Δήμητρα Τζίγκου Λευκάδα 2011 Λευκάδα 2011 Εφαρμογών Πληροφορικής στη Διοίκηση και την Οικονομία

ΕΝΝΟΙΑ ΤΗΣ ΑΝΑΛΥΣΕΩΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ, ΠΡΟΣΟΝΤΑ ΑΝΑΛΥΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Ανάλυση Συστημάτων (Systems Analysis) είναι η διαδικασία μελέτης του δικτύου των αλληλοεπιδράσεων σε μία Επιχείρηση και υποστηρίξεως της αναπτύξεως νέων και βελτιωμένων μεθόδων για την εκτέλεση αναγκαίων εργασιών. Η Εφαρμογή (χρήση) της, συνεχώς αυξάνεται σε μία ευρεία ποικιλία από επιχειρηματικά, εκπαιδευτικά και κυβερνητικά ιδρύματα. Ο Αναλυτής Συστημάτων (Systems Analyst) είναι ένας εκπαιδευμένος επαγγελματίας και επομένως είναι σε θέση να βοηθήσει μια Επιχείρηση (ή Οργανισμό) στον προγραμματισμό της (σχέδιά της) για βελτίωση των λειτουργιών μιας εργασίας ή των εργασιών της. Οι γνώσεις και ικανότητες ποικίλλουν μεταξύ των αναλυτών, πλην όμως ορισμένες από αυτές κρίνονται μάλλον απαραίτητες. Έτσι π.χ. θα μπορούσε να ειπωθεί ότι ο αναλυτής συστημάτων πρέπει να κατευθύνει την σκέψη του σε βάθος πλην όμως κατά τρόπο απλό. Αυτό αποκαλύπτει ότι είναι τεχνικά καταρτισμένος και εξοπλισμένος για την εργασία της αναλύσεως και σχεδιασμού των συστημάτων.

Προσεγγίζοντας το θέμα περισσότερο επιστημονικά παρατηρείται ότι ο οπωσδήποτε αναλυτής πρέπει να γνωρίζει τουλάχιστον ένα από τα κατωτέρω αναφερόμενα πεδία γνώσεων και ιδιοτήτων: Να κατέχει επιστημονικά το προς ανάλυση πρόβλημα (Σύστημα), για αυτό απαιτείται γνώση μιας ή περισσοτέρων από τις παρακάτω επιστήμες. Επιχειρησιακή Έρευνα Στατιστική Οικονομική Ανάλυση Λογιστική Κοστολόγηση Εμπορικό Δίκαιο Μαθηματικά Μηχανική κ.λπ. Να είναι άριστα εκπαιδευμένος και να έχει πείρα μηχανογραφήσεως (γνώσεις Hard-Ware, Soft-Ware, Teleprocessing, κ.λπ.). Να έχει ταλέντο, δηλαδή έμφυτη ικανότητα Οργανωτή- Αναλυτή, πρωτοτυπία και να μπορεί να αναπτύσσει πρωτοβουλία, κ.α.

Σήμερα είναι παραδεκτό σαν κανόνας, ότι: O Αναλυτής γνωρίζει προχωρημένες τεχνικές επιλύσεως προβλημάτων, περιλαμβανομένης και της χρήσης των υπολογιστών· αλλά γενικά ότι η σημαντικότερη συμβολή του στην Επιχείρηση είναι να συμβάλει στην ΚΑΛΥΤΕΡΗ ΚΑΤΑΝΟΗΣΗ των προβλημάτων και των εναλλακτικών τεχνικών για την επίλυσή τους. Ο Αναλυτής εξετάζει τα κοινωνικά, πολιτικά και οικονομικά ιδρύματα, όπως είναι οι εμπορικές επιχειρήσεις, οι δημόσιες υπηρεσίες, τα σχολεία και πανεπιστήμια ως λειτουργικές οντότητες (entities). Ο Αναλυτής "υποθέτει" ότι αυτά τα ιδρύματα υπάρχουν για να: εκτελούν κάποιες ειδικές (και μάλλον) σημαντικές εργασίες· εκτελούν αυτές τις εργασίες κατά τρόπο που να μπορούν να γίνουν κατανοητές κατά την "ανάλυση" τους. εκτελούν αυτές τις εργασίες για ορισμένους σκοπούς, π.χ. για την επίτευξη κέρδους ή για την εξυπηρέτηση του κοινού.

