ΔΙΟΙΚΗΣΗ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ Κλεάνθης Συρακούλης

ΒΑΣΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Υπεύθυνος μαθήματος: Κλεάνθης Συρακούλης Επικοινωνία: sirakoul@teilar.gr Συγγράμματα: Shtub A., Bard J. και Globerson S. (2008), Διαχείριση έργων: Διεργασίες, μεθοδολογία και οικονομική ανάλυση, Αθήνα: Επίκεντρο. Schwindt, C. (2005), Resource Allocation in Project Management, Berlin Heidelberg: Springer-Verlag Tonchia, S. (2008), Industrial Project Management: Planning, Design and Construction, Berlin Heidelberg: Springer-Verlag Vanhoucke, M. (2012), Project Management with Dynamic Scheduling: baseline Scheduling, Risk Analysis and Project Control, 978-3-642-25174-0 Pinedo, M.L. (2008), Scheduling: Theory, Algorithms and Systems (3rd edition), Springer Science+Business Media, LLC

ΔΙΑΛΕΞΗ 1 - ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων Ιστορικές αναφορές, έννοιες και ορισμοί Γιατί γίνεται ένα έργο Γνωστικές περιοχές στη διαχείριση έργων Φορείς που ασχολούνται με τη διαχείριση έργων

Οργανισμός Μετασχηματίζει πόρους σε ενέργειες. Κάθε οργανισμός επιτελεί μία βασική λειτουργία: Μετασχηματίζει πόρους σε ενέργειες. Αυτό πράτουν εξίσου οι εμπορικές επιχειρήσεις, οι φορείς του δημόσιου τομέα, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί, οι μη κυβερνητικές οργανώσεις......και το σώμα μας Από παρουσίαση Κ. Λιαρίκου-WWF

ΔΙΑΛΕΞΗ 1 – ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ Να κατανοήσετε την αναγκαιότητα διαχωρισμού των οργανωτικών δομών σε λειτουργίες, έργα και προγράμματα. Να εμπεδώσετε τις ομοιότητες και τις διαφορετικές των παραπάνω οργανωτικών δομών. Να αντιληφθείτε την αναγκαιότητα ύπαρξης προτύπων υποδειγμάτων και διαδικασιών για την ολοκληρωμένη διαχείριση ενός έργου. Να εμπεδώσετε την ανάγκη καταγραφής και αξιολόγησης του περιβάλλοντος μέσα στο οποίο θα εξελιχθεί το έργο.

Εισαγωγικά… Αλματώδης ανάπτυξη του project management Στο παρελθόν, τα περισσότερα έργα ήταν “εξωτερικά” Ανέγερση ενός νέου ουρανοξύστη Ανάπτυξη νέας διαφημιστικής εκστρατείας Κατασκευή πυραύλου Πλέον αναπτύσσονται πολλά “εσωτερικά” έργα Ανάπτυξη νέου προϊόντος Άνοιγμα νέου υποκαταστήματος Βελτίωση παρεχόμενων υπηρεσιών

Ιστορικά - 1 (2) Η διαχείριση συνυπάρχει με τα έργα από την πρώτη φορά που οι άνθρωποι προσπάθησαν να πετύχουν «κάτι» - εποχή που ήταν πολύ πριν τους κλασσικούς ιστορικούς χρόνους Ιστορικά έργα Ο πύργος της Βαβέλ Οι πυραμίδες της Αιγύπτου Το Σινικό τείχος Η πρώτη συστηματική προσπάθεια επίτευξης καλύτερου αποτελέσματος μέσω οργάνωσης της παραγωγικής διαδικασίας έγινε το 19ο αιώνα σε ένα εργοστάσιο χυτοσιδήρου των ΗΠΑ Υπεύθυνος της προσπάθειας ήταν ο Αρχιμηχανικός του εργοστασίου F.W. Taylor (1856-1915), σήμερα θεωρούμενος ως «πατέρας» της διαχείρισης (management)

