15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ1 Κεντρική Διαχείριση Παραγγελίας Άρθρων στο Πανεπιστήμιο Αθηνών Παναγιώτα Μπουρογιάννη, Γιώργος Πυρουνάκης Υπολογιστικό Κέντρο Βιβλιοθηκών Εθνικό & Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ2 Στόχοι  Κεντρική υποστήριξη των διαδικασιών παραγγελίας και αποστολής άρθρων από περιοδικά, πρακτικά συνεδρίων.  Ενιαία ροή εργασίας της υπηρεσίας για όλες τις Βιβλιοθήκες του ΕΚΠΑ και προς όλους τους χρήστες.  Ενιαίο περιβάλλον εργασίας για το προσωπικό, ανεξάρτητα από τον προμηθευτή άρθρων (ΕΚΤ, British Library ή άλλος).  Εξοικονόμηση χρόνου από το προσωπικό των βιβλιοθηκών.  Καλύτερη εξυπηρέτηση των χρηστών με μικρότερο χρόνο ικανοποίησης των αιτημάτων τους (διακίνηση άρθρων σε ηλεκτρονική μορφή).

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ3 Γενικά Στοιχεία  Έναρξη υπηρεσίας: Ιούνιος 2004  Συμμετοχή των 10 από τις 47 βιβλιοθήκες του Εθνικού και Καποδιστριακού Πανεπιστημίου Αθηνών (ΕΚΠΑ).  Συνεργασία με το Συλλογικό Κατάλογο του ΕΚΤ και την British Library για την παραγγελία άρθρων.  Η υπηρεσία δημιουργήθηκε στο πλαίσιο του έργου «Εμπλουτισμός και Αναβάθμιση της Βιβλιοθήκης του ΕΚΠΑ» του Β` ΕΠΕΑΕΚ.

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ4 Ομάδες χρηστών υπηρεσίας  Τελικοί χρήστες (μέλη ΔΕΠ, φοιτητές, ερευνητές)  Προσωπικό των βιβλιοθηκών  Υπεύθυνος για την Κεντρική Διαχείριση της υπηρεσίας

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ5 Σενάρια Χρήσης 1. Ένας χρήστης του ΕΚΠΑ κάνει παραγγελία ενός άρθρου από έναν εξωτερικό προμηθευτή (Το Πανεπιστήμιο λειτουργεί ως πελάτης). 2. Μια Βιβλιοθήκη του ΕΔΕΤΒ κάνει παραγγελία άρθρου από το ΕΚΠΑ (Το Πανεπιστήμιο λειτουργεί ως προμηθευτής). 3. Ένας χρήστης μιας Βιβλιοθήκης του ΕΚΠΑ κάνει παραγγελία από άλλη Βιβλιοθήκη του ΕΚΠΑ (Ενδο-πανεπιστημιακή παραγγελία άρθρου).

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ6 Παράδειγμα ροής εργασίας

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ7 Προσωπικό Βιβλιοθήκης  Λιγότερες ευθύνες σε σχέση με το προηγούμενο μοντέλο  Επικοινωνία και καθοδήγηση του τελικού χρήστη  Οπτική σάρωση του άρθρου που ζητήθηκε από εξωτερική βιβλιοθήκη  Δεν είναι απαραίτητη η επικοινωνία με τους προμηθευτές που συνεργάζονται με το ΕΚΠΑ

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ8 Υπηρεσία Κεντρικής Διαχείρισης Βιβλιοθήκες του ΕΚΠΑΒιβλιοθήκες του ΕΔΕΤΒ, British Library Παραγγελία άρθρου Κεντρική Διαχείριση Προώθηση αίτησης Αποστολή άρθρου Προώθηση άρθρου Αποστολή άρθρου Προώθηση άρθρου Παραγγελία άρθρου Προώθηση αίτησης

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ9 Χαρακτηριστικά της εφαρμογής  Η εφαρμογή για την κεντρική διαχείριση παραγγελίας άρθρων υλοποιήθηκε από το Υπολογιστικό Κέντρο Βιβλιοθηκών στην πλατφόρμα Lotus Notes / Domino.  Οικεία πλατφόρμα στο προσωπικό των βιβλιοθηκών ( , on-line help, ιστοσελίδες βιβλιοθηκών).  Όλα τα βήματα για το προσωπικό των Βιβλιοθηκών και την Κεντρική Διαχείριση γίνονται μέσω της ενιαίας πλατφόρμας  Παραγγελία / παραλαβή άρθρου  Αποστολή άρθρου στην εξωτερική βιβλιοθήκη  Σάρωση άρθρου  Καταχώρηση περιοδικών  Ταυτόχρονα παρέχεται φόρμα μέσω web για την καταχώρηση παραγγελιών από τους χρήστες.

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ10 Παράδειγμα  Ένας φοιτητής του Πανεπιστημίου Αθηνών επιθυμεί να αποκτήσει ένα άρθρο, που δεν διατίθεται στη συλλογή των περιοδικών του ΕΚΠΑ (εντύπων και ηλεκτρονικών) ή της HEAL-LINK.  Αποφασίζει να παραγγείλει το άρθρο από μια βιβλιοθήκη του ΕΔΕΤΒ που το διαθέτει.

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ11 Αρχική Ιστοσελίδα

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ12 Φόρμα Παραγγελίας Άρθρου

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ13 Εμφάνιση Νέας Αίτησης

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ14 Επεξεργασία Νέας Αίτησης

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ15 Εμφάνιση στην Κεντρική Διαχείριση

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ16 Προώθηση Αίτησης στο ΕΚΤ

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ17 Παραλαβή και μετατροπή άρθρου Ταχυδρομείο Fax Ariel Σάρωση εγγράφου Μετατροπή σε αρχείο PDF Ηλεκτρονικό Αρχείο (PDF, TIFF) Scanner Fax Server Ariel Server

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ18 Εισαγωγή αρχείου στο σύστημα

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ19 Εκτύπωση άρθρου για χρήστη

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ20 Πλεονεκτήματα της Κεντρικής Διαχείρισης  Μείωση του χρόνου απασχόλησης για το προσωπικό των βιβλιοθηκών.  Ενιαίο περιβάλλον εργασίας του προσωπικού των βιβλιοθηκών, ανεξάρτητα από τον εξωτερικό προμηθευτή.  Ενοποιημένες υπηρεσίες των βιβλιοθηκών προς το χρήστη: πιο προσιτές, λειτουργικές και αξιόπιστες.  Συνεργασία των εξωτερικών προμηθευτών με το Πανεπιστήμιο Αθηνών συνολικά και όχι με κάθε βιβλιοθήκη ξεχωριστά.

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ21 Προβλήματα - Βελτιώσεις  Ανάγκη αυτοματοποίησης της επικοινωνίας με το σύστημα του ΕΚΤ  Παραλαβή και αποστολή στοιχείων παραγγελίας  Ενημέρωση βάσης δεδομένων περιοδικών (έγινε το πρώτο βήμα με την συμπλήρωση αρχείου Excel)

15 Νοεμβρίου 2005ΥΚΒ - ΕΚΠΑ22  Συμμετοχή των υπόλοιπων βιβλιοθηκών του Πανεπιστημίου Αθηνών.  Συνεργασία με περισσότερους προμηθευτές για την παραγγελία άρθρων.  Αυτοματοποίηση παραγγελίας άρθρου με τη χρήση ζεύγους ονόματος και κωδικού χρήστη. Μελλοντικά Σχέδια