MANAGING APPOINTMENTS ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΩΝ ΡΑΝΤΕΒΟΥ

MANAGING APPOINTMENTS  Αυτό το κεφάλαιο αναφέρεται στον επιτυχημένο διαχειρισμό των ραντεβού ώστε να μπορεί η εταιρία να λειτουργεί αποτελεσματικά. Είναι σημαντικό τα ραντεβού να αντιμετωπίζονται με σκοπό να συναντούν τις ανάγκες και τους στόχους του οργανισμού, αλλά και να προγραμματίζονται σύμφωνα με την διαθεσιμότητα των εμπλεκόμενων ατόμων.

Τι πιστεύετε πρέπει να έχει υπόψη μία γραμματέας όταν κλείνει ραντεβού στον προιστάμενο της;

Booking an appointment/Όταν κλείνουμε ραντεβού Όταν κλείνει ένα ραντεβού, η γραμματέας πρέπει:  Να έχει υπόψη κάποιες καθημερινές εργασίες γραφείου που ο προιστάμενος προτιμά να ασχολείται συγκεκριμένες ώρες της ημέρας.  Να λαμβάνει υπόψη τον χρόνο μεταφοράς μεταξύ των ραντεβού.  Να παρέχει ικανοποιητικό χρόνο για συζήτηση με τον προιστάμενο και για να ασχοληθεί με την αλληλογραφία.  Αν ο προιστάμενος είναι εκτός γραφείου για μία εξωτερική δουλειά, να αποφεύγει να του κλείνει ραντεβού αμέσως μόλις επιστρέψει.

Booking an appointment/Όταν κλείνουμε ραντεβού  Να έχει υπόψη πως τα συνέδρεια μπορεί να έχουν μεγαλύτερη διάρκεια από την αναμενόμενη, με αποτέλεσμα την καθυστέρηση κάποιου ραντεβού. Πρέπει να εξηγήσουμε ευγενικά την κατάσταση στο άτομο που περιμένει, εκτός και αν το ραντεβού είναι τόσο σημαντικό που ο προιστάμενος είναι διατεθιμένος να φύγει από το συνέδρειο.  Συνήθως τα ραντεβού κλείνονται μέσω τηλεφώνου. Την ημέρα του ραντεβού πρέπει στείλουμε ένα fax ή για να επιβεβαιώσουμε την τηλεφωνική συζήτηση και το ραντεβού. Πρέπει να φυλάξουμε αντίγραφο του fax ή και να το αρχειοθετήσουμε. Πρέπει να πληροφορήσουμε τον προιστάμενο για την διαδικασία που κάναμε.

Booking an appointment/Όταν κλείνουμε ραντεβού  Αν κάποιος πάρει τηλέφωνο και ζητήσει να κλείσει ραντεβού, συμφωνούμε την ημέρα και ώρα που βολεύει αυτόν και τον προστάμενο μας (ελέγχουμε το ημερολόγιο του προιστάμενου μας). Μετά σημειώνουμε το όνομα και επίθετο του τηλεφωνητή, την διεύθυνση του και τον αριθμό τηλεφώνου του σε περίπτωση που χρειαστεί να επικοινωνήσουμε μαζί του για να αλλάξουμε την ημερομηνία ή την ώρα.  Όταν διαπραγματευόμαστε πότε θα λάβει μέρος το ραντεβού, έχουμε υπόψη τις προτεραιότητες του μάνατζερ και αν συμπίπτουν, προτείνουμε εναλλακτικές λύσεις.

