Το τυπικό της ροταριανής συνεστίασης; ή η τυπική ροταριανή συνεστίαση; Τρι-ομιλική συνεστίαση –Εκπαιδευτικό σεμινάριο Το τυπικό της ροταριανής συνεστίασης; ή η τυπική ροταριανή συνεστίαση; Εισηγήτρια: ρ. Κοσμίδου Μαίρη Πρόεδρος ρ. ομίλου «Ροδόπη» Κομοτηνής
Τι είναι η ροταριανή συνεστίαση; Η ροταριανή συνεστίαση είναι το κύριο μέσο, με το οποίο επιδιώκεται ο βασικός σκοπός του Ρόταρυ, η αλληλογνωριμία και ανταλλαγή ιδεών και ειδήσεων μεταξύ επίλεκτων αντιπροσώπων από όλα τα επαγγέλματα κάθε τοπικής κοινωνίας. Εδώ προάγεται η ευκαιρία της γνωριμίας σαν ευκαιρία για υπηρεσία – επιτυγχάνοντας αυτό που ορίζεται στο Άρθρο 4, Σκοπός του ρόταρυ. Ο χώρος, το περιβάλλον, η διαδικασία και το σχετικό τελετουργικό είναι βασικοί παράγοντες που δημιουργούν αυτή την χαλαρή ποιοτική και πάντα ελεγχόμενη ατμόσφαιρα στην οποία κτίζουν τις φιλίες και τις δημόσιες σχέσεις τους χιλιάδες δραστήριοι και ανήσυχοι άνθρωποι σε όλο τον κόσμο.
Η τακτική εβδομαδιαία συνεστίαση Ορίζεται από το πρότυπο καταστατικό και επί μέρους θέματα διευκρινίζονται στον εσωτερικό κανονισμό κάθε ομίλου Στο άρθρο 5 του καταστατικού αναφέρονται: α) Πού και πότε λαμβάνει χώρα η συνεστίαση - συνάντηση Β) η δυνατότητα αλλαγής και Γ) η ματαίωση της συνάντησης από το ΔΣ Και τι ορισμένες συνθήκες για κάθε περίπτωση Όχι πάνω από 3 συνεχόμενες ματαιωμένες συνεστιάσεις.
Η τακτική εβδομαδιαία συνεστίαση Είναι μια βασική λειτουργία στη ζωή ενός ροταριανού ομίλου. Το Ρόταρυ δεν θα είχε γεννηθεί ποτέ, εάν ο Πωλ Χάρρις και οι τρεις άλλοι συνιδρυτές δεν είχαν συμφωνήσει να διατηρήσουν τις στις συναντήσεις μετά την πρώτη τους συνάντηση.
συναντήσεις Άρθρο 4 εσωτερικού κανονισμού: Ο τόπος και ο χρόνος Άρθρο 8 καταστατικού Το απαραίτητο 60% των παρουσιών στο όμιλό του ή σε άλλον όμιλο που αποδεικνύεται με ειδική βεβαίωση
Μια τυπική εβδομαδιαία συνεστίαση Άνοιγμα εργασιών (5 min) Γεύμα και περίοδος συναδέλφωσης (30 min) Χρόνος του προέδρου (20 min) Πρόγραμμα με τον ομιλητή (30 min) Κλείσιμο εργασιών (5 min) Συνολικός μέγιστος χρόνος: 1 ώρα και 30 λεπτά Μεγαλύτερες των δύο ωρών συνεστιάσεις είναι βέβαιο ότι δημιουργούν δυσφορία στους περισσότερους και ως εκ τούτου αποφεύγονται.
