Έλεγχος Έργων Δρ. Απόστολος Ραφαηλίδης Τμ. Διοίκησης Επιχειρήσεων (Πάτρα) ΤΕΙ Δυτ. Ελλάδας

Συστήματα Ελέγχου (1)  «Λατρεύω τις προθεσμίες. Ειδικότερα, μου αρέσει ο ήχος που κάνουν καθώς σε προσπερνούν.»  Καθυστερήσεις, υπερβάσεις προϋπολογισμού, μη – κάλυψη των σχεδιασμένων απαιτήσεων ή/και αναγκών  Πώς συμβαίνουν αυτά;  Σταδιακά…

Συστήματα Ελέγχου (2)  Αν και ο έλεγχος αφορά κύρια τη φάση της εκτέλεσης ενός έργου, πρέπει να προσεχθεί ιδιαίτερα κατά τη φάση του σχεδιασμού του  Προϋποθέσεις ενός συστήματος ελέγχου:  Ορισμός σημαντικών χαρακτηριστικών του συστήματος  Καθορισμός των ορίων διακύμανσής τους  Μέτρηση αυτών των χαρακτηριστικών  Μέριμνα ώστε η πρόοδος να είναι ορατή  Ανατροφοδότηση της ομάδας με την απόδοση  Λήψη διορθωτικών μέτρων, όπου απαιτείται

Ορισμός σημαντικών χαρακτηριστικών συστήματος  Ποια χαρακτηριστικά είναι σημαντικά;  Τα πάντα είναι σημαντικά…  …αλλά πρέπει να ιεραρχηθούν  Σημαντικότερα είναι όσα έχουν να κάνουν με τη στρατηγική (χρόνος, κόστος, ποιότητα)

Καθορισμός ορίων διακύμανσης των σημαντικών χαρακτηριστικών  Πάντα υπάρχει κάποια διακύμανση  Οι αρνητικές διακυμάνσεις συσσωρεύονται  Κάθε αρνητική απόκλιση πρέπει να αποτελεί αιτία ελέγχου Σχέδιο για να ξαναπάρει το «μαξιλάρι» το αρχικό του μέγεθος Υλοποίηση σχεδίου

Μέτρηση των χαρακτηριστικών, εξασφάλιση ορατότητας και ανατροφοδότηση  Κάθε πότε πρέπει να μετράμε;  Υπέρ του δέοντος όψιμη διαπίστωση για την ανάγκη λήψης μέτρων, ή διαρκής άσκηση πίεσης για διαπίστωση προόδου;  Παράδειγμα οδήγησης αυτοκινήτου  Συχνότητα παρατήρησης  Ταχύτητα αντίδρασης  Όταν βλέπεις κάτι να συμβαίνει, μπορείς να το ελέγξεις:  Κατασκευή κτιρίου  Συγγραφή λογισμικού  Εκτέλεση ερευνητικού έργου

Λήψη διορθωτικών μέτρων Ανατροφοδότηση ΚΑΙ προτροφοδότηση

Έλεγχος ποιότητας εκτέλεσης  Έλεγχος ποιότητας εκτέλεσης έργου ως προς:  Τη συμμόρφωση  Την απόδοση  Λόγοι καθιέρωσης συστήματος ελέγχου ποιότητας:  Τυποποίηση ελέγχου, ώστε να διασφαλίζεται η κάλυψη των αναγκών του πελάτη  Προστασία του οργανισμού από νομικές ευθύνες  Συχνά προϋπόθεση για να επιτραπεί η επιχειρηματική λειτουργία  Συνηθίζεται να λαμβάνεται υπόψη όχι μόνο η ποιότητα του αποτελέσματος του έργου, μα και η διαδικασία μέσα από την οποία παραδίδεται  Απόδοση: ως προς τις προσδοκίες και τις αντιλήψεις του πελάτη του έργου