Booking an appointment/Όταν κλείνουμε ραντεβού  Όταν πρέπει να αρνηθούμε να κλείσουμε ένα ραντεβού γιατί ο μάνατζερ μας δεν θέλει ή δεν μπορεί, πρέπει να είμαστε ευγενικές αλλά κάθετες σε αυτό που λέμε. Μπορούμε αν γίνεται να προτείνουμε άλλους τρόπους εξυπηρέτησης του συγκεκριμένου ατόμου.  Αν πρέπει να κλείσουμε κάποιο κοινωνικό ραντεβού του προιστάμενου μας, στο οποίο θα παρευρεθεί με την σύζυγο του, βεβαιωνόμαστε πως μπορούν και οι δύο την καθορισμένη ημέρα και ώρα.  Αν κάποιο ραντεβού πρέπει να ακυρωθεί για λόγους υγείας, παίρνουμε τηλέφωνο το άτομο που είχε το ραντεβού, απολογούμαστε για την ακύρωση και προσπαθούμε να κανονίσουμε το ραντεβού για μία άλλη ημέρα.

The Diary/Το Ημερολόγιο  Ως γραμματείς, δεν αναμένεται από εμάς να θυμόμαστε την μεγάλη ποσότητα πληροφοριών και λεπτομερειών των καθημερινών εργασιών του γραφείου, συμπεριλαμβανομένου και των δεσμεύσεων και ραντεβού του προισταμένου μας και των μελλοντικών εκκρεμοτήτων/καθηκόντων μας. Πρέπει να καταχωρούμε στο ημερολόγιο μας κάθε εργασία που πρέπει να γίνει όχι μόνο στο παρόν αλλά και στο μέλλον, καθώς και συναντήσεις, ραντεβού και δεσμεύσεις του προισταμένου μας. Συνήθως αναμένεται από εμάς να κρατάμε ενημερωμένα δύο ημερολόγια, ένα του προισταμένου μας και ένα για εμάς. Οποιαδήποτε αλλαγή ή ενέργεια επηρεάσει το ημερολόγιο του προισταμένου μας, πρέπει να καταχωρηθεί και στο δικό μας ημερολόγιο.

 Ερώτηση Σε τι μπορεί να μας βοηθήσει ένα ημερολόγιο; Σε τι μπορεί να μας βοηθήσει ένα ημερολόγιο;

The Diary/Το Ημερολόγιο Ένα ημερολόγιο γραφείου μπορεί να μας βοηθήσει στην υπενθύμιση για: Ένα ημερολόγιο γραφείου μπορεί να μας βοηθήσει στην υπενθύμιση για:  Ημερομηνίες που πρέπει να τελειώσει μία εργασία.  Ραντεβού, συναντήσεις και συνέδρια.  Υποθέσεις που χρειάζονται παρακολούθηση.  Άδειες εργαζομένων.  Κοινωνικές δεσμεύσεις.

The Diary/Το Ημερολόγιο Όταν γράφουμε καινούριες σημειώσεις στο ημερολόγιο πρέπει: Όταν γράφουμε καινούριες σημειώσεις στο ημερολόγιο πρέπει:  Να είμαστε συστηματικές:  Στην αρχή της ημέρας να συμβουλευόμαστε το ημερολόγιο και να ετοιμάζουμε ότι χρειάζεται για κάθε εργασία που καταγράψαμε πχ αντίγραφα εγγράφων που θα χρειαστούν για μία συνάντηση.  Κατά την διάρκεια της ημέρας κρατάμε ενήμερο το ημερολόγιο για διάφορες αλλαγές, ακυρώσεις και καινούρια ραντεβού/συναντήσεις/υποχρεώσεις.  Στο τέλος της ημέρας βεβαιωνόμαστε ότι όλα τα ζητήματα αντιμετωπίστηκαν ή αν χρειάστηκε, μεταφέρθηκαν κάποια άλλη ημέρα.

The Diary/Το Ημερολόγιο  Γράφουμε καθαρά και με ακρίβεια με ένα στυλό, και βάζουμε απαραίτητες λεπτομέρειες όπως τοποθεσία του ραντεβού, ώρα κλπ.  Ραντεβού τα οποία δεν έχουν επιβεβαιωθεί, τα γράφουμε με μολύβι και μόλις τα επιβεβαιώσουμε, τα γράφουμε με στυλό.

The Diary/Το Ημερολόγιο  Γράφουμε τα ραντεβού της ημέρας με σειρά ανάλογα με την ώρα που έχουν κανονιστεί.

