Θεωρία διαχείρισης εμπλεκόμενων- Τεχνικές συμμετοχικού σχεδιασμού Χρυσικός Κώστας MSc. Project and Program Management 15 Οκτωβρίου 2015

Περιεχόμενα παρουσίασης Ιστορικά στοιχεία θεωρίας stakeholders(θεωρία ενδιαφερομένων/εμπλεκόμενων/συμμετεχόντων) Κύρια σημεία θεωρίας των εμπλεκόμενων Προεκτάσεις Συμμετοχικότητα και σχεδιασμός

Στόχοι παρουσίασης Κατανόηση βασικών σημείων της θεωρίας Κατανόηση χρησιμότητας θεωρίας Έναυσμα για περαιτέρω ενασχόληση με το αντικέιμενο

Ιστορικά στοιχεία θεωρία των μετόχων(shareholder theory)θεωρία των εμπλεκόμενων(stakeholder theory)Αποστολή οργανισμού ΚΕΡΔΟΣ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ατόμων/ομάδων που συνδέονται με οργανισμό

Ιστορικά στοιχεία Μετατόπιση από ιδιωτικό τομέα σε δημόσιο τομέα Managers παίρνουν αποφάσεις που επηρεάζουν άτομα/ομάδες Ειδικά σε δημόσιο τομέα εφαρμόζεται σε πολιτικές-έργα-αναπτυξιακά προγράμματα

Ιστορικά στοιχεία 1930 Μεγάλη Ύφεση, η General Electric αναγνωρίζει 4 ομάδες ενδιαφέροντος 1940, η Johnson& Johnson’s αναγνωρίζει επίσης 4 ομάδες ενδιαφέροντος 1963, Stanford Research Institute πρώτη επίσημη χρήση όρου stakeholders 1984, E. Freeman, Stakeholder Management: A Strategic Approach

Ιστορικά στοιχεία STAKEHOLDER VS SHAREHOLDER Απλότητα και περιγραφική Συνδέει ηθική και πρακτικές διοίκησης/ στρατηγικής οργανισμών

Ιστορικά στοιχεία Η θεωρία των συμμετεχόντων ΠΑΡΑΜΕΝΕΙ διαχρονική Δημιουργεί ΠΡΟΣΤΙΘΕΜΕΝΗ ΑΞΙΑ Φιλελευθεροποίηση Οικολογικές & κοινωνικές αξίες Ανάπτυξη τεχνολογιών επικοινωνίας & πληροφορικής

Γιατί μας ενδιαφέρει Όλοι οι ΠΟΛΙΤΕΣ είμαστε εμπλεκόμενοι/ συμμετέχοντες 7 ρόλοι του κάθε ΠΟΛΙΤΗ 1. Ψηφοφόρος 2. Καταναλωτής 3. Κοινωνικό ον 4. Εθελοντής 5. Σύμβουλος 6. Μειονεκτών πολίτης 7. Διανοούμενος δρώντας

ΠΟΛΙΤΗΣ=stakeholder Υπό διαφορετικές συνθήκες είμαστε όλοι ενδιαφερόμενοι οι οργανισμοί (δημόσιοι κ ιδιωτικοί) επηρεάζονται από προσδοκίες μας Οι οργανισμοί έχουν προσανατολισμό στα μέρη όταν ΣΥΣΤΗΜΑΤΙΚΑ λαμβάνουν υπόψη τον κίνδυνο από τα μέρη, και τον ενσωματώνουν στον ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟ τους

Ορισμοί ενδιαφερομένων μερών ενδιαφερόμενο μέρος είναι οποιοσδήποτε έχει συμφέρον ή δικαίωμα σε ορισμένη δραστηριότητα. Ειδικότερα το άτομο ή η ομάδα ατόμων που έχει ενδιαφέρον, ηθικό ή νομικό δικαίωμα, κάποιας μορφής ιδιοκτησία ή τέλος συνεισφορά ή υποστήριξη με την παροχή ή την απολαβή γνώσης Bourne (2009)

Ανάλυση Εμπλεκόμενων Ανάλυση μερώνΑναγνώριση+ διαχείριση σχέσεων Συνδυάζει διοίκηση, οικονομική θεωρία, θεωρίες παιγνίων Σύνολο μεθοδολογιών

