Secretarial Duties II Σκοπός μαθήματος: Να βοηθήσει τους σπουδαστές να αποκτήσουν τις απαραίτητες γνώσεις και προσόντα στις γραμματειακές υπηρεσίες.

Filing/Αρχειοθέτηση Η σωστή αρχειοθέτηση είναι πολύ σημαντική για μία εταιρία καθώς βοηθά στην ταξινόμηση εγγράφων σε χαρτιά, δισκέτες και ηλεκτρονικά για καλύτερη και ευκολότερη πρόσβαση σε αυτά. Η σωστή αρχειοθέτηση είναι πολύ σημαντική για μία εταιρία καθώς βοηθά στην ταξινόμηση εγγράφων σε χαρτιά, δισκέτες και ηλεκτρονικά για καλύτερη και ευκολότερη πρόσβαση σε αυτά. Η πρόοδος της τεχνολογίας έχει βοηθήσει σημαντικά όσον αφορά ταχύτητα και ευκολία ανάκτησης ντοκουμέντων από μεγάλες ποσότητες χωρίς την ανάγκη αποθήκευσης μεγάλων ποσοτήτων χαρτιών σε χοντρές αρχειοθήκες. Η πρόοδος της τεχνολογίας έχει βοηθήσει σημαντικά όσον αφορά ταχύτητα και ευκολία ανάκτησης ντοκουμέντων από μεγάλες ποσότητες χωρίς την ανάγκη αποθήκευσης μεγάλων ποσοτήτων χαρτιών σε χοντρές αρχειοθήκες.

Filing/Αρχειοθέτηση Παρόλη την ευκολία της τεχνολογίας υπάρχουν ακόμη αρκετές εταιρίες που προτιμούν την παραδοσιακή αρχειοθέτηση σε συνδυασμό με την ηλεκτρονική. Παρόλη την ευκολία της τεχνολογίας υπάρχουν ακόμη αρκετές εταιρίες που προτιμούν την παραδοσιακή αρχειοθέτηση σε συνδυασμό με την ηλεκτρονική.

Filing/Αρχειοθέτηση Τα αρχεία πρέπει να αποθηκεύονται προσεχτικά και με ακρίβεια ώστε να μπορούν να εντοπίζονται άμεσα. Η λανθασμένη τοποθέτηση ενός αρχείου μπορεί να προκαλέσει σημαντική καθυστέρηση σε διάφορα τμήματα και διαδικασίες της εταιρίας προκαλώντας προβλήματα και εκνευρισμό στο προσωπικό. Μόνο όταν η αρχειοθέτηση είναι σωστή και ακριβής μπορεί η εταιρία να λειτουργεί καλά. Τα αρχεία πρέπει να αποθηκεύονται προσεχτικά και με ακρίβεια ώστε να μπορούν να εντοπίζονται άμεσα. Η λανθασμένη τοποθέτηση ενός αρχείου μπορεί να προκαλέσει σημαντική καθυστέρηση σε διάφορα τμήματα και διαδικασίες της εταιρίας προκαλώντας προβλήματα και εκνευρισμό στο προσωπικό. Μόνο όταν η αρχειοθέτηση είναι σωστή και ακριβής μπορεί η εταιρία να λειτουργεί καλά.

Filing Systems for Paper Records/Συστήματα Αρχειοθέτησης για Καταγραφές σε Χαρτί Η αρχειοθέτηση μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους φτάνει να έχουμε υπόψη τα πιο κάτω: Η αρχειοθέτηση μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους φτάνει να έχουμε υπόψη τα πιο κάτω: Να έχει το κατάλληλο μέγεθος δηλαδή να μην χρησιμοποιεί αχρείαστο χώρο. Να χρησιμοποιείται για την αρχειοθέτηση μόνο πρόσφατων εγγράφων. Τα παλιά να αποσύρονται σε άλλο χώρο αρχειοθέτησης. Το σύστημα να παρέχει ασφάλεια στα έγγραφα και ιδιαίτερα σε εμπιστευτικές πληροφορίες.