Για μια καλή εντύπωση Ο πρόεδρος και ο κοσμήτορας θα πρέπει να βρίσκονται στις θέσεις τους μισή ώρα πριν την συνεστίαση και να έχουν ήδη επιβλέψει τις τελευταίες λεπτομέρειες για την διαμόρφωση της αίθουσας και την πληρότητα του δείπνου. Εκτός από το λάβαρο και την Ελληνική σημαία, ιδιαίτερη ατμόσφαιρα προσδίδουν και ενδεχόμενα να υπάρχουν στην αίθουσα, ένα ταμπλό με φωτορεπορτάζ από τις δραστηριότητες του τελευταίου χρόνου, κορνιζαρισμένοι έπαινοι αξιόλογων δράσεων, σημαιάκια Ομίλων που έχουμε επισκεφθεί, μια κοινοτική Ευρωπαϊκή σημαία και ίσως κάποια υπόκρουση μουσικής δωματίου
Pre-Rotary Οι πρώτοι αφιχθέντες, στους οποίους συνήθως συμπεριλαμβάνεται και ο ομιλητής της βραδιάς, ξεκινούν τα περίφημα ροταριανά πηγαδάκια. Τους καλεσμένους τους υποδέχεται το διοικητικό συμβούλιο, τα μέλη του οποίου κυκλοφορούν ανάμεσα τους και συζητούν μαζί τους δημιουργώντας ζεστή και φιλόξενη ατμόσφαιρα.
Πώς καθόμαστε; Προεδρικό Τραπέζι ΔΙΟΙΚΗΤΗΣ ΤΙΜΩΜΕΝΟ πρόσωπο Γραμματέας ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΆΛΛΟΥ ΟΜΙΛΟΥ ΔΙΟΙΚΗΤΗΣ ΤΙΜΩΜΕΝΟ πρόσωπο Γραμματέας ΠΡΟΕΔΡΟΣ
Άνοιγμα των εργασιών Το χτύπημα της καμπάνας Ένα τέταρτο μετά την έναρξη προσέλευσης ο πρόεδρος έχει την ευθύνη να σημάνει έναρξη της συνεστίασης ανεξαρτήτως της σπουδαιότητας των λοιπών αργοπορημένων προσκεκλημένων. Έτσι εμπεδώνεται και επιβάλλεται το αυτονόητο, ότι μέσα στην αίθουσα της ροταριανής συνεστίασης απεκδύεται ο καθένας τον προσωπικό του τίτλο, τον εγωισμό και την ανταγωνιστικότητά του, θεωρεί όλους τους συνδαιτυμόνες του ίσους, σέβεται ως πολύτιμο τον χρόνο αλλά και την νοημοσύνη των παρισταμένων και προάγεται ένα κλίμα εμπιστοσύνης και αλληλεγγύης.
Η ρ. προσευχή «Κύριε Ἡμῶν Ἰησοῦ Χριστέ, εὐλόγησον τὴν συγκέντρωσιν ταύτην, καταξίωσον ἡμᾶς τῶν δωρεῶν τῆς ἀγάπης Σου καὶ καθοδήγησον ἡμᾶς εἰς ἐπιτέλεσιν τῶν ἐντολῶν Σου πρὸς τὸν πλησίον» Ροτ. Γερασίμου Κονιδάρη, Καθηγητή της Θεολογικής Σχολής του Πανεπιστημίου Αθηνών Το Ρόταρυ είναι πάνω και πέρα από θρησκείες, και αποδέχεται όλες τις θρησκείες του κόσμου στους κόλπους του.
Γεύμα και περίοδος συναδέλφωσης Μπορεί να είναι το πρωινό γεύμα, το μεσημεριανό ή το βραδινό Μπορεί να είναι μόνο ο καφές ή το ποτό – αν και υπάρχει απαγόρευση ποτού σε κάποιους εσωτερικούς κανονισμούς. Συμμετοχή μελών σε θεατρικά έργα, μουσικές παραστάσεις, συζητήσεις, ομιλίες, διαγωνισμούς και άλλα χαρακτηριστικά προγράμματα, προσθέτουν ενδιαφέρον στις εβδομαδιαίες συναντήσεις, αυξάνουν την συναδέλφωση ανάμεσα σε ροταριανούς και στους φίλους και επισκέπτες.
Η περίοδος του δείπνου από την πλευρά της επιδίωξης των στόχων του Ρόταρυ είναι ίσως η σημαντικότερη και δεν πρέπει να διακόπτεται από άσκοπες ανακοινώσεις και σχολιασμούς. Η διάρκειά της φτάνει έως τα 45 λεπτά και τελειώνει, ανεξαρτήτως εάν έχουν ολοκληρώσει το επιδόρπιό τους οι προσκεκλημένοι, με ένα διακριτικό κτύπημα της καμπάνας.
