ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ ΡΟΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Δαμιανός Χατζηαντωνίου Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών

Δημιουργία Διαγραμμάτων Ροής Για τη δημιουργία Διαγραμμάτων Ροής Δεδομένων (ΔΡΔ) πρέπει να γνωρίζουμε αρχικά: τον τρόπο λειτουργία της υποψήφιας εταιρείας τις επιχειρηματικές δραστηριότητες, στόχους και πολιτικές της τον τύπο και τον τρόπο αποθήκευσης κι αντιπροσώπευσης των δεδομένων τον τρόπο ελέγχου του συστήματος για πιστοποίηση των εισαχθέντων και καταχωρημένων δεδομένων Γι’ αυτό είναι βασικό να καθορίσουμε εξ΄αρχής τις βασικές δραστηριότητες της επιχείρησης ώστε να μπορέ- σουμε να προσδιορίσουμε τις διάφορες διαδικασίες, εξω- τερικές οντότητες και τη ροή των δεδομένων. Η δημιουργία ενός ΔΡΔ είναι μια εκ των άνω προς τα κάτω (top-down) διαδικασία και μπορεί να υλοποιηθεί σε μερικά επίπεδα.

Ροή δεδομένων (flow of data) Διαδικασία (process) Βασικές έννοιες Οντότητα (entity) Ροή δεδομένων (flow of data) Διαδικασία (process) Αποθηκευτικός χώρος (data store) 2.1 Στοιχεία Πελάτη Δημιουργία Καρτέλας πελάτη Πελάτης Π1 Αρχείο Πελατών

Context Diagram

Child Diagrams

Συχνά Λάθη

Άσκηση

Άσκηση - Λύση

Άσκηση Σχεδιάστε ένα ΔΡΔ επιπέδου 1 για το ταμείο ενός μικρού σούπερ μάρκετ. Ο πελάτης δίνει τα προϊόντα στο ταμείο. Οι τιμές των προϊόντων βρίσκονται από ένα αρχείο τιμών και αθροίζονται. Ο πελάτης πληρώνει και παίρνει την απόδειξη.

Άσκηση D1 Prices Items to Purchase Payment Receipt 2 look up prices 3 Customer Customer D1 Prices Prices Items to Purchase Payment Receipt 2 look up prices 3 compute total cost 4 payment &receipt 1 identify item Item ID Items& Prices Amount to be paid

Άσκηση Το ακόλουθο είναι ένα ΔΡΔ για ένα γραφείο τουρισμού. Διαβάστε το προσεκτικά κι επισημάνετε τυχόν λάθη, ανακρίβειες ή παραλείψεις σχεδιάζοντας το σωστό διάγραμμα.

Σχ. 9.EX1: Το λανθασμένο ΔΡΔ για το γραφείο τουρισμού PRIVATE TRAVEL AGENT D1 COST OF TOUR 1 check credit AIRLINE TRAVEL AGENT 2 determine tour desired TOURIST WITH CHARGE CARD TOURIST CASH PAYING TOURIST 3 make reservations D2 TRAVEL BROCHURES D3 TRAVEL ITENARY D4 CREDIT HISTORY Σχ. 9.EX1: Το λανθασμένο ΔΡΔ για το γραφείο τουρισμού

Σχ. 9.EX1: Το σωστό ΔΡΔ για το γραφείο τουρισμού PRIVATE TRAVEL AGENT cc# D1 COST OF TOUR prices AIRLINE TRAVEL AGENT 1 check credit 2 determine tour desired approval cc# tour accepted TOURIST WITH CHARGE CARD program TOURIST cc# CASH PAYING TOURIST 4 make reservations profile confirmation D2 TRAVEL BROCHURES D4 CREDIT HISTORY D3 TRAVEL ITENARY Σχ. 9.EX1: Το σωστό ΔΡΔ για το γραφείο τουρισμού

Λογικά και Φυσικά Διαγράμματα Πως λειτουργεί η εταιρεία / Πως θα υλοποιηθεί το σύστημα Διαδικασίες=εταιρικές δραστηριότητες / προγράμματα Συλλογές δεδομένων / Αρχεία, βάσεις δεδομένων

Λογικό Διάγραμμα D1 Prices Items to Purchase Payment Receipt 2 look up Customer Customer D1 Prices Prices Items to Purchase Payment Receipt 2 look up prices 3 compute total cost 4 payment &receipt 1 identify item Item ID Items& Prices Amount to be paid

