ΔΙΟΙΚΗΣΗ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ Κλεάνθης Συρακούλης

ΔΙΑΛΕΞΗ 3 - ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Κύκλος ζωής έργου - Ορισμοί Διαχείριση του κύκλου ζωής Logical Framework Approach Η επιτυχία και η αποτυχία σε ένα έργο Αρχικοποίηση και Προεκτιμήσεις Δομή Ανάλυσης Εργασιών (Work Breakdown Structure)

ΔΙΑΛΕΞΗ 3 – ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ Να κατανοήσετε την αναγκαιότητα προσδιορισμού του κύκλου ζωής ενός έργου. Να αντιληφθείτε τη λογική και τον τρόπο συμπλήρωσης μιας LFA. Να αντιληφθείτε τους παράγοντες που προσδιορίζουν την επιτυχία και την αποτυχία ενός έργου. Να εμπεδώσετε τη λογική προσδιορισμού της φάσης στην οποία βρίσκεται το έργο.

Κύκλος ζωής έργου (Project Life Cycle-PLC) Η σειρά των ενεργειών που απαιτούνται από τη σύλληψη της ιδέας μέχρι και την ολοκλήρωση (???) κάθε έργου Αρχίζει με τον προσδιορισμό της ιδέας, συνεχίζεται με την ανάπτυξη της ιδέας και την έκφρασή της μέσα από ένα σχέδιο εργασίας, το οποίο μπορεί να εφαρμοστεί στην πράξη και στη συνέχεια να αξιολογηθεί Οι ιδέες προσδιορίζονται στα πλαίσια μιας στρατηγικής στην οποία συμφωνούν ο κύριος του έργου και ο ανάδοχος Τα σημαντικά ορόσημα μεταξύ των φάσεων του κύκλου ζωής αναπαριστούν τα σημεία λήψης αποφάσεων υψηλού επιπέδου Οι φάσεις σε πολλές περιπτώσεις μπορεί, και συχνά συμβαίνει, να επικαλύπτονται. .

Κύκλος ζωής έργου (Project Life Cycle-PLC) Ο κύκλος ζωής του έργου παρέχει μια «δομή» που εξασφαλίζει τη συμμετοχή των εμπλεκόμενων στο έργο, καθώς και τη διαθεσιμότητα των απαραίτητων πληροφοριών που πιθανώς να χρησιμεύσουν κατά τη διάρκεια της ζωής του έργου Δομημένη και επικαιροποιημένη λήψη αποφάσεων

Κύκλος ζωής και 4D model

Κύκλος ζωής και δαπάνες

Διαχείριση του Κύκλου Ζωής Η έννοια της διαχείρισης του κύκλου ζωής του έργου (PCM) εισήχθη από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή στις αρχές της δεκαετίας του '90 για να βελτιώσει την ποιότητα του σχεδιασμού και της διαχείρισης του έργου και με αυτόν τον τρόπο να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα των έργων που χρηματοδοτεί η Ευρωπαϊκή Ένωση Η μεθοδολογία PCM αναπτύχθηκε από μια ανάλυση αποτελεσματικότητας, που πραγματοποιήθηκε από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή στα τέλη της δεκαετίας του ’80. Τα συμπεράσματα της αξιολόγησης, από τα μέλη της Επιτροπής, έδειξαν ότι ένα σημαντικό ποσοστό των αναπτυξιακών έργων είχαν εκτελεστεί κακώς, και είχαν προσδιοριστεί διάφορες αιτίες όπως:

Διαχείριση του Κύκλου Ζωής Φτωχός προγραμματισμός και προετοιμασία του έργου. Πολλά έργα μη συναφή με τους τελικούς χρήστες. Ανεπαρκής συνυπολογισμός των κινδύνων. Παράβλεψη των παραγόντων που έχουν επιπτώσεις στην μακροπρόθεσμη ικανότητα υποστήριξης του έργου. Σπάνια χρήση της προηγούμενης εμπειρίας, προσαρμοσμένης στις νέες πολιτικές και πρακτικές. Η μεθοδολογία PCM διασφαλίζει ότι κατά τη διάρκεια όλου του κύκλου ζωής του έργου εξετάζονται συστηματικά τα εκάστοτε ζητήματα που προκύπτουν.