Ιστορικά – 2 (2) Η διαχείριση έργου βρίσκει ευρεία αποδοχή στη βιομηχανία Ιδιαίτερη έμφαση στην ανάπτυξη του project management για στρατιωτικούς σκοπούς Το πρόγραμμα Polaris Το διαστημικό πρόγραμμα της NASA Apollo Η ανάπτυξη των “έξυπνων” βομβών και πυραύλων Έχει πολλές εφαρμογές πέρα από τον κατασκευαστικό τομέα Τα τελευταία σαράντα χρόνια η διαχείριση έργων αντιμετωπίστηκε ως ξεχωριστό πεδίο επιστημονικής και επαγγελματικής ενασχόλησης εξαιτίας της σημασίας που της αναγνωρίστηκε ως μοχλού παραγωγής «νέου πλούτου» για την κοινωνία

αλλαγη “Στην ήρεμη θάλασσα, όλα τα καράβια φαίνεται να ταξιδεύουν καλά” William Shakespeare

Μαθηςη “Αν κάτι μπορεί να γίνει δύο φορές, τη δεύτερη πρέπει να γίνει καλύτερα” Γερμανική παροιμία

αβεβαιοτητα “Δεν είδα ποτέ κανένα σχέδιο να μένει ίδιο μετά τα πρώτα πέντε λεπτά της μάχης” Carl von Clausewitz

ευελιξια “Τα πάντα είναι εύκολα, αν το μυαλό μας είναι έτοιμο γι’ αυτά” William Shakespeare

Ομαδικη εργαςια “Αν όλοι πηγαίνουν μαζί προς τα εμπρός, η επιτυχία δεν θέλει ιδιαίτερο κόπο ” Henry Ford

επενδυςη “Δεν μπορούμε να αλλάξουμε την κατεύθυνση του άνεμου, μπορούμε όμως των πανιών” Ανώνυμος

Καλυψη αναγκων “Κάθε ανικανοποίητη ανάγκη αποτελεί νέα ευκαιρία” “Κάθε ανικανοποίητη ανάγκη αποτελεί νέα ευκαιρία” Ανώνυμος

Επικεντρωςη & δεςμευςη “Η ικανότητα αποφυγής του περιττού, μας φέρνει πιο κοντά το στόχο κατά το μέγιστο δυνατό βαθμό” Ανώνυμος

αυτονομια “Κάθε χρόνο, όλο και περισσότεροι άνθρωποι θα είναι αυτοαπασχολούμενοι” Charles Handy

παροδικοτητα “Πιστεύεις ότι κατάλαβες την κατάσταση. Αυτό που δεν έχεις αντιληφθεί, είναι ότι αυτή μόλις έχει αλλάξει” Ανώνυμος

Ορισμοί για το έργο – 1 (2) PMBOK, Project Management Institute Μια προσωρινή προσπάθεια που αναλαμβάνεται για δημιουργηθεί ένα μοναδικό προϊόν ή υπηρεσία PMBOK, Project Management Institute Μια προσπάθεια στην οποία ανθρώπινοι, υλικοί και χρηματοοικονομικοί πόροι οργανώνονται με ένα νέο τρόπο προκειμένου να χρησιμοποιηθούν στην εκτέλεση εργασιών με συγκεκριμένες προδιαγραφές, σε χρονικούς και οικονομικούς περιορισμούς έτσι ώστε να επιτευχθεί κάποιο ωφέλιμο αποτέλεσμα που καθορίζεται από ποσοτικά και ποιοτικά κριτήρια. Turner J.R. 1990 Έργο είναι μία προσωρινή διοικητική δομή στην οποία εκχωρούνται πόροι για να αναληφθεί μία μοναδική, νέα και παροδική προσπάθεια για τη διαχείριση της εγγενούς αβεβαιότητας και ανάγκης συντονισμού και ολοκλήρωσης ώστε να προκύψουν ωφέλιμες αλλαγές Turner J.R. 2002 Ποια είναι τα κοινά σημεία στους παραπάνω ορισμούς;

