Αρχες διοικησησ & διαχειρισησ εργων 301 – Διάλεξη 2

οργανισμοσ Μετασχηματίζει πόρους σε ενέργειες. Να θυμηθούμε ότι… οργανισμοσ Κάθε οργανισμός επιτελεί μία βασική λειτουργία: Μετασχηματίζει πόρους σε ενέργειες. Αυτό πράτουν εξίσου οι εμπορικές επιχειρήσεις, οι φορείς του δημόσιου τομέα, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί, οι μη κυβερνητικές οργανώσεις......και το σώμα μας

ΣΤΟΧΟΘΕΣΙΑ ΚΑΙ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ 301 – Διάλεξη 2

ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΕσ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΕΙΣ ΑΝΑΛΟΓΑ ΜΕ ΤΟΝ ΤΟΠΟ Τοπικό, Εθνικό, Διεθνές ΜΕ ΤΗΝ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ Υψηλής, Χαμηλής ΜΕ ΤΟ ΕΠΙΠΕΔΟ Στρατηγικό, Τακτικό ΜΕ ΤΗΝ ΚΑΤΕΥΘΥΝΣΗ Δημιουργικό, Επίλυση, Επιχειρησιακό ΜΕ ΤΗΝ ΠΡΟΘΕΣΗ Βελτίωση, Ρηξικέλευθο

ΚΟΙΝΗ ΒΑΣΗ Όνομα και συνοπτική περιγραφή Εύρος και στρατηγική Αντικείμενα (σε όρους διάρκειας, κόστους, ποιότητας) Αναμενόμενα οφέλη για κάθε σημαντικό εμπλεκόμενο μέρος Διακινδύνευση και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας – αποτυχίας Απαιτούμενοι πόροι (δεξιότητες, προϋπολογισμός, ημερολόγιο εργασιών, εξοπλισμός) Αναγκαίοι περιορισμοί Οργάνωση και μεθοδολογία Χρηματοδότηση Σχετική προηγούμενη εμπειρία

THE CHANNEL TUNNEL ΟΝΟΜΑ ΕΡΓΟΥ Channel Tunnel Σύντομη περιγραφή Υποθαλλάσιο τούνελ που συνδέει τις ακτές ΗΒ και Γαλλίας εξυπηρετώντας την κίνηση αυτοκινήτων και τραίνων Αντικείμενα Ολοκλήρωση πριν το καλοκαίρι του 1994. Κόστος 40 δισ. £. Διέλευση σε 30 min σε καθαρές, ήρεμες και ασφαλείς συνθήκες. Προσδοκώμενα οφέλη Παρίσι – Λονδίνο σε 3 ώρες. Ανεμπόδιστη σύνδεση ασχέτως συνθηκών. 18% απόδοση για τα 5 πρώτα έτη λειτουργίας και 15% μετά. Αύξηση του τουρισμού στην περιοχή. Έσοδα και εμπειρία για τις κατασκευαστικές εταιρείες κοκ Κίνδυνοι Αύξηση τιμών στα υλικά. Αύξηση των απαιτήσεων ασφαλείας. Μη προβλέψιμη δομή βράχων. Φυσικές καταστροφές. Μείωση της κίνησης κοκ Κρίσιμοι παράγοντες Καλές εργασιακές σχέσεις. Πόροι Τρυπάνια για εξόρυξη σηράγγων, υδραυλικοί – μηχανικοί, μηχανικοί οδοποιίας, διοικητικό προσωπικό κοκ Οργανωτική δομή Γραφείο διαχείρισης του φορέα, ισοδύναμη κατανομή των συμβολαίων στις εταιρείες των χωρών που χρηματοδοτούν το έργο Μέθοδοι Από κοινού καθορισμός μεθόδων και συστημάτων διαχείρισης έργων Χρηματοδότηση Τράπεζες, κυβερνήσεις, χρηματοδοτικά funds κοκ Προηγούμενη εμπειρία Alpine project, Highlands projects, far East projects κοκ