Plastic Year Planners/Πλαστικά Ετήσια Ημερολόγια Mεγάλα ετήσια ημερολόγια τα οποία έχουν κενό χώρο για την κάθε ημέρα του χρόνου, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την οργάνωση ραντεβού, συναντήσεων, συνέδριων και άλλων ενεργειών της εταιρίας. Mεγάλα ετήσια ημερολόγια τα οποία έχουν κενό χώρο για την κάθε ημέρα του χρόνου, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την οργάνωση ραντεβού, συναντήσεων, συνέδριων και άλλων ενεργειών της εταιρίας.

Plastic Year Planners/Πλαστικά Ετήσια Ημερολόγια Έτσι, με την βοήθεια αυτού του ημερολογίου, μπορούμε με μια ματιά να δούμε τις ετήσιες ενέργειες της εταιρίας και να σχεδιάσουμε μεθοδικά τον χρόνο στο ίδιο χαρτί. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε διάφορα χρώματα σε στυλό, αυτοκόλλητα υπενθύμησης κλπ για σημαντικές ημερομηνίες. (σελ. 242) Έτσι, με την βοήθεια αυτού του ημερολογίου, μπορούμε με μια ματιά να δούμε τις ετήσιες ενέργειες της εταιρίας και να σχεδιάσουμε μεθοδικά τον χρόνο στο ίδιο χαρτί. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε διάφορα χρώματα σε στυλό, αυτοκόλλητα υπενθύμησης κλπ για σημαντικές ημερομηνίες. (σελ. 242)

Computerised Desk Diary Planner/Ηλεκτρονικό Ημερολόγιο Το ηλεκτρονικό ημερολόγιο βρίσκεται στον Ηλεκτρονικό Υπολογιστή και μπορούμε να το εκτυπώσουμε όποτε χρειάζεται. Πληκτρολογούμε τις λεπτομέρειες για τα ραντεβού όπως ώρα, ημερομηνία, θέμα, άτομα κλπ και αν χρειαστεί να κάνουμε κάποια αλλαγή ή να ακυρώσουμε ένα ραντεβού, μπορούμε να το αφαιρέσουμε εντελώς από την μνήμη του υπολογιστή και να το ξαναγράψουμε, ή να κάνουμε αντιγραφή στην σωστή ημερομηνία και ώρα. Το ηλεκτρονικό ημερολόγιο μπορεί να προγραμματιστεί ώστε να μην δέχεται καταχωρήσεις κάποιες συγκεκριμένες ώρες της ημέρας ή ακόμη και για ολόκληρες μέρες. Το ηλεκτρονικό ημερολόγιο βρίσκεται στον Ηλεκτρονικό Υπολογιστή και μπορούμε να το εκτυπώσουμε όποτε χρειάζεται. Πληκτρολογούμε τις λεπτομέρειες για τα ραντεβού όπως ώρα, ημερομηνία, θέμα, άτομα κλπ και αν χρειαστεί να κάνουμε κάποια αλλαγή ή να ακυρώσουμε ένα ραντεβού, μπορούμε να το αφαιρέσουμε εντελώς από την μνήμη του υπολογιστή και να το ξαναγράψουμε, ή να κάνουμε αντιγραφή στην σωστή ημερομηνία και ώρα. Το ηλεκτρονικό ημερολόγιο μπορεί να προγραμματιστεί ώστε να μην δέχεται καταχωρήσεις κάποιες συγκεκριμένες ώρες της ημέρας ή ακόμη και για ολόκληρες μέρες.

