Κεφάλαιο 6: Έλεγχος του Οργανισμού Δρ. Α. Ραφαηλίδης Τμ. Διοίκησης Επιχειρήσεων (Πάτρα) ΤΕΙ Δυτ. Ελλάδας

Ελέγχοντας την επιτυχία στη McDonald’s Ray Kroc: πολλοί δικαιοδόχοι αποτυγχάνουν εξαιτίας φτωχού μάνατζμεντ, μη-σταθερής ποιότητας, και οικονομικής «αποστράγγισης» από τον δικαιοπάροχο Συνεπώς: έλεγχος τόσο της ποιότητας του φαγητού, όσο και της προσφερόμενης υπηρεσίας, ΜΑΖΙ με οικονομικά κίνητρα

Έλεγχος ως λειτουργία του μάνατζμεντ Έλεγχος: η διαδικασία της ρύθμισης των οργανωσιακών δραστηριοτήτων, έτσι ώστε η πραγματική απόδοση να ανταποκρίνεται στους αναμενόμενους στόχους και πρότυπα

Ρόλος - χρησιμότητα του ελέγχου Αντιμετώπιση αβεβαιότητας (Luxottica) Εντοπισμός δυσλειτουργιών (Daiwa) Εντοπισμός ευκαιριών Χειρισμός σύνθετων καταστάσεων Αποκέντρωση εξουσιών (GM’s A. Sloan)

Επίπεδα ελέγχου Marks & Spencer

Διαδικασία ελέγχου (1) Προσδιορισμός τομέων ελέγχου Προσδιορισμός προτύπων Τι αναμένεται και πως θα αξιολογηθεί Εντοπισμός δυσκολιών – περιορισμών Μείωση επιπτώσεων ασυμφωνίας στόχων Τρόποι και συχνότητα μέτρησης απόδοσης (Amex) Σημαντικές πλευρές της απόδοσης δύσκολα μετρούνται ποσοτικά (McDonald’s, έργα Έρευνας και Ανάπτυξης) Συχνότητα εξαρτάται από: (α) σπουδαιότητα στόχου, (β) συχνότητα- ταχύτητα ενδεχόμενων μεταβολών, (γ) επιπτώσεις τυχόν προβλημάτων

Διαδικασία ελέγχου (2) 4. Σύγκριση απόδοσης με πρότυπα Μάνατζμεντ της εξαίρεσης (management by exception) 5Α. Αναγνώριση καλής απόδοσης 5Β. Λήψη διορθωτικών μέτρων, κατά περίπτωση 6. Προσαρμογή των προτύπων και των μέτρων, κατά περίπτωση Ενίοτε τα πρότυπα και τα μέτρα χρήζουν προσαρμογής (προς τα πάνω ή προς τα κάτω)

Τι πρέπει να ελέγχεται; Αντίληψη εξάρτησης από πόρους (resource – dependence) Τα στελέχη πρέπει να ελέγχουν κυρίως τομείς στους οποίους η επιχείρηση εξαρτάται από τρίτους, για πόρους που είναι απαραίτητοι για την επίτευξη των οργανωσιακών στόχων Στρατηγικά σημεία ελέγχου Οι τομείς που ελέγχονται επιλέγονται κυρίως γιατί είναι ιδιαίτερα σημαντικοί για την επίτευξη των οργανωσιακών στόχων

4 Προϋποθέσεις για θέσπιση ελέγχου Κατά πόσο είναι αναγκαίος ο έλεγχος; Βαθμός εξάρτησης σε συγκεκριμένους πόρους Πιθανότητα ανωμαλιών στη ροή των πιο πάνω πόρων Βαθμός «εφικτότητας» και πρακτικότητας των ελέγχων Βαθμός στον οποίο είναι εφικτή η διαδικασία του ελέγχου Κόστος ελέγχου

Εναλλακτικές επιλογές αντί ελέγχου Αλλαγή της σχέσης εξάρτησης σε συγκεκριμένους πόρους (Saudi Big Mac) Αύξηση αξιοπιστίας προμήθειας συγκεκριμένων πόρων (McDonald’s Thai πατάτες) Αλλαγή της φύσης της εξάρτησης Πλήρης απαλοιφή της εξάρτησης (π.χ. καθετοποίηση, βλ. ψωμάκια McDonald’s σε Μ. Βρετανία) Αλλαγή στόχων και σκοπών, ώστε να απαλειφθεί η εξάρτηση Σουσάμι και κρεμμύδια από Μεξικό, ψωμάκια από σιτάρι Σ. Αραβίας, κιμάς και μαρούλι από Ισπανία, πίκλες και σάλτσα από ΗΠΑ, τυρί από Ν. Ζηλανδία

