Microsoft Excel 4.2 Κελιά Κίκα Χρυσοστόμου

Εισαγωγή Η ύπαρξη κελιών στο Excel το καθιστά μοναδικό γιατί μέσα στα κελιά μπορούμε να πληκτρολογήσουμε χαρακτήρες, αριθμούς και τύπους. Μπορούμε να προσθέσουμε περιεχόμενο σε ένα κελί και να εκτελέσουμε κάποιες εργασίες διαχείρισης τους.

Πίνακες (ή Λίστες) Δεδομένων Πίνακας δεδομένων: Αποτελείται από μια ομάδα από γραμμές (εγγραφές) που έχουν δεδομένα σε στήλες (πεδία). Δηλαδή ένας πίνακας περιέχει πληροφορίες για κάθε αντικείμενο που περιέχεται στη λίστα. Π.χ. Λίστα με τους βαθμούς που πήραν διάφοροι μαθητές σε μια εξέταση. Η γραμμή περιέχει το αποτελέσμα του κάθε μαθητή ενώ η στήλη περίεχει πληροφορίες (όπως Αρ.Μαθητή, Όνομα, Βαθμός). * Για να αναγνωρίσει το Excel μια ομάδα από κελιά ως Πίνακα, αυτά πρέπει να είναι συνεχόμενα. Δηλαδή, δεν πρέπει να περιέχουν κενές σειρές ή στήλες ανάμεσα τους.

Πίνακες (ή Λίστες) Δεδομένων Επιλέγουμε τη περιοχή δεδομένων ή κάνουμε κλικ σε ένα κελί στα δεδομένα. Καρτέλα Insert, κουμπί Table Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Create Table. Εάν υπάρχουν επικεφαλίδες στηλών βεβαιωνόμαστε ότι έχει επιλεγεί το πλαίσιο ελέγχου My table has headers. Εάν δεν υπάρχουν θα τις δημιουργήσει το Excel (π.χ. Column 2). Ok Όσο ο πίνακας είναι ενεργοποιημένος εμφανίζεται η καρτέλα Design. Όταν πατήσω σε ένα σημείο του Φύλλου Εργασίας εκτός του Πίνακα αυτός γίνεται ανενεργός. *Για να επιλέξουμε το περιεχόμενο ενός Πίνακα κάνουμε κλικ σε ένα κελί του πίνακα και πατούμε Ctrl+A. Για να επιλέξουμε και τις επικεφαλίδες πατούμε ξανά Ctrl+A.

Πίνακες (ή Λίστες) Δεδομένων Για να επαναφέρουμε το πίνακα δεδομένων σε μια τυπική περιοχή τιμών: Κλικ στον πίνακα για να εμφανιστεί η καρτέλα Design Κλικ στο Convert to Range YES Τα δεδομένα δεν διαθέτουν πλέον τις ειδικές λειτουργίες πίνακα. Είναι απλά δεδομένα του Excel.

Εισαγωγή Δεδομένων σε Κελιά Για να εισάγουμε δεδομένα σε ένα κελί μετακινούμε το δείκτη του ποντικιού στο κελί αυτό, το επιλέγουμε και πληκτρολογούμε τα δεδομένα μας. Όταν τελειώσουμε την πληκτρολόγηση πατούμε ENTER. Έτσι γίνεται ενεργό το πιο κάτω κελί. (π.χ. Όταν καταχωρήσουμε κείμενο στο κελί C2 και πατήσουμε ENTER θα γίνει ενεργό το C3). Όταν πληκτρολογούμε κείμενο σε κελί και θέλουμε να ακυρώσουμε τη καταχώρηση πατούμε Cancel στη Γραμμή Τύπων (Formula Bar) ή ESC (πληκτρολόγιο).

Επιλογή Κελιών Επιλογή ενός κελιού: Μετακινούμε το Δείκτη Επιλογής Κελιών στην επιφάνεια του και κάνουμε κλικ. Επιλογή Συνεχόμενων Κελιών: Κάνουμε κλικ και με πατημένο το πλήκτρο του ποντικιού σύρουμε για να επιλέξουμε τη περιοχή που θέλουμε. Επιλογή στήλης και γραμμής: Κλικ στην επικεφαλίδα Επιλογή μη συνεχόμενων κελιών: Ctrl πατημένο και διαδοχικά να επιλέξουμε τα κελιά. Επιλογή ολόκληρου Φύλλου Εργασίας: Κουμπί Select All (πάνω αριστερά) ή Ctrl+A

Αλλαγή Περιεχομένου Κελιού Διπλό κλικ στο κελί που θέλουμε να κάνουμε την αλλαγή Το περιεχόμενο του κελιού εμφανίζεται στη Γραμμή Τύπων. Επίσης ενεργοποιούνται τα κουμπιά Cancel και Enter στη Γραμμή Τύπων. Μπορούμε να κάνουμε την αλλαγή στο κελί. Μπορούμε να διαγράψουμε κείμενο με το Backspace ή το Delete. Μπορούμε να πληκτρολογήσουμε επιπρόσθετο κείμενο. Πατούμε ENTER

