Αρχες διοικησησ & διαχειρισησ εργων 301 – Διάλεξη 10

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΟΣΤΟΥΣ (COST management) 301 – Διάλεξη 10

οργανισμοσ Μετασχηματίζει πόρους σε ενέργειες. Να θυμηθούμε ότι… οργανισμοσ Κάθε οργανισμός επιτελεί μία βασική λειτουργία: Μετασχηματίζει πόρους σε ενέργειες. Αυτό πράτουν εξίσου οι εμπορικές επιχειρήσεις, οι φορείς του δημόσιου τομέα, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί, οι μη κυβερνητικές οργανώσεις......και το σώμα μας

Πως αναπτυσσεται το εργο…. Να θυμηθούμε ότι… Πως αναπτυσσεται το εργο…. ΑΝΑΓΚΗ/ΕΠΙΘΥΜΙΑ Μηχανισμοί Ανθρώπινοι πόροι Γνώση Εμπειρία Κεφάλαια Εργαλεία – Τεχνικές Τεχνολογία Περιορισμοί Οικονομικοί Νομικοί Δεοντολογικοί Λογικοί Χρονικοί Περιβαλλοντολογικοί Ποιοτικοί Έμμεσοι ΕΡΓΟ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΑΝΑΓΚΗΣ

(Project )Scope Statement Να θυμηθούμε ότι… (Project )Scope Statement Η περιγραφή του εύρους του έργου περιλαμβάνει τα βασικά παραδοτέα, τα αντικείμενα του έργου, τις υποθέσεις εργασίας, τους περιορισμούς και μια δήλωση των εργασιών που πρέπει να γίνουν, η οποία αποτελεί βάση για μελλοντικές αποφάσεις και για επιβεβαίωση της από κοινού αντίληψης, από όλους τους εμπλεκόμενους στο έργο, για το τι πρέπει να γίνει (αλλά και για το τι δεν είναι αναμενόμενο να γίνει). PMBOK® Guide, Fourth Edition, Glossary Μια σύντομη περιγραφή για το τι πρέπει να γίνει έτσι ώστε να ολοκληρωθεί το έργο. Δηλώνονται τα κύρια αντικείμενα του έργου, τα παραδοτέα και την αιτιολόγηση. Το εύρος του έργου αρχικά καθορίζεται στο Business Case και αναπτύσσεται λεπτομερώς στο Project Charter. Project Management Methodology, PM2, Open Edition, v.0.9, [2016]

ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΩΝ ΜΕΡΩΝ Να θυμηθούμε ότι… ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΩΝ ΜΕΡΩΝ Συνδυάζει διοίκηση, οικονομική θεωρία, θεωρία παιγνίων Ανάλυση Αναγνώριση Διαχείριση

Να θυμηθούμε ότι… ΒΗΜΑΤΑ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ Εύρος (Scope): Να αντιληφθούμε το πρόβλημα και την εργασία που πρέπει να γίνει ώστε να επιλυθεί Εκτίμηση (Estimation): Πόση προσπάθεια; Πόσος χρόνος; Κίνδυνος (Risk): Τι μπορεί να στραβώσει; Πως θα το αποφύγουμε; Τι πρέπει να κάνουμε; Χρονοδιάγραμμα (Schedule): Πως θα κατανεμηθούν οι πόροι στη διάρκεια του έργου; Τι είναι τα ορόσημα (milestones); Στρατηγική ελέγχου (Control strategy): Πως θα ελέγξουμε την ποιότητα; Πως θα ελέγξουμε την αλλαγή;

Η μελετη του χρονου απαντα Να θυμηθούμε ότι… Η μελετη του χρονου απαντα Σε ερωτήματα όπως: Ποια είναι η ελάχιστη διάρκεια για την ολοκλήρωση του έργου; Ποιος ο νωρίτερος χρόνος έναρξης και λήξης κάθε δραστηριότητας; Ποιος ο αργότερος χρόνος έναρξης και λήξης κάθε δραστηριότητας; Πόσο μπορεί να καθυστερήσει η έναρξη κάθε δραστηριότητας χωρίς επιβάρυνση της διάρκειας του έργου;

Αντικειμενικοι στοχοι ή … ο “τριπλοσ περιορισμοσ” Να θυμηθούμε ότι… Αντικειμενικοι στοχοι ή … ο “τριπλοσ περιορισμοσ” Χρόνος (Διάρκεια) Ελαχιστοποίηση της διάρκειας Χρήμα (Κόστος) Μεγιστοποίηση ΚΠΑ Ποιότητα (Εύρος) Βελτιστοποίηση ποιότητας Διάρκεια Κόστος Ποιότητα

Τι ενσωματωνουμε στο εργο… Να θυμηθούμε ότι… Τι ενσωματωνουμε στο εργο… Η διαχείριση έργου απαιτεί την ενσωμάτωση (ενοποίηση) όλων των στοιχείων που επηρεάζουν το έργο Κίνδυνος Επικοινωνίες Χρόνος Κόστος Πόροι Εύρος & Ποιότητα Ηγεσία Triple Constraint Model 10