Οι καινοτομίες Οι νέες μορφές συνάντησης που γίνονται μέσω διαδικτυακής συνδρομής θα πρέπει επίσης να ακολουθούν το τυπικό και να συμβαίνουν το ίδιο περιοδικά για την αποφυγή της απομάκρυνσης και αποξένωσης.
Χρόνος προέδρου Ο/η πρόεδρος αναθέτει στον/στην γραμματέα: 1. Παρουσίαση των ροταριανών επισκεπτών και προσκεκλημένων με βάση το τυπικό ροταριανό προσκλητήριο 2. Ανάγνωση Αλληλογραφίας και ανακοινώσεων - Ανακοινώσεις 5 λεπτών αυστηρώς για θέματα προγράμματος και δράσης του Ομίλου, στις οποίες συνήθως ενσωματώνεται και επιγραμματική Ροταριανή Ενημέρωση. Πιθανόν νέες εισδοχές
Το πρωτόκολλο Το Ροταριανό Πρωτόκολλο ΔΙΟΙΚΗΤΕΣ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΣ, ΥΠΟΔΕΔΕΙΓΜΕΝΑ ΜΕΛΗ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ Δ.Ρ. ΠΡΩΗΝ ΔΙΟΙΚΗΤΕΣ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΣ (με σειρά αρχαιότητας) ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΑ ΜΕΛΗ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ Ρ.Ι. ΕΚΛΕΓΜΕΝΟΙ ΔΙΟΙΚΗΤΕΣ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΣ, ΜΕΛΗ ΕΠΙΤΡΟΠΩΝ ΖΩΝΩΝ ΒΟΗΘΟΙ ΔΙΟΙΚΗΤΕΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΣ–ΤΑΜΙΕΣ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΣ, ΜΕΛΗ ΕΠΙΤΡΟΠΩΝ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΣ ΠΡΟΕΔΡΟΙ ΟΜΙΛΩΝ, ΕΚΛΕΓΜΕΝΟΙ ΠΡΟΕΔΡΟΙ ΟΜΙΛΩΝ Το Πολιτικό & Πολιτειακό Πρωτόκολλο Ο Γενικός Γραμματέας της Αποκεντρωμένης Διοίκησης • ο Περιφερειάρχης • οι Βουλευτές • ο Πρόεδρος & ο Εισαγγελέας Εφετών • ο Ανώτερος Διοικητής Φρουράς Γενικός Αστυνομικός Διευθυντής της Περιφέρειας Ο Διοικητής της Περιφερειακής Διοίκησης των Πυροσβεστικών Υπηρεσιών Ο Δήμαρχος Ο Αντιπεριφερειάρχης Της Περιφερειακής Ενότητας οι Εκπρόσωποι ξένων δογμάτων
Η παρουσία ομιλητή Στη συνεστίαση υπάρχει πάντοτε ένας ομιλητής με διαφορετικό κάθε φορά θέμα ποικίλου περιεχομένου, και εντός των ενημερωτικών πλαισίων, καλύπτουν όλους τους τομείς, αποφεύγοντας, όμως, ομιλίες με έντονο πολιτικό ή θρησκευτικό περιεχόμενο. Υποχρέωσή μας η ενημέρωση του ομιλητή για τον διαθέσιμο χρόνο και τις παραπάνω «απαγορεύσεις»
Πρόγραμμα με ομιλητή Παρουσίαση του ομιλητή (από τον πρόεδρο της επιτροπής που είναι υπεύθυνη για την εκδήλωση, ή από τον γραμματέα) Ομιλία – όχι πάνω από 20 λεπτά Σχόλια του προέδρου ερωτήσεις των μελών – επισκεπτών
Υποχρεώσεις ομιλητή - προέδρου Υποχρέωση του Ομιλητή είναι να τηρήσει τον προκαθορισμένο χρόνο, όπως και υποχρέωση του προέδρου είναι να του το υπενθυμίσει ή και να τον διακόψει εφόσον χρειαστεί με ευγενικό πάντοτε τρόπο. Εάν η ώρα το επιτρέπει, ο πρόεδρος συντονίζει ένα γύρο ερωταπαντήσεων ώστε να ξεκαθαριστούν οι απορίες των προσκεκλημένων από την εισήγηση. Στο σημείο αυτό ο πρόεδρος έχει τρείς ευθύνες :
Υποχρέωση προέδρου Να μην επιτρέψει δευτερολογίες και ιδιαίτερα όταν περιέχουν αιχμηρές τοποθετήσεις και διαφαινόμενη εμπάθεια προς το πρόσωπο του ομιλητή αλλά και που παρουσιάζουν τον ομιλητή ως αδαή. Να μην εξαντλήσει τον Ομιλητή του με περισσότερες από 3-4 ερωτήσεις. Να παρουσιάζει τους ερωτώντες με το όνομα και την ιδιότητά τους.
