Εργαςτηριο Διαχειριςης Εργων MS Project Οργάνωση και μορφοποίηση λεπτομερειών του έργου Νίκος Μαστρογιάννης Διδάκτορας Τμ. Διοίκησης Επιχειρήσεων Παν/μίου Πατρών Προσαρμοσμένο από Δρα Α. Ραφαηλίδη (2015)

Περιεχομενα 7ου Μαθηματος Φίλτρα έργου Φίλτρα έργου-Γενικά Φίλτρα έργου-Απλό Φίλτρο (1), (2) Φίλτρα έργου-Αλληλεπιδραστικό φίλτρο (1), (2), (3) Φίλτρα έργου-Δημιουργία προσαρμοσμένου φίλτρου (1), (2) Φίλτρα έργου-Συνδυασμός κριτηρίων φίλτρου (1), (2), (3) Ταξινόμηση λεπτομερειών έργου Ταξινόμηση λεπτομερειών έργου-Γενικά Ταξινόμηση λεπτομερειών έργου-Παράδειγμα απλής ταξινόμησης (1), (2), (3) Ταξινόμηση λεπτομερειών έργου-Ταξινόμηση ως προς πολλά πεδία Ομαδοποίηση λεπτομερειών έργου Ομαδοποίηση λεπτομερειών έργου-Γενικά Ομαδοποίηση λεπτομερειών έργου-Παράδειγμα απλής ομαδοποίησης Ομαδοποίηση λεπτομερειών έργου-Παράδειγμα σύνθετης ομαδοποίησης (1), (2) Παρατηρήσεις για ομαδοποίηση λεπτομερειών έργου

Φιλτρα εργου – Γενικα Καθώς αυξάνεται ο αριθμός των εργασιών στο έργο, είναι συχνά χρήσιμο να εμφανίζουμε μόνο ορισμένες εργασίες, για τις οποίες ενδιαφερόμαστε εκείνη τη στιγμή. Ορισμός: Τα φίλτρα είναι εργαλεία με τα οποία εμφανίζουμε ή επισημαίνουμε μόνο τις πληροφορίες που χρειαζόμαστε εκείνη τη στιγμή. Όλες οι υπόλοιπες εργασίες κρύβονται προσωρινά, ή δεν επισημαίνονται. Τα αλληλεπιδραστικά (interactive) φίλτρα επιτρέπουν να καταχωρίζουμε τα κριτήρια που θέλουμε (π.χ. μια ημερομηνία), ή να εμφανίζουμε δεδομένα που κυμαίνονται σε κάποιο εύρος τιμών. Παρατήρηση: Υπάρχουν φίλτρα εργασιών (task filters) για εστίαση σε πληροφορίες σχετικές με εργασίες, και φίλτρα πόρων (resource filters) για εστίαση σε πληροφορίες σχετικές με πόρους.

Φιλτρα εργου – Απλο Φιλτρο (1) Παράδειγμα: Εμφάνιση οροσήμων (milestones) Στη βασική γραμμή εργαλείων επιλέγουμε Project «Filtered for: All Tasks». Από τα φίλτρα επιλέγουμε το «Milestones». Στον πίνακα Gantt εμφανίζονται μόνο οι εργασίες ορόσημα και οι εργασίες σύνοψης. Για να επανέλθουμε στην αρχική μορφή, επιλέγουμε το «All Tasks».

Φιλτρα εργου – Αλληλεπιδραςτικο φιλτρο (1) Αν επιθυμούμε διαφορετικά κριτήρια κάθε φορά που χρησιμοποιούμε ένα φίλτρο (π.χ. μια ημερομηνία ή ένα εύρος κωδικών εργασιών), μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ένα αλληλεπιδραστικό (interactive) φίλτρο. Παράδειγμα: Φίλτρο «Date Range» Εμφανίζουμε τις εργασίες που πραγματοποιούνται σε ένα εύρος ημερομηνιών. Έτσι, επιλέγουμε το φίλτρο «Date Range». Εισάγουμε την αρχή της χρονικής περιόδου που θέλουμε, και ΟΚ. Εισάγουμε το τέλος της χρονικής περιόδου που θέλουμε, και πάλι ΟΚ. Εμφανίζονται μόνο οι εργασίες που πραγματοποιούνται μεταξύ αυτών των ημερομηνιών.