Logical Framework Approach-1 Η L.F.A. χωρίζεται σε δύο κύριες φάσεις: Φάση 1η - η φάση της ανάλυσης του έργου. Κατά τη διάρκεια της φάσης αυτής, αναλύεται η υπάρχουσα κατάσταση, που καλούμαστε να αντιμετωπίσουμε, προκειμένου να αναπτυχθεί ένα όραμα της “επιθυμητής μελλοντικής κατάστασης”. Μετά την ολοκλήρωση της ανάλυσης ακολουθεί η επιλογή της στρατηγικής που θα εφαρμοστεί, ώστε να επιτευχθεί ο στόχος μας.

Logical Framework Approach-2 Φάση 2η – η φάση του προγραμματισμού του έργου. Κατά τη διάρκεια αυτής της δεύτερης φάσης, αναπτύσσεται η ολοκληρωμένη σκέψη, που αφορά την υλοποίηση του έργου, με λειτουργικές λεπτομέρειες. Η ανάπτυξη αυτή μας οδηγεί στη δημιουργία ενός αναλυτικού πλάνου δράσης. Προσδιορισμός “ομάδας-στόχος” του έργου Συνυπολογισμός του ανθρώπινου παράγοντα Ανάλυση των στόχων Ανάλυση της στρατηγικής LFA – Η ΑΝΑΛΥΣΗ

Στοιχεία του πινάκα Log Frame

Οι στόχοι να είναι SMART Specific Measurable Achievable Realistic Time-limited

Βασικά στοιχεία για το έργο Στόχοι και αντικείμενα του έργου Χρηματοδότηση Εμπλεκόμενοι Χρόνος παράδοσης Απαιτούμενοι πόροι Παραδοτέα Προϋποθέσεις & Κίνδυνοι Προϋπολογισμός

Παράγοντες επιτυχίας και αποτυχίας ενός Έργου Οι έννοιες μπορεί να ποικίλουν από έργο σε έργο (ανάλογα με το αντικείμενό του) και από την οπτική θεώρησης του έργου (από τη σκοπιά του κυρίου του έργου, του διαχειριστή, των πελατών, των εργαζόμενων κοκ). Τα κριτήρια μέτρησης της επιτυχίας, επομένως και οι αντίστοιχοι παράγοντες είναι Η επίτευξη των σχεδιασθέντων στόχων (αντικείμενα) του έργου. Η επίδραση του έργου στους πελάτες (τελικούς δικαιούχους). Τα “κέρδη” του οργανισμού για τον οποίο έγινε το έργο.

Η επίτευξη των σχεδιασθέντων στόχων (αντικείμενα) του έργου Επίτευξη των επιχειρησιακών – λειτουργικών στόχων Επίτευξη των τεχνικών- τεχνολογικών στόχων Επίτευξη των χρονικών στόχων (χρονοδιάγραμμα) Επίτευξη οικονομικών στόχων (προϋπολογισμός) Η επίδραση του έργου στους πελάτες (τελικούς δικαιούχους) Η κάλυψη των αναγκών- επιθυμιών των πελατών Η επίλυση σημαντικών λειτουργικών – επιχειρησιακών προβλημάτων Η πραγματική χρήση των αποτελεσμάτων του έργου Το επίπεδο ικανοποίησης των πελατών Τα “κέρδη” του οργανισμού για τον οποίο έγινε το έργο Το επίπεδο “εμπορικής” επιτυχίας Η δημιουργία νέων αγορών Η δημιουργία νέων προϊόντων / υπηρεσιών Η ανάπτυξη νέων μεθόδων και τεχνολογιών

Η ΕΡΕΥΝΑ Cooke-Davies (2002) Σε μια πιο εξειδικευμένη προσέγγιση, μετά από μια αναλυτική έρευνα σε 70 διεθνείς οργανισμούς, δόθηκαν απαντήσεις σε τρία ερωτήματα: “Ποιοι παράγοντες οδηγούν σε επιτυχημένη διαχείριση έργου”, “Ποιοι παράγοντες οδηγούν σε ένα επιτυχημένο έργο” και “Ποιοι παράγοντες οδηγούν πάντα σε επιτυχημένα έργα”. Οι οκτώ πρώτοι παράγοντες που παρουσιάζονται στη συνέχεια αποτελούν τις απαντήσεις στο πρώτο ερώτημα, ο ένατος στο δεύτερο και οι υπόλοιποι στο τρίτο ερώτημα.