Ο ΡΟΛΟΣ ΤΟΥ ΑΝΑΛΥΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Ο Αναλυτής Συστημάτων έχει δύο κύριους σκοπούς : Πρώτον Να εξετάσει, κατανοήσει και αξιολογήσει τις αλληλεπιδράσεις των στοιχείων της υπό μελέτη εργασίας. Αυτό μπορεί να ονομασθεί Σκοπός Εκτίμησης (Assessment Objective). Φυσικά κατά το στάδιο της εκτίμησης, είναι σημαντικό να απαντηθούν ερωτήματα, όπως: Τι πρόκειται να γίνει; Γιατί να γίνει; Πώς θα γίνει; Ποιός θα το κάνει; Ποιά είναι τα κυριότερα προβλήματα που θα πρέπει να επιλυθούν, κατά την πραγματοποίηση της;

Δεύτερον, Ο Αναλυτής κάνει ειδικές εισηγήσεις για την ανάπτυξη της αποτελεσματικότητος μιας "εργασίας". Ένας πρωταρχικός στόχος του Αναλυτού είναι να βοηθήσει τους Χρήστες προτείνοντας εναλλακτικές λύσεις. Πολλές φορές αυτές οι προτάσεις περιλαμβάνουν την χρησιμοποίηση σύγχρονης τεχνολογίας, όπως είναι ο υπολογιστής ή / και άλλος προηγμένος εξοπλισμός. Για να επιτύχει αυτόν τον Σκοπό Βοηθείας (Assistance Objective), ο Αναλυτής επιδιώκει απαντήσεις στα ακόλουθα ερωτήματα: Τι άλλοι τρόποι υπάρχουν για την αντιμετώπιση του "προβλήματος"; Ποιά τα Οφέλη και ποιό το κόστος για κάθε ένα από αυτούς (τους τρόπους). Οι διαδικασίες της Εκτίμησης (Assessment) και της Βοηθείας (Assistance) δεν μπορούν να διαχωριστούν ευκρινώς κατά την εφαρμογή τους, καθόσον διασυνδέονται και αλληλοσυνδέονται. Καθώς ο Αναλυτής προβαίνει σε μια καλύτερη εκτίμηση του προβλήματος είναι σε θέση να προσφέρει μεγαλύτερη βοήθεια, και αντιθέτως, γνωρίζοντας ότι "ορισμένη" βοήθεια είναι διαθέσιμη μπορεί να προβεί σε πιο ακριβή εκτίμηση. Η ανάλυση στην πληροφορική αποτελεί την στρατηγική βάση, επί της οποίας θ' αναπτυχθεί ο αναλυτικός προγραμματισμός και εν γένει η όλη εργασία του Μ.Κ.. Προϋποθέτει ασφαλώς βαθειά γνώση του προς μηχανογράφηση προβλήματος, αλλά και των δυνατοτήτων του Η.Υ..