Ο κυκλοσ ζωησ του εργου 301 – Διάλεξη 2

Ο κυκλοσ ζωησ του εργου Η σειρά των ενεργειών που απαιτούνται από τη σύλληψη της ιδέας μέχρι και την ολοκλήρωση (???) κάθε έργου Αρχίζει με τον προσδιορισμό της ιδέας, συνεχίζεται με την ανάπτυξη της ιδέας και την έκφρασή της μέσα από ένα σχέδιο εργασίας, το οποίο μπορεί να εφαρμοστεί στην πράξη και στη συνέχεια να αξιολογηθεί Οι ιδέες προσδιορίζονται στα πλαίσια μιας στρατηγικής στην οποία συμφωνούν ο κύριος του έργου και ο ανάδοχος Τα σημαντικά ορόσημα μεταξύ των φάσεων του κύκλου ζωής αναπαριστούν τα σημεία λήψης αποφάσεων υψηλού επιπέδου Οι φάσεις σε πολλές περιπτώσεις μπορεί, και συχνά συμβαίνει, να επικαλύπτονται. .

Δομημένη και επικαιροποιημένη Ο κυκλοσ ζωησ του εργου Ο κύκλος ζωής του έργου παρέχει μια «δομή» που εξασφαλίζει τη συμμετοχή των εμπλεκόμενων στο έργο, καθώς και τη διαθεσιμότητα των απαραίτητων πληροφοριών που πιθανώς να χρησιμεύσουν κατά τη διάρκεια της ζωής του έργου Δομημένη και επικαιροποιημένη λήψη αποφάσεων

Ο κυκλοσ ζωησ του εργου

Ο ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΣΤΗΝ PM2 Προσπάθεια Έναρξη Σχεδιασμός Υλοποίηση Κλείσιμο Χρόνος Παρακολούθηση & Έλεγχος

Το ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ της PM2 Κύριοι συντελεστές Έργου Κύριος Έργου Διαχειριστής Έργου Κύρια Ομάδα Έργου Ενδιαφερόμενα Μέρη Έργου εκκινεί σχεδιάζει εκτελεί αξιολογούν Αίτημα Έναρξης Έργου Εισροές Φάσης Έκθεση Επιχειρησιακής Σκοπιμότητας Καταστατικό Έργου Σχέδιο Εργασιών Έργου Παραδοτέα Έργου Παρακολούθηση & Έλεγχος Έναρξη Σχεδιασμός Υλοποίηση Κλείσιμο Φάσεις Έργου Ορισμός ΦΑ Ανάθεση διαχείρισης έργου Επεξεργασία ΦΑ Ανάθεση Κύριας Ομάδας Έργου Διαχείριση ΦΑ Συντονισμός Άντληση διδαγμάτων Αποδοχή έργου Εγχειρίδιο έργου & Σχέδιο Εργασιών Έργου Εκροές Φάσης Καταστατικό Έργου Παραδοτέα Έργου Αναφορά Κλεισίματος Έργου Έγκριση Ολοκλήρωσης Φάσης RfP RfE RfC

Εργο – ομαδα - ηγεσια Να μπουν στη λογική, κατά τη γνώμη σας, σειρά τα 4 στάδια σε κάθε περίπτωση. Τα τέσσερα στάδια για το ξεκίνημα ενός έργου είναι: Αρχικοποίηση, Ολοκλήρωση, Επανάληψη, Ανάπτυξη Τα τέσσερα στάδια για την ανάπτυξη της ομάδας έργου είναι: Αναταραχή, Προτυποποίηση, Διαμόρφωση, Λειτουργία. Τα τέσσερα βήματα για τη βελτίωση της ηγεσίας είναι: Ανάθεση, Ενθάρρυνση, Δόμηση, Εκπαίδευση.