Φυσικό Διάγραμμα D1 UPC Code Item Description and Prices Items to Customer Customer D1 UPC Price File UPC Code Item Description and Prices Items to Purchase Payment Receipt 4 collect money and give receipt 1 pass items over scanner 2 look up code and price in file 3 compute total cost UPC Bar Code Items& Prices Amount to be paid D1 Temp. Trans File

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ 1: επιχείρηση ενοικίασης ταινιών Η υποψήφια εταιρεία είναι μια αλυσίδα ενοικίασης βιντεοταινιών. Το επιχειρησιακό σχέδιο περιλαμβάνει τη δημιουργία μερικών μαγαζιών σε μια μεγάλη αστική περιοχή. Μέρος της πολιτικής της εταιρείας είναι η δωρεάν ενοικίαση ταινιών σε συχνούς πελάτες ώστε να κερδιθεί όσο το δυνατόν μεγαλύτερο κομμάτι της αγοράς. Στόχος είναι η επιβράβευση των «καλών» πελατών με ένα μηνιαίο bonus πρόγραμμα (αντίστοιχο με εκείνο των μιλίων από τις αεροπορικές εταιρείες).

Σύνοψη διαδικασιών του συστήματος ενοικίασης ταινιών Ο νέος πελάτης συμπληρώνει μια αίτηση ώστε να παραλάβει (μετά την πιστοποίηση των στοιχείων του) την κάρτα ενοικίασης. Μόλις ο πελάτης επιλέξει τις ταινίες του και προσκομίζοντας την κάρτα του, ο ταμίας υπολογίζει το σύνολο, το καταχωρεί στο αρχείο του πελάτη κι δίνει στον πελάτη την απόδειξή του μαζί με την ημερομηνία επιστροφής. Αν ο πελάτης επιστρέψει την ταινία με καθυστέρηση το ανάλογο πρόστιμο αναγράφεται στο αρχείο του πελάτη. Αν ο πελάτης χρωστάει κάποιο ποσό είναι υποχρεωμένος να το εξοφλήσει την επόμενη φορά πριν νοικιάσει κάποια ταινία ξανά. Η εταιρεία έχει μια σειρά από πολιτικές σχεδιασμένες ώστε να επιτύχουν το μέγιστο ανταγωνιστικό όφελος. Στο τέλος του μήνα εξέταζεται η κίνηση του κάθε πελάτη. Πελάτες με πάνω από $50 λαμβάνουν, μια ευχαριστήρια επιστολή, κι ως bonus κάποια (ανάλογα με το πόσα χρήματα έχουν ξοδέψει αυτό το μήνα) κουπόνια για δωρεάν ενοικίαση ταινιών. Στο τέλος του χρόνου για εκείνους τους πελάτες που έχουν ξοδέψει τουλάχιστον $250 τους αποστέλλεται μια ευχαριστήρια επιστολή, δωρεάν κουπόνια για ενοικίαση ταινιών καθώς κι ενα κουπόνι για τη δωρεάν αγορά μιας ταινίας (εφόσον ο πελάτης έχει ξοδέψει περισσότερα από δύο φορές το bonus όριο).

Σε συνεργασία με τους ιδιοκτήτες της επιχείρησης συντάσουμε αναλυτικά τις δραστηριότητες της επιχείρησης ώστε να μπορέσουμε να δημιουργήσουμε αρχικά ένα γενικό διάγραμμα (context diagram). Το γενικό διάγραμμα απεικονίζει το γενικό πλαίσιο ολόκληρου του συστήματος. Καθώς το σύστημα πρέπει να παρακολουθεί τον αριθμό ταινιών που ο κάθε πελάτης νοικιάζει, στο διάγραμμα η εξωτερική οντότητα ΠΕΛΑΤΗΣ (CUSTOMER) παράγει και δέχεται τις περισσότερες ροές δεδομένων.

Άσκηση Σχεδιάστε το context διάγραμμα για το προηγούμενο παράδειγμα.