Filing Systems for Paper Records/Συστήματα Αρχειοθέτησης για Καταγραφές σε Χαρτί Σε μεγάλους οργανισμούς η αρχειοθέτηση μπορεί να είναι κεντρική (Central filing) ή ανά τμήμα. Σε μεγάλους οργανισμούς η αρχειοθέτηση μπορεί να είναι κεντρική (Central filing) ή ανά τμήμα.

Κεντρική Αρχειοθέτηση Όλα τα αρχεία αποθηκεύονται και ελέγχονται σε ένα χώρο. Ένας υπάλληλος ειδικεύεται και αναλαμβάνει την αρχειοθέτηση. Είναι οικονομικός ο εξοπλισμός που χρησιμοποιείται αφού είναι όλα συγκεντρωμένα σε ένα χώρο. Βολικό αφού χρησιμοποιείται ένα σύστημα αρχειοθέτησης για όλη την εταιρία. Καλύτερη επιτήρηση είναι εφικτή.

Κεντρική Αρχειοθέτηση Τα αρχεία είναι πιο συμπληρωμένα αφού έγγραφα που αφορούν το ίδιο θέμα ταξινομούνται μαζί στον ίδιο χώρο και δεν χρειάζεται η ύπαρξη πολλών αντιγράφων στα διάφορα τμήματα. Μπορεί να γίνει παρακολούθηση των αρχείων πιο αποτελεσματικά και να συμπληρωθεί όποιο αρχείο είναι ελλιπές. Ηλεκτρονικά αρχεία τα οποία είναι ταξινομημένα κεντρικά μπορούν να εντοπιστούν πιο εύκολα.

Αρχειοθέτηση ανά τμήμα Τα αρχεία τοποθετούνται στα τμήματα και επομένως είναι πιο εύκολα διαθέσιμα. Το κάθε τμήμα μπορεί να επιλέξει το σύστημα αρχειοθέτησης το οποίο θεωρεί καταλληλότερο. Το προσωπικό κάθε τμήματος λόγω της εμπειρίας του στον κάθε τομέα είναι πιο κατάλληλο για την αρχειοθέτηση του τμήματος του.

Αρχειοθέτηση ανά τμήμα Είναι πιο κατάλληλο για εμπιστευτικά αρχεία. Το σύστημα δεν είναι μεγάλο και επομένως είναι ευκολότερο στον χειρισμό. Γράμματα-κωδικοί μπορούν να χρησιμοποιηθούν για εύκολη αναγνώριση μεταξύ τμημάτων πχ S για Sales department.

Methods of Classification/Μέθοδοι Ταξινόμησης Αρχειοθέτηση με Αλφαβητική Σειρά Αρχειοθέτηση με βάση το θέμα Αρχειοθέτηση με βάση την Γεωγραφική θέση Αρχειοθέτηση με βάση Αριθμούς Αρχειοθέτηση με βάση την χρονολογία

Αρχειοθέτηση με Αλφαβητική Σειρά Στην αρχειοθέτηση με αλφαβητική σειρά, κάθε φάκελος περιέχει αρχεία με βάση το όνομα του εμπλεκομένου ατόμου και ταξινομείται σύμφωνα με πρώτο γράμμα του επιθέτου και όχι του μικρού ονόματος. Μπροστά στον φάκελο καταγράφονται τα περιεχόμενα του. Στην αρχειοθέτηση με αλφαβητική σειρά, κάθε φάκελος περιέχει αρχεία με βάση το όνομα του εμπλεκομένου ατόμου και ταξινομείται σύμφωνα με πρώτο γράμμα του επιθέτου και όχι του μικρού ονόματος. Μπροστά στον φάκελο καταγράφονται τα περιεχόμενα του.