Ορισμοί για το έργο – 2 (2) Μια προσωρινή προσπάθεια που αναλαμβάνεται για δημιουργηθεί ένα μοναδικό προϊόν ή υπηρεσία PMBOK, Project Management Institute Μια προσπάθεια στην οποία ανθρώπινοι, υλικοί και χρηματοοικονομικοί πόροι οργανώνονται με ένα νέο τρόπο προκειμένου να χρησιμοποιηθούν στην εκτέλεση εργασιών με συγκεκριμένες προδιαγραφές, σε χρονικούς και οικονομικούς περιορισμούς έτσι ώστε να επιτευχθεί κάποιο ωφέλιμο αποτέλεσμα που καθορίζεται από ποσοτικά και ποιοτικά κριτήρια Turner J.R. 1990 Έργο είναι μία προσωρινή διοικητική δομή στην οποία εκχωρούνται πόροι για να αναληφθεί μία μοναδική, νέα και παροδική προσπάθεια για τη διαχείριση της εγγενούς αβεβαιότητας και ανάγκης συντονισμού και ολοκλήρωσης ώστε να προκύψουν ωφέλιμες αλλαγές Turner J.R. 2002

ΕΝΑΣ ΑΚΟΜΗ ΟΡΙΣΜΟΣ ΕΚΜΕΤΑΛΛΕΥΣΗ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΣΤΟΧΟΙ ΟΦΕΛΟΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΠΟΡΟΙ ΕΡΓΟ ΠΑΡΑΓΩΓΗ

Η Διαχείριση Έργων… …προσπαθεί να δώσει απαντήσεις σε ερωτήσεις που αφορούν στο: γιατί τι πώς ποιος πόσο κοστίζει και πότε ενός έργου από τη στιγμή σύλληψης της αναγκαιότητάς του μέχρι την καταστροφή, εγκατάλειψη ή αντικατάστασή του.

Αντικειμενικοί στόχοι ή … ο “Τριπλός Περιορισμός” Χρόνος (Διάρκεια) Ελαχιστοποίηση της διάρκειας Χρήμα (Κόστος) Μεγιστοποίηση ΚΠΑ Ποιότητα (Εύρος) Βελτιστοποίηση ποιότητας Διάρκεια Κόστος Ποιότητα

Γενικά…. ως έργο θεωρούμε μία σειρά από αλληλοεξαρτώμενες δραστηριότητες με συγκεκριμένα χαρακτηριστικά, όπως: Συγκεκριμένες ημερομηνίες έναρξης και περάτωσης Καλώς ορισμένους στόχους Παράγωγή συγκεκριμένου αποτελέσματος (ή αποτελεσμάτων) Μη επανάληψη της ίδιας σειράς δραστηριοτήτων Ανάλωση χρημάτων, χρόνου, ανθρώπινων και υλικών πόρων

Λειτουργία- Έργο- Πρόγραμμα Από R. Gareis

Το 4-D model D1 – Defining the project (καθορισμός, οριοθέτηση του έργου) D2 – Design the project process (σχεδιασμός διαδικασιών του έργου) D3 – Deliver the project (υλοποίηση του έργου) D4 – Develop the process (ανάπτυξη των διαδικασιών)

…και οι 4 βασικές διαδικασίες… Αρχικοποίηση Σχεδιασμός Υλοποίηση Ολοκλήρωση Initiating Planning Executing Closing   Δραστηριότητες (Tasks) Βελτιστοποίηση (Optimizing) Έννοιες (Concepts) Εκτιμήσεις χρόνου (Estimates) Αλληλουχίες (Dependencies) Αναφορές (Reporting) Αξιολόγηση (Evaluating) Εκκίνηση (Set up) Περιορισμοί (Constraints) Πόροι (Resources) Ενημέρωση (Updating) Αναθέσεις (Assignments)