Το Γενικό ΔΡΔ

Δημιουργία Λογικού Διαγράμματος Για τη σωστή σχεδίαση του ΔΡΔ πρέπει να ρωτήσουμε: «τι πληροφορίες χρειάζονται για την ενοικίαση μιας ταινίας;» Η ενοικίαση μιας ταινίας δημιουργεί ένα CASH TRANSACTION. Ως συνέπεια το αρχείο του πελάτη εμφανίζεται και ενημερώνεται με τη νέα πράξη ενοικίασης (το ποσό προστίθεται στο προηγούμενο). Ταυτόχρονα, τα στοιχεία της ενοικίασης (π.χ. ημερομηνία, ταινία) – RENTAL INFORMATION – καταχωρούνται επίσης στα αρχεία της εταιρείας (MANAGEMENT REPORTS) για περαιτέρω ανάλυση με στόχο τη λήψη αποφάσεων (π.χ. μελλοντική μείωση της τιμής) σε σχέση πάντα με τη βελτίωση της ανταγωνιστικής βάσης και την αύξηση των κερδών της εταιρείας. Το λογικό ΔΡΔ που αρχικώς δημιουργείται απεικονίζει τι κάνει το σύστημα, τι στοιχεία αποθηκεύονται, ποιός ή τι παράγει τα δεδομένα και που πάνε τα αποτελέσματα. Με βάση το αρχικό λογικό ΔΡΔ σχεδιάζεται ένα πιό αναλυτικό διάγραμμα (child diagram) που περιγράφει πλήρως τη λογική του συστήματος που απαιτείται για την παραγωγή των αποτελεσμάτων.

Σχ. 9.14: Το Λογικό ΔΡΔ επιπέδου 1

Σχ. 9.15: Το Αναλυτικό Λογικό ΔΡΔ επιπέδου 2

Δημιουργία Φυσικού Διαγράμματος Στο φυσικό διάγραμμα τα ονόματα των ροών έχουν αλλάξει ώστε να αντικατροπτίζουν τη μέθοδο υλοποίησης. Τα απαραίτητα αρχεία για την καταχώρηση των δεδομένων αναγράφονται στο διάγραμμα, π.χ. VIDEO MASTER FILE, CASH TRANSACTION FILE, RENTAL TRANSACTION FILE. Επίσης όλες οι αναγκαίες διαδικασίες (π.χ. Rent Video Items, Check In Customer Video Return, Add New Customer) επισημαίνονται ώστε να γίνει εμφανές η σειρά με την οποία παράγονται τα διάφορα αποτελέσματα. Όπως και στην περίπτωση του λογικού διαγράμματος το φυσικό διάγραμμα μπορεί περαιτέρω να αναλυθεί περιγράφοντας λεπτομερώς τις διάφορες διαδικασίες (π.χ. Scan Customer Rental Card, Print Customer Rental Receipt).

Σχ. 9.16: Το Φυσικό ΔΡΔ

Σχ. 9.17: Το Αναλυτικό Φυσικό ΔΡΔ

Διαμερισμός Διαγράμματος Ροής Ο διαμερισμός ενός ΔΡΔ γίνεται ώστε να μπορούμε να καθορίσουμε ποιά κομμάτια μπορούν να αναχθούν σε χειροκίνητες διαδικασίες και ποιά σε υπολογιστικά προγράμματα. Χρειάζεται να αναλύσουμε κάθε διαδικασία ώστε να προσδιορίσουμε για το αν θα αυτοματοποιηθεί ή όχι. Παραδείγματα χειροκίνητων διαδικασιών αποτελούν η συμπλήρωση/έλεγχος εντύπων, παραλαβή παραγγελιών, κλπ. Οτιδήποτε απαιτεί τη χρήση υπολογιστή μπορεί να χαρακτηριστεί αυτοματοποιημένη διαδικασία. Διαμερισμός ενός ΔΡΔ μπορεί να γίνει όταν διαφορετικές διαδικασίες απευθύνονται σε διαφορετικές μεταξύ τους ομάδες χρηστών, ή όταν διάφορες διαδικασίες χρειάζεται να πραγματοποιηθούν σε διαφορετικές χρονικές στιγμές. Διαδικασίες που πρόκειται να αυτοματοποιηθούν (δηλαδή να γίνουν προγράμματα) περικλείονται με διακεκομμένη γραμμή.