Αναίρεση/Επανάληψη Εντολών Το Excel κρατάει στη μνήμη όλες τις αλλαγές που κάνουμε σε ένα Φύλλο Εργασίας και επιτρέπει να τις αναιρέσουμε και να επιφέρουμε το Φύλλο Εργασίας σε μια προηγούμενη κατάσταση. Κουμπί Undo ή CTRL+Z : Αναίρεση Κουμπί Redo ή CTRL+Y: Ακύρωση Αναίρεσης Τα κουμπιά αυτά βρίσκονται στη Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης.

Αναζήτηση Περιεχομένου Λειτουργία Find (Εύρεση) Καρτέλα Home, Find and Select (Εύρεση και Επιλογή), Find. Εναλλακτικά Ctrl+F Στο πλαίσιο Find what: πληκτρολογούμε τον αριθμό ή τη λέξη που θέλουμε να εντοπίσουμε. Πατούμε Find Next. Το Excel εξετάζει τα κελιά μέχρι να εντοπίσει το κείμενο που καθορίσαμε.

Αντικατάσταση Περιεχομένου Επιλέγουμε το τμήμα του Φύλλου Εργασίας όπου θέλουμε να περιορίσουμε την αναζήτηση μας. Αλλιών θα γίνει σε όλο το Φύλλο Εργασίας. Καρτέλα Home, εντολή Find and Select, Replace. Εναλλακτικά Ctrl+H Επιλέγουμε τη καρτέλα Replace Στο πλαίσιο Find what: πληκτρολογούμε τη λέξη ή φράση που θέλουμε να εντοπίσουμε και να αντικαταστήσουμε. Στο πλαίσιο Replace with: πληκτρολογούμε το κείμενο με το οποίο θα αντικαταστήσουμε το κείμενο στο πλαίσιο Find what: Πατούμε το Find Next Πατούμε το κουμπί Replace

Αντικατάσταση Περιεχομένου Σε περίπτωση που θέλουμε να αντικαταστήσουμε όλες τις περιπτώσεις : Πληκτρολογούμε το κείμενο που αναζητούμε και το κείμενο με το οποίο θα αντικαταστήσουμε πατούμε Find All Πατούμε Replace All

Ταξινόμηση Περιεχομένου Ταξινόμηση σε Αύξουσα σειρά (Ascending Order) ή σε Φθίνουσα σειρά (Descending Order). * Όταν σε μια στήλη υπάρχουν ελληνικοί και λατινικοί χαρακτήρες, οι λατινικοί έχουν προτεραιότητα στην ταξινόμηση. Αριθμοί Χαρακτήρες Αύξουσα σειρά 0…9 α (ή a)…ω (ή z) Α (ή A)…Ω (ή Z) Φθίνουσα σειρά 9…0 ω (ή z)…α (ή a) Ω (ή Z)…Α (ή A)

Ταξινόμηση σε Αύξουσα Αλφαβητική ή Αριθμητική Σειρά Κλικ σε ένα κελί στη στήλη που θέλουμε να ταξινομήσουμε Καρτέλα Home, κουμπί Sort and Filter (Ταξινόμηση και Φιλτράρισμα) Στο πτυσσόμενο μενού πατούμε Sort A to Z (Αύξουσα ταξινόμηση).

Ταξινόμηση σε Φθίνουσα Αλφαβητική ή Αριθμητική Σειρά Κλικ σε ένα κελί στη στήλη που θέλουμε να ταξινομήσουμε Καρτέλα Home, κουμπί Sort and Filter (Ταξινόμηση και Φιλτράρισμα) Στο πτυσσόμενο μενού πατούμε Sort Z to A (Φθίνουσα ταξινόμηση).

Ταξινόμηση Στοιχείων Πίνακα Στη σειρά με τις επικεφαλίδες του πίνακα πατούμε στο κάτω βέλος της στήλης με βάση την οποία θέλουμε να γίνει η ταξινόμηση Επιλέγουμε την εντολή Sort A to Z (Αύξουσα Ταξινόμηση) ή Sort Z to A (Φθίνουσα Ταξινόμηση) Εναλλακτικά: Καρτέλα Home, κουμπί Sort and Filter

Αντιγραφή Κελιών στο Ίδιο Φύλλο Εργασίας Επιλέγουμε το κελί που θέλουμε να αντιγράψουμε Copy (Ctrl+C ή Δεξί κλικ και Copy ή Καρτέλα Home, κουμπί Copy). Το περίγραμμα γίνεται διακεκομμένο Επιλέγουμε το κελί στο οποίο θα αντιγραφεί το κείμενο Paste (Ctrl+V ή Δεξί κλικ και Paste ή Καρτέλα Home, κουμπί Paste) Εναλλακτικός τρόπος: Επιλέγουμε το τμήμα του Φύλλου Εργασίας που θέλουμε να αντιγράψουμε Μετακινούμε το δείκτη του ποντικιού στο περίγραμμα της επιλογής Ctrl πατημένο και κλικ στο περίγραμμα. Σύρουμε τα επιλεγμένα κελιά