Η ΕΡΕΥΝΑ Cooke-Davies (2002) Παράγοντες που οδηγούν σε επιτυχημένη διαχείριση έργου F1 Η εξοικείωση της εκπαίδευσης του οργανισμού σε έννοιες διαχείρισης κινδύνου F2 Η ωριμότητά του στις διαδικασίες ανάληψης των κινδύνων που του αντιστοιχούν F3 Η επάρκειά του στην τήρηση ενός μητρώου ορατών κινδύνων F4 Η ικανότητά του για την επικαιροποίηση ενός σχεδίου διαχείρισης κινδύνου F5 Η επάρκειά του στην τεκμηρίωση των οργανωσιακών ευθυνών στο έργο F6 Η διάρκεια του έργου, η οποία κατά προτίμηση δεν πρέπει να ξεπερνάει τα 3 έτη (έργα διάρκειας 1 έτους είναι τα προτιμότερα) F7 Η αλλαγή στο εύρος του έργου να επιτρέπεται μόνο μέσα από μια ώριμη διαδικασία ελέγχου F8 Η τήρηση της αξιοπιστίας όσον αφορά τη βάση μέτρησης της συμπεριφοράς του έργου

Η ΕΡΕΥΝΑ Cooke-Davies (2002) Παράγοντες που οδηγούν σε ένα επιτυχημένο έργο F9 Η ύπαρξη αποτελεσματικής διανομής και διαχείρισης των ωφελειών του έργου, η οποία οδηγεί σε αμοιβαία συνεργασία των εμπλεκομένων στη διαχείριση του έργου

Η ΕΡΕΥΝΑ Cooke-Davies (2002) Παράγοντες που οδηγούν πάντα σε επιτυχημένα έργα F10 Η εφαρμογή πρακτικών που επιτρέπουν στον οργανισμό να δημιουργήσει ένα portfolio με έργα τα οποία να ταιριάζουν δυναμικά στην επιχειρησιακή του στρατηγική και τους στόχους του F11 Η χρήση κατάλληλων μετρικών για έργα, προγράμματα και portfolios, τα οποία αποτυπώνουν με πληρότητα την τρέχουσα απόδοση του έργου και κατ’ επέκταση μπορούν να παράγουν πρόγνωση για τη μελλοντική του εξέλιξη, έτσι ώστε να υπάρχει ευθυγράμμιση στη λήψη αποφάσεων για τα έργα, τα προγράμματα και τα portfolios. Είναι σκόπιμο να διαχωρίζονται οι έννοιες, επιτυχία (η οποία μπορεί να μετρηθεί μόνο με την ολοκλήρωση του έργου) και απόδοση (η οποία μετράται κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου). F12 Σημαντική είναι ‘‘η γνώση μέσα από την εμπειρία’’ στα έργα καθώς συνδυάζει τόσο την ξεκάθαρη τεχνογνωσία όσο και τις γκρίζες ζώνες γνώσεις κατά τρόπο που ενθαρρύνει τους ανθρώπους που ασχολούνται με έργα να διδάσκονται και να εμπεδώνουν πράγματα, τα οποία οδηγούν σε συνεχή βελτίωση διαδικασιών και πρακτικών της διαχείρισης έργων.

Το θεωρητικό υπόβαθρο -Μοντέλο 4D D1 – define the project D2 – Design project process D3 – Deliver project D4 – Develop process

Η πορεία ενός έργου….