Φιλτρα εργου – Αλληλεπιδραςτικο φιλτρο (2) Όταν θέλουμε να εμφανίσουμε μόνο εργασίες στις οποίες έχουν αντιστοιχιστεί συγκεκριμένοι πόροι, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα φίλτρα «Using Resource: Χρησιμοποιεί τον πόρο» και «Resource Group: Ομάδα Πόρων». Παράδειγμα: Φίλτρο «Resource Group» (από τα «More Filters») Επιλέγουμε το φίλτρο «Resource Group». Εμφανίζεται το «Resource Group», όπου καθορίζουμε την ομάδα πόρων που θα φιλτράρουμε. Στο «Group Name» πληκτρολογούμε το όνομα της ομάδας (π.χ. Εξωτερικοί συνεργάτες), και ΟΚ.

Φιλτρα εργου – Αλληλεπιδραςτικο φιλτρο (3) Συνέχεια Παραδείγματος: Φίλτρο «Resource Group» Στο διάγραμμα Gantt θα εμφανιστούν οι εργασίες που έχουν αντιστοιχιστεί πόροι που ανήκουν στη συγκεκριμένη ομάδα. Επανερχόμαστε στην αρχική μορφή επιλέγοντας το φίλτρο «All Tasks». Παρατήρηση 1: Είναι απαραίτητο να γράψουμε το όνομα της ομάδας των πόρων ακριβώς όπως το είχαμε γράψει όταν καταχωρίσαμε τις πληροφορίες των πόρων. Παρατήρηση 2: Υπάρχει πληθώρα απλών ή αλληλεπιδραστικών φίλτρων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν, είτε στον κατάλογο των φίλτρων, είτε στην επιλογή «More Filters».

Φιλτρα Εργου – Δημιουργια προςαρμοςμενου φιλτρου (1) Φιλτρα Εργου – Δημιουργια προςαρμοςμενου φιλτρου (1) Πέρα από τα έτοιμα φίλτρα, μπορούμε να δημιουργήσουμε δικά μας. Π.χ., αν εστιάζουμε συχνά σε εργασίες που ξεκινούν μετά από κάποια συγκεκριμένη ημερομηνία, μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα φίλτρο ώστε να μη χρειάζεται κάθε φορά να εισάγουμε την ημερομηνία. Στο Project «Filtered for: All Tasks» επιλέγουμε «More Filters». Εμφανίζεται το «More Filters». Αυτό περιέχει πρόσθετα φίλτρα εργασιών και πόρων που μπορούμε να εφαρμόσουμε. Πατάμε το κουμπί «New» και εμφανίζεται το «Filter Definition», όπου θα καταχωρίσουμε τα κριτήρια του φίλτρου. Καταρχάς στο πλαίσιο «Name» πληκτρολογούμε το όνομα του φίλτρου, π.χ. «Σύντομες εργασίες».

Φιλτρα Εργου – Δημιουργια προςαρμοςμενου φιλτρου (2) Κάνουμε απλό κλικ στην πρώτη γραμμή της στήλης «Field Name» και από τον κατάλογο (πατώντας το βέλος της γραμμής καταχωρίσεων), επιλέγουμε π.χ. το «Duration». Στη στήλη «Test» επιλέγουμε π.χ. το «is less than or equal to», ενώ στη στήλη «Value(s)» εισάγουμε «2,5d». Έχουμε ένα προσαρμοσμένο φίλτρο, το οποίο βρίσκει όλες τις εργασίες του έργου με διάρκεια μικρότερη ή ίση των 2,5 ημερών. Εφαρμόζουμε το φίλτρο αυτό πατώντας ΟΚ και στη συνέχεια «Apply».