Αρχειοθέτηση με βάση το θέμα Τα αρχεία τοποθετούνται με βάση το θέμα και τα μετά μπαίνουν σε αλφαβητική σειρά σύμφωνα με το πρώτο γράμμα του κυρίου θέματος που σχετίζεται με την εταιρία πχ. Διαφήμιση, Πρόοδος, Αγορές κλπ. Αυτό βοηθά στο να μαζεύονται αρχεία του ίδιου θέματος μαζί. Τα αρχεία τοποθετούνται με βάση το θέμα και τα μετά μπαίνουν σε αλφαβητική σειρά σύμφωνα με το πρώτο γράμμα του κυρίου θέματος που σχετίζεται με την εταιρία πχ. Διαφήμιση, Πρόοδος, Αγορές κλπ. Αυτό βοηθά στο να μαζεύονται αρχεία του ίδιου θέματος μαζί.

Αρχειοθέτηση με βάση την Γεωγραφική θέση Σε αυτή την κατηγορία η αρχειοθέτηση γίνεται με βάση την πόλη ή χώρα του σχετικού αρχείου. Γίνεται με τον ίδιο τρόπο αλφαβητικά σύμφωνα με το πρώτο γράμμα της πόλης ή της χώρας. Έτσι αρχεία που αφορούν τις ίδιες περιοχές αρχειοθετούνται μαζί. Συνήθως αυτός ο τρόπος απευθύνεται σε τμήματα πωλήσεων, τμήματα μεταφορών κλπ Σε αυτή την κατηγορία η αρχειοθέτηση γίνεται με βάση την πόλη ή χώρα του σχετικού αρχείου. Γίνεται με τον ίδιο τρόπο αλφαβητικά σύμφωνα με το πρώτο γράμμα της πόλης ή της χώρας. Έτσι αρχεία που αφορούν τις ίδιες περιοχές αρχειοθετούνται μαζί. Συνήθως αυτός ο τρόπος απευθύνεται σε τμήματα πωλήσεων, τμήματα μεταφορών κλπ

Αρχειοθέτηση με βάση Αριθμούς Το κάθε αρχείο αποθηκεύεται με βάση τον αριθμό που του αντιστοιχεί. Σημαντικό να υπάρχει ένας κατάλογος που να συνδέει τον κάθε αριθμό με το όνομα/θέμα του αντίστοιχου αρχείου. Τα ονόματα/θέματα καταχωρούνται στον κατάλογο με αλφαβητική σειρά και το άτομο που ψάχνει για συγκεκριμένο αρχείο ενημερώνεται από τον κατάλογο τον αριθμό και μετά το βρίσκει στις αρχειοθήκες. Το κάθε αρχείο αποθηκεύεται με βάση τον αριθμό που του αντιστοιχεί. Σημαντικό να υπάρχει ένας κατάλογος που να συνδέει τον κάθε αριθμό με το όνομα/θέμα του αντίστοιχου αρχείου. Τα ονόματα/θέματα καταχωρούνται στον κατάλογο με αλφαβητική σειρά και το άτομο που ψάχνει για συγκεκριμένο αρχείο ενημερώνεται από τον κατάλογο τον αριθμό και μετά το βρίσκει στις αρχειοθήκες.

Αρχειοθέτηση με βάση την χρονολογία Εδώ τα αρχεία τοποθετούνται με βάση την χρονολογία τους και τοποθετούνται αριθμητικά. Δεν είναι συνηθισμένος τρόπος αρχειοθέτησης αλλά χρησιμοποιείται συνήθως σαν βάση για την τοποθέτηση των εγγράφων μέσα στους φακέλους. Εδώ τα αρχεία τοποθετούνται με βάση την χρονολογία τους και τοποθετούνται αριθμητικά. Δεν είναι συνηθισμένος τρόπος αρχειοθέτησης αλλά χρησιμοποιείται συνήθως σαν βάση για την τοποθέτηση των εγγράφων μέσα στους φακέλους.

