Επιστημονικό Συνέδριο ΕΛΕΣΥΠ Αθήνα, 5-6 Μαρτίου 2016 Επιστημονικό Συνέδριο ΕΛΕΣΥΠ Αθήνα, 5-6 Μαρτίου 2016 ΘΕΜΑ «Προετοιμασία και ανάπτυξη του πλαισίου εφαρμογής οργανωσιακών αλλαγών» Δρ. Ρωσσίδης Ιωάννης (PhD MSc, MBA, ΒΑ), Στέλεχος του Υπουργείου Οικονομικών, Διδάσκων του Πανεπιστημίου Αιγαίου, Διδάσκων του ΕΑΠ. Κατσίμαρδος Πέτρος, Διοικητικός Επιστήμων, Εμπειρογνώμονας Δημόσιας Διοίκησης Μπούας Κωνσταντίνος, Διοικητικός Επιστήμων, Εμπειρογνώμονας Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης Δρ. Ασπρίδης Γεώργιος, Αναπληρωτής Καθηγητής Τμήματος Διοίκησης Επιχειρήσεων, Τ.Ε.Ι. Θεσσαλίας

Η Διοίκηση Αλλαγών, αποτελεί μια σύγχρονη μορφή διοίκησης, που περιλαμβάνει ένα πλήθος αρχών, μεθόδων και πρακτικών, χρήσιμων για τον εντοπισμό, την επεξεργασία και την αποτελεσματική διαχείριση των αλλαγών σε επιχειρήσεις και οργανισμούς.

Το δύσκολο εγχείρημα της διαχείρισης αλλαγών Χαρακτηριστικά αναφέρεται ότι: από τη λίστα των 100 μεγαλύτερων αμερικανικών επιχειρήσεων (όπως αυτή δημοσιεύθηκε το 1956 από το περιοδικό Fortune), σήμερα εξακολουθούν να υπάρχουν μόλις 30. Στατιστικά ποσοστό περί του 70% των πρωτοβουλιών αλλαγής σε συγκεκριμένες επιχειρησιακές λειτουργίες και συμπεριφορές, αποτυγχάνουν. Ποσοστό 80% των μεγάλων επιχειρησιακών τεχνολογικών επενδύσεων, δε χρησιμοποιούνται ή εγκαταλείπονται σε διάστημα 6 μηνών.

Τα αίτια των αποτυχιών αλλαγής αποδίδονται: Στον εφησυχασμό και την αλαζονεία Στην αναποτελεσματική οργάνωση Στα στερεότυπα Στην ατομική και στην ομαδική αδράνεια Στην ανεπαρκή τεχνογνωσία της διοίκησης Στους προβληματικούς διαύλους πληροφοριών Στην ελλιπή προσπάθεια για αλλαγή

Οι αλλαγές που ενδέχεται να επέλθουν σε ένα οργανισμό αναφέρονται στις εξής διαστάσεις: Τεχνική Διάσταση. Αλλαγή σε τεχνικά στοιχεία της λειτουργίας του οργανισμού. Διαχειριστική Διάσταση. Αλλαγή του τρόπου διαχείρισης με στόχο την αύξηση της αποτελεσματικότητας. Οργανωτική Διάσταση. Επαναπροσδιορισμός της οργανωτικής δομής, αποσκοπώντας στη βελτίωση της αποδοτικότητας. Μαθησιακή Διάσταση. Αλλαγή της διοικητικής νοοτροπίας δια της διαμόρφωσης νέων στάσεων, πεποιθήσεων και συμπεριφορών. Πολιτική Διάσταση. Αναμόρφωση των πολιτικών ισορροπιών εντός του οργανισμού. Πολιτισμική Διάσταση. Τροποποίηση της οργανωσιακής κουλτούρας. Ψυχολογική Διάσταση. Αλλαγή της ψυχολογικής κατάστασης του ανθρώπινου δυναμικού εξαιτίας του επανακαθορισμού της θέσης και του ρόλου τους.

