Προσδιορισμός Απαιτήσεων στην ανάπτυξη Π.Σ. (Διάλεξη 8)

 Η διαδικασία, σε βήματα, με την οποία ένας οργανισμός μεταβαίνει από ένα τρέχον σύστημα (as is system) σε ένα καινούργιο  Κατά την διάρκεια της διαδικασίας προτάσονται διάφορα υποψήφια συστήματα (to be system)  Αρχικό βήμα: Αίτηση συστήματος  Παρέχει γενικές ιδέες για το υποψήφιο σύστημα  Καθορίζει την εμβέλεια του έργου  Παρέχει το αρχικό πρόγραμμα των εργασιών  Δεύτερο (καθοριστικό) βήμα: Φάση ανάλυσης  Παίρνει τις γενικές ιδέες της αίτησης συστήματος και τις επεξεργάζεται

 Η φάση ανάλυσης παράγει:  Λεπτομερής ορισμός απαιτήσεων  Μοντέλα λειτουργιών  Δομικά μοντέλα  Συμπεριφορικά μοντέλα πρόταση συστήματος Φάση ανάλυσης + Αναθεωρημένα παραδοτέα της διαχείρισης έργων Ανάλυση σκοπιμότητας Πρόγραμμα εργασιών Η πρόταση συστήματος υποβάλλεται στην επιτροπή έγκρισης Η επιτροπή αποφασίζει αν το έργο θα συνεχιστεί

 Συνάντηση στην οποία η ιδέα για το νέο σύστημα παρουσιάζεται στους χρήστες, τους διευθυντές και τα βασικά διοικητικά στελέχη  ο στόχος της περιήγησης είναι να εξηγήσει το σύστημα σε κάποιο βαθμό λεπτομέρειας, έτσι ώστε τα εμπλεκόμενα άτομα να: το κατανοήσουν σαφώς μπορούν να προσδιορίσουν αναγκαίες βελτιώσεις να είναι σε θέση να αποφασίσουν για τη συνέχεια ή όχι του έργου  Αν το έργο εγκριθεί: Η πρόταση συστήματος προχωρά στη φάση σχεδιασμού Τα διάφορα στοιχεία υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία και Καθορίζεται με περισσότερες λεπτομέρειες το πώς θα κατασκευαστεί το σύστημα

 Η διαχωριστική γραμμή είναι δυσδιάκριτη Γιατί;  Γιατί τα παραδοτέα που δημιουργούνται κατά τη φάση της ανάλυσης, αποτελούν το πρώτο βήμα στο σχεδιασμό του νέου συστήματος ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Πολλές από τις σημαντικότερες αποφάσεις σχεδιασμού για το νέο σύστημα, εντοπίζονται στα παραδοτέα της ανάλυσης Γιατί;  Τα παραδοτέα από τη φάση της ανάλυσης αποτελούν το πρώτο βήμα στο σχεδιασμό του νέου συστήματος  Καλύτερο όνομα για τη φάση της ανάλυσης: Ανάλυση και Αρχικός Σχεδιασμός

 Ο προσδιορισμός των απαιτήσεων είναι το πιο κρίσιμο βήμα σε ολόκληρο το ΚΖΑΣ:  Επειδή εδώ αρχίζουν να διαφαίνονται τα κύρια στοιχεία του συστήματος  Εδώ το σύστημα μπορεί να τροποποιηθεί εύκολα επειδή έχουν γίνει λίγες εργασίες μέχρι τώρα  Συνεπώς:  Καθώς προχωράμε στο ΚΖΑΣ, η επιστροφή στο προσδιορισμό των απαιτήσεων και η πραγματοποίηση σημαντικών αλλαγών γίνεται δυσκολότερη Μελέτες έχουν δείξει ότι: οι περισσότερες από τις μισές αποτυχίες στην ανάπτυξη συστημάτων οφείλεται σε προβλήματα απαιτήσεων

 Η μετατροπή της πολύ υψηλού επιπέδου περιγραφής των επιχειρηματικών αναγκών που περιέχονται στην αίτηση συστήματος σε μια ακριβέστερη λίστα απαιτήσεων οι οποίες θα μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως στοιχεία εισόδου στο υπόλοιπο της ανάλυσης  Η επέκταση των απαιτήσεων οδηγεί τελικά στη φάση σχεδιασμού