Εννοείται ότι ο αναλυτής είναι ο άνθρωπος της πληροφορικής, ο οποίος (και μόνον αυτός) θα έλθει σε επαφή με τους εκπροσώπους (χρήστες) της ενδιαφερόμενης υπηρεσίας (User Department) για το προς επίλυση πρόβλημα. Επίσης ο αναλυτής είναι εκείνος (και μόνον αυτός) ο οποίος θα δώσει οδηγίες προς τους προγραμματιστές, οι οποίοι εκτελούν την λεπτομερειακή εργασία του προγραμματισμού. Είναι αρκετά δύσκολο να δοθεί σαφής καθορισμός των ορίων της εργασίας του αναλυτού. Συχνά περιορίζεται στην επιχειρησιακή ανάλυση και δεν αναμειγνύεται στο μηχανογραφικό τμήμα, λαμβάνοντας ιδιαίτερη εκπαίδευση σε ειδικά θέματα ως π.χ. η Επιχειρησιακή Έρευνα, η Στατιστική κ.λπ. Άλλοτε, και τούτο αποτελεί σχεδόν τον κανόνα, όταν το συγκρότημα του υπολογιστή και οι επιχειρησιακές δραστηριότητες είναι ικανοποιητικού μεγέθους, αυτός αναμειγνύεται σε όλες τις φάσεις της εργασίας, αρχίζοντας από την επιχειρησιακή ανάλυση και παρακολουθώντας την εξέλιξη των προγραμμάτων του συστήματος μέχρι των τελευταίων δοκιμών. Ο αναλυτής βασικά δεν ενδιαφέρεται για την μέθοδο, την οποία θα ακολουθήσει ο προγραμματισμός, τον απασχολεί όμως το αποτέλεσμα της εργασίας του προγραμματιστή. Επομένως ο προγραμματιστής έχει απόλυτη ελευθερία εκλογής του τρόπου λύσεως του συγκεκριμένου τμήματος του προβλήματος. Οπωσδήποτε οι αναλυτές κατέχουν την υψηλότερη θέση στο Μ.Κ., διότι είναι υπεύθυνοι για την επιτυχή ή μη χρήση της πληροφορικής στην επίλυση ενός προβλήματος.

Οι αναλυτές σχεδόν κατά κανόνα είναι παλαιά στελέχη της μηχανογραφήσεων με πλούσια πείρα εφαρμογών. Αυτό όμως δεν είναι υποχρεωτικό, δηλαδή ο αναλυτής δεν είναι απαραίτητο να γνωρίζει προγραμματισμό. Στα μικρότερα συστήματα (συγκροτήματα) Η.Υ. οι αναλυτές πρέπει οπωσδήποτε να γνωρίζουν προγραμματισμό, γιατί μια μικρή επιχείρηση δεν έχει τη δυνατότητα να διατηρεί εντελώς ιδιαίτερο τμήμα αναλυτών αντιθέτως στα μεγάλα συγκροτήματα στα οποία η ποικιλία και ο αριθμός των συστημάτων είναι πολύ εκτεταμένος, οι αναλυτές δεν αναμειγνύονται με τον προγραμματισμό, συχνά δε ούτε καν τον γνωρίζουν. Στο βιβλίο αυτό δεν θα ασχοληθούμε με τον τρόπο της Επιχειρησιακής Αναλύσεως. Σκοπός μας είναι να περιγράψουμε, επεξηγήσουμε και οργανώσουμε τις εργασίες του αναλυτού εντός και προς το Μ.Κ., δηλ. προς ό,τι συνήθως ονομάζεται "Μηχανογραφική Ανάλυση" 7. Ακολουθώντας την κατεύθυνση αυτή ας διευκρινίσουμε κατ' αρχήν ότι σε μια οργάνωση ο ηλεκτρονικός υπολογιστής αποτελεί ένα εργαλείο, το οποίο προσφέρει ταχύτητα και ακρίβεια υπολογιστών όχι όμως πρωτοτυπία λύσεων. Συνεπώς, ο Η.Υ. αποτελεί το μέσον, δια του οποίου θα επιτευχθούν ορισμένοι αντικειμενικοί σκοποί. Οι αντικειμενικοί αυτοί σκοποί έχουν καθορισθεί πολύ πριν να γίνει σκέψη για τον τύπο του υπολογιστή, ο οποίος θα χρησιμοποιηθεί τελικά, ή της μορφής των ειδικών προγραμμάτων, τα οποία θα δώσουν τις λύσεις.

