1 Διαχείριση Έργων Η αρχική σύλληψη του έργου Τσέλιος Δημήτρης Καθηγητής Εφαρμογών Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων- ΤΕΙ Θεσσαλίας ΠΕΓΑ Πληροφοριακά Συστήματα

2 Στόχοι της ενότητας Μέθοδοι επιλογής των έργωνΜέθοδοι επιλογής των έργων Καθορισμός του αρχικού φυσικού αντικειμένουΚαθορισμός του αρχικού φυσικού αντικειμένου Αναγνώριση και ανάλυση των συμμετεχόντων (stakeholders)Αναγνώριση και ανάλυση των συμμετεχόντων (stakeholders) Δημιουργία του καταστατικού του έργουΔημιουργία του καταστατικού του έργου Απόκτηση της αποδοχής του καταστατικού του έργου (project charter)Απόκτηση της αποδοχής του καταστατικού του έργου (project charter)

3 Από που έρχονται τα έργα; Επιχειρηματικές ΑπαιτήσειςΕπιχειρηματικές Απαιτήσεις –Ανάγκες της επιχείρησης, νομικές απαιτήσεις ΕυκαιρίεςΕυκαιρίες –Αίτημα πελατών, ανάγκη της αγοράς, νέα τεχνολογία ΠροβλήματαΠροβλήματα –Προβλήματα επιχείρησης, χώρας, κοινωνίας

4 Μέθοδοι επιλογής των έργων Μέθοδοι μέτρησης οφέλους (benefit measurement methods)Μέθοδοι μέτρησης οφέλους (benefit measurement methods) Μέθοδοι περιορισμένης βελτιστοποίησης (constrained optimization methods)Μέθοδοι περιορισμένης βελτιστοποίησης (constrained optimization methods) Εμπειρογνωμοσύνη (expert judgment)Εμπειρογνωμοσύνη (expert judgment)

5 Μέθοδοι μέτρησης οφέλους Μέθοδοι βαρύτητας κριτηρίων (scoring models)Μέθοδοι βαρύτητας κριτηρίων (scoring models) Συνεισφορές οφέλους (benefit contributions)Συνεισφορές οφέλους (benefit contributions) Οικονομικά μοντέλαΟικονομικά μοντέλα –Λόγος οφέλους κόστους (BCR) –Χρηματοροές (cash flow) –Ρυθμός απόσβεσης (IRR) –Παρούσα Αξία (PV και NPV) –Κόστος Ευκαιρίας –Επιστροφή της επένδυσης (ROI)

6 Μέθοδοι περιορισμένης βελτιστοποίησης ΓραμμικέςΓραμμικές Μη γραμμικέςΜη γραμμικές ΔυναμικέςΔυναμικές ΑκέραιεςΑκέραιες Προγραμματισμός πολλών στόχωνΠρογραμματισμός πολλών στόχων

7 Εμπειρογνωμοσύνη Κατάλληλο τμήμα του οργανισμούΚατάλληλο τμήμα του οργανισμού ΣυμμετέχοντεςΣυμμετέχοντες ΣύμβουλοιΣύμβουλοι Επαγγελματικοί και τεχνικοί σύλλογοιΕπαγγελματικοί και τεχνικοί σύλλογοι Εκπρόσωποι παραγωγικών φορέωνΕκπρόσωποι παραγωγικών φορέων

8 Καθορισμός συμμετεχόντων Διαχειριστής έργουΔιαχειριστής έργου Γραφείο διαχείριση έργωνΓραφείο διαχείριση έργων Ομάδα έργουΟμάδα έργου Μέλη της ομάδας έργουΜέλη της ομάδας έργου Εκτελών οργανισμόςΕκτελών οργανισμός Πελάτης/ χρήστηςΠελάτης/ χρήστης Χορηγός του έργουΧορηγός του έργου Διάφοροι επιδρώντες (έμμεση συμμετοχή)Διάφοροι επιδρώντες (έμμεση συμμετοχή)

9 Διεργασία δημιουργίας του καταστατικού του έργου (1) Είσοδος -Σύμβαση -Δήλωση της εργασίας -Παράγοντες του Περιβάλλοντος της Επιχείρησης -Πόροι της επιχείρησης Εργαλεία και Τεχνικές -Εμπειρογνώμονες -Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης έργου -Μεθοδολογία Διαχείρισης έργων Έξοδος -Καταστατικό έργου

10 Διεργασία δημιουργίας του καταστατικού του έργου (2)- Οι είσοδοι Σύμβαση: όταν ο πελάτης είναι εκτός οργανισμούΣύμβαση: όταν ο πελάτης είναι εκτός οργανισμού Δήλωση της Εργασίας (SOW): περιγράφει τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που θα παραδώσει το έργο και τις επιχειρηματικές ανάγκεςΔήλωση της Εργασίας (SOW): περιγράφει τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που θα παραδώσει το έργο και τις επιχειρηματικές ανάγκες

11 Διεργασία δημιουργίας του καταστατικού του έργου (3)- Οι είσοδοι Παράγοντες του Περιβάλλοντος της Επιχείρησης – –Εμπορικές βάσεις δεδομένων – –Κουλτούρα και δομή της επιχείρησης – –Κυβερνητικά και βιομηχανικά πρότυπα – –Το ανθρώπινο δυναμικό της επιχείρησης – –Συνθήκες της αγοράς – –Ανοχές στους κινδύνους Πρακτικές της επιχείρησης – –Οδηγίες για το κλείσιμο και τις απαιτήσεις – –Πρότυπα για στοιχεία όπως οι κίνδυνοι, τα χρονοδιαγράμματα κλπ. – –Διαδικασίες για τη διαχείριση σφαλμάτων – –Διαδικασίες για τη απόδοση δικαιοδοσίας της εργασίας