Φιλτρα Εργου – Συνδυαςμος κριτηριων φιλτρου (1) Μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα προσαρμοσμένο φίλτρο χρησιμοποιώντας ένα συνδυασμό κριτηρίων, με την βοήθεια των τελεστών (operators) And (Και) και Or (Ή). Οι τελεστές αυτοί επιτρέπουν να συνδέσουμε τα διάφορα κριτήρια φίλτρων που έχουμε καθορίσει σε διαφορετικές γραμμές του πλαισίου διαλόγου «Filter Definition». Π.χ., θέλουμε ένα προσαρμοσμένο φίλτρο που να εμφανίζει όλες τις εργασίες του έργου στις οποίες έχουμε αντιστοιχίσει πόρους που ανήκουν στην ομάδα «Έκτακτο Προσωπικό έργου» ΚΑΙ που λαμβάνουν χώρα μέσα στον Δεκέμβριο 2009. Στο μενού «Project» δείχνουμε το «Filtered for: All Tasks» και έπειτα επιλέγουμε «More Filters». Πατάμε «New» και εμφανίζεται το «Filter Definition», όπου καταχωρίζουμε τα κριτήρια του φίλτρου. Καταρχάς στο πλαίσιο «Name» πληκτρολογούμε το όνομα του φίλτρου, π.χ. «Δραστηριότητα έκτακτου προσωπικού τον Δεκέμβριο».

Φιλτρα Εργου – Συνδυαςμος κριτηριων φιλτρου (2) Κάνουμε απλό κλικ στη στήλη «Field Name» και από τον κατάλογο που εμφανίζεται (αν πατήσουμε το βέλος της γραμμής καταχωρίσεων), επιλέγουμε «Start». Στη στήλη «Test» με τον ίδιο τρόπο επιλέγουμε π.χ. το «is greater than or equal to», ενώ στη στήλη «Value(s)» θα πληκτρολογήσουμε «1/12/09». Με ΕΝΤΕR μεταφερόμαστε στη δεύτερη γραμμή της πρώτης στήλης, δηλαδή στη στήλη «And/Or». Εκεί επιλέγουμε το And. Συνδέεται το πρώτο κριτήριο του φίλτρου με το δεύτερο κριτήριο που θα ακολουθήσει. Ακολουθώντας την παραπάνω διαδικασία, εισάγουμε το δεύτερο κριτήριο με τις εντολές «Finish», «is less than or equal to», «31/12/09», τον τελεστή And που θα το συνδέσει με το τρίτο κριτήριο. Τέλος δημιουργούμε το τρίτο κριτήριο με τις εντολές «Resource Group», «equals» και «Έκτακτο προσωπικό έργου», όπως φαίνονται στην ακόλουθη εικόνα.

Φιλτρα Εργου – Συνδυαςμος κριτηριων φιλτρου (3) Εφαρμόζουμε το φίλτρο αυτό πατώντας ΟΚ και στη συνέχεια «Apply». Παρατήρηση: Για να επεξεργαστούμε ένα προσαρμοσμένο φίλτρο το επιλέγουμε και πατάμε το «Edit» από το «Filter Definition».

Ταξινομηςη λεπτομερειων εργου - Γενικα Η ταξινόμηση εργασιών και πόρων είναι ένας ακόμα τρόπος οργάνωσης των πληροφοριών του έργου. Η εντολή Sort (Ταξινόμηση) του μενού «Project» εμφανίζει ένα υπομενού με πεδία ως προς τα οποία μπορεί να γίνει η ταξινόμηση. Με τη διαταγή «Sort by» του υπομενού «Sort» μπορούμε να καθορίσουμε μέχρι και τρία πεδία ή κλειδιά ταυτόχρονα. Η ταξινόμηση των εργασιών μπορεί να γίνει κατά αύξουσα σειρά (ascending) ή κατά φθίνουσα σειρά (descending). Η αύξουσα σειρά σημαίνει ότι η ταξινόμηση γίνεται από την πρώτη ημερομηνία προς την τελευταία (για πεδία ημερομηνίας), από τον μικρότερο προς τον μεγαλύτερο αριθμό (για αριθμητικά πεδία) ή από το Α προς το Ω (για κείμενο). Το αντίθετο ισχύει στην φθίνουσα σειρά ταξινόμησης.