ΤΟ ΕΡΓΟ…. Η φάση της προετοιμασίας, στην οποία περιλαμβάνονται: Έρευνα στο διαδίκτυο για τον αθλητισμό και τη χρήση απαγορευμένων ουσιών Συλλογή στοιχείων και βίντεο από το διαδίκτυο για τη χρήση απαγορευμένων ουσιών Σχεδιασμός της υλοποίησης έρευνας πεδίου σε αθλητικές τοπικές ομάδες και σε νέους που ασχολούνται με τον αθλητισμό Ανάπτυξη και διαμόρφωση ερωτηματολογίου που θα χρησιμοποιηθεί στην έρευνα Ανάπτυξη αφίσας και ενημερωτικού φυλλαδίου για διανομή και ενημέρωση των κατοίκων της περιοχής σχετικά με την πρωτοβουλία Η φάση της υλοποίησης όπου θα πραγματοποιηθούν οι εξής δραστηριότητες: Διεξαγωγή της έρευνας πεδίου και διανομή του ενημερωτικού φυλλαδίου Κωδικοποίηση των ερωτηματολογίων, εισαγωγή δεδομένων και ανάλυση των αποτελεσμάτων Προετοιμασία αγώνων, διαμόρφωση χώρου, στήσιμο κατασκευών και αποστολή προσκλήσεων σε ομιλητές και αθλητές για την παρουσίαση των εμπειριών τους από τον αθλητισμό. Για την υλοποίηση των αγώνων θα κατασκευαστούν και θα στηθούν διάφορες κατασκευές – εμπόδια διαμορφώνοντας το χώρο των αγώνων σαν ένα «κύκλο περιπέτειας». Κάποιες από τις κατασκευές θα είναι αναρριχητικό δίχτυ, κρίκοι, εμπόδια, τούνελ, κ.λ.π. Διοργάνωση αγώνων «κύκλος περιπέτειας» με τη συμμετοχή των νέων της περιοχής και παρουσίαση των αποτελεσμάτων της έρευνας, καθώς και ενημέρωση των κατοίκων και των νέων Ανάπτυξη και παραγωγή ενημερωτικού DVD με υλικό που θα συλλεχθεί κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων και προβολή/ παρουσίασή του τόσο κατά τη διάρκεια των αγώνων αλλά και σε προγραμματισμένες εκδηλώσεις του Δήμου. Τέλος, η φάση της αξιολόγησης, κατά την οποία θα πραγματοποιηθεί εσωτερική αξιολόγηση από τα μέλη της ομάδας και εξωτερική αξιολόγηση από νέους που θα συμμετάσχουν στις δράσεις.

Το έργο YOUTH Προσδιορίστε σε ποιο σημείο βρίσκετε το έργο αυτή τη στιγμή Σε ποιο από τα 4D βρισκόμαστε;

Πιο συγκεκριμένα το έργο είναι στο σημείο… D1- Σύλληψη ιδέας Έγινε από άλλους, οι οποίοι μας ανέθεσαν την υλοποίηση. Συζητάμε μαζί τους για να αντιληφθούμε τους στόχους τους σε σχέση με το έργο D1- Ανάλυση Έχει ήδη γίνει και αποτυπώνεται στην πρόταση η οποία εγκρίθηκε από το χρηματοδότη. Οφείλουμε να κατανοήσουμε το τι μπορεί να επιτευχθεί D2- Πρόταση, Αιτιολόγηση και Συμφωνία Είναι η σύμβαση που έχει υπογράψει ο κύριος του έργου (“εργοδότης” μας στην παρούσα περίπτωση) με το χρηματοδότη D2- Σχεδιασμός Με βάση τη συμφωνία γνωρίζουμε ότι: Με ημερομηνία έναρξης την 1η Νοεμβρίου και περιθώριο υλοποίηση 6 μήνες θα πρέπει να ολοκληρώσουμε μια σειρά από δραστηριότητες το κόστος των οποίων δεν θα πρέπει να υπερβεί τα 4.000,00€ Δραστηριότητες και χρονικές εκτιμήσεις, WBS και θα πρέπει να προχωρήσουμε στην ….

