Ανάλυση και Σχεδιασμός Πληροφοριακών Συστημάτων (Θεωρία) Δήμητρα Τζίγκου Λευκάδα 2011 Εφαρμογών Πληροφορικής στη Διοίκηση και την Οικονομία

ΜΕΛΕΤΗ ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΟΣ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ (FEASIBILITY STUDY) Τα κυριότερα αντικείμενα της Μελέτης Σκοπιμότητας είναι να: προσδιορίσει τις βασικές ανάγκες της Επιχειρήσεως, οι οποίες μπορούν να καλυφθούν από την Ανάπτυξη / Εγκατάσταση ενός Νέου Πληροφοριακού Συστήματος, θεμελιώσει τις γενικές ιδέες, την σκοπιμότητα και την τεχνική, λειτουργική και οικονομική δικαιολόγηση της ανάπτυξης / εγκατάστασης ενός Πληροφοριακού Συστήματος, παρουσιάσει μια σχετική αναφορά προς εξέταση στη Διοίκηση της Επιχειρήσεως.

Αυτή η αναφορά θα πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα : Αυτή η αναφορά θα πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα : Ανάλυση της Υποδομής της Εταιρείας και των Απαιτήσεων. Εξέταση του Υφισταμένου Συστήματος. Υφιστάμενος και Μελλοντικός Εξοπλισμός (Hardware). Γενική Περιγραφή των Απαιτήσεων του Συστήματος. Βασικές Ιδέες της Αρχιτεκτονικής του Συστήματος. Έρευνα στα Υπάρχοντα Συστήματα για Αγορά. Χρονοδιάγραμμα Υλοποίησης. Εκτίμηση Κόστους για το Προτεινόμενο Σύστημα. Ανάλυση των Πλεονεκτημάτων του Συστήματος. Σύγκριση Κόστους/Ωφελημάτων.

ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΤΗΣ ΜΕΛΕΤΗΣ ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΑΣ Ανάλυση της υποδομής της επιχειρήσεως και των απαιτήσεων Οι πληροφορίες θ' αποκτηθούν με συζητήσεις με το "προϊσταμενικό" προσωπικό (Key Personnel) για να καθορισθούν οι ανάγκες του και να γίνουν γνωστά περισσότερα για το πώς λειτουργούν και με ποιούς έρχονται σ' επαφή. Με άλλα λόγια θα πρέπει να προσδιορισθούν η διαδικασία της ροής πληροφόρησης των απαιτήσεων της Επιχείρησης και οι διάφορες αλληλοεξαρτήσεις τους.

Εξέταση του Υφισταμένου Συστήματος Θα πρέπει να εξετασθούν οι ικανότητες του υφισταμένου συστήματος και να ερευνηθούν οι προσαρμογές, που τυχόν απαιτούνται, να γίνουν από και προς το προτεινόμενο σύστημα. Υφιστάμενος και Μελλοντικός Εξοπλισμός (Hardware) Θα πρέπει να γίνει κατανοητό το υπάρχον και το μελλοντικό "hardware" και οι περιορισμοί του συγκεκριμένου συστήματος Η.Υ.. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να είναι γνωστό τι "hardware" υπάρχει και ποιές ικανότητες έχει αυτό το Σύστημα και τι σχεδιάζεται για το μέλλον.

Γενική Περιγραφή των Απαιτήσεων του Συστήματος Θα πρέπει να τεκμηριωθεί η ροή των πληροφοριών και να επικεντρωθούν οι βασικές λειτουργίες (ή υποσυστήματα) του νέου συστήματος. Οι προσαρμογές που απαιτούνται θα πρέπει να δειχθούν με ένα γενικό διάγραμμα ροής (flow chart). Βασικές Έννοιες του Σχεδιασμού του Συστήματος Θα πρέπει να εντοπισθούν οι Γενικές Απαιτήσεις του Συστήματος, τα Δεδομένα Εισόδου - Εξόδου, περιλαμβάνοντας μια συνοπτική ανάλυση των απαιτήσεων για την δημιουργία Βάσεως Στοιχείων (D.B.), και την διαμόρφωση του "hardware" και του Λειτουργικού Περιβάλλοντος, το οποίο θα χρειασθεί να υποστηρίξει το νέο σύστημα. Μελέτη των προς Αγορά Συστημάτων Έχοντας δημιουργήσει την γενική ιδέα του συστήματος και έχοντας προσδιορίσει τις αρχικές απαιτήσεις του σχεδιασμού, είναι συμφέρον σ' αυτό το σημείο να ερευνηθεί το τι υπάρχει για αγορά από άλλη παρόμοια Επιχείρηση.