Συνεπώς καταλήγουμε στην άποψη ότι η ανάλυση ενός προβλήματος προσδιορίζεται διά: της φύσεως του προβλήματος και των αντικειμενικών σκοπών της εργασίας, και βάσει των στοιχείων αυτών, της μεθόδου που θα πρέπει να ακολουθηθεί για την εύρεση της μηχανογραφικής λύσεως. Γενικώς συμπεραίνεται ότι η εργασία του αναλυτού διακρίνεται σε τρία στάδια: Ανάλυση και Σχεδιασμό του Συστήματος Πραγματοποίηση Εκτίμηση του Αποτελέσματος Κάθε ένα από αυτά ακολούθως αναπτύσσεται ιδιαιτέρως. Τέλος ο Αναλυτής Συστημάτων πρέπει να είναι σε θέση να επικοινωνεί με όλους τους εμπλεκόμενους στην ανάπτυξη ενός πληροφοριακού συστήματος. Μπορεί να ειπωθεί ότι: Επειδή ο Αναλυτής εξαρτάται κυρίως από τους άλλους και για την συλλογή πληροφοριών και για την "συνεργασία" Η ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ, (όχι ικανότητα πωλητή ή παρουσίαση ωραίων ιδεών), του είναι απολύτως απαραίτητη για την πραγματοποίηση αποτελεσματικής αναλύσεως του συστήματος.

ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΚ ΤΩΝ ΑΝΩ ΠΡΟΣ ΤΑ ΚΑΤΩ ("ΙΕΡΑΡΧΙΚΗ" ΑΝΑΛΥΣΗ, TOP DOWN ANALYSIS) ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΙΩΝ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ Το πρώτο βήμα στην εργασία της αναλύσεως είναι ο προσδιορισμός των βασικών λειτουργιών (main functions) που θα πρέπει να εκτελούνται από το νέο πληροφοριακό σύστημα. Το δεύτερο αναφέρεται στην δομή (structure) αυτών των λειτουργιών και υπό την έννοια του εάν αυτές είναι ανεξάρτητες μεταξύ τους ή η πραγματοποίηση μιας από αυτές εξαρτάται από την επιτυχή ανάπτυξη των άλλων; Αυτή η "καταγραφή" των βασικών λειτουργιών θα αποτελέσει την βάση για περαιτέρω ανάλυση και θα συντελέσει στον ακριβή προσδιορισμό των απαιτήσεων του νέου συστήματος (requirements definition). Η τεχνική βασίζεται στην κατάτμηση μιας λειτουργίας σε λειτουργίες κατωτέρου επιπέδου κατά ένα ελεγχόμενο τρόπο και "εκ των άνω προς τα κάτω". Αξίζει να σημειωθεί ότι αυτή η "εκ των άνω προς τα κάτω" προσέγγιση μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ανάλυση των λειτουργιών οποιουδήποτε θέματος και όχι μόνο των λειτουργιών ενός συστήματος.

Ο Αναλυτής όμως πριν προχωρήσει στην ανάλυση των λειτουργιών του συστήματος θα πρέπει να έχει κατά νου ότι η λέξη "λειτουργία" (function) μπορεί να μεταφρασθεί κατά πολλούς τρόπους και γι' αυτό είναι χρήσιμο η ανάλυση του συστήματος να γίνει ως προς: τον σκοπό του (purpose), την πορεία της επεξεργασίας (business process), δηλ. τι κάνει το σύστημα, τις διαδικασίες (procedures) που θα ακολουθεί, δηλ. πως θα το κάνει, και την υπηρεσία (διεύθυνση) που θα εξυπηρετεί. Στην συνέχεια και εφόσον ο Αναλυτής προβαίνει στην ανάλυση του σκοπού θα πρέπει να θυμάται ότι λειτουργίες υψηλοτάτου επιπέδου (highest level functions) είναι εκείνες για τις οποίες δεν υπάρχουν εναλλακτικές (λειτουργίες) τους. Στο επίπεδο αυτό δεν είναι πάντοτε προφανής ο διαχωρισμός μεταξύ του σκοπού και της (επιχειρησιακής) πορείας της επεξεργασίας και είναι δυνατόν οι λέξεις που θα χρησιμοποιηθούν για την περιγραφή τους να είναι οι ίδιες. Είναι συνήθης η περίπτωση και συναντάται σε πολλές επιχειρήσεις οι οποίες έχουν σαν ανώτατο σκοπό την επίτευξη κέρδους. Αυτό δεν είναι και τόσο επιβοηθητικό για τον Αναλυτή, γιατί συχνά αναγκάζεται να "κατέβει" σε χαμηλότερα επίπεδα και να αναλύσει ότι πραγματοποιείται από τις υφιστάμενες διαδικασίες παρά να σχεδιάσει (στο ανώτατο επίπεδο) ιδεατές διαδικασίες τις οποίες δεν είναι βέβαιο ότι η επιχείρηση μπορεί να ακολουθήσει για την επίτευξη κέρδους. Εάν ο Αναλυτής αναλύει την (επιχειρησιακή) πορεία της επεξεργασίας (business process) τότε η ανωτάτου επιπέδου λειτουργία είναι μια απλή έκφραση του τι πραγματοποιείται από το σύστημα σε σχέση με τις υπόλοιπες δραστηριότητες της επιχειρήσεως.