Ερώτηση: Ποια πιστεύετε είναι τα πλεονεκτήματα και ποια τα μειονεκτήματα της αρχειοθέτησης αλφαβητικά και αυτής με βάση τους αριθμούς;

Πλεονεκτήματα Αρχειοθέτησης Αλφαβητικά Βολικός τρόπος ομαδοποίησης αρχείων με βάση το όνομα, το θέμα και την χώρα. Άμεσος και γρήγορος τρόπος αρχειοθέτησης χωρίς να υπάρχει η ανάγκη για δημιουργία ευρετηρίου. Χαμηλό οικονομικό κόστος.

Μειονεκτήματα Αρχειοθέτησης Αλφαβητικά Αντιμετώπιση δυσκολιών μεταξύ ίδιων ονομάτων. Αβεβαιότητα για την τοποθεσία αρχείου όταν αφορά θέματα (μπορεί να αρχειοθετούνται με βάση άλλο θέμα). Δυσκολία να εκτιμήσουμε απαιτήσεις χώρου για μελλοντική επέκταση.

Πλεονεκτήματα Αρχειοθέτησης με βάση αριθμούς Μπορούν να εντοπιστούν πιο εύκολα και είναι λιγότερο πιθανόν να τοποθετηθούν σε λανθασμένη θέση. Έχει την δυνατότητα για απεριόριστη επέκταση καθώς καινούρια αρχεία τοποθετούνται πίσω από ήδη υπάρχοντα. Το ευρετήριο μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για άλλους σκοπούς.

Μειονεκτήματα Αρχειοθέτησης με βάση αριθμούς Η χρησιμοποίηση ευρετηρίου προκαλεί καθυστέρηση στον εντοπισμό ενός αρχείου. Πιο μεγάλο κόστος και πιο χρονοβόρο στην συντήρηση του συστήματος. Η μετατόπιση αριθμών μπορεί να προκαλέσει σοβαρό πρόβλημα για την λανθασμένη τοποθέτηση ντοκουμέντων.

Systems of Filing/Συστήματα Αρχειοθέτησης Κάθετη Αρχειοθέτηση (Vertical Filing) Lateral Filing/Πλάγια Αρχειοθέτηση Αρχειοθέτηση Σχεδίων Περιστροφικό Σύστημα Αρχειοθέτησης Ηλεκτρονικό Σύστημα Αρχειοθέτησης

Κάθετη Αρχειοθέτηση (Vertical Filing) Σε αυτό το σύστημα τα χαρτιά/έγγραφα τοποθετούνται σε φακέλους οι οποίοι οργανώνονται όρθια συνήθως σε συρτάρια. Οι φάκελοι ξεχωρίζουν και εντοπίζονται μέσω λωρίδων τίτλων ή ετικετών που τοποθετούνται στις άνω άκρες. Τα έγγραφα μπορούν να τοποθετηθούν ή να αποσυρθούν από τους φακέλους χωρίς να μετακινούνται από την αρχειοθήκη. Οι φάκελοι μπορούν να τοποθετούνται σε θήκες, συρτάρια και ράφια. Σε αυτό το σύστημα τα χαρτιά/έγγραφα τοποθετούνται σε φακέλους οι οποίοι οργανώνονται όρθια συνήθως σε συρτάρια. Οι φάκελοι ξεχωρίζουν και εντοπίζονται μέσω λωρίδων τίτλων ή ετικετών που τοποθετούνται στις άνω άκρες. Τα έγγραφα μπορούν να τοποθετηθούν ή να αποσυρθούν από τους φακέλους χωρίς να μετακινούνται από την αρχειοθήκη. Οι φάκελοι μπορούν να τοποθετούνται σε θήκες, συρτάρια και ράφια.