Οι βασικότερες αιτίες αντίστασης στις επικείμενες αλλαγές: Ο φόβος και η αβεβαιότητα για το άγνωστο. Η συνήθεια σε ένα συγκεκριμένο τρόπο εργασίας η οποία τείνει να οδηγήσει σε αδράνεια. Η συνειδητή διαφωνία των εργαζομένων για την αλλαγή στον τρόπο εργασίας τους η οποία βασίζεται στις διαφορετικές αντιλήψεις διοίκησης και προσωπικού, στην έλλειψη εμπιστοσύνης προς αυτούς που εισηγούνται τις αλλαγές, στην πεποίθηση ότι πλήττονται τα συμφέροντα των εργαζομένων. Μη κατανόηση της χρησιμότητας της αλλαγής Έλλειψη κινήτρων, περιορισμένος χρόνος Υπεροψία/αλαζονεία Φόβος αποτυχίας/έλλειψη αυτοπεποίθησης

Στάδια αντίδρασης

Τρόποι αντιμετώπισης της αντίστασης: Στοχοθεσία. Διαμόρφωση συγκεκριμένων και ξεκάθαρων στόχων. Διαμόρφωση συστήματος ανταμοιβών. Οι ανταμοιβές αυτές εκλαμβάνονται ως σημαντικές και ελκυστικές για τον εργαζόμενο. Συμμετοχή των εργαζόμενων. H ενεργός συμμετοχή μπορεί να ενισχύσει τη δέσμευσή τους και να τους μετατρέψει σε κύριους της προσπάθειας. Διαχείριση άγχους και ενισχυτική στήριξη. Επικοινωνία προσωπική ή ομαδική. Μπορεί να μειώσει το αίσθημα ανασφάλειας και άγχους και να λειτουργήσει καθησυχαστικά.

Το επίπεδο ετοιμότητας επηρεάζεται από: την πεποίθηση του ατόμου ότι μπορεί να ανταπεξέλθει στην αλλαγή την παραδοχή του ατόμου ότι η αλλαγή είναι κατάλληλη για τον οργανισμό την πεποίθηση του ατόμου ότι υπάρχει δέσμευση του οργανισμού και της ηγεσίας του έναντι της αλλαγής την προσδοκία του ατόμου για προσωπικά οφέλη που θα προκύψουν από την αλλαγή

Διαχείριση Αβεβαιότητας

Μοντέλων εισαγωγής των αλλαγών Το μοντέλο Lewin – Schein, σύμφωνα με το οποίο η επιχειρούμενη αλλαγή υλοποιείται μέσω των σταδίων του unfreezing (εντοπισμός αναγκών, καθορισμός τρόπου βελτίωσης, σχεδιασμός ενεργειών αλλαγής), του change (εφαρμογή μεθόδου αλλαγής) και του refreezing (κατοχύρωση και διατήρηση της αλλαγής, ανατροφοδότηση του συστήματος και ολοκλήρωση της διαδικασίας αλλαγής). Το μοντέλο J. Kotter, κατά το οποίο εφαρμόζονται 8 επιμέρους βήματα για την υλοποίηση μιας αλλαγής (αναγνώριση της ανάγκης για αλλαγή, σχηματισμός ομάδας υλοποίησης της αλλαγής, σχεδιασμός στρατηγικής, γνωστοποίηση σε όλους τους συμμετέχοντες του οράματος για αλλαγή, κατοχύρωση της καθολικής συμμετοχής, σταδιακή υλοποίηση βραχυπρόθεσμων στόχων, σταθεροποίηση αποτελεσμάτων, υιοθέτηση νέας εταιρικής κουλτούρας). Το μοντέλο Έρευνας και Δράσης (μοντέλο Robins), σύμφωνα με το οποίο επιχειρούνται σταδιακές και αυτοτελής ενέργειες οι οποίες οδηγούν στην υλοποίηση της συνολικής αλλαγής. Το μοντέλο Σχεδιασμένης Αλλαγής, το οποίο αναφέρεται στη δημιουργία μιας λογικής αλληλουχίας δράσεων βασιζόμενων σε έναν πλήρη και εμπεριστατωμένο προγραμματισμό. Το μοντέλο Balogan και Hope, αναφορικά με τη συσχέτιση φύσης και έντασης αλλαγής. Το μοντέλο Cook και Hunsaker, το οποίο προδιαγράφει τη διαδικασία υιοθέτησης μιας αλλαγής.