Εργο: start-up Αρχικοποίηση Ανάπτυξη Επανάληψη Ολοκλήρωση Αντικείμενα, Εύρος, Χαρακτηριστικά ομάδας, Αναμενόμενα οφέλη, Προτεραιότητες, Ρόλοι Όραμα, σχεδιασμός top-down, χρηματοδότηση, δημιουργικό, μέτρηση ρίσκου Σχεδιασμός πόρων, σχεδιασμός bottom-up, διαπραγμάτευση, προσομοίωση Μεταφορά σε ρεαλιστικές συνθήκες, ανάπτυξη, παράδοση

ΟΜΑΔΑ ΕΡΓΟΥ: TEAM BUILDING Χτίσιμο ομάδας, καθορισμός στόχων, ορισμός ρόλων, κατανόηση απαιτήσεων Συγκρούσεις, συμβιβασμοί, αποκλίσεις, εστίαση Επικοινωνία, εμπιστοσύνη, σύγκλιση, κοινότητα Συνέργεια, συνεργασία, λειτουργικότητα, αποτέλεσμα Διαμόρφωση Αναταραχή Προτυποποίηση Λειτουργία

ΗΓΕΣΙΑ: THE EVOLUTION Καθορισμός και οργάνωση των εργασιών, εμπέδωση αίσθησης της αποστολής Καθορισμός προτύπων, ανάπτυξη συνεργατικών δεξιοτήτων, υποβοήθηση, χρηματοδότηση Υποστήριξη, ενδυνάμωση επικοινωνίας, εμψύχωση Εμπιστοσύνη, διαχείριση, μέτρηση αποτελεσμάτων Δόμηση Εκπαίδευση Ενθάρρυνση Ανάθεση

Το ευροσ του εργου 301 – Διάλεξη 2

Πως αναπτυσσεται το εργο…. Να θυμηθούμε ότι… Πως αναπτυσσεται το εργο…. ΑΝΑΓΚΗ/ΕΠΙΘΥΜΙΑ Μηχανισμοί Ανθρώπινοι πόροι Γνώση Εμπειρία Κεφάλαια Εργαλεία – Τεχνικές Τεχνολογία Περιορισμοί Οικονομικοί Νομικοί Δεοντολογικοί Λογικοί Χρονικοί Περιβαλλοντολογικοί Ποιοτικοί Έμμεσοι ΕΡΓΟ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΑΝΑΓΚΗΣ

ΘΕΛΟΥΜΕ ΚΑΤΙ ΣΑΝ ΑΥΤΟ?

…ΚΑΙ ΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΚΥΠΤΕΙ ΑΥΤΟ?

Τι δεν πήγε σωστά????

(Project )Scope Statement Η περιγραφή του εύρους του έργου περιλαμβάνει τα βασικά παραδοτέα, τα αντικείμενα του έργου, τις υποθέσεις εργασίας, τους περιορισμούς και μια δήλωση των εργασιών που πρέπει να γίνουν, η οποία αποτελεί βάση για μελλοντικές αποφάσεις και για επιβεβαίωση της από κοινού αντίληψης, από όλους τους εμπλεκόμενους στο έργο, για το τι πρέπει να γίνει (αλλά και για το τι δεν είναι αναμενόμενο να γίνει). PMBOK® Guide, Fourth Edition, Glossary Μια σύντομη περιγραφή για το τι πρέπει να γίνει έτσι ώστε να ολοκληρωθεί το έργο. Δηλώνονται τα κύρια αντικείμενα του έργου, τα παραδοτέα και την αιτιολόγηση. Το εύρος του έργου αρχικά καθορίζεται στο Business Case και αναπτύσσεται λεπτομερώς στο Project Charter. Project Management Methodology, PM2, Open Edition, v.0.9, [2016]

Ορισμοι για το εργο PROJECT CHARTER

Project Charter Το έγγραφο που συγκεντρώνει τα βασικά στοιχεία της προτεινόμενης λύσης σε μορφή υψηλού επιπέδου αναγκών και στοιχείων και δίνει στον αναγνώστη μια συνοπτική εικόνα του (των) τελικού(ων) παραδοτέου(ων). Περιλαμβάνει πληροφορίες για το εύρος , το κόστος, τη διάρκεια και τους κινδύνους του έργου καθώς και τα παραδοτέα, τα βασικά ορόσημα, την οργανωτική δομή και την προσέγγιση του έργου. Το έγγραφο αρχικά συντάσσεται από το χρηματοδότη ή από τον κύριο του έργου και δίνει στο διαχειριστή την αρμοδιότητα να χρησιμοποιήσει τους πόρους για την εκτέλεση των δραστηριοτήτων. Η τελική αρμοδιότητα για τον χάρτη του έργου ανήκει στον διαχειριστή του.