Είδη ελέγχων (1) Έλεγχοι προτροφοδότησης (feedforward) Η ρύθμιση των εισροών ώστε να διασφαλίζεται η κάλυψη των προτύπων που είναι αναγκαία για την, επόμενη, διαδικασία μετασχηματισμού Ταυτόχρονοι έλεγχοι (concurrent) Η ρύθμιση των τρεχουσών δραστηριοτήτων μετασχηματισμού ώστε να διασφαλίζεται η συμμόρφωσή τους με τα οργανωσιακά πρότυπα

Είδη ελέγχων (2) Έλεγχοι ανατροφοδότησης (feedback) Πολλαπλοί έλεγχοι Ρυθμίσεις που υλοποιούνται μετά την ολοκλήρωση ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας, ώστε να διασφαλίζεται ότι η τελική εκροή πληροί τα οργανωσιακά πρότυπα και στόχους Πολλαπλοί έλεγχοι Συστήματα που χρησιμοποιούν περισσότερα από τα πιο πάνω, έχοντας και πολλαπλά στρατηγικά σημεία ελέγχου

Κυβερνητικός & μη – κυβερνητικός έλεγχος Κυβερνητικός έλεγχος (cybernetic control) Ένα αυτορυθμιζόμενο σύστημα ελέγχου το οποίο, όταν τεθεί σε λειτουργία, μπορεί αυτόματα να παρακολουθεί την κατάσταση και να λαμβάνει διορθωτικά μέτρα, όταν απαιτείται Μη – κυβερνητικός έλεγχος Ένα σύστημα ελέγχου το οποίο στηρίζεται στην ανθρώπινη διακριτική ευχέρεια ως θεμελιώδες στοιχείο της διαδικασίας

Προσεγγίσεις στην Υλοποίηση του Ελέγχου (1) Γραφειοκρατικός έλεγχος: στηρίζεται στη ρύθμιση μέσα από κανόνες, πολιτικές, επίβλεψη, προϋπολογισμούς, προγραμματισμό, συστήματα αμοιβών και άλλους μηχανισμούς ώστε να διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι επιδεικνύουν την κατάλληλη συμπεριφορά και επιτυγχάνουν τα πρότυπα απόδοσης Ταιριάζει καλύτερα σε επαναλαμβανόμενες συνθήκες

Προσεγγίσεις στην Υλοποίηση του Ελέγχου (2) Έλεγχος από κάστα: στηρίζεται σε αξίες, πεποιθήσεις, παραδόσεις, οργανωσιακή κουλτούρα, κοινά πρότυπα και άτυπες σχέσεις για τη ρύθμιση της συμπεριφοράς των εργαζομένων και τη διευκόλυνση της επιδίωξης των οργανωσιακών στόχων Συχνός σε περιπτώσεις επιστημονικών επαγγελμάτων

Προσεγγίσεις στην Υλοποίηση του Ελέγχου (3) Έλεγχος από την αγορά: στηρίζεται στους μηχανισμούς της αγοράς για τη ρύθμιση της τιμής συγκεκριμένων και σαφώς προσδιορισμένων αγαθών και υπηρεσιών που χρειάζεται ένας οργανισμός Εξωτερίκευση δραστηριοτήτων (outsourcing)

Έλεγχος και Καινοτομία Τέσσερις μοχλοί στρατηγικού ελέγχου: Συστήματα πεποιθήσεων Συστήματα θέσπισης ορίων Συστήματα διαχείρισης απόδοσης Διαδραστικά συστήματα παρακολούθησης Σταδιακή προσέγγιση: Έλεγχος ενός έργου καινοτομίας που βασίζεται κύρια στην κάστα, μα περιλαμβάνει σε διάδοχες φάσεις ένα σύνολο σχεδίων και γραφειοκρατικών ελέγχων, οι οποίοι ξεκινούν από πολύ γενικοί και γίνονται πιο συγκεκριμένοι καθώς εξελίσσεται το έργο

Υπερβολικός και Ελλιπής Έλεγχος Υπερβολικός έλεγχος: Ο περιορισμός της αυτονομίας καθενός μεμονωμένου εργαζομένου σε βαθμό τέτοιο ώστε να εμποδίζει την απόδοσή του Ελλιπής έλεγχος: Η παροχή τέτοιας αυτονομίας σε εργαζόμενο ώστε ο οργανισμός να χάνει την ικανότητα κατεύθυνσης του εργαζόμενου προς την επιδίωξη των οργανωσιακών στόχων

Αποτελεσματικό Σύστημα Ελέγχου Ένα αποτελεσματικό σύστημα ελέγχου: Προσανατολίζεται στο μέλλον Είναι πολυδιάστατο Έχει καλή σχέση κόστους/οφέλους Είναι ακριβές Είναι ρεαλιστικό Ελέγχει έγκαιρα Μπορεί να παρακολουθείται Είναι αποδεκτό από τα μέλη του οργανισμού Είναι ευέλικτο