Το επόμενο βήμα… και τώρα ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ …. D1- Ανάλυση Έγινε από άλλους, οι οποίοι μας ανέθεσαν την υλοποίηση. Συζητάμε μαζί τους για να αντιληφθούμε τους στόχους τους σε σχέση με το έργο D1- Ανάλυση Έχει ήδη γίνει και αποτυπώνεται στην πρόταση η οποία εγκρίθηκε από το χρηματοδότη. Οφείλουμε να κατανοήσουμε το τι μπορεί να επιτευχθεί D2- Πρόταση, Αιτιολόγηση και Συμφωνία Είναι η σύμβαση που έχει υπογράψει ο κύριος του έργου (“εργοδότης” μας στην παρούσα περίπτωση) με το χρηματοδότη D2- Σχεδιασμός Με βάση τη συμφωνία γνωρίζουμε ότι: Με ημερομηνία έναρξης την 1η Νοεμβρίου και περιθώριο υλοποίηση 6 μήνες θα πρέπει να ολοκληρώσουμε μια σειρά από δραστηριότητες το κόστος των οποίων δεν θα πρέπει να υπερβεί τα 4.000,00€ Δραστηριότητες και χρονικές εκτιμήσεις, WBS και τώρα ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ….

Σε ποιο σημείο είναι το έργο τώρα… D1- Σύλληψη ιδέας Έγινε από άλλους, οι οποίοι μας ανέθεσαν την υλοποίηση. Συζητάμε μαζί τους για να αντιληφθούμε τους στόχους τους σε σχέση με το έργο D1- Ανάλυση Έχει ήδη γίνει και αποτυπώνεται στην πρόταση η οποία εγκρίθηκε από το χρηματοδότη. Οφείλουμε να κατανοήσουμε το τι μπορεί να επιτευχθεί D2- Πρόταση, Αιτιολόγηση και Συμφωνία Είναι η σύμβαση που έχει υπογράψει ο κύριος του έργου (“εργοδότης” μας στην παρούσα περίπτωση) με το χρηματοδότη D2- Σχεδιασμός Με βάση τη συμφωνία γνωρίζουμε ότι: Με ημερομηνία έναρξης την 1η Νοεμβρίου και περιθώριο υλοποίηση 6 μήνες θα πρέπει να ολοκληρώσουμε μια σειρά από δραστηριότητες το κόστος των οποίων δεν θα πρέπει να υπερβεί τα 4.000,00€ Δραστηριότητες και χρονικές εκτιμήσεις, WBS

Το επόμενο σημείο… D2- Σχεδιασμός Με βάση τη συμφωνία γνωρίζουμε ότι: Έγινε από άλλους, οι οποίοι μας ανέθεσαν την υλοποίηση. Συζητάμε μαζί τους για να αντιληφθούμε τους στόχους τους σε σχέση με το έργο D1- Ανάλυση Έχει ήδη γίνει και αποτυπώνεται στην πρόταση η οποία εγκρίθηκε από το χρηματοδότη. Οφείλουμε να κατανοήσουμε το τι μπορεί να επιτευχθεί D2- Πρόταση, Αιτιολόγηση και Συμφωνία Είναι η σύμβαση που έχει υπογράψει ο κύριος του έργου (“εργοδότης” μας στην παρούσα περίπτωση) με το χρηματοδότη D2- Σχεδιασμός Με βάση τη συμφωνία γνωρίζουμε ότι: Με ημερομηνία έναρξης την 1η Νοεμβρίου και περιθώριο υλοποίηση 6 μήνες θα πρέπει να ολοκληρώσουμε μια σειρά από δραστηριότητες το κόστος των οποίων δεν θα πρέπει να υπερβεί τα 4.000,00€ Δραστηριότητες και χρονικές εκτιμήσεις, WBS