Έλεγχος κόστους και χρόνου (1)  Ρόλος διαχειριστή έργου στον έλεγχο κόστους:  Εγκατάσταση συστήματος ελέγχου κόστους  Κατανομή ευθυνών για διαχείριση και ανάλυση χρηματοοικονομικών δεδομένων  Διασφάλιση ορθής κατανομής κόστους  Διασφάλιση ότι το κόστος πράγματι δημιουργείται στο πλαίσιο επιδίωξης δραστηριοτήτων του έργου  Διασφάλιση έγκρισης αμοιβών εργολάβων  Έλεγχος ότι κονδύλια που αφορούν ένα έργο δεν χρησιμοποιούνται από κάποιο άλλο

Έλεγχος κόστους και χρόνου (2)  Πρόοδος με βάση το «εφάπαξ κόστος» vs. πρόοδος με βάση την «προκύπτουσα αξία» ΔραστηριότηταΧρόνοςΠροϋπολογισμός 11 εβδομάδα€ εβδομάδα€ εβδομάδα€ εβδομάδα€ εβδομάδα€ εβδομάδα€ εβδομάδα€ εβδομάδα€ εβδομάδα€ εβδομάδα€4.000 Σύνολο10 εβδομάδες€

Έλεγχος κόστους και χρόνου (3)  Ας υποθέσουμε ότι έχουν παρέλθει 5 εβδομάδες, ότι έχουν ολοκληρωθεί οι δραστηριότητες 1,2,3 και 4, και ότι οι δαπάνες είναι €  Πραγματική δαπάνη: €  Σχεδιασμένη δαπάνη: €  Προκύπτουσα αξία: €  Δείκτης απόδοσης κόστους: προκύπτουσα αξία / πραγματική δαπάνη = 0,889  Δείκτης απόδοσης χρόνου: προκύπτουσα αξία / σχεδιασμένη δαπάνη = 0,696  Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για πρόβλεψη

Έλεγχος κόστους και χρόνου (4)  Τα δεδομένα πρέπει να είναι αξιόπιστα  Οι προφορικές αναφορές μπορεί να επισκιάζουν σημαντική πληροφόρηση:  Κάποιος παραπονείται για προβλήματα ακόμα και όταν σημειώνεται πρόοδος  Κάποιος αναφέρει πως όλα πάνε καλά, απλά γιατί η κατάσταση δεν είναι όσο άσχημη όσο θα μπορούσε  Τα άτομα χρειάζονται ανατροφοδότηση σχετικά με την απόδοσή τους  Τα άτομα πρέπει να γνωρίζουν σαφώς τι είδους πληροφορίες πρέπει να αναφέρουν, και τι να παραλείπουν  Ο διαχειριστής πρέπει με βεβαιότητα να γνωρίζει αν η πρόοδος είναι σύμφωνη με το σχέδιο  Όμως οι σημαντικές αναφορές πρέπει να αποτελούν την εξαίρεση  Επικαιρότητα πληροφόρησης Management by exception

Συστήματα Διαχείρισης Πληροφοριών Έργου  PMIS (Project Management Information Systems): λογισμικό που επιτρέπει την παρακολούθηση έργων  Προβλήματα που μπορεί να προκαλέσει η χρήση PMIS:  Παράλυση λόγω υπολογιστή  Επαλήθευση του PMIS  Υπερβολικός όγκος δεδομένων  Απομόνωση  Εξάρτηση  Αποπροσανατολισμός

Έλεγχος της αλλαγής (1)  «Η δουλειά θα ήταν τέλεια, αν δεν υπήρχαν και οι πελάτες μας…»  Όταν προτείνεται αλλαγή, εξετάζονται:  Κόστος και οφέλη  Προτεραιότητα της αλλαγής  Επιπτώσεις της αλλαγής σε άλλες διαδικασίες  Επιπτώσεις σε άλλες υποθέσεις (assumptions), όπως το κόστος

Έλεγχος της αλλαγής (2)