Κάθετη Αρχειοθέτηση (Vertical Filing) Οι φάκελοι τοποθετούνται με μεταλλικά στηρίγματα στα συρτάρια ώστε να είναι προστατευμένοι ανεξαρτήτως ποσότητας και βάρους. Τα έγγραφα δεν τοποθετούνται στις μεταλλικές θήκες κατευθείαν, αλλά σε εσωτερικούς φακέλους. Αυτό βοηθά στο να μην χάνονται τα έγγραφα ή να τσαλακώνονται. Οι φάκελοι τοποθετούνται με μεταλλικά στηρίγματα στα συρτάρια ώστε να είναι προστατευμένοι ανεξαρτήτως ποσότητας και βάρους. Τα έγγραφα δεν τοποθετούνται στις μεταλλικές θήκες κατευθείαν, αλλά σε εσωτερικούς φακέλους. Αυτό βοηθά στο να μην χάνονται τα έγγραφα ή να τσαλακώνονται.

Κάθετη Αρχειοθέτηση (Vertical Filing) Τα συρτάρια καθώς και οι φάκελοι ονομάζονται αναλόγως του περιεχομένου τους με ειδικές κάρτες διαφόρων μεγεθών οι οποίες τοποθετούνται σε πλαστικό το οποίο λιώνει σε περιπτώσεις υπερβολικά υψηλής θερμοκρασίας. Οι κάρτες είναι σε διάφορα χρώματα για σκοπούς διαφοροποίησης μεταξύ των φακέλων. Τα συρτάρια καθώς και οι φάκελοι ονομάζονται αναλόγως του περιεχομένου τους με ειδικές κάρτες διαφόρων μεγεθών οι οποίες τοποθετούνται σε πλαστικό το οποίο λιώνει σε περιπτώσεις υπερβολικά υψηλής θερμοκρασίας. Οι κάρτες είναι σε διάφορα χρώματα για σκοπούς διαφοροποίησης μεταξύ των φακέλων.

Πλεονεκτήματα Κάθετης Αρχειοθέτησης Οι φάκελοι είναι πιο μαζεμένοι και υπάρχει μικρότερος κίνδυνος να χαθεί κάποιο έγγραφο. Τα έγγραφα μπορούν να τοποθετηθούν και να αποτραβηχτούν χωρίς να χρειάζεται να βγει ολόκληρος ο φάκελος. Οι τίτλοι είναι ευανάγνωστοι. Τα συρτάρια είναι πολύ ανθεκτικά και προστατεύουν τα αρχεία από φωτιά και σκόνη.

Μειονεκτήματα Κάθετης Αρχειοθέτησης Καταλαμβάνει πολύ χώρο ειδικά όταν ανοίγουν τα συρτάρια. Είναι πιο ακριβός ο εξοπλισμός. Μόνο ένα άτομο την κάθε φορά μπορεί να έχει πρόσβαση στην αρχειοθήκη.

Lateral Filing/Πλάγια Αρχειοθέτηση Σε αυτό το σύστημα τα αρχεία τοποθετούνται δίπλα δίπλα σε ράφια ή συρτάρια. Οι φάκελοι ξεχωρίζουν με σιδερένια διαχωριστικά τοποθετημένα σε ανοιχτά ράφια. Οι τίτλοι και τα περιεχόμενα τοποθετούνται με τρόπο που να ικανοποιεί την οπτική μας γωνία. Όταν ο χώρος είναι περιορισμένος, είναι ιδανικό σύστημα καθώς μπορεί να επεκταθεί όσο ψηλά θέλουμε. Σε αυτό το σύστημα τα αρχεία τοποθετούνται δίπλα δίπλα σε ράφια ή συρτάρια. Οι φάκελοι ξεχωρίζουν με σιδερένια διαχωριστικά τοποθετημένα σε ανοιχτά ράφια. Οι τίτλοι και τα περιεχόμενα τοποθετούνται με τρόπο που να ικανοποιεί την οπτική μας γωνία. Όταν ο χώρος είναι περιορισμένος, είναι ιδανικό σύστημα καθώς μπορεί να επεκταθεί όσο ψηλά θέλουμε.