στοιχεια κοστουσ (cost elements) 301 – Διάλεξη 10

COST ELEMENTS Τελική τιμή αγαθού (Gross sales price) Καθαρή τιμή αγαθού + Φόρος (Net sales price + Tax) Καθαρή τιμή αγαθού (Net sales price) Τιμή μονάδας + Κέρδος (Unit price + Profit) Τιμή μονάδας (Unit price) Μη παραγωγικές δαπάνες + Δαπάνες παραγωγής + Γενικές δαπάνες non-production costs + production costs + overheads

Μη παραγωγικεσ δαπανεσ Έμμεσες δαπάνες Indirect Διοίκηση Χρηματοδότηση Υπηρεσίες Έξοδα Άμεσες δαπάνες Direct Μεταφορές Ασφάλιση Άδειες

Δαπανεσ παραγωγησ Πρώτες ύλες για τη γραμμή παραγωγής (Raw materials) Ανθρωποώρες εργασίας (Direct man-hours) Γενικές “βιομηχανικές” δαπάνες Δαπάνες ενέργειας (Energy costs) Δαπάνες υποσυστημάτων παραγωγής (Subsystems) Δαπάνες υπηρεσιών υπεργολάβων (Subcontracted services)

Γενικεσ δαπανεσ Απόσβεση (Depreciation) Διαχειριστικά (Management) Συντήρηση (Maintenance of facilities)

ΚΟΣΤΟΣ: ΠΩΣ ΤΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΖΟΜΑΣΤΕ Πρακτικά σε ένα έργο υπάρχουν 3 διεργασίες για τη διαχείριση του κόστους: Εκτίμηση για το κόστος Ανάπτυξη προϋπολογισμού Έλεγχος για το κόστος

Εκτιμησεισ για το κοστοσ (cost estimating) 301 – Διάλεξη 10

ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΓΙΑ ΤΟ ΚΟΣΤΟΣ Ποια ερωτήματα πρέπει να απαντηθούν? Τι πόρους απαιτεί η κάθε δραστηριότητα; Πόρους ανθρώπινους και υλικούς. Σε ποια ποσότητα; Πόσο κοστίζει ο κάθε πόρος;

Πωσ γινεται η εκτιμηση; Εμπειρικά Με αναλογία Νόμος Parkinson Top-down Bottom-up Function Point Estimation Αλγοριθμικά υποδείγματα κόστους

TOP-DOWN vs bottom-up TOP-DOWN Βασίζεται στην κρίση της διοίκησης και σε ιστορικά δεδομένα Χρησιμοποιεί την WBS Γρήγορη και απλή Ακριβής σε επίπεδο έργου Σφάλματα σε επιμέρους δραστηριότητες Περιέχει μεροληπτικές εκτιμήσεις BOTTOM-UP Βασίζεται στα μέλη της ομάδας που θα εκτελέσουν τη δραστηριότητα Τα επιμέρους αθροίζονται στο υψηλότερο επίπεδο της WBS Απαιτεί αρκετό χρόνο Παρέχει μεγαλύτερη ακρίβεια Επιτρέπει εξομάλυνση των μεροληπτικών εκτιμήσεων

Αναπτυξη προυπολογισμου (budgeting) 301 – Διάλεξη 10

ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΒΗΜΑΤΑ Σύνταξη προϋπολογισμού Προσδιορισμός ταμειακών ροών Είναι το πλάνο (χρονοδιάγραμμα) του έργου εκφρασμένο σε χρήμα …ΚΑΙ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ Η μοναδικότητα του έργου Η διάρκεια, η οποία αυξάνει την αβεβαιότητα

BUDGET PER MONTH AND ACTIVITY

S-CURVE

Ποτε γινεται η αναπτυξη του Μελέτη σκοπιμότητας (Κύριος του έργου – “Πελάτης”) Όταν σχηματοποιηθεί η αρχική ιδέα Αποτελεί μια χονδρική εκτίμηση Προσφορά (Ανάδοχος – “Εργολάβος”) Είναι δεσμευτική Έχει μεγαλύτερη ακρίβεια στις εκτιμήσεις

Ελεγχοσ κοστουσ (cost control) 301 – Διάλεξη 10

ΓΙΑ ΤΟΝ ΕΛΕΓΧΟ ΤΟΥ ΚΟΣΤΟΥΣ Έναρξη Αναλυτικός προϋπολογισμός εργασιών – Baseline: χρησιμοποιείται για συγκρίσεις Εξέλιξη Παρακολούθηση σε τακτική βάση (πχ μηνιαία) Αναθεώρηση ανά τρίμηνο ή σε σημαντικά γεγονότα Γενική αναθεώρηση στο τέλος του έτους

ΓΙΑ ΤΟΝ ΕΛΕΓΧΟ ΤΟΥ ΚΟΣΤΟΥΣ Παρακολούθηση έργου Παρακολούθηση αλλαγών Εντοπισμός αποκλίσεων Διορθωτικές κινήσεις