Χρονοδιάγραμμα Υλοποιήσεως Αυτό περιλαμβάνει: σχεδιαγράμματα, προσωπικό, εκπαίδευση, εξοπλισμό, Εκτίμηση Κόστους του Προτεινομένου Συστήματος Θα εκτιμηθούν το κόστος Ανάπτυξης / Αγοράς για το προτεινόμενο σύστημα και όσον αφορά: Λογισμικό (Software). Εξοπλισμό (Hardware). Εκπαίδευση. Εφαρμογή. Επίσης θα πρέπει να εκτιμηθεί το κόστος Λειτουργίας του, δηλ.: Δαπάνες λειτουργίας. Συντήρηση. Η κοστολόγηση της ανάπτυξης ή αγοράς καθώς και της λειτουργίας του νέου συστήματος, θα πρέπει να βασίζεται στο έντυπο που παρουσιάζεται από το Υπόδειγμα 1.

Ανάλυση των Πλεονεκτημάτων του Νέου Συστήματος Ανάλυση των Πλεονεκτημάτων του Νέου Συστήματος Τα οφέλη χωρίζονται σε 2 κατηγορίες: εμφανή αυτά που μπορούμε να τα μετρήσουμε, να τα ορίσουμε, και μη εμφανή αυτά που δεν περιλαμβάνονται στις παραπάνω κατηγορίες. Τα μη εμφανή είναι πιο δύσκολο να ορισθούν αν και ξέρουμε ότι υπάρχουν. Πάντως τα μη εμφανή συχνά μπορεί να δημιουργήσουν την προϋπόθεση / διαφορά για την λήψη της έγκρισης της διοίκησης της επιχείρησης και για τον λόγο αυτό είναι σπουδαία.

Σύγκριση Κόστους / Ωφελειών Η Διοίκηση της Επιχειρήσεως θα θέλει να ξέρει πόσο γρήγορα θα μπορέσει να αποσβέσει το κόστος εφαρμογής του νέου συστήματος. Ένα λογικό όριο είναι περίπου 1 χρόνος μετά την αρχή της εφαρμογής του νέου συστήματος. Οι παρακάτω δείκτες είναι πολύ βοηθητικοί: (Η περίοδος αποσβέσεως μπορεί να είναι μέχρι 5 χρόνια)

Επίσης η παρουσίαση της ανάλυσης κόστους / ωφελειών σε μια κανονική αναφορά που θα περιέχει και κάποιο γράφημα, δίνει μεγαλύτερη δυνατότητα για την κατανόηση της αξίας του νέου συστήματος.

ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΗΣ ΜΕΛΕΤΗΣ ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΑΣ ΣΤΗΝ ΔΙΟΙΚΗΣΗ Αφού όλα αυτά τα 10 βήματα έχουν γίνει και η αναφορά (έκθεση) έχει γραφεί θα πρέπει να παρουσιασθεί για έγκριση στην Διοίκηση της Επιχειρήσεως. Θα πρέπει να ζητηθούν γραπτά σχόλια, καθώς επίσης να γίνει και προφορική παρουσίαση της μελέτης. Ελπίζεται ότι εφόσον έχει γίνει μια καλή δουλειά, η Διοικήσεως της Επιχειρήσεως θα ενθουσιασθεί τόσο, ώστε να δώσει την έγκρισή της για ανάπτυξη ή αγορά του νέου συστήματος. Τέλος σημειώνεται ότι ο ενθουσιασμός της Διοικήσεως της Επιχειρήσεως είναι σπουδαίος παράγων στην ανάπτυξη ενός νέου συστήματος.

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ Χαραμής, Γ. (2002) Ανάλυση και Σχεδιασμός Πληροφοριακών Συστημάτων. 4η ed. Εκδόσεις ΑΝΙΚΟΥΛΑ