Πως βρίσκουμε ποια είναι τα εμπλεκόμενα μέρη??? αναγνώριση των μερών σε επίπεδο φυσικού προσώπου brainstorming, expert judging σε ομάδες μικρής κλίμακας

Πως βρίσκουμε ποια είναι τα εμπλεκόμενα μέρη??? 1. εγγύτητα στο τόπο υλοποίησης του έργου ή της αλλαγής 2. ομάδες που επηρεάζονται οικονομικά 3. ομάδες που απειλούνται πολιτιστικά η δημογραφικά 4. άτομα ή ομάδες των οποίων επηρεάζεται το σύστημα αξιών θα να αναζητηθούν και να προκριθούν ως εμπλεκόμενοι σε συμμετοχικές διαδικασίες.

Μοντέλα ανάλυσης των μερών Μοντέλο Bryson-διάγραμμα ενδιαφέροντος δύναμης

Λόγοι μη ανάλυσης των μερών(1) Η μη εγγύηση των θετικών αποτελεσμάτων ο φόβος σπατάλης πόρων ή αποκάλυψης ανεπαρκειών /ανικανότητας του οργανισμού απροθυμία για πολιτική και οργανωσιακή αλλαγή στον οργανισμό σε συνδυασμό με την αποστροφή σε ενδεχόμενες συγκρουσιακές καταστάσεις οι διαχειριστές δεν ξέρουν να διενεργούν την ανάλυση

Λόγοι μη ανάλυσης των μερών(2) οι διαχειριστές πιστεύουν ότι γνωρίζουν ότι χρειάζεται για τα μέρη και έτσι δεν απαιτείται ανάλυση των μερών. ο φόβος της εκχώρησης αρμοδιοτήτων και της εξουσίας. οι διαχειριστές δεν θέλουν αντιμετωπίσουν την αλλαγή που θα αναδείξει η ανάλυση ή μπορεί ακόμα και να τη φοβούνται γιατί πιστεύουν πως δεν θα μπορούν να ανταπεξέλθουν στα προβλήματα που θα ανακύψουν. έγερση προβληματισμών για το εάν η σύνθεση των μερών είναι αντιπροσωπευτική γεγονός που θιγεί θέματα αξιοπιστίας της ανάλυσης

Συμμετοχικός σχεδιασμός Ορισμός δραστηριότητες που οργανώνονται με σκοπό τη διευκόλυνση λήψης αποφάσεων & επικοινωνίας μεταξύ κυβέρνησης, πολιτών, εμπλεκόμενων φορέων, μη κυβερνητικών οργανώσεων& επαγγελματιών, επιχειρήσεων & των επιστημόνων

Μοντέλα συμμετοχικού σχεδιασμού Συμβουλευτικά → Αρχές 20 ου αιώνα,επιτροπές με δημόσιες ακροάσεις Συνεργατικά →1960 χαρακτηριστικό η κατανομή δύναμης Επίλυσης διαφορών και διαχείρισης συγκρούσεων → 1980 και έπειτα

Τι είναι οι συμμετοχικές διαδικασίες; Διαλεκτικές & διαδραστικές μέθοδοι με στόχο διαμόρφωση ομαδικών διαδικασιών λαμβάνοντας υπόψη: γνώσεις -αξίες - προτιμήσεις των συμμετεχόντων για το συγκερασμό των διαφορετικών συμφερόντων

Συμμετοχικές μέθοδοι- Οφέλη η συμμετοχή οδηγεί σε αποτελέσματα τα οποία αντικατοπτρίζουν καλύτερα τις ανάγκες της κοινωνίας και μάλιστα στο σύνολο της, λαμβάνοντας υπόψη την ανομοιογένεια της προάγεται η πραγματική συμμετοχική δημοκρατία η συμμετοχή αυξάνει την ποιότητα και την αποτελεσματικότητα των αποφάσεων που λαμβάνονται και των σχεδίων που παράγονται και προτείνονται η συμμετοχή ενημερώνει και εκπαιδεύει τα μέρη στις ανάγκες των κοινωνιών αυξάνεται συνοχή του κοινωνικού ιστού αφού προσφέρεται η δυνατότητα να υπάρξει πραγματική σύνδεση μεταξύ τοπικής κοινότητας και διαδικασίας λήψης αποφάσεων.