Μ ΕΘΟΔΟΛΟΓΊΑ Η διαδικασία της αναλύσεως δεν είναι μια αυστηρώς τυποποιημένη μέθοδος όπως είναι μια μαθητική διαδικασία, και έτσι είναι πιθανόν, όπως δύο Αναλυτές που αναλύουν (χωριστά) το ίδιο σύστημα να μη φθάσουν ακριβώς στο ίδιο αποτέλεσμα. Η διαδικασία του διαχωρισμού του συστήματος σε μια ιεραρχία συνδεομένων τμημάτων ( ιεραρχική ανάλυση) μπορεί να "τυποποιηθεί" κατά την ακόλουθη μέθοδο, στην οποία υπάρχουν: 4 κανόνες, 6 ενέργειες, και 3 ερωτήσεις. Οι κανόνες χρησιμοποιούνται για τον καθορισμό των λειτουργιών του συστήματος. Οι ενέργειες γίνονται για την επιβεβαίωση της εφαρμογής αυτών των κανόνων με ένα ελεγχόμενο τρόπο και τυχαίνουν προσοχής μόνον εκείνες οι περιπτώσεις που σχετίζονται με την λειτουργία που αναλύεται. Οι ερωτήσεις σχεδιάζονται έτσι που να βεβαιώνουν ότι η όλη διαδικασία γίνεται στο ορθό επίπεδο "αφαίρεσης".

ΚΑΝΟΝΕΣ Πρώτος: Όλες οι λειτουργίες θα πρέπει να καθορισθούν με δύο λέξεις, ένα ρήμα και ένα ουσιαστικό, και κατ' αυτή την σειρά. Αυτό όμως δεν πρέπει να γίνει αυτοσκοπός. Εάν δεν είναι δυνατός ο καθορισμός με 2 λέξεις το πιο πιθανό είναι ότι δεν έχουν συλλέξει ακόμη αρκετές πληροφορίες για το σύστημα. Μια συνήθης περίπτωση είναι π.χ. να μην έχει γίνει τελείως αντιληπτός ο σκοπός του νέου συστήματος. Στην πράξη είναι παραδεκτό να χρησιμοποιείται ακόμη μια λέξη για την αποφυγή αμφιβολιών ή παρανοήσεων. Επί παραδείγματι είναι προτιμότερο το "Ελέγξτε Εντολή Αγοράς" από το "Ελέγξτε Εντολή". Είναι βέβαιο ότι στην προσπάθεια έκφρασης μιας συνθέτης ιδέας με 2 λέξεις θα χαθεί ένα σημαντικό τμήμα από την έννοια της δηλ. από τις πληροφορίες της. Πρέπει επομένως να αποφασισθεί τι πληροφορίες μπορούν να χαθούν. Το ότι θα χρησιμοποιηθούν 2 λέξεις πρέπει να κάνει τον Αναλυτή να σκέπτεται και να χρησιμοποιεί πολύ απλούς όρους. Επίσης ο Αναλυτής για να αποφύγει την σύγχυση θα πρέπει να είναι πολύ προσεκτικός στην επιλογή αυτών των 2 λέξεων που θα χρησιμοποιήσει καθώς και στην σειρά με την οποία θα τις χρησιμοποιήσει. Π.χ. "Αλλάζω Αίτηση" και "Αιτώ Αλλαγή" είναι δύο τελείως διαφορετικές έννοιες και θα πρέπει ο Αναλυτής να είναι πολύ προσεκτικός για να αποφύγει το λάθος.