Lateral Filing/Πλάγια Αρχειοθέτηση

Αρχειοθέτηση Σχεδίων Σχέδια μπορούν να αρχειοθετηθούν πλάγια ή κάθετα σε συρτάρια ή στα ράφια όπου τοποθετούνται όρθια. Τα κάθετα ράφια περιέχουν τμήματα με διαχωριστικά που επιτρέπει σε σχέδια να τοποθετηθούν όρθια χωρίς να τσαλακώνονται. Η κάθετη αρχειοθέτηση σχεδίων είναι πολύ πιο οικονομική στον χώρο που καταλαμβάνει από την οριζόντια. Το κάθε τμήμα έχει ευρετήριο για εύκολο εντοπισμό των σχεδίων. Σχέδια μπορούν να αρχειοθετηθούν πλάγια ή κάθετα σε συρτάρια ή στα ράφια όπου τοποθετούνται όρθια. Τα κάθετα ράφια περιέχουν τμήματα με διαχωριστικά που επιτρέπει σε σχέδια να τοποθετηθούν όρθια χωρίς να τσαλακώνονται. Η κάθετη αρχειοθέτηση σχεδίων είναι πολύ πιο οικονομική στον χώρο που καταλαμβάνει από την οριζόντια. Το κάθε τμήμα έχει ευρετήριο για εύκολο εντοπισμό των σχεδίων.

Αρχειοθέτηση Σχεδίων

Περιστροφικό Σύστημα Αρχειοθέτησης Το σύστημα αυτό συνδέει τα αρχεία με περιστρεφόμενες πλατφόρμες ώστε να μπορούμε να εντοπίσουμε ένα αρχείο ανάμεσα σε πολλά γρήγορα και εύκολα. Το σύστημα αυτό συνδέει τα αρχεία με περιστρεφόμενες πλατφόρμες ώστε να μπορούμε να εντοπίσουμε ένα αρχείο ανάμεσα σε πολλά γρήγορα και εύκολα.

Περιστροφικό Σύστημα Αρχειοθέτησης

Ηλεκτρονικό Σύστημα Αρχειοθέτησης Αυτό είναι ένα ηλεκτρονικό πρόγραμμα που βοηθά να εντοπιστούν αρχεία με το πάτημα ενός κουμπιού. Το μόνο που χρειάζεται είναι η καταχώρηση του κωδικού του αρχείου. Τότε το σύστημα το εντοπίζει και το ανακτά από τα υπόλοιπα αρχεία. Μετά την χρήση του αρχείου, γίνεται ξανά επανατοποθέτηση του με το πάτημα ενός κουμπιού. Αυτό είναι ένα ηλεκτρονικό πρόγραμμα που βοηθά να εντοπιστούν αρχεία με το πάτημα ενός κουμπιού. Το μόνο που χρειάζεται είναι η καταχώρηση του κωδικού του αρχείου. Τότε το σύστημα το εντοπίζει και το ανακτά από τα υπόλοιπα αρχεία. Μετά την χρήση του αρχείου, γίνεται ξανά επανατοποθέτηση του με το πάτημα ενός κουμπιού.

Ηλεκτρονικό Σύστημα Αρχειοθέτησης Αυτό το σύστημα λειτουργεί και για δισκέτες και cd. Το ευρετήριο εισχωρείται στον ηλεκτρονικό υπολογιστή με πληκτρολόγιο. Κάθε φορά που ένα αρχείο χρησιμοποιείται, καταχωρείται ηλεκτρονικά η ημερομηνία και η ώρα παρέχοντας χρήσιμες πληροφορίες για την χρήση του αρχείου. Αυτό το σύστημα λειτουργεί και για δισκέτες και cd. Το ευρετήριο εισχωρείται στον ηλεκτρονικό υπολογιστή με πληκτρολόγιο. Κάθε φορά που ένα αρχείο χρησιμοποιείται, καταχωρείται ηλεκτρονικά η ημερομηνία και η ώρα παρέχοντας χρήσιμες πληροφορίες για την χρήση του αρχείου.