 Μια δήλωση για το τι πρέπει να κάνει το σύστημα ή ποιο χαρακτηριστικό πρέπει να διαθέτει  Κατά τη φάση της ανάλυσης, οι απαιτήσεις γράφονται από τη προοπτική του επιχειρηματία και εστιάζονται στο «τι» του συστήματος (ονομάζονται και επιχειρηματικές απαιτήσεις ή απαιτήσεις χρήστη)  Στο σχεδιασμό, εξελίσσονται σε πιο τεχνικό επίπεδο και περιγράφουν πως θα υλοποιηθεί το σύστημα (ονομάζονται και απαιτήσεις συστήματος γιατί γράφονται από τη προοπτική του κατασκευαστή)  ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΗ 1: Δεν υπάρχει κανένα όριο που να χωρίζει μια επιχειρηματική απαίτηση από μια απαίτηση συστήματος (πολλές φορές οι εταιρείες τις θεωρούν συνώνυμες έννοιες)  ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΗ 2: Οι απαιτήσεις μεταβάλλονται με τη πάροδο του χρόνου

 Λειτουργικές απαιτήσεις (functional requirements): σχετίζονται άμεσα με κάποια διαδικασία που πρέπει να εκτελεί το σύστημα ή μια πληροφορία που πρέπει να περιέχει  Τροφοδοτούν άμεσα τα επόμενα βήματα της ανάλυσης επειδή καθορίζουν τις λειτουργίες που πρέπει να διαθέτει το σύστημα  Μη-Λειτουργικές απαιτήσεις (nonfunctional requirements): αναφέρεται σε μη-συμπεριφορικές ιδιότητες που πρέπει να είναι παρούσες στο σύστημα (π.χ. απόδοση, χρηστικότητα)  Μπορεί να επηρεάσουν έμμεσα το υπόλοιπο της ανάλυσης  Χρησιμοποιούνται κυρίως στο σχεδιασμό, όταν λαμβάνονται αποφάσεις για διασύνδεση χρήστη, υλικό και λογισμικό, αρχιτεκτονική συστήματος

 Έγγραφο αναφοράς απαιτήσεων: είναι ένα απλό κείμενο που περιέχει τις λειτουργικές και μη- λειτουργικές απαιτήσεις σε μορφή διάρθρωσης  Περιγράφει στους αναλυτές τι ακριβώς πρέπει να κάνει ένα σύστημα όταν ολοκληρωθεί  Αποτελεί μέσο αποσαφήνισης καταστάσεων όταν υπάρχουν διαφωνίες  Προφανής σκοπός: να παρέχει πληροφορίες που απαιτούν τα υπόλοιπα παραδοτέα της ανάλυσης  Σημαντικός σκοπός: ο καθορισμός της εμβέλειας του συστήματος

 Υπάρχουν 3 δημοφιλή είδη τεχνικών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν γι’ αυτό το σκοπό:  Αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών (business process automation – BPA) – δημιουργεί λίγες μεταβολές  Βελτίωση επιχειρηματικών διαδικασιών (business process improvement – BPI) – δημιουργεί μέτριο πλήθος μεταβολών  Ανασχεδιασμός επιχειρηματικών διαδικασιών (business process reengineering) – δημιουργεί σημαντικές μεταβολές που επηρεάζουν μεγάλο μέρος του οργανισμού  Λειτουργούν με παρόμοιο τρόπο  Βοηθούν τους χρήστες να:  εξετάσουν με κριτική ματιά τη τρέχουσα κατάσταση των συστημάτων και των διαδικασιών (υπάρχον σύστημα)  προσδιορίσουν επακριβώς τι πρέπει να αλλάξει και να αναπτύξουν μία ιδέα για ένα νέο σύστημα (υποψήφιο σύστημα)

 Διατηρεί αμετάβλητο τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί ο οργανισμός ενώ χρησιμοποιεί την τεχνολογία των υπολογιστών για τη διεκπεραίωση μέρους της εργασίας  Μπορεί να κάνει μία εταιρία αποδοτικότερη, αλλά έχει τη μικρότερη επίδραση στην επιχειρηματική δραστηριότητα  Κατά το στάδιο της προετοιμασίας αφιερώνεται πολύς χρόνος στη κατανόηση του τρέχοντος συστήματος πριν προχωρήσει η διαδικασία στις βελτιώσεις και τις απαιτήσεις του υποψήφιου συστήματος

ΑΝΑΛΥΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ Είναι η απλούστερη και πιθανώς η συχνότερα χρησιμοποιούμενη τεχνική ανάλυσης απαιτήσεων  Ο αναλυτής θέτει ερωτήσεις στους χρήστες και τους διευθυντές με σκοπό να προσδιορίσει τα προβλήματα του υπάρχοντος συστήματος και να πάρει μία περιγραφή του τρόπου επίλυσής τους στο υποψήφιο σύστημα  Οι περισσότεροι χρήστες έχουν μία καλή ιδέα των αλλαγών που θα επιθυμούσαν  Οι περισσότερες μεταβολές σχετίζονται με την επίλυση προβλημάτων και όχι με την επένδυση σε νέες ευκαιρίες  Οι βελτιώσεις τείνουν να είναι μικρές και επαυξητικές  Ενισχύεται η αποδοτικότητα και η ευχρηστία του συστήματος  Παρέχονται όμως μόνο δευτερεύουσες βελτιώσεις στην επιχειρηματική αξία (δηλ. το νέο σύστημα είναι καλύτερο από το παλιό, αλλά δύσκολα αποφέρει σημαντικό χρηματικό όφελος)