Στοιχεία για το χρονοδιάγραμμα… D1- Σύλληψη ιδέας Έγινε από άλλους, οι οποίοι μας ανέθεσαν την υλοποίηση. Συζητάμε μαζί τους για να αντιληφθούμε τους στόχους τους σε σχέση με το έργο D1- Ανάλυση Έχει ήδη γίνει και αποτυπώνεται στην πρόταση η οποία εγκρίθηκε από το χρηματοδότη. Οφείλουμε να κατανοήσουμε το τι μπορεί να επιτευχθεί D2- Πρόταση, Αιτιολόγηση και Συμφωνία Είναι η σύμβαση που έχει υπογράψει ο κύριος του έργου (“εργοδότης” μας στην παρούσα περίπτωση) με το χρηματοδότη D2- Σχεδιασμός Με βάση τη συμφωνία γνωρίζουμε ότι: Με ημερομηνία έναρξης την 1η Νοεμβρίου και περιθώριο υλοποίηση 6 μήνες θα πρέπει να ολοκληρώσουμε μια σειρά από δραστηριότητες το κόστος των οποίων δεν θα πρέπει να υπερβεί τα 4.000,00€ Δραστηριότητες και χρονικές εκτιμήσεις, WBS

Κατανοώντας τις δραστηριότητες Πχ τι σημαίνει η δραστηριότητα: “Σχεδιασμός της υλοποίησης έρευνας πεδίου σε αθλητικές τοπικές ομάδες και σε νέους που ασχολούνται με τον αθλητισμό” Πόσα και ποια αθλητικά σωματεία υπάρχουν; Πόσοι νέοι ασχολούνται με τον αθλητισμό; Που μπορούμε να τους βρούμε; ΕΙΣΟΔΟΣ Σε ποια σωματεία θα πάμε; Με ποιους θα επικοινωνήσουμε; Πόσα ερωτηματολόγια θα πρέπει να συμπληρωθούν; Θα γίνουν συνεντεύξεις; Αν ναι με ποιους; ΕΞΟΔΟΣ

Η χρησιμότητα της Ανάλυσης Δομής Εργασιών (WBS) Οι βελτιωμένες εκτιμήσεις πόρων, διαρκειών, εργασίας και κόστους. Η επικεντρωμένη εργασία της ομάδας έργου καθώς λειτουργεί ως λίστα ελέγχου για τα μέλη της ομάδας έργου. Η ανάθεση εργασιών στους πόρους με την έννοια ότι ο επικεφαλής της ομάδας έργου (project manager) μπορεί άμεσα να αντιληφθεί ποιος είναι υπεύθυνος και για ποια εργασία, αλλά και ο καθένας που μετέχει στο έργο να γνωρίζει τη δική του υπευθυνότητα. Η παρακολούθηση των εργασιών καθώς μικρότερα τμήματα εργασίας προσφέρουν περισσότερα σημεία ελέγχου για την παρακολούθηση κόστους, εργασίας και ορόσημων.

Ο αριθμός πακέτων εργασίας (work packages) Ο αριθμός των πακέτων εργασίας (work packages) δεν πρέπει να είναι ούτε ιδιαίτερα μικρός, ούτε ιδιαίτερα μεγάλος, απλά πρέπει να είναι ο κατάλληλος. Μεγάλα πακέτα εργασίας (παραδοτέα) ενέχουν τον κίνδυνο να μην μπορούν να παρακολουθηθούν σωστά από την ομάδα έργου. Μικρά πακέτα εργασίας, από την άλλη, οδηγούν στο μειονέκτημα του micromanagement: αχρείαστες επικοινωνίες, ατέλειωτες αναφορές προόδου, χαμηλή παραγωγικότητα κοκ. Παρατήρηση: Αν και κατά το PMI η WBS ορίζεται ως αποτέλεσμα της διαδικασίας προσδιορισμού του εύρους του έργου, σε πολλές περιπτώσεις και ειδικά σε έργα του δημόσιου τομέα η WBS είναι συνήθως μέρος της σύμβασης.

WBS top down

When Enough Is Enough? Οι περισσότεροι από εμάς μπορούν να παρακολουθούν ταυτόχρονα μέχρι και 5 διαφορετικά πράγματα. Αν προσθέσουμε το άγχος και την ηλικία μπορούμε να μειώσουμε τη δυνατότητα της μνήμης μας. Επομένως, μια επιλογή από τρία μέχρι και επτά παραδοτέα (summary tasks) είναι ένας ιδανικός αριθμός για την WBS. Με βάση την εκτίμηση της εργασίας που πρέπει να γίνει. Με βάση την παρακολούθηση της προόδου. Με βάση τη συνεχή επικέντρωση στο έργο.