γενικά Οι συναντήσεις πρέπει να έχουν ένα τυπικό επαγγελματισμού διαφορετικά δεν διαφέρουμε από άλλες μορφές συνεύρεσης και δεν μπορούμε να παρακολουθήσουμε όλοι τα δρώμενα, τεκτενόμενα αλλά και λεχθέντα. Μπορούν να αλλάξουν ώρα και μέρα για αποφυγή της ανίας και της απώλειας ενδιαφέροντος όσον βέβαια παραμένουν μια την εβδομάδα Να είναι ενδιαφέρουσες, φιλικές και να ανταποκρίνονται στα ενδιαφέροντα των συμμετεχόντων Στην προ-ροταριανή συνεύρεση και στην μετά το τέλος προαιρετική παρουσίας δεν υπάρχουν τυπικότητες Η επιλογή του γεύματος πρέπει να καλύπτει όλες τις ανάγκες και να υψηλού επιπέδου
Γενικά και ειδικά Έθιμα τα οποία οδηγούν στην απομάκρυνση μελών και μπορούν να διακοπούν, διακόπτονται Το κάπνισμα – το ρόταρυ προηγήθηκε των κρατών στην απαγόρευσή του καπνίσματος κατά τις συνεστιάσεις. Να μη γίνονται συζητήσεις κατ΄ ιδίαν και μεταξύ των μελών ιδιαίτερα κατά τη διάρκεια της ομιλίας του προσκεκλημένου ομιλητή Ροταριανός μπορεί Με γραπτή αίτηση προς το ΔΣ προβάλλοντας ικανή και επαρκή αιτία να αιτηθεί άδεια απουσίας από τις συνεστιάσεις για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. (Άρθρο 9, εσωτερικού κανονισμού)
Η τελευταία καμπάνα Πριν το Κλείσιμο των εργασιών Α) ευχαριστώντας ομιλητή και καλεσμένους μας Β) παραδίδουμε αναμνηστικό στον ομιλητή μας Β) υπενθυμίζουμε επόμενη συνάντηση και επόμενες δράσεις Χτυπώντας για τελευταία φορά την καμπάνα ενημερώνουμε για προαιρετική περαιτέρω παραμονή
Συμπέρασμα Η ροταριανή συνάντηση πρέπει να είναι: Ευχάριστη χωρίς να γίνεται «της πλάκας» Διαφορετική από ένα δείπνο σε ταβέρνα ή μια συνάντηση για καφέ Φιλική, γιατί ό,τι μπορεί να μας χωρίσει είναι έξω Παραγωγική για τον όμιλο Παραγωγική για μας τους ίδιους Ώστε τελικά να την αναζητούμε κάθε εβδομάδα
Ο Ινδός ποιητής Rabindranath Tagore έγραψε αναφερόμενος στο ρόταρυ και την ρ. ζωή του « Κοιμήθηκα και ονειρεύτηκα ότι η ζωή είναι ευτυχία. Ξύπνησα και είδα, ότι η ζωή είναι προσφορά υπηρεσίας. Προσέφερα υπηρεσίες και έμαθα, ότι με την προσφορά υπηρεσίας βρήκα την ευτυχία.» Η ροταριανή συνεστίαση δε θα πρέπει να είναι ένα σπατάλημα του χρόνου μας γιατί τότε είναι σπατάλημα της ζωής μας και του εαυτού μας. Η ρ. συνεστίαση είναι αξιοποίηση ευκαιριών και ανθρώπων.
« Ποτέ μην αμφιβάλεις, ότι μία μικρή ομάδα σκεπτόμενων, υποσχόμενων πολιτών μπορεί να αλλάξει τον κόσμο» ανθρωπολόγος Margaret Mead Σας Ευχαριστώ