Συμμετοχικές μέθοδοι- Αρνητικά Μειονεκτήματα και οι δυσκολίες εξαιτίας συμμετοχικών μεθόδων η συμμετοχή των μερών αυξάνει τα άτομα που θα πρέπει να παρέχουν διοικητική υποστήριξη δημιουργείται πίεση για διαβούλευση σε θέματα που αρχικά είχαν αποκλειστεί από την διαδικασία τα προσδοκώμενα αποτελέσματα μπορεί τελικά να μην φανούν στα μέρη που θα έπρεπε η ενημέρωση των ενδιαφερομένων δύναται να αυξήσει τις προσδοκίες τους οδηγώντας σε απογοήτευση όταν οι σκοποί δεν επιτευχθούν.

Κατηγοριοποίηση μεθόδων συμμετοχικού σχεδιασμού

Κριτήρια επιλογής μεθόδων συμμετοχής Πρακτικά: 1. η διάρκεια 2. το κόστος 3. η τοποθεσία 4. η πολυπλοκότητα των διαδικασιών, 5. το επίπεδο γνώσης των συμμετεχόντων 6. Προσαρμοστικότητα της διαδικασίας στις ανάγκες και συνθήκες Ηθικά: 1. η αντιπροσωπευτικότητα, 2. αμεροληψία έναντι των συμμετεχόντων 3. η υπευθυνότητα που δημιουργεί στα μέρη 4. η εμπιστευτικότητα που προβλέπει 5. διαφάνεια.

Ομάδες εστίασης (focus groups) (1) Προέλευση: κοινωνική έρευνα και marketing, 1970 Εμπλεκόμενοι: άτομα με ενδιαφέρον για το θέμα συζήτησης Σκοπός: η σύνθεση προτιμήσεων και απόψεων Συμμετέχοντες: έως 12 άτομα με βοήθεια συντονιστή Διαδικασία: Αποτελείται από τρία στάδια και συνδυάζει στοχευμένη συνέντευξη και ομαδική συζήτηση

Ομάδες εστίασης (focus groups) (2) 1 ο στάδιο: επιλογή θέματος\θεμάτων, συμμετεχόντων, χώρου κλπ 2 ο στάδιο: διεξαγωγή συναντήσεων-συζητήσεων 3 ο στάδιο: ανάλυση, καταγραφή, δημοσιοποίηση αποτελεσμάτων

Ομάδες εστίασης (focus groups) (3) Χαρακτηρίζεται από υψηλό βαθμό διάδρασης μεταξύ των συμμετεχόντων, καλύτερη κατανόηση και εμπλοκή ατόμων με διαφορετικό δημογραφικό προφίλ Μεγάλη πιθανότητα κυριαρχίας λίγων απόψεων, ενώ δύσκολα βρίσκεται έμπειρος συντονιστής

Συμμετοχή, Πληροφόρηση, Επικοινωνία τα μέρη που θα συμμετέχουν θα πρέπει να λαμβάνουν πολύ καλή πληροφόρηση Αυτό σημαίνει πλήρη και αμερόληπτη ενημέρωση, την ίδια δηλαδή που θα λαμβάνουν και οι επίσημοι διαχειριστές που θα φέρουν και την ευθύνη των αποφάσεων.

Συμμετοχή, Πληροφόρηση, Επικοινωνία 1.συσκέψεις ενημέρωσης (briefings) 2.εκθέσεις (exhibits and displays) 3. feature stories, που αποτελούν νέες ιστορίες παρά ανακοινώσεις 4. ‘’αποθήκες’’ πληροφοριών, είτε σε δημόσια μέρη (πχ βιβλιοθήκες) ή μέσω διαδικτύου 5. χρήση διαδικτύου 6. αποστολή στα μέρη των σημαντικών τεχνικών και μη εκθέσεων 7. μαζικές αποστολές ταχυδρομείου 8. συνεντεύξεις και συμμετοχή σε τηλεοπτικές εκπομπές 9. newsletters 10. άρθρα στον τοπικό τύπο 11. δελτία τύπου 12. διαφημίσεις στον τοπικό τύπο 13. panel ομιλητών 14. παρουσιάσεις στις ομάδες ενδιαφερομένων 15. συμπόσια

ΤΕΛΟΣ!!!!!!!!!!!

Next Steps Describe what happens next: Research the ideas generated? Follow up with larger group? Generate action items for follow-up: Start turning ideas into reality.

Summarize Review ideas. Vote on top candidates and consolidate. Check requirements and restrictions. Trim list to top 5-10 ideas.