Ταξινομηςη λεπτομερειων εργου – Παραδειγμα απλης ταξινομηςης (1) Θέλουμε να ταξινομήσουμε τις εργασίες ως προς τη διάρκειά τους. Οι εργασίες είναι αρχικά ταξινομημένες κατά αύξουσα σειρά ως προς τους κωδικούς τους αριθμούς (ID) – δηλαδή με την σειρά καταχώρισής τους. Για να εμφανίζονται πρώτες οι εργασίες με τη μεγαλύτερη διάρκεια θα χρησιμοποιήσουμε φθίνουσα ταξινόμηση. Στο μενού «Project» δείχνουμε την διαταγή «Sort» και επιλέγουμε «Sort by». Εμφανίζεται το «Sort». Πατώντας το κάτω βέλος του πλαισίου «Sort by» εμφανίζεται ο κατάλογος με τα ονόματα πεδίων για εργασίες. Επιλέγουμε «Duration» και «Descending», δηλαδή φθίνουσα σειρά ταξινόμησης. Έπειτα «Sort» και οι εργασίες ταξινομούνται όπως έχουμε καθορίσει.

Ταξινομηςη λεπτομερειων εργου – Παραδειγμα απλης ταξινομηςης (2) Παρατήρηση 1: Η φθίνουσα ταξινόμηση των εργασιών ως προς τη διάρκεια γίνεται ανά εργασία σύνοψης (και μέσα στις υποεργασίες κάθε εργασίας σύνοψης ξεχωριστά). Παρατήρηση 2: Οι κωδικοί αριθμοί των εργασιών δεν αλλάζουν (δηλαδή δεν ξεκινάει καινούργια αρίθμηση των εργασιών από το 1). Αυτό συμβαίνει όταν το «Permanently renumber tasks» είναι απενεργοποιημένο.

Ταξινομηςη λεπτομερειων εργου – Παραδειγμα απλης ταξινομηςης (3) Παρατήρηση 3: Το ενεργοποιημένο πλαίσιο «Keep Outline Structure» διατηρεί αναλλοίωτη τη δομή της διάρθρωσης των εργασιών. Παρατήρηση 4: Για επαναφορά του έργου στην αρχική μορφή, στο μενού «Project» επιλέγουμε «Sort» και μετά επιλέγουμε «Sort by». Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου «Sort». Πατάμε το «Reset» και στη συνέχεια το «Sort».

Ταξινομηςη λεπτομερειων εργου – Ταξινομηςη ως προς πολλα πεδια Μπορεί να γίνει και ταξινόμηση ως προς δύο, ή περισσότερα, πεδία. Στο μενού «Project» επιλέγουμε «Sort» και «Sort by». Πατώντας το κάτω βέλος του πλαισίου «Sort by» επιλέγουμε π.χ. το «Duration» και «Descending». Στο «Then by» επιλέγουμε π.χ. «Cost» και «Ascending» δηλαδή αύξουσα ταξινόμηση. Έπειτα πατάμε το «Sort» και οι εργασίες ταξινομούνται όπως έχουμε καθορίσει. Παρατήρηση: Η ταξινόμηση γίνεται πρώτα ως προς το πρώτο πεδίο, στη συνέχεια γίνεται ξανά ταξινόμηση των εργασιών κάθε υποομάδας ως προς το δεύτερο πεδίο κλπ.

Ομαδοποιηςη λεπτομερειων εργου - Γενικα Άλλος τρόπος εμφάνισης των δεδομένων εργασιών και πόρων είναι η ομαδοποίηση (grouping). Η ομαδοποίηση επιτρέπει την οργάνωση των πληροφοριών των εργασιών ή των πόρων σύμφωνα με κριτήρια που επιλέγουμε. Π.χ., στην προβολή Φύλλου Πόρων (Resource Sheet), αντί να εμφανίζουμε τον κατάλογο των πόρων ταξινομημένο ανά κωδικό αριθμό (ID) πόρου, μπορούμε να εμφανίσουμε τους πόρους ταξινομημένους ως προς το κόστος. Η ομαδοποίηση προχωρά ένα βήμα περισσότερο από την ταξινόμηση. Προσθέτει τιμές σύνοψης ή «συσσώρευσης» (roll-up) σε διαστήματα που ορίζονται από τον χρήστη. Για παράδειγμα, μπορούμε να ομαδοποιούμε τους πόρους σύμφωνα με το κόστος τους σε διαστήματα κόστους των 1000€.