Δεύτερος: Οι λειτουργίες "εργασίας" εκφράζονται με ένα ρήμα που δηλώνει ενέργεια και ένα ουσιαστικό δεκτικό μετρήσεως. Οι λειτουργίες "πωλήσεως" αναπτύσσουν την αξία του προϊόντος ή της υπηρεσίας και εκφράζονται με ρήμα το οποίο δεν δηλώνει ενέργεια και με ουσιαστικό το οποίο δεν είναι πάντοτε δεκτικό μετρήσεως. Αυτός ο κανόνας βοηθάει στο να προσδιορισθεί ποιες από τις λειτουργίες (με τις αντίστοιχες διαδικασίες) πρέπει τελικώς να αναπτυχθούν. Τέλος εάν υπάρχει μια λειτουργία για την οποία ο Αναλυτής δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα ρήμα (ενέργειας) αυτό σημαίνει ότι καμία εργασία δεν πραγματοποιείται με αυτή την λειτουργία και έτσι αυτή μπορεί να αποκλεισθεί. Ο Αναλυτής δεν θα πρέπει να ξεγελασθεί και να νομίσει ότι οι λειτουργίες "πωλήσεως" είναι κατά κάποιο τρόπο άχρηστες. Χωρίς αυτές δεν θα είναι δυνατή η συνέχεια της εργασίας και επομένως όλες του οι μέχρι τότε προσπάθειες θα πάνε χαμένες.

Τρίτος: Όλες οι λειτουργίες μπορούν να εκτιμηθούν ως πρωτευούσης, ή δευτερευούσης σημασίας. Τονίζεται ότι ικανοποιώντας την πρωτεύουσα λειτουργία του αντικειμένου ή της διαδικασίας κ.λπ., επιτυγχάνεται το "αποτέλεσμα κλειδί" (key result). Κάθε στοιχείο (τμήμα) του αντικειμένου ή της διαδικασίας θα έχει μια πρωτεύουσα λειτουργία που συνήθως ονομάζεται "βασική" λειτουργία και η οποία θα πρέπει να παραμένει έστω και εάν οτιδήποτε άλλο έχει αποκλεισθεί. Ένα στοιχείο (τμήμα) του αντικειμένου ή της διαδικασίας μπορεί να εκτελεί διάφορες λειτουργίες και ο Αναλυτής πρέπει να επιλέξει την βασική από αυτές, οπότε οι υπόλοιπες θεωρούνται πλέον δευτερεύουσες. Η πρωτεύουσα (βασική) λειτουργία πολύ συχνά είναι προφανής, αλλά μπορεί να υπάρχουν περιπτώσεις που δεν είναι εύκολη η απόφαση για το ποια λειτουργία είναι πρωτεύουσα και ποια δευτερεύουσα. Στην περίπτωση αυτή ο Αναλυτής πρέπει να αντιμετωπίσει κάθε μια από αυτές ως ξεχωριστές πρωτεύουσες λειτουργίες. Αυτό όμως δεν τον εμποδίζει να προσπαθήσει να βρει το "αποτέλεσμα κλειδί" (key result). Είναι απαραίτητο να το βρει και να προσδιορίσει τις πραγματικά βασικές λειτουργίες, εάν θέλει να βεβαιωθεί ότι δεν απλοποιεί την περίπτωση ή ότι δεν μηχανογραφεί κάτι που δεν θα χρειασθεί.

Τέταρτος: Πρότυπα Εκτελέσεως (performance standards) καθοριζόμενα για κάθε λειτουργία είναι το ελάχιστο από τα πρότυπα (standards) που απαιτούνται για να είναι δυνατή η λειτουργία του συστήματος. Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν υπάρχει πιθανότητα να επιτευχθεί μια καλύτερη εκτέλεση σε κανονικό εργασιακό περιβάλλον, αλλά μάλλον ότι σε συνθήκες κρίσης ή αιχμής αυτά (τα πρότυπα εκτελέσεως) είναι το ελάχιστο από τα πρότυπα, τα οποία θα κάνουν το σύστημα ικανό να λειτουργήσει. Τα "Πρότυπα Εκτελέσεως" εκφράζονται κατά κανόνα τουλάχιστον σε όρους: ποσότητος σε σχέση με χρονικό διάστημα, ποιότητος, και κόστους.