12 Διεργασία δημιουργίας του καταστατικού του έργου (4)- Εργαλεία και τεχνικές Μέθοδοι επιλογής (έχουν ήδη αναφερθεί) Μεθοδολογία διαχείρισης έργων – –Ο κάθε οργανισμός έχει τη δική του μεθοδολογία (είτε τυπικά είτε άτυπη) Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Έργων – –Σύνολο εργαλείων, οργανωμένο σε ένα ολοκληρωμένο σύστημα, αυτοματοποιεί την εργασία Εμπειρογνώμονες (έχει ήδη αναφερθεί)

13 Διεργασία δημιουργίας του καταστατικού του έργου (5)- Το καταστατικό Αιτιολόγηση του έργου (ο σκοπός και η αιτία) Περιγραφή του έργου (επιχειρηματικές ανάγκες και υψηλού επιπέδου απαιτήσεις) Απαιτήσεις των συμμετεχόντων Λίστα των τμημάτων του οργανισμού και ο ρόλος τους στο έργο Παραδοχές και περιορισμοί Υψηλού επιπέδου χρονοδιάγραμμα με ορόσημα Συνοπτικός προϋπολογισμός Τον υπεύθυνο διαχειριστή του έργου

14 Διεργασία δημιουργίας του καταστατικού του έργου (6)- Παρατηρήσεις Κάποιοι οργανισμοί εκπονούν μια μελέτη σκοπιμότητας για να αιτιολογήσουν το έργο πριν την ανάπτυξη του. Τότε η μελέτη γίνεται έργο. Αν το έργο περιλαμβάνει πολλαπλές φάσεις, τότε η διεργασία της αρχικής σύλληψης μπορεί να εκτελεστεί στην αρχή της κάθε φάσης όπου θα γίνεται επιβεβαίωση των παραδοχών της προηγούμενης.

15 Διεργασία δημιουργίας του αρχικού φυσικού αντικειμένου (1) Είσοδος -Καταστατικό του έργου -Δήλωση της εργασίας -Παράγοντες του Περιβάλλοντος της Επιχείρησης -Πόροι της επιχείρησης Εργαλεία και Τεχνικές -Εμπειρογνώμονες -Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης έργου -Μεθοδολογία Διαχείρισης έργων Έξοδος -Αρχικό Φυσικό Αντικείμενο του έργου

16 Τι περιλαμβάνει το αρχικό φυσικό αντικείμενο (2) Αντικειμενικοί στόχοι του έργου και τα προϊόντα τουΑντικειμενικοί στόχοι του έργου και τα προϊόντα του Παραδοχές και περιορισμοίΠαραδοχές και περιορισμοί Απαιτήσεις και χαρακτηριστικά του προϊόντος και τα παραδοτέα του έργουΑπαιτήσεις και χαρακτηριστικά του προϊόντος και τα παραδοτέα του έργου Τα όρια του έργουΤα όρια του έργου Αρχική δομή WBSΑρχική δομή WBS Ορόσημα του χρονοδιαγράμματοςΟρόσημα του χρονοδιαγράμματος Αρχική ομάδα έργουΑρχική ομάδα έργου Αρχικά ορισμένοι κίνδυνοιΑρχικά ορισμένοι κίνδυνοι Απαιτήσεις της διαχείριση έργουΑπαιτήσεις της διαχείριση έργου Εκτίμηση μεγέθους του κόστουςΕκτίμηση μεγέθους του κόστους

17 Τι περιλαμβάνει το αρχικό φυσικό αντικείμενο (3) Ένα καλά ορισμένο αρχικό φυσικό αντικείμενο επιτυγχάνει τα εξής:Ένα καλά ορισμένο αρχικό φυσικό αντικείμενο επιτυγχάνει τα εξής: –Τον ορισμό του τελικού φυσικού αντικειμένου –Τον ορισμό του ελέγχου των αλλαγών του έργου –Δημιουργεί μια κοινή γλώσσα συνεννόησης μεταξύ των συμμετεχόντων Ένα σημαντικό αποτέλεσμα της διαδικασίας της αρχικής σύλληψης του έργου είναι η τελική έγκριση του από τη διοίκηση του οργανισμούΈνα σημαντικό αποτέλεσμα της διαδικασίας της αρχικής σύλληψης του έργου είναι η τελική έγκριση του από τη διοίκηση του οργανισμού

18 Σύνοψη 2 ης ενότητας Μέθοδοι επιλογής των έργωνΜέθοδοι επιλογής των έργων Καθορισμός του αρχικού φυσικού αντικειμένουΚαθορισμός του αρχικού φυσικού αντικειμένου Αναγνώριση και ανάλυση των συμμετεχόντων (stakeholders)Αναγνώριση και ανάλυση των συμμετεχόντων (stakeholders) Δημιουργία του καταστατικού του έργουΔημιουργία του καταστατικού του έργου Απόκτηση της αποδοχής του καταστατικού του έργου (project charter)Απόκτηση της αποδοχής του καταστατικού του έργου (project charter)