Αντιγραφή Κελιών Μεταξύ Φύλλων Εργασίας Επιλέγουμε το κελί που θέλουμε να αντιγράψουμε Copy (Ctrl+C ή Δεξί κλικ και Copy ή Καρτέλα Home, κουμπί Copy). Το περίγραμμα γίνεται διακεκομμένο Μετακινούμαστε στο Φύλλο Εργασίας που θέλουμε Paste (Ctrl+V ή Δεξί κλικ και Paste ή Καρτέλα Home, κουμπί Paste)

Αντιγραφή Κελιών Μεταξύ Βιβλίων Εργασίας Επιλέγουμε το κελί που θέλουμε να αντιγράψουμε Copy (Ctrl+C ή Δεξί κλικ και Copy ή Καρτέλα Home, κουμπί Copy). Το περίγραμμα γίνεται διακεκομμένο Ανοίγουμε το Βιβλίο Εργασίας που θέλουμε Paste (Ctrl+V ή Δεξί κλικ και Paste ή Καρτέλα Home, κουμπί Paste)

Χρήση Λαβής Συμπλήρωσης Λαβή Συμπλήρωσης (Fill Handle) Επιλέγουμε το κελί που περίεχει το τύπο που θέλουμε να αντιγράψουμε Τοποθετούμε το δείκτη του ποντικιού στην κάτω δεξιά γωνιά του κελιού μέχρι να εμφανιστεί ο δείκτης συμπλήρωσης. Σύρουμε τη λαβή συμπλήρωσης πάνω στα κελιά που θέλουμε να αντιγραφεί ο τύπος (μόνο σε κελιά που είναι οριζόντια ή κάθετα).

Αυτόματη Συμπλήρωση Σειρών Δεδομένων Πληκτρολογούμε τις πρώτες τιμές στη σειρά δεδομένων (π.χ. «Δευτέρα») Επιλέγουμε τα κελιά που περιέχουν τις τιμές αυτές Με τη λαβή συμπλήρωσης συμπληρώνουμε και τα υπόλοιπα κελιά Παραδείγματα: 09:00 Δευτέρα Ιανουάριος

Μετακίνηση Περιεχομένου Κελιών Μετακίνηση Κελιών στο Ίδιο Φύλλο Εργασίας Επιλέγουμε το κελί που θέλουμε να μετακινηθεί Το αποκόπτουμε (Cut) Το περίγραμμα γίνεται διακεκομμένο Επιλέγουμε το κελί που θα μετακινηθεί το κείμενο Επικόλληση (Paste) Εναλλακτικά: Επιλέγουμε το τμήμα του Φύλλου Εργασίας που θέλουμε να μετακινήσουμε Μετακινούμε το δείκτη του ποντικιού στο περίγραμμα Κλικ στο περίγραμμα και με το πλήκτρο του ποντικιού πατημένο σύρουμε τα επιλεγμένα κελιά στη θέση που θέλουμε.

Μετακίνηση Περιεχομένου Κελιών Μετακίνηση Κελιών Μεταξύ Φύλλων Εργασίας Επιλέγουμε το κελί που θέλουμε να μετακινήσουμε Το αποκόπτουμε (Ctrl+X). Το περίγραμμα γίνεται διακεκομμένο Μετακινούμαστε στο Φύλλο Εργασίας που θέλουμε Paste (Ctrl+V ή Δεξί κλικ και Paste ή Καρτέλα Home, κουμπί Paste)

Μετακίνηση Περιεχομένου Κελιών Μετακίνηση Κελιών Μεταξύ Βιβλίων Εργασίας Επιλέγουμε το κελί που θέλουμε να μετακινήσουμε Το αποκόπτουμε (Ctrl+X). Το περίγραμμα γίνεται διακεκομμένο Ανοίγουμε το Βιβλίο Εργασίας που επιθυμούμε Paste (Ctrl+V ή Δεξί κλικ και Paste ή Καρτέλα Home, κουμπί Paste)

Διαγραφή Περιεχομένου Κελιών Διαγραφή περιεχομένου ενός κελιού: Επιλέγουμε το κελί Κουμπί Backspace ή Delete Διαγραφή περιεχομένου ομάδας κελιών: Επιλέγουμε το τμήμα του Φύλλου εργασίας που θέλουμε να διαγράψουμε Κουμπί Delete Εναλλακτικά: Δεξί κλικ και Clear Contents (Απαλοιφή περιεχομένων)