα περιλαμβάνει το νέο ωράριο εργασίας (συμπεριλαμβανόμενων των ωρών υπεραπασχόλησης). Αφού ολοκληρώσουμε την κατασκευή του παραπάνω ημερολογίου, το αναθέτουμε στον πόρο. Επιλογή 5: Η αντικατάσταση ενός υπεραπασχολούμενου πόρου με άλλο πόρο, γίνεται ως εξής: από το «Assign Resources» επιλέγουμε τον υπεραπασχολούμενο πόρο και πατάμε «Replace». Ανοίγει το «Replace Resource», επιλέγουμε τον πόρο που θα αντικαταστήσει τον παλιό και πατάμε ΟΚ.

18 Επίλυση συγκρούσεων πόρων από τον χρήστη: ανάλυση επιλογών (3) Επιλογή 6: Για να αναθέσουμε υπερωριακή εργασία σε έναν ή περισσότερους πόρους: Από το μενού «Window» επιλέγουμε «Split» (Διαίρεση). Κάτω από το Διάγραμμα Gantt θα εμφανιστεί η Φόρμα Εργασιών (Task Form). Πατάμε σε κάποιο σημείο της Φόρμας Εργασιών. Έπειτα, από το μενού «Format» διαλέγουμε «Details» και επιλέγουμε «Resource Work». Στη Φόρμα Εργασιών θα εμφανιστούν λεπτομέρειες των πόρων. Στη στήλη «Overtime Work» πληκτρολογούμε τις επιπλέον ώρες εργασίας και πατάμε ΟΚ. Οι τιμές υπερωριακής απασχόλησης αναγκάζουν το Project να αναπροσαρμόσει τις αντιστοιχίσεις απασχόλησης για τους πόρους αυτούς (ένα τμήμα της απασχόλησης δηλαδή ορίζεται ως υπερωριακή) και να μειώσει τη συνολική διάρκεια της εργασίας.

19 Επίλυση συγκρούσεων πόρων από τον χρήστη: ανάλυση επιλογών (4) - Συνέχεια επιλογή 6: Για να επιστρέψουμε στο Διάγραμμα Gantt, κρατάμε πατημένο το «Shift» και μετά επιλέγουμε «Gantt Chart» από το «View».

20 Αυτόματη εξισορρόπηση πόρων (1) Η αυτόματη εξισορρόπηση πόρων (resource leveling) είναι ισχυρό εργαλείο, μα επιτελεί μόνο βασικά καθήκοντα: προκαλεί καθυστέρηση σε εργασίες, διαιρεί εργασίες, και καθυστερεί τις αντιστοιχίσεις των πόρων. Όλα αυτά γίνονται με βάση ένα σύνολο κανόνων και επιλογών που ορίζεται από το «Resource Leveling» που εμφανίζεται δίνοντας την εντολή «Level Resources» του μενού «Tools». Στο «Resource Leveling», μπορούμε να καθορίσουμε αυτόματη (automatic) ή μη αυτόματη (manual) εξισορρόπηση. Επιλέγοντας την αυτόματη (automatic) εξισορρόπηση πόρων, καθορίζουμε στη συνέχεια αν η εξισορρόπηση θα αφορά όλο το έργο, ή ένα τμήμα του μεταξύ δύο ημερομηνιών, και πατάμε το κουμπί «Level Now» (Άμεση εξισορρόπηση), υποχρεώνοντας το Project να εξισορροπήσει τον πόρο ή τους πόρους.

21 Αυτόματη εξισορρόπηση πόρων (2) Παρατήρηση 1: Η αυτόματη εξισορρόπηση πόρων δεν υποκαθιστά την ορθή κρίση του χρήστη ως προς τη διαθεσιμότητα των πόρων, τη διάρκεια των εργασιών, τις συσχετίσεις και τους περιορισμούς. Η αυτόματη εξισορρόπηση πόρων επομένως συνίσταται μόνο στην περίπτωση που έχει εξαντληθεί κάθε περιθώριο δυνατότητας άμεσης παρέμβασης του χρήστη στην εξισορρόπηση των υπεραπασχολούμενων πόρων. Παρατήρηση 2: Στην περίπτωση της μη αυτόματης εξισορρόπησης (που είναι προεπιλογή), προφανώς ο χρήστης επιλύει μόνος τις συγκρούσεις.

22 Αυτόματη εξισορρόπηση πόρων (3) Όταν ενεργοποιήσουμε την αυτόματη εξισορρόπηση με το κουμπί επιλογής «Automatic», το Project εξισορροπεί τους υπεραπασχολούμενους πόρους μόλις εμφανιστεί η υπεραπασχόληση. Για να αφαιρέσουμε την εξισορρόπηση, πατάμε «Undo Level» από το μενού «Edit» ή πατάμε «Clear Leveling» από το πλαίσιο διαλόγου «Resource Leveling».

23 Βιβλιογραφία 1.Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Project Version 2007 Step by Step, Microsoft Press, Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Project Version 2002 Step by Step, Microsoft Press, Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Office Project 2003 Βήμα Βήμα, Εκδόσεις Κλειδάριθμος, Courter Gini, Marquis Annette, Microsoft Project 2000, Εκδόσεις Γκιούρδας, Stover Teresa, Microsoft Office Project 2003 Inside Out, Microsoft Press, Paperback, Bk&CD edition, Uyttewaal Eric, Dynamic Scheduling with Microsoft Office Project 2003: The Book by and for Professionals, J. Ross Publishing,