Ομαδοποιηςη λεπτομερειων εργου – Παραδειγμα απλης ομαδοποιηςης Το πιο κάτω παράδειγμα ομαδοποίησης μοιάζει με την ταξινόμηση, αλλά προστίθενται και τιμές σύνοψης για διάφορες πληροφορίες. Παράδειγμα: Ομαδοποίηση με βάση τη διάρκεια εργασίας Στο μενού «Project» επιλέγουμε «Group By: No Group» και μετά «Duration». Τα δεδομένα των πόρων οργανώνονται σε ομάδες με βάση τη διάρκεια, και παρουσιάζονται σε μορφή διευρυμένης διάρθρωσης. Για να καταργήσουμε την ομαδοποίηση στο «Project» επιλέγουμε «Group By: Duration» και μετά «No Group»

Ομαδοποιηςη λεπτομερειων εργου – Παραδειγμα ςυνθετης ομαδοποιηςης (1) Παράδειγμα: Σύνθετη Ομαδοποίηση εργασιών Στο «Project» επιλέγουμε «More Groups», μετά «Duration». Πατώντας το «Copy» εμφανίζεται το «Group Definition in (Ορισμός ομάδας)». Στο πλαίσιο «Name» πληκτρολογούμε ένα όνομα. Στη στήλη «Field Name» πατάμε στο πρώτο κενό κελί κάτω από το κελί με την τιμή «Duration». Εκεί πληκτρολογούμε ή επιλέγουμε «Cost». Στη στήλη «Order» επιλέγουμε «Descending (Φθίνουσα)» για το πεδίο «Cost». Οι εργασίες ταξινομούνται μέσα στις ομάδες των διάρκειών τους με βάση το κόστος, από το υψηλότερο προς το χαμηλότερο. Τώρα θα ρυθμίσουμε λεπτομέρειες των διαστημάτων κόστους σύμφωνα με τα οποία το Project θα ομαδοποιεί τους πόρους. Πατάμε «Define Group Intervals» με επιλεγμένο το πεδίο «Cost», και στο πλαίσιο «Group On» επιλέγουμε «Interval». Έπειτα στο πλαίσιο «Group Interval» πληκτρολογούμε 1000 και πατάμε ΟΚ.

Ομαδοποιηςη λεπτομερειων εργου – Παραδειγμα ςυνθετης ομαδοποιηςης (2) Συνέχεια παραδείγματος: Πατάμε ξανά το ΟΚ για να κλείσουμε το «Group Definition in». Η νέα ομαδοποίηση θα εμφανιστεί ως καινούργια μέθοδος ομαδοποίησης στο πλαίσιο διαλόγου «More Groups». Έπειτα πατάμε το κουμπί «Apply» και εμφανίζεται η διπλανή μορφή. Για να καταργήσουμε την ομαδοποίηση στο μενού «Project» δείχνουμε την διαταγή «Group By: Όνομα Ομαδοποίησης» και μετά επιλέγουμε «No Group»

Παρατηρηςεις για ομαδοποιηςη λεπτομερειων εργου Παρατήρηση 1: Υπάρχει πληθώρα απλών ή σύνθετων ομαδοποιήσεων που μπορεί κανείς να χρησιμοποιήσει, είτε στον κατάλογο των ομάδων, είτε στην επιλογή «More Groups» του καταλόγου αυτού. Παρατήρηση 2: Όλες οι προκαθορισμένες ομαδοποιήσεις είναι διαθέσιμες μέσω του κουμπιού «Group by» της βασικής γραμμής εργαλείων. Στο κουμπί αυτό, που μοιάζει με πτυσσόμενο κατάλογο, εμφανίζεται το όνομα της ενεργοποιημένης ομαδοποίησης (συνήθως «No Group»).

Βιβλιογραφια Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Project Version 2007 Step by Step, Microsoft Press, 2007 Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Project Version 2002 Step by Step, Microsoft Press, 2002 Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Office Project 2003 Βήμα Βήμα, Εκδόσεις Κλειδάριθμος, 2004 Courter Gini, Marquis Annette, Microsoft Project 2000, Εκδόσεις Γκιούρδας, 2001 Stover Teresa, Microsoft Office Project 2003 Inside Out, Microsoft Press, Paperback, Bk&CD edition, 2003 Uyttewaal Eric, Dynamic Scheduling with Microsoft Office Project 2003: The Book by and for Professionals, J. Ross Publishing, 2004 www.microsoft.com/hellas/office/project/