Computerised Desk Diary Planner/Ηλεκτρονικό Ημερολόγιο Κάποια συνάντηση η οποία γίνεται αρκετές φορές τον χρόνο, μπορεί να καταχωρηθεί μόνο μία φορά, φτάνει να έχουμε καταχωρήσει όλες τις ημερομηνίες για τις οποίες είναι προγραμματισμένη. Τα στοιχεία της συνάντησης θα εμφανιστούν αυτόματα σε αυτές τις ημερομηνίες. Δίαφορα σημαντικά γεγονότα όπως γενέθλια, επετείους κλπ μπορούν να καταχωρηθούν την πρώτη χρονιά και να προγραμματιστούν να εμφανίζονται κάθε χρόνο την συγκεκριμένη ημερομηνία. Οι καταχωρήσεις της ημέρας πρέπει να ελέγχονται κάθε πρωί αλλά και του μήνα αν θέλουμε, για καλύτερη οργάνωση. Το σύστημα αυτό είναι πολύ βοηθητικό για να ακολουθούμε κάποιες υποθέσεις και για υπενθυμίσεις διαφόρων εργασιών και εκκρεμοτήτων που πρέπει να ολοκληρωθούν μία συγκεκριμένη ημερομηνία. Κάποια συνάντηση η οποία γίνεται αρκετές φορές τον χρόνο, μπορεί να καταχωρηθεί μόνο μία φορά, φτάνει να έχουμε καταχωρήσει όλες τις ημερομηνίες για τις οποίες είναι προγραμματισμένη. Τα στοιχεία της συνάντησης θα εμφανιστούν αυτόματα σε αυτές τις ημερομηνίες. Δίαφορα σημαντικά γεγονότα όπως γενέθλια, επετείους κλπ μπορούν να καταχωρηθούν την πρώτη χρονιά και να προγραμματιστούν να εμφανίζονται κάθε χρόνο την συγκεκριμένη ημερομηνία. Οι καταχωρήσεις της ημέρας πρέπει να ελέγχονται κάθε πρωί αλλά και του μήνα αν θέλουμε, για καλύτερη οργάνωση. Το σύστημα αυτό είναι πολύ βοηθητικό για να ακολουθούμε κάποιες υποθέσεις και για υπενθυμίσεις διαφόρων εργασιών και εκκρεμοτήτων που πρέπει να ολοκληρωθούν μία συγκεκριμένη ημερομηνία.

Computerised Desk Diary Planner/Ηλεκτρονικό Ημερολόγιο Μπορούν ακόμη να βοηθήσουν στην οργάνωση συνεδριών των μελών μίας εταιρίας, αν τα ημερολόγια τους βρίσκονται στην ηλεκτρονική αυτή μορφή. Αν πρέπει να οργανώσουμε κάποιο συνέδριο όλων των προισταμένων μίας εταιρίας, μπορούμε απλά να καταχωρήσουμε την πιθανή διάρκεια του συνέδρειου και το ηλεκτρονικό ημερολόγιο θα βρει αυτόματα πιθανές ημερομηνίες και ώρες που βολεύουν όλα τα μέλη αφού ψάξει τα ημερολόγια τους. Τότε μπορούμε να διαλέξουμε μία από τις επιλογές ημέρας και ώρας και να το καταχωρήσουμε στο ηλεκτρονικό ημερολόγιο. Τότε καταχωρείται αυτόματα και σε όλα τα ηλεκτρονικά ημερολόγια των μελών της συνάντησης αυτής. Μπορούν ακόμη να βοηθήσουν στην οργάνωση συνεδριών των μελών μίας εταιρίας, αν τα ημερολόγια τους βρίσκονται στην ηλεκτρονική αυτή μορφή. Αν πρέπει να οργανώσουμε κάποιο συνέδριο όλων των προισταμένων μίας εταιρίας, μπορούμε απλά να καταχωρήσουμε την πιθανή διάρκεια του συνέδρειου και το ηλεκτρονικό ημερολόγιο θα βρει αυτόματα πιθανές ημερομηνίες και ώρες που βολεύουν όλα τα μέλη αφού ψάξει τα ημερολόγια τους. Τότε μπορούμε να διαλέξουμε μία από τις επιλογές ημέρας και ώρας και να το καταχωρήσουμε στο ηλεκτρονικό ημερολόγιο. Τότε καταχωρείται αυτόματα και σε όλα τα ηλεκτρονικά ημερολόγια των μελών της συνάντησης αυτής.

Computerised Desk Diary Planner/Ηλεκτρονικό Ημερολόγιο