Κατά τη διαδικασία διαχείρισης μιας αλλαγής πρέπει να προσδιοριστούν: Το επίπεδο στο οποίο θα διεξαχθεί η αλλαγή. Θα πρέπει δηλαδή να προσδιορισθεί αν η επιχειρούμενη αλλαγή αφορά: άτομα, ομάδες ή το σύνολο του οργανισμού. Οι στόχοι της αλλαγής. Οι στόχοι μπορεί να αναφέρονται σε επίπεδο: α) εργαζομένου (αλλαγή στις γνώσεις, συμπεριφορά, ικανότητες, στάσεις), β) τεχνολογίας (π.χ. ψηφιοποίηση διαδικασιών, νέα πληροφοριακά συστήματα, νέες τεχνολογικές υποδομές κ.α.), γ) οργανωτικής διάρθρωσης (νέες μορφές τμηματοποίησης, διαφορετικό εύρος ελέγχου, αποκέντρωση/συγκέντρωση εξουσιών κ.λπ.), δ) διοικητικής διαδικασίας (αλλαγή στο ύφος, είδος και σειρά ενεργειών για τη διεκπεραίωση μιας λειτουργίας), ε) οργανωσιακής κουλτούρας (αλλαγή στην νοοτροπία και την κουλτούρα των συμμετεχόντων), στ) το στυλ διοίκησης (υιοθέτηση ενός διαφορετικού μοντέλου διοίκησης ανάλογου προς την επιδιωκόμενη αλλαγή ήτοι συμμετοχικού/ συμβουλευτικού/αυταρχικού μοντέλου διοίκησης). Το περιεχόμενο της αλλαγής. Το συγκεκριμένο στοιχείο αναφέρεται στο είδος ή στο πραγματικό αντικείμενο της αλλαγής. Δηλαδή τι τελικά θα αλλάξει προκειμένου να επιτευχθεί ο επιδιωκόμενος στόχος. Η διαδικασία υλοποίησης της αλλαγής. Στο εν λόγω στάδιο περιγράφεται η τεχνική/ο τρόπος/η μέθοδος με την οποία θα επιχειρηθεί η αλλαγή.

Η επιτυχής υλοποίηση στηρίζεται: Στον τρόπο με τον οποίο τα μέλη του συγκεκριμένου οργανισμού αντιδρούν και συμπεριφέρονται υπό το πρίσμα της αλλαγής Στον τρόπο που η επιχειρησιακή στρατηγική εστιάζει στις ανθρώπινες συμπεριφορές Στις επικρατούσες κοινωνικοπολιτικές αντιλήψεις Στις διαμορφούμενες συναισθηματικές διεργασίες που επηρεάζει και μεταβάλλει η διοίκηση της αλλαγής και οι οποίες συνολικά διαδραματίζουν έναν ιδιαίτερα σημαντικό ρόλο στη λειτουργία του οργανισμού

Διάκριση αλλαγών από τις οποίες διαμορφώνονται διαφορετικές Στρατηγικές Διοίκησης Αλλαγών

Στρατηγικές Διοίκησης Αλλαγών Στρατηγική Προσαρμογής η οποία διενεργείται στο υφιστάμενο πλαίσιο, συμβαίνει σταδιακά και επιχειρεί να επιφέρει στοχευμένες βελτιώσεις/ρυθμίσεις σε συγκεκριμένα διοικητικά επίπεδα. Στρατηγική Αναδόμησης η οποία μπορεί να επιφέρει μεγάλες δομικές αλλαγές επαναπροσδιορίζοντας σημαντικές λειτουργίες του οργανισμού. Στρατηγική Εξέλιξης η οποία προϋποθέτει τη σταδιακή αλλαγή του υφιστάμενου οργανωσιακού πλαισίου, προσαρμόζοντας διαρκώς τη στρατηγική τους τοποθέτηση ως προς τις μεταβολές του εξωτερικού περιβάλλοντος. Στρατηγική Επανάστασης η οποία αναφέρεται στη ριζική αλλαγή οργανωσιακού πλαισίου ανασχεδιάζοντας (πολλές φορές εκ των βάθρων) μια ή περισσότερες λειτουργίες/διαδικασίες/ συστήματα/δομές.