ΑΝΑΛΥΣΗ ΓΕΝΕΣΙΟΥΡΓΩΝ ΑΙΤΙΩΝ: Η πείρα μας λέει ότι οι χρήστες καταλήγουν γρήγορα σε λύσεις χωρίς να έχουν εξετάσει πλήρως τη φύση του προβλήματος Μερικές φορές οι λύσεις είναι κατάλληλες, αλλά πολλές φορές αντιμετωπίζουν ένα σύμπτωμα του προβλήματος και όχι το ίδιο το πρόβλημα ή τη γενεσιουργό αιτία του. ΕΠΟΜΕΝΩΣ: η ανάλυση γενεσιουργών αιτιών (root cause analysis) εστιάζεται σε προβλήματα, όχι λύσεις Ο αναλυτής ξεκινά ζητώντας από τους χρήστες να δημιουργήσουν μια λίστα με τα προβλήματα του τρέχοντος συστήματος  Μετά δίνει προτεραιότητες στα προβλήματα αυτά κατά σειρά σπουδαιότητας  Στη συνέχεια, αρχίζοντας από το σημαντικότερο, χρήστες και αναλυτές προσδιορίζουν όλες τις πιθανές γενεσιουργούς αιτίες για τα προβλήματα  Εξετάζουν κάθε πιθανή γενεσιουργό αιτία μέχρι να προσδιορίσουν τις αληθινές ΣΗΜΕΙΩΣΗ: αν κάποιες προσδιοριστούν για πολλά προβλήματα, αυτές θα πρέπει να εξεταστούν πρώτες επειδή είναι πολύ πιθανό να αποτελούν τις πραγματικές γενεσιουργούς αιτίες που επιδρούν στα προβλήματα τα οποία παρατηρούνται μέσω των συμπτωμάτων Βασικό σε αυτού του είδους την ανάλυση είναι να αμφισβητείται πάντοτε το προφανές

 Επιφέρει μέσου βαθμού αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η εταιρία, για να εκμεταλευτεί νέες ευκαιρίες που προσφέρονται από την τεχνολογία ή για να αντιγράψει το τι κάνουν οι ανταγωνιστές  Μπορεί να βελτιώσει τόσο την αποδοτικότητα (δηλ. να γίνονται τα πράγματα σωστά) όσο και την αποτελεσματικότητα (δηλ. να γίνονται τα σωστά πράγματα)  Οι σχεδιαστές έργων BPI εστιάζονται στη βελτίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών  Ο χρόνος που αφιερώνεται στο υπάρχον σύστημα στοχεύει αποκλειστικά στη διευκόλυνση των αναλύσεων για τις βελτιώσεις και τις απαιτήσεις του υποψήφιου συστήματος. Υπάρχουν 3 δημοφιλείς δραστηριότητες: 1. Η ανάλυση διάρκειας 2. Η κοστολόγηση βάσει δραστηριοτήτων 3. Η άτυπη συγκριτική αξιολόγηση (informal benchmarking)

ΑΝΑΛΥΣΗ ΔΙΑΡΚΕΙΑΣ Απαιτεί λεπτομερή εξέταση του χρόνου που απαιτείται για την εκτέλεση κάθε διαδικασίας στο υπάρχον σύστημα 1. Οι αναλυτές ξεκινούν καθορίζοντας τη συνολική ποσότητα χρόνου που είναι απαραίτητος (κατά μέσον όρο) για την εκτέλεση ενός συνόλου επιχειρηματικών διαδικασιών για μια τυπική είσοδο 2. Κατόπιν, χρονομετρούν καθένα από τα μεμονωμένα βήματα (ή υποδιαδικασίες) της επιχειρηματικής διαδικασίας 3. Στη συνέχεια, η διάρκεια των βασικών βημάτων αθροίζεται και συγκρίνεται με το σύνολο για τη γενική διαδικασία  Ενδεχόμενη σημαντική διαφορά μεταξύ των δύο αυτών αριθμών αποτελεί ένδειξη ότι το συγκεκριμένο μέρος της διαδικασίας χρειάζεται επειγόντως σημαντικές αναθεωρήσεις  Τέτοιου είδους προβλήματα μπορεί να παρουσιαστούν επειδή η διαδικασία είναι υπερβολικά κατατετμημένη, οπότε η ολοκλήρωσή της απαιτεί την εκτέλεση πολλών διαφορετικών δραστηριοτήτων από πολλούς ανθρώπους

ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ ΒΑΣΕΙ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ Είναι παρόμοια ανάλυση, η οποία όμως εξετάζει το κόστος κάθε μεγάλης διαδικασίας ή βήματος σε μια επιχειρηματική διαδικασία και όχι τον απαιτούμενο χρόνο 1. Οι αναλυτές προσδιορίζουν τις δαπάνες που σχετίζονται με καθένα από τα βασικά λειτουργικά βήματα ή διαδικασίες, εντοπίζουν τις δαπανηρότερες διαδικασίες και επικεντρώνουν τις προσπάθειές τους για βελτίωση σε αυτές Ο προσδιορισμός του κόστους είναι απλός  Οι αναλυτές εξετάζουν το άμεσο κόστος της εργασίας και των υλικών για κάθε στοιχείο εισόδου

 ΑΤΥΠΗ ΣΥΓΚΡΙΤΙΚΗ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ Συνηθίζεται αρκετά σε επιχειρηματικές διαδικασίες στις οποίες υπάρχει αλληλεπίδραση με τον πελάτη Οι διευθυντές και οι αναλυτές λαμβάνουν υπόψην τους άλλες εταιρείες ή τις επισκέπτονται ως πελάτες για να παρατηρήσουν πως διεκπεραιώνεται η επιχειρηματική διαδικασία.  ΟΡΙΣΜΟΣ ΣΥΓΚΡΙΤΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ (BENCHMARKING): Αναφέρεται στη μελέτη του τρόπου με τον οποίο εκτελούν μια επιχειρηματική διαδικασία άλλοι οργανισμοί, προκειμένου να ληφθούν ιδέες για τη βελτίωση των διαδικασιών μιας εταιρείας.

 Μεταβάλλει τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί ο οργανισμός, «εξαλείφοντας» τις τρέχουσες μεθόδους εργασίας και πραγματοποιώντας σημαντικές αλλαγές με σκοπό την εκμετάλλευση νέων ιδεών και νέας τεχνολογίας  Δημοφιλείς δραστηριότητες: 1. Ανάλυση εκβάσεων 2. Ανάλυση τεχνολογίας 3. Εξάλειψη δραστηριοτήτων

 ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΚΒΑΣΕΩΝ (outcome analysis): Εστιάζεται στην κατανόηση των θεμελιωδών εκβάσεων που παρέχουν όφελος στους πελάτες Αν και θα έπρεπε να είναι προφανείς, συχνά κάτι τέτοιο δεν ισχύει Με τη συγκεκριμένη προσέγγιση: Οι αναλυτές συστημάτων ενθαρρύνουν τους διευθυντές και τον εντολέα του έργου, να μπουν στη θέση των πελατών και να σκεφτούν προσεκτικά πως ακριβώς τα προϊόντα και οι υπηρεσίες της εταιρείας εξυπηρετούν τους πελάτες – και πως θα μπορούσαν να τους εξυπηρετούν καλύτερα

 ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ Ξεκινά με τους αναλυτές και τους διευθυντές να αναπτύσσουν μία λίστα με σημαντικές και ενδιαφέρουσες τεχνολογίες Κατόπιν η ομάδα προσδιορίζει με συστηματικό τρόπο πως θα μπορούσε να εφαρμοστεί η κάθε μια από αυτές στην επιχειρηματική διαδικασία και εντοπίζει όλα τα πιθανά οφέλη από κάτι τέτοιο

ΕΞΑΛΕΙΨΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ: Οι αναλυτές και οι διευθυντές συνεργάζονται για να προσδιορίσουν πως θα μπορούσε ο οργανισμός να εξαλείψει καθεμιά από τις δραστηριότητες που περιλαμβάνονται στην επιχειρηματική διαδικασία, πως θα λειτουργούσε η εταιρία χωρίς αυτές και τι συνέπειες θα προκαλούσε κάτι τέτοιο  Συνήθως οι διευθυντές είναι απρόθυμοι να παραδεχθούν ότι κάποιες διαδικασίες μπορούν να εξαλειφθούν  Η μέθοδος όμως απαιτεί από αυτούς να προσπαθήσουν να εξαλείψουν κάθε δραστηριότητα  Σε κάποιες περιπτώσεις τα αποτελέσματα είναι ανόητα  Οι συμμετέχοντες πρέπει να εξετάσουν ξεχωριστά κάθε δραστηριότητα που περιλαμβάνεται στην επιχειρηματική διαδικασία

 Κάθε τεχνική έχει τα δικά της μειονεκτήματα και πλεονεκτήματα  Καμία τεχνική δεν είναι εγγενώς καλύτερη από τις άλλες  Στη πράξη στα περισσότερα έργα χρησιμοποιείται συνδυασμός τεχνικών