Ε ΝΈΡΓΕΙΕΣ ΚΑΙ Ε ΡΩΤΉΣΕΙΣ Οι ακόλουθες βασικές ενέργειες προτείνονται ως μια απλή διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί για την ανάλυση των λειτουργιών του νέου συστήματος. Καθορισμός κάθε λειτουργίας του συστήματος με την χρήση δύο λέξεων: ενός ρήματος και ενός ουσιαστικού (Πρώτος Κανών). Εγγραφή κάθε λειτουργίας σε μια καρτέλα. Επιλογή της καρτέλας με την λειτουργία που θεωρείται πρωτευούσης σπουδαιότητος. Εντοπισμός των αμέσως δευτερευουσών λειτουργιών εκάστης καθορισθείσης πρωτευούσης λειτουργίας με απάντηση στην ερώτηση (πρώτη): Τί ; Τι πρέπει να γίνει για να ολοκληρωθεί αυτή η λειτουργία; Αυτό θα βοηθήσει να ευρεθούν οι λειτουργίες που θα πρέπει να γίνουν για να ολοκληρωθεί η εν λόγω (πρωτεύουσα) λειτουργία, δηλ. θα βοηθήσει στο να εντοπισθούν οι υπολειτουργίες της. Έλεγχος κάθε λειτουργίας για την επιβεβαίωση ότι έχει ευρεθεί η ορθή πρωτεύουσά της λειτουργία, με απάντηση στην ερώτηση (δεύτερη): Γιατί; Γιατί εκτελείται αυτή η λειτουργία; Η 3η και η 4η ενέργεια πιθανόν να χρειασθεί να επαναληφθούν αρκετές φορές για να επιτευχθεί μια ικανοποιητική ιεράρχηση των λειτουργιών. Αξίζει να σημειωθεί ότι για την ανωτάτη λειτουργία ενός συστήματος, η 4η ενέργεια μπορεί να προσδιορίσει ως πρωτεύουσα λειτουργία της (parent) μια λειτουργία εκτός της "περιοχής" (σκοπού) του συστήματος. Επίσης τονίζεται ότι εάν μια λειτουργία εμφανίζεται ως τμήμα περισσοτέρων (από μιας) λειτουργιών σε ένα υψηλότερο επίπεδο, αυτό δεν είναι απαραίτητα λάθος. Όταν όμως είναι βέβαιο ότι αυτό είναι σωστό, τότε θα πρέπει αυτή η λειτουργία να επαναληφθεί (όπου είναι απαραίτητο) σε κάθε "διακλάδωση" (ρουτίνα) του διαγράμματος της ιεραρχήσεως (hierarchy diagram) των λειτουργιών.

Διευθέτηση των λειτουργιών κατά την ορθή σειρά εκτελέσεώς τους (εφόσον αυτό κρίνεται σημαντικό) με απάντηση στην ερώτηση (τρίτη): Πότε; Πότε κάθε λειτουργία θα πρέπει να εκτελείται σε σχέση με τις άλλες λειτουργίες (σε αυτό το επίπεδο); Εάν, εμφανισθούν ανωμαλίες, αυτό σημαίνει ότι δεν έχουν καθορισθεί ορθώς όλες οι λειτουργίες και θα πρέπει να επαναληφθεί η διαδικασία από την 1 η ενέργεια. Καθορισμός των προτύπων (standards) εκτελέσεως κάθε λειτουργίας, αμέσως μετά την ολοκλήρωση της ιεραρχήσεως των λειτουργιών. Στο σημείο αυτό θα έχει γίνει απόλυτα αντιληπτό ΤΙ πρόκειται να γίνει και θα έχουν τεθεί οι αρχές του ΠΩΣ αυτό θα γίνει.

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ Χαραμής, Γ. (2002) Ανάλυση και Σχεδιασμός Πληροφοριακών Συστημάτων. 4 η ed. Εκδόσεις ΑΝΙΚΟΥΛΑ