Πως αναπτύσσεται το έργο…. Μηχανισμοί Ανθρώπινοι πόροι Γνώση Εμπειρία Κεφάλαια Εργαλεία – Τεχνικές Τεχνολογία ΑΝΑΓΚΗ/ΕΠΙΘΥΜΙΑ Περιορισμοί Οικονομικοί Νομικοί Δεοντολογικοί Λογικοί Χρονικοί Περιβαλλοντολογικοί Ποιοτικοί Έμμεσοι ΕΡΓΟ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΑΝΑΓΚΗΣ

Συντελεστές έργου - Περιβάλλον

PMI- PMBoK Οι 10 γνωστικές περιοχές: Project Integration Management Project Scope Management Project Time Management Project Cost Management Project Quality Management Project Human Resource Management Project Communications Management Project Risk Management Project Procurement Management Project Stakeholders Management

Φορείς στη Διαχείριση Έργων

Αρνητικές πλευρές του Project Management Μεγαλύτερη οργανωσιακή πολυπλοκότητα Υψηλότερη πιθανότητα να παραβιαστεί η οργανωσιακή πολιτική Λέει σε κάποια διευθυντικά στελέχη ότι δεν μπορούν να επιτύχουν το επιθυμητό αποτέλεσμα Πιθανότητα εμφάνισης εμπλοκών (συγκρούσεων)

Δυνάμεις που ωθούν το Project Management Για την ευρεία αποδοχή του ευθύνη φέρουν : Η εκθετικά αυξανόμενη ανθρώπινη τεχνογνωσία Η αυξανόμενη ζήτηση μεγάλου εύρους σύνθετων προϊόντων και υπηρεσιών Ο αυξανόμενος παγκόσμιος ανταγωνισμός Τα παραπάνω εντείνουν την ανάγκη οι οργανισμοί και οι επιχειρήσεις να κάνουν περισσότερα πράγματα και μάλιστα όσο γίνεται πιο γρήγορα

Η σημερινή κατάσταση στη Διαχείριση Έργων-1 Ανάγκη για αξιόπιστη και συνεπή πληροφορία για την κατάσταση του έργου Πληθώρα σύνθετων (και αλληλοεξαρτώμενων) έργων

Η σημερινή κατάσταση στη Διαχείριση Έργων-2 Το 70% των έργων είναι: Πάνω από τον προϋπολογισμό Πίσω στο χρονοδιάγραμμα Το 52% των έργων ολοκληρώθηκαν με υπέρβαση κατά μέσο όρο 189% του προϋπολογισμού τους Source: The Standish Group Από Standish Group

Τι μας έχει μάθει η πράξη; Κανένα έργο δεν ολοκληρώνεται ποτέ στην ώρα του, εντός προϋπολογισμού, ή με το ίδιο εργατικό δυναμικό που ξεκίνησε. Το δικό σας δεν θα είναι το πρώτο. Τα έργα εξελίσσονται γρήγορα μέχρι να ολοκληρωθούν κατά 90%, αλλά συχνά παραμένουν σε αυτό το βαθμό ολοκλήρωσης για πάντα. Όταν τα πράγματα πηγαίνουν καλά, κάτι αναμένεται να γίνει λάθος. Όταν τα πράγματα δεν μπορούν να πάνε χειρότερα, θα πάνε. Όταν τα πράγματα φαίνεται να πηγαίνουν καλύτερα, κάτι έχει παραβλεφθεί. Εάν το περιεχόμενο του έργου επιτρέπεται να αλλάξει απεριόριστα, ο ρυθμός των αλλαγών θα ξεπεράσει το ρυθμό της προόδου του. Κανένα σύστημα δεν είναι απαλλαγμένο από ελλείψεις. Προσπάθειες για την εξυγίανση ενός συστήματος αναπόφευκτα εισάγουν νέα σφάλματα ακόμα δυσκολότερα να εντοπιστούν.