Σχ. 9.18: Διαμερισμός του Φυσικού Διαγράμματος Ροής

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ 2: επιχείρηση παραγγελιών κι αποστολής ενδυμάτων ταχυδρομικώς Η υποψήφια επιχείρηση παραλαμβάνει παραγγελίες για ενδύματα είτε τηλεφωνικώς είτε με φαξ είτε λαμβάνοντας ταχυδρομικώς το έντυπο που συμπεριλαμβάνεται στους διαφημιστικούς καταλόγους της. Η αποστολή των παραγγελιών γίνεται μέσω ταχυδρομείου. Η επιχείρηση έτσι αποφεύγει το υψηλό κόστος που συνεπάγεται η διατήρηση καταστημάτων (ενοίκιο, προσωπικό, συντήρηση) κι η διανομή/μεταφορά των ενδυμάτων ενώ ταυτόχρονα μπορεί να δέχεται παραγγελίες από οποιοδήποτε μέρος (τα μεταφορικά συνήθως επιβαρύνουν τον αγοραστή).

Σύνοψη διαδικασιών του συστήματος παραγγελιών με το ταχυδρομείο Εισαγωγή νέου πελάτη στο βασικό αρχείο (master file). Σε κάθε νέο πελάτη δίνεται ένας αριθμός τον οποίο μπορεί θα να χρησιμοποιήσει όταν δίνει παραγγελίες. Σε οποιαδήποτε στιγμή είναι διαθέσιμη η τιμή ενός είδους καθώς και η ποσότητα προς πώληση. Η επεξεργασία μιας παραγγελίας αρχιζει με την επιβεβαίωση των στοιχείων του πελάτη. Εαν ο πελάτης δεν υπάρχει στο αρχείο τότε προστίθεται στο βασικό αρχείο. Με την εισαγωγή νέων παραγγελιών τα πεδία «πελάτης» και «είδος» ενημερώνονται στο βασικό αρχείο. Εάν η παραγγελία περιλαμβάνει ποσότητα μεγαλύτερη από ότι είναι διαθέσιμη τότε γινεται επιπλέον παραγγελία στην αποθήκη του προμηθευτή. Μόλις η επιπλέον ποσότητα φτάσει αποστέλλεται στον πελάτη. Μόλις η παραγγελία εκτελεστεί τα είδη στέλνονται στην αποθήκη διανομής. Δελτίο αποστολής συνοδεύει την παραγγελία. Προετοιμάζονται οι ετικέττες για τη ταχυδρόμηση της παραγγελίας στον πελάτη. Με βάση την παραγγελία ετοίμαζεται και το τιμολόγιο για όλους τους πελάτες που χρεώνουν τα αγαθά στο λογαριασμό τους με την εταιρεία. Τα στοιχεία της παραγγελίας αποστέλλονται στο τμήμα λογαριασμών προς είσπραξη (Accounts Receivable) του λογιστηρίου.

Δημιουργία του ΔΡΔ Βασιζόμενοι στην προηγούμενη λίστα με τις διάφορες διαδικασίες μπορούμε να προχωρήσουμε στο σχεδιασμό ενός γενικού διαγράμματος ροής. Το ακόλουθο διάγραμμα περιγράφει το σύστημα επεξεργασίας παραγγελιών. Τα αντικείμενα CUSTOMER, ACCOUNTING , ACCOUNTING και WAREHOUSE αποτελούν τις εξωτερικές οντότητες ενώ τα και WAREHOUSE αποτελούν τις εξωτερικές οντότητες ενώ τα ACCOUNTS RECEIVABLE REPORT και CUSTOMER BILLING STATEMENT είναι οι ροές δεδομένων. Στη συνέχεια εξετάζοντας τη λίστα διαδικασιών σε μεγαλύτερο βάθος μπορούμε να οδηγηθούμε στο αναλυτικό λογικό ΔΡΔ (επίπεδο 0) που περιλαμβάνει περισσότερες διαδικασίες και βάσεις δεδομένων.