Διαδικασία διαχείρισης μιας αλλαγής Αναγνώριση της ανάγκης για αλλαγή. Στο συγκεκριμένο στάδιο διενεργείται ο εντοπισμός της ανάγκης για αλλαγής. Τις περισσότερες φορές η αναγκαιότητα για αλλαγή προκύπτει από την ανάδειξη ενός προβλήματος. Οι απαιτούμενες αλλαγές μπορεί να αναφέρονται σε διαδικασίες, ικανότητες, λειτουργίες, προϊόντα/υπηρεσίες, γνώσεις, στρατηγικές κ.α. Επεξεργασία και σχεδιασμός της αλλαγής. Στο σημείο αυτό θα πρέπει να προσδιορισθεί: α) το είδος και το περιεχόμενο της αλλαγής, β) ο δίαυλος από τον οποίο θα διέλθει η αλλαγή, γ) τα ενδεχόμενα εμπόδια που θα αντιμετωπίσει η επιχειρούμενη αλλαγή, δ) η κατάλληλη στρατηγική αλλαγής, ε) οι παρεμβάσεις και τα εργαλεία που θα χρησιμοποιηθούν για την υλοποίηση της αλλαγής, στ) τα κριτήρια επιτυχίας και ο τρόπος μέτρησης των αποτελεσμάτων. Διοίκηση/Διαχείριση της αλλαγής. Στο στάδιο αυτό η διοίκηση θα κληθεί να εφαρμόσει το σχέδιο αλλαγής επιλέγοντας την κατάλληλη τακτική διαχείρισης και εκπαίδευσης στην αλλαγή, το κατάλληλο σύστημα υποκίνησης, τους απαιτούμενους πόρους (υλικούς και άυλους) και τα αναγκαία υποστηρικτικά συστήματα. Αξιολόγηση των αποτελεσμάτων και διατήρηση της αλλαγής. Θα πρέπει να συσχετισθούν τα προσδοκώμενα αποτελέσματα με τα πραγματοποιηθέντα, να αξιολογηθούν οι ενδεχόμενες αποκλίσεις, να διενεργηθεί ανατροφοδότηση του συστήματος βάσει των επιτευχθέντων αποτελεσμάτων και τελικά να επιλεχθούν οι κατάλληλες πολιτικές διατήρησης των διαμορφούμενων αλλαγών.

Ορισμός οργανωσιακής κουλτούρας Οργανωσιακή κουλτούρα είναι ένα δομημένο σύνολο από βασικές παραδοχές, που έχουν ανακαλυφθεί, εφευρεθεί ή αναπτυχθεί από μία δεδομένη ομάδα, καθώς αυτή μαθαίνει να αντιμετωπίζει προβλήματα εξωτερικής προσαρμογής και εσωτερικής ολοκλήρωσης, οι οποίες έχουν αποδώσει ικανοποιητικά στο παρελθόν, ώστε να θεωρούνται ότι ισχύουν γενικά και επομένως μπορούν να διδαχθούν σε νέα μέλη ως σωστός τρόπος αντίληψης, σκέψης, αίσθησης σχετικά με τα προβλήματα αυτά.

Η ανάλυση των προϋποθέσεων που απαιτούνται για την υιοθέτηση μιας αλλαγής, αποτελούν μια εξαιρετικά κρίσιμη διαδικασία καθώς συνδέεται το πλαίσιο στο οποίο αναπτύσσεται μια οργανωσιακή αλλαγή, με την προαγωγή της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας ενός οργανισμού.

Ευχαριστώ θερμά για την προσοχή σας