Σχ. 9.20: Το Γενικό ΔΡΔ

Σχ. 9.21: Το Λογικό ΔΡΔ επιπέδου-1

Αναλύοντας περαιτέρω τις διαδικασίες του διαγράμματος επιπέδου-0 προκύπτει το διάγραμμα επιπέδου-1. Προσοχή πρέπει να δοθεί στις ετικέττες των διαφόρων διαδικασιών και ροών ώστε να σημαντικές. Κάποιος μπορεί να μετατρέψει το ΔΡΔ επιπέδου-1 σε ΔΡΔ επιπέδου εάν αντιστοίχως αναλύσει τις διαδικασίες σε υποδιαδικασίες φροντίζοντας τη σωστή και συνεπή αρίθμησή τους (π.χ. 1, 1.1, 1.2,...). Το ΔΡΔ μπορει επίσης να διαμερισθεί, κάτι που μπορεί να φανεί ιδιαίτερα χρήσιμο για τη φάση της υλοποίησης αργότερα. Στο παράδειγμα μας οι διαδικασίες 1 & 2 ενοποιούνται καθώς έχει νόημα να προσθέσουμε στο σύστημα ένα νέο πελάτη τη στιγμή που παραλαμβάνουμε την (πρώτη του) παραγγελία.

Σχ. 9.22: Το Λογικό ΔΡΔ επιπέδου-2 Σχ. 9.22: Το Λογικό ΔΡΔ επιπέδου-2

Σχ. 9.23: Το Φυσικό ΔΡΔ επιπέδου-2

Σχ. 9.24: Το Διαμερισμένο ΔΡΔ (μέρος του ΔΡΔ επιπέδου-1)

Άσκηση Δώστε το ΔΡΔ επιπέδου-1 που να υπολογίζει τη μισθοδοσία ενός υπαλλήλου (με βάση τις ώρες που δούλεψε) και να τυπώνει το τσεκ του. Στη συνέχεια αναλύστε περαιτέρω μια από τις διαδικασίες προσθέτοντας υποδιαδικασίες, ροές και βάσεις δεδομένων.

Το ΔΡΔ για τον υπολογισμό μισθοδοσίας υπαλλήλων Υπάλληλος Οικογενειακή Κατάσταση Κλιμάκια Παρακρατήσεων 1 Δημιουργία Χρονο- καρτέλλας D1 Αρχείο Υπαλλήλων D4 Πίνακας Κλιμακίων Φάκελλος Υπαλλήλου 2 Υπολογισμός Μεικτού Μισθού 3 Υπολογισμός Παρακρα- τήσεων Μεικτό Ποσό D2 Αρχείο Εργατοωρών D3 Αρχείο Μισθοδοσίας Ποσό Παρακρατήσεων Διασταύρωση Στοιχείων Μισθού Ποσό Παρακρατήσεων 4 Υπολογισμός Καθαρού Ποσού 6 Δημιουργία Αρχείου Διασταύρωσης Μισθών Μεικτό Ποσό Καθαρό Ποσό Στοιχεία Μισθού 5 Έκδοση Μισθού Μεικτό Ποσό Υπάλληλος Απόδοση Μισθού D1 Αρχείο Υπαλλήλων Αρχείο Υπαλλήλου Το ΔΡΔ για τον υπολογισμό μισθοδοσίας υπαλλήλων

Το ΔΡΔ για την διαδικασία έκδοση επιταγής μισθοδοσίας υπαλλήλων Μεικτό Ποσό Ποσό Παρακρατήσεων Ποσό Παρακρατήσεων Ποσό Παρακρατήσεων Μεικτό Ποσό 5.1 Eνημέρωση Αρχείου Υπαλλήλων 5.2 Ενημέρωση Λογαριασμού Εταιρείας 5.3 Απόδοση Φόρων 5.4 Απόδοση Ασφαλιστι- κών συνεισφορών Καθαρό Ποσό Αρχείο Υπαλλήλου D1 Αρχείο Υπαλλήλων D5 Τραπεζικός Λογαριασμός Εταιρείας D6 Τραπεζικός Λογαριασμός Εφορίας D7 Τραπεζικός Λογαριασμός Ασφαλιστικού Ταμείου 5.6 Απόδοση Μισθού 5.8 Ενημέρωση Λογαριασμού Υπαλλήλου 5.5 Μισθοδοσία Στοιχεία Μισθού Καθαρό Ποσό Καθαρό Ποσό Καθαρό Ποσό Καθαρό Ποσό 5.6 ‘Εκδοση Επιταγής Μισθοδοσίας D7 Τραπεζικός Λογαριασμός Υπαλλήλου Το ΔΡΔ για την διαδικασία έκδοση επιταγής